《檔案館指南編制規(guī)范》的主要內(nèi)容及相關(guān)問題探討

李晨光 王英瑋

摘要：本文系統(tǒng)介紹和分析了《檔案館指南編制規(guī)范》的內(nèi)容，說明了其主要特點(diǎn)，明確了其理論價(jià)值與實(shí)踐意義，并對(duì)“年代”和“年度”的區(qū)分問題、修訂完善問題、檔案行業(yè)“推薦性標(biāo)準(zhǔn)”能否作為司法裁定依據(jù)等問題提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：檔案館指南 編制規(guī)范 體例結(jié)構(gòu) 編制要求 司法裁定依據(jù)

Abstract：This paper systematically introduces and analyzes the content of the Compilation Standard of Ar？ chives Guide， explains its main characteristics， clarifies its theoretical value and practical significance， and puts forward corresponding suggestions on the distinction between "years" and "year"， the revision and improve？ ment， and whether the "recommended standards" of ar？ chives industry can be used as the basis for judicial adju？ dication.

Keywords：Archives guide；Compilation standard；Stylistic structure；Compilation requirement；Basis for ju？ dicial adjudication

1992年7月20日，國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T3-92《檔案館指南編制規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《編制規(guī)范》）。編制組依據(jù)我國(guó)檔案館的實(shí)際，借鑒了《國(guó)家檔案館通用指南編制準(zhǔn)則》和《亞洲史料指南》的編制經(jīng)驗(yàn)，確定了《編制規(guī)范》的體例結(jié)構(gòu)。檔案館指南作為一種介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的檔案檢索工具，在引導(dǎo)檔案用戶有效利用館藏檔案信息資源方面，具有非常重要的參考價(jià)值。本文在介紹《編制規(guī)范》內(nèi)容的同時(shí)，進(jìn)一步分析其主要特點(diǎn)與理論價(jià)值和實(shí)踐意義，并對(duì)其中需要改進(jìn)的問題，提出改進(jìn)建議。

一、《編制規(guī)范》的主要內(nèi)容及其說明

除前言外，《編制規(guī)范》的內(nèi)容主要包括6個(gè)部分，即主題內(nèi)容與適用范圍、檔案館指南的編制原則、檔案館指南的結(jié)構(gòu)、提示部分、正文部分、補(bǔ)充部分。

（一）“前言”的內(nèi)容

《編制規(guī)范》的前言說明了該推薦標(biāo)準(zhǔn)的版式樣式及思想來(lái)源，并對(duì)檔案館指南的基本概念做了解釋。標(biāo)準(zhǔn)起草人采用了聯(lián)合國(guó)教科文組織的《國(guó)家檔案館通用指南編制準(zhǔn)則》和亞洲史料指南地區(qū)協(xié)調(diào)會(huì)《亞洲史料指南》的版式樣式，并結(jié)合我國(guó)檔案館工作實(shí)際情況，編制了《編制規(guī)范》?！秮喼奘妨现改稀肥锹?lián)合國(guó)教科文組織以合同形式委托國(guó)際檔案理事會(huì)亞洲成員國(guó)編寫的一套介紹亞洲各國(guó)檔案史料的工具書，為國(guó)際社會(huì)各界研究亞洲問題提供方便條件。我國(guó)在20世紀(jì)80年代正式加入了國(guó)際檔案理事會(huì)，并派代表參加了第九屆國(guó)際檔案大會(huì)和《亞洲史料指南》的編寫工作。檔案館指南是全面介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和資料內(nèi)容，指導(dǎo)利用者查閱利用檔案、資料的工具書。

（二）“主題內(nèi)容與適用范圍”的內(nèi)容

《編制規(guī)范》的第一章“主題內(nèi)容與適用范圍”，包括兩個(gè)條款，分別說明了標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定事項(xiàng)與適用對(duì)象?！毒幹埔?guī)范》明確了該標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定事項(xiàng)包括檔案館指南的編制原則、結(jié)構(gòu)、編寫細(xì)則等方面的內(nèi)容。各級(jí)各類檔案館在編制檔案館指南時(shí)，都可以從自身實(shí)際出發(fā)，參照?qǐng)?zhí)行《編制規(guī)范》。

（三）“檔案館指南的編制原則”的內(nèi)容

《編制規(guī)范》的第二章簡(jiǎn)明地規(guī)定了檔案館指南的編制原則是“應(yīng)做到內(nèi)容全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、實(shí)用、文字簡(jiǎn)潔”。所謂“內(nèi)容全面”是要求檔案館指南的編寫者應(yīng)當(dāng)通過對(duì)館藏檔案實(shí)際情況的全方位了解，為讀者或利用者呈現(xiàn)出檔案館所藏檔案資源和資料資源的概貌，不能掛一漏萬(wàn)，僅僅展現(xiàn)檔案館的部分資源情況，尤其是館藏特色資源的介紹更是必不可少，以便為廣大讀者或利用者提供切實(shí)的查閱利用館藏資源的工具書。所謂“內(nèi)容系統(tǒng)”是要求檔案館指南的編寫者在介紹館藏資源時(shí)，應(yīng)注意按照規(guī)范的體例結(jié)構(gòu)和邏輯順序，有條理地介紹館藏檔案和資料等資源的內(nèi)容。所謂“內(nèi)容準(zhǔn)確”是要求檔案館指南的編寫者應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是地介紹和說明館藏資源的實(shí)際狀況，不能胡編亂造，更不能把尚未進(jìn)館的檔案和資料納入介紹的內(nèi)容之中，也不能忽略對(duì)相關(guān)檔案開放情況、利用條件的介紹。所謂“內(nèi)容實(shí)用”是指檔案館指南的編寫者，應(yīng)當(dāng)切實(shí)考慮到讀者和利用者的需要，不能搞“千書一面”的籠統(tǒng)介紹，更不能讓讀者或利用者讀了指南后依然不清楚檔案館中究竟有什么檔案資源、有哪些在圖書館等單位看不到的資料。所謂“文字簡(jiǎn)潔”是指檔案館指南的編寫者，應(yīng)在語(yǔ)言文字、邏輯規(guī)范的運(yùn)用上下足功夫，細(xì)致推敲，尤其是由多人參加編寫工作時(shí)，主編應(yīng)當(dāng)在通稿方面多做協(xié)調(diào)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正一些編寫人員的煩瑣語(yǔ)言表達(dá)習(xí)慣。

（四）“檔案館指南的結(jié)構(gòu)”的內(nèi)容

《編制規(guī)范》的第三章，概要地提示了編寫檔案館指南的體例架構(gòu)。檔案館指南通常應(yīng)包括：“提示部分”，該部分主要由封面、扉頁(yè)、前言和目錄等4項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成；“正文部分”，該部分主要由檔案館的概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹等三項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成；“補(bǔ)充部分”，由索引、附錄、插圖等輔助查找和理解檔案館指南的內(nèi)容構(gòu)成。通過第三章對(duì)檔案館指南結(jié)構(gòu)的說明，為該標(biāo)準(zhǔn)后面各章內(nèi)容的展開，提供了一個(gè)相對(duì)完整的基本內(nèi)容框架。同時(shí)，通過這一章的內(nèi)容也為編寫者在檔案館指南的編寫大綱或方案的制定方面，提供了一個(gè)總體框架。

（五）“提示部分”的內(nèi)容

《編制規(guī)范》的第四章，對(duì)檔案館指南“提示部分”應(yīng)包含的具體內(nèi)容事項(xiàng)，做出了詳細(xì)的說明。檔案館指南的提示部分主要包括“封面”“扉頁(yè)”“前言”和“目次”等4項(xiàng)。

“封面”應(yīng)包括的提示要素有檔案館指南的題名、編著者、出版社；如果檔案館指南的厚度超過6厘米，則應(yīng)在書脊上同時(shí)標(biāo)示指南的題名和出版社的名稱。“扉頁(yè)”的提示要素有檔案館指南的題名、編著者、出版社、版本、出版時(shí)間等?！扒把浴钡奶崾疽赜芯幹茩n案館指南的目的與作用、框架結(jié)構(gòu)、使用方法、編著的簡(jiǎn)要過程、參編工作人員，以及其他需要說明的問題等。編寫“前言”要言簡(jiǎn)意賅，尤其是對(duì)編著過程的說明更應(yīng)點(diǎn)到為止?！澳看巍敝饕鹛崾竞洼o助檢索、查找指南正文內(nèi)容的作用，應(yīng)準(zhǔn)確展示“指南各章節(jié)的題目及其所在的頁(yè)號(hào)”。目次要另起一頁(yè)排版印制，不能緊接“前言”排印，并“單計(jì)頁(yè)號(hào)”（就是單獨(dú)對(duì)多頁(yè)目次進(jìn)行編號(hào)，如可采用羅馬數(shù)字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ、Ⅵ、Ⅶ、Ⅷ、Ⅸ來(lái)編目次的頁(yè)號(hào)）。

（六）“正文部分”的內(nèi)容

《編制規(guī)范》的第五章明確了檔案館指南正文部分應(yīng)包括的內(nèi)容，共分3節(jié)，其中包括“檔案館概況”“館藏檔案介紹”和“館藏資料介紹”。

1.檔案館概況

檔案館指南的“檔案館概況”應(yīng)包括五個(gè)方面的內(nèi)容，即檔案館基本情況介紹，“館藏檔案綜述”“館藏資料綜述”“匯編出版檔案資料情況”“利用工作綜述”等，如表1所示。

2.館藏檔案介紹

《編制規(guī)范》要求“館藏檔案依其實(shí)際整理、保管的體系為單位，對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容及其特點(diǎn)等分別進(jìn)行介紹?！苯榻B的一般方法是：“按立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位介紹；按類別、項(xiàng)目等整理、保管的檔案，以相應(yīng)的類別為單位介紹”。這里需要注意的是，這兩種介紹方法不能交叉使用，即對(duì)于一個(gè)立檔單位的全宗檔案既按照全宗介紹又按照全宗內(nèi)檔案所屬的類別，把不同全宗的檔案中相同類別或相似類別的檔案，依其“共同的類別”進(jìn)行重復(fù)性介紹。對(duì)于那些進(jìn)館時(shí)不是按照全宗接收的，而是按照類別、項(xiàng)目接收的檔案“集合體”（《編制規(guī)范》稱為“非全宗形式檔案”），可以采用按類別、項(xiàng)目介紹的方法。

如果檔案館指南的編寫者想要利用者集中查找到相關(guān)類別或重要活動(dòng)、突發(fā)事件、重大項(xiàng)目或事件的全部檔案信息線索，可通過編制“索引”（專題索引）的方式予以解決，并在檔案館指南的“補(bǔ)充部分”中呈現(xiàn)。

“館藏檔案介紹”的主要內(nèi)容由兩部分組成，其中包括“全宗介紹”和“非全宗形式檔案介紹”。全宗介紹是檔案館指南的核心部分?！毒幹埔?guī)范》明確了全宗介紹的編制方法，即“重要全宗一般要逐個(gè)介紹，非重要全宗可將職能、任務(wù)、性質(zhì)相近的組合在一起綜合介紹；一些案卷數(shù)量少、利用率不高的小全宗，可只列入附錄中的全宗名冊(cè)，不做具體介紹?！痹趯?shí)際工作中，有的編寫者主觀地認(rèn)為“職能就是職責(zé)”“職能分類法就等同于職責(zé)分類法”，所以在進(jìn)行館藏檔案介紹時(shí)，把一個(gè)立檔單位的“職責(zé)”當(dāng)成“職能”劃分標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)置“類目”，造成“類目”數(shù)量繁雜、相關(guān)職能活動(dòng)檔案信息分散等不良后果。其實(shí)，“職能”是指立檔單位或檔案形成者依法依規(guī)“能做什么”（能力）的資格和能力；“職責(zé)”是指立檔單位內(nèi)部各個(gè)部門或從業(yè)者“應(yīng)該做什么”的職務(wù)責(zé)任。通俗地講，“職能”就是說哪些事立檔單位“可以管，可以做”；“職責(zé)”就是“職務(wù)責(zé)任”（包括部門職責(zé)和個(gè)人職責(zé)），是從事職務(wù)行為應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，哪些事是必須做的，不做就會(huì)受到處罰。所以，在編寫“館藏檔案介紹”時(shí)，編寫者要通過分析有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其他組織的設(shè)立依據(jù)文件，來(lái)厘清其主要工作職能和輔助工作職能，而不能簡(jiǎn)單地將立檔單位各個(gè)部門和人員承擔(dān)的具體職責(zé)作為類目。如果搞不清設(shè)置什么類目，或?qū)︻惸康拿霈F(xiàn)分歧時(shí)，編寫者可以查閱《中國(guó)檔案分類法》來(lái)統(tǒng)一思想和認(rèn)識(shí)。最后關(guān)于“檔案的來(lái)源”如何撰寫，《編制規(guī)范》中應(yīng)簡(jiǎn)要說明“立檔單位機(jī)構(gòu)沿革及職能任務(wù)”及其檔案的形成和流轉(zhuǎn)情況。

（1）全宗介紹的內(nèi)容

《編制規(guī)范》對(duì)“全宗介紹的內(nèi)容”給出了明確指向，如表2所示。

（2）非全宗形式檔案介紹

《編制規(guī)范》對(duì)“非全宗形式檔案介紹”的要求內(nèi)容包括：非全宗形式檔案的名稱、檔號(hào)，檔案集中的簡(jiǎn)要說明、主要檔案形成者（或主持單位）、職能，檔案數(shù)量與形成時(shí)間情況，非漢語(yǔ)文字和特殊載體檔案的情況，檔案分類、排列及檢索工具編制情況，檔案內(nèi)容介紹的方法等。“非全宗形式檔案介紹的排列”方法，一般可按時(shí)序、重要程度，或參照《中國(guó)檔案分類法》的相關(guān)類目的排列方法進(jìn)行。

3.館藏資料介紹

這部分包括：介紹要求，即逐類介紹對(duì)館藏檔案有重要補(bǔ)充作用的資料，一般性資料不做具體介紹；介紹內(nèi)容，即資料的類目名稱與分類號(hào)，資料數(shù)量、起止時(shí)間及重要資料的編撰者；介紹方法，即一般可按資料的實(shí)際分類體系，結(jié)合資料涉及的問題（主題）等，介紹檔案館所藏資料情況。

（七）補(bǔ)充部分

《編制規(guī)范》的第六章明確了檔案館指南的補(bǔ)充部分應(yīng)編寫的內(nèi)容項(xiàng)目和編制方法。具體內(nèi)容包括以下三個(gè)部分。

1.索引

檔案館指南中的“索引”是幫助利用者查找和利用館藏檔案、資料資源的一種輔助檢索工具，通常是對(duì)檔案館指南正文中“館藏檔案介紹”“館藏資料介紹”中重復(fù)出現(xiàn)的，但未集中呈現(xiàn)的歷史事件、人名、機(jī)構(gòu)名、地名及專題名目等，予以集中的一種檢索工具?！毒幹埔?guī)范》要求，在必要時(shí)可以按事件、人名、機(jī)構(gòu)等編制索引。常見的檔案館指南中的索引種類包括：（1）人名索引，以人名為主線，采用姓氏筆畫或漢語(yǔ)拼音順序排列方式，分別指出其在指南中對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼；（2）機(jī)構(gòu)索引，以機(jī)構(gòu)名為主線，采用機(jī)構(gòu)名首字的筆畫或拼音順序排列方式，分別指出其在檔案館指南中對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼；（3）事件索引，以事件名為主線，采用事件名首字筆畫或拼音順序排列方式，分別指出其在檔案館指南中對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼。

2.附錄

檔案館指南中的“附錄”是幫助利用者進(jìn)一步了解館藏檔案全宗整體情況、檔案資料出版情況、館藏檔案形成單位相互關(guān)系情況、檔案開放利用的制度、歷史上各單位職官設(shè)置概貌、歷史紀(jì)年知識(shí)等，而提供的一種參考資料，通常是指附在檔案館指南正文之外與正文內(nèi)容有關(guān)的文字、一覽表、對(duì)照表等參考性材料。《編制規(guī)范》明確了檔案館指南的主要附錄種類及其內(nèi)容。其中包括：全宗名冊(cè)、檔案資料出版情況一覽表、館藏檔案形成單位一覽表、開放利用檔案規(guī)章制度、歷史紀(jì)年與公元紀(jì)年對(duì)照表、直觀圖（表）等。

3.插圖

用以表現(xiàn)館藏珍貴檔案、資料、館舍建筑及檔案館工作或重要活動(dòng)場(chǎng)景的照片、圖形等，可以根據(jù)增強(qiáng)檔案館指南正文內(nèi)容傳播力和感染力的需要，以插圖的形式（需要配以圖號(hào)和相應(yīng)的文字說明）刊印于檔案館指南中。

二、《編制規(guī)范》的主要特點(diǎn)及其理論和實(shí)踐意義

《編制規(guī)范》自1992年發(fā)布以來(lái)，已經(jīng)歷時(shí)30余載。回顧我國(guó)各級(jí)國(guó)家檔案館指南的編寫實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們不難發(fā)現(xiàn)其主要特點(diǎn)和理論與實(shí)踐意義。

（一）主要特點(diǎn)

就《編制規(guī)范》的內(nèi)容及其實(shí)踐效果而言，它主要具有以下幾個(gè)主要特點(diǎn)。

1.邏輯性、整體性強(qiáng)?！毒幹埔?guī)范》的內(nèi)容始終堅(jiān)持從總到分、從原則到方式、從一般到特殊的思維邏輯。這讓適用該標(biāo)準(zhǔn)的檔案館指南編寫者可以較為輕松地查找到相關(guān)規(guī)范要求與做法，充分體現(xiàn)了我國(guó)相關(guān)法律所要求的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、簡(jiǎn)明的標(biāo)準(zhǔn)編制要求。

2.針對(duì)性、可操作性強(qiáng)?！毒幹埔?guī)范》按照檔案館指南的一般邏輯架構(gòu)，有針對(duì)性地翔實(shí)說明了這種工具書的編寫體例及各個(gè)組成部分應(yīng)包含的必要事項(xiàng)和可選事項(xiàng)，并對(duì)其具體的實(shí)現(xiàn)方式和方法做出比較明確的規(guī)范。它使從事檔案館指南編寫工作的人員，能夠隨時(shí)依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)解決實(shí)際工作中的問題，有利于統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，避免因意見不統(tǒng)一而造成的內(nèi)容錯(cuò)亂等問題的出現(xiàn)。

3.開放性、國(guó)際接軌性突出。《編制規(guī)范》的三位編寫者，不僅對(duì)我國(guó)檔案館指南的編寫理論和歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了廣泛調(diào)查研究，而且從工作之始就注重與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)之間的對(duì)接，這無(wú)疑對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)的整體設(shè)計(jì)思路和內(nèi)容安排產(chǎn)生了積極的作用。

（二）理論價(jià)值與實(shí)踐意義

通過對(duì)《編制規(guī)范》的實(shí)際應(yīng)用效果分析，我們認(rèn)為它主要具有如下幾點(diǎn)理論價(jià)值和實(shí)踐意義。

1.進(jìn)一步夯實(shí)了我國(guó)檔案管理理論的內(nèi)容，豐富了檔案工具書編寫的規(guī)則、方法等方面的應(yīng)用理論知識(shí)。從一定意義上講，《編制規(guī)范》的思想內(nèi)容對(duì)推動(dòng)我國(guó)檔案信息利用體系的建設(shè)，落實(shí)黨和國(guó)家的檔案開放政策和法律規(guī)定也起到了非常重要的作用。依據(jù)《編制規(guī)范》編寫的檔案館指南，在我國(guó)的檔案信息資源開發(fā)利用方面，已經(jīng)發(fā)揮了良好的宣傳、引導(dǎo)、傳播，乃至主動(dòng)推送利用者感興趣的館藏檔案和資料內(nèi)容信息線索的作用。同時(shí)，各級(jí)各類檔案館依據(jù)《編制規(guī)范》編寫的各種檔案館指南，在客觀上切實(shí)擴(kuò)大了檔案館的社會(huì)影響，宣傳了檔案館作為黨領(lǐng)導(dǎo)下的文化事業(yè)單位的貢獻(xiàn)和價(jià)值，對(duì)檔案開放政策和法律法規(guī)的宣傳與實(shí)現(xiàn)人民群眾對(duì)館藏檔案的“知情權(quán)”“信息權(quán)”等權(quán)利，也起到了至關(guān)重要的作用。

2.對(duì)我國(guó)各級(jí)各類檔案館編寫的檔案館指南，《編制規(guī)范》發(fā)揮了有效的實(shí)踐引導(dǎo)和規(guī)范作用，促進(jìn)了我國(guó)檔案館指南工具書的整體編寫質(zhì)量的提升。從該標(biāo)準(zhǔn)公布后所產(chǎn)生的實(shí)際應(yīng)用效果角度分析，《編制規(guī)范》對(duì)統(tǒng)一各級(jí)各類檔案館指南的編寫要求、編寫體例、編寫方法、內(nèi)容設(shè)計(jì)、突出特色等，均起到了非常突出的指導(dǎo)作用和“示范”作用。誠(chéng)然，個(gè)別檔案館由于未能切實(shí)理解和適用《編制規(guī)范》的科學(xué)要求，主觀隨意地安排所編“指南”的內(nèi)容，致使個(gè)別檔案館指南的編寫出現(xiàn)了質(zhì)量不高、材料堆砌、詳略失當(dāng)、內(nèi)容組織邏輯混亂、文字煩瑣等瑕疵和問題。這也從反面證明了《編制規(guī)范》對(duì)檔案館指南編寫工作的必要作用。

三、相關(guān)問題及解決問題的建議

（一）“年代”和“年度”的區(qū)分問題及建議

《編制規(guī)范》中多次出現(xiàn)“年代”概念，如“3.4.2.3指南出版年代”“5.1.2.3檔案起止年代；館藏檔案形成的最早和最晚年代”“5.2.1.1d.全宗內(nèi)案卷數(shù)量、上架排列總長(zhǎng)度（m）、起止年代”“5.2.2 c.案卷（冊(cè)、袋、盒）數(shù)及其上架排列總長(zhǎng)度（m），起止年代”“6.2.1全宗名冊(cè)：館藏全部全宗（全宗名稱需保密者除外），應(yīng)按實(shí)際編號(hào)順序逐一列出全宗代號(hào)、全宗名稱、起止年代、案卷數(shù)量及其在指南中的頁(yè)號(hào)等內(nèi)容”等。公元紀(jì)年每世紀(jì)中以十年為一個(gè)“年代”，如20世紀(jì)60年代，即1960-1969年；21世紀(jì)10年代，即2010-2019年。在編寫檔案館指南中，有時(shí)我們會(huì)習(xí)慣性地認(rèn)為“年代就是年度或年份”，其實(shí)是不夠科學(xué)的。年度是指公元紀(jì)年中的一整年，在日常用語(yǔ)中一般又稱“年份”。因此，《編制規(guī)范》中對(duì)年代的用法是值得推敲的，建議修訂時(shí)將“出版年代”修正為“出版年月”或“出版年度”，如“1985年2月由某某出版社正式出版”，不能寫成“20世紀(jì)80年代由某某出版社正式出版”。凡是能夠準(zhǔn)確標(biāo)明具體日期的，最好不用模糊日期來(lái)標(biāo)示。

（二）《編制規(guī)范》的修訂完善問題及建議

《編制規(guī)范》中很少出現(xiàn)舉例說明的條款，也在一定程度上影響了編寫者對(duì)其內(nèi)容的準(zhǔn)確把握。所以建議修訂時(shí)，應(yīng)適當(dāng)增加“具體示例”，以便幫助編寫者迅速準(zhǔn)確地理解標(biāo)準(zhǔn)要求事項(xiàng)的準(zhǔn)確含義。

由于時(shí)代的局限，《編制規(guī)范》中的一些條款的規(guī)定和要求，也應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》（以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)化法》）的要求，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和完善，以便更好地為各檔案館開展檔案館指南的編寫、修訂工作等，提供更具有新時(shí)代意義的標(biāo)準(zhǔn)指南。例如，應(yīng)增加對(duì)檔案館檔案數(shù)字資源、紅色檔案資源、反映新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)新成就的檔案資源、檔案信息共享平臺(tái)、檔案數(shù)據(jù)共享中心、愛國(guó)主義教育基地等方面新情況、新資源、新手段、新平臺(tái)、新設(shè)施的介紹，以便為現(xiàn)代檔案利用者提供更多的信息服務(wù)。

（三）檔案行業(yè)“推薦性標(biāo)準(zhǔn)”能否作為司法裁定依據(jù)的問題及建議

回顧我國(guó)檔案館指南的編寫工作歷史，我們發(fā)現(xiàn)一些檔案館指南的編寫者認(rèn)為：《編制規(guī)范》是“檔案行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)，可以執(zhí)行也可以不執(zhí)行”。其結(jié)果就是造成一些檔案館指南的編寫與《編制規(guī)范》所提出的相關(guān)要求不一致，質(zhì)量不高的后果。那么，《編制規(guī)范》等檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)是否可以作為各級(jí)檔案館的行為規(guī)范呢？檔案行業(yè)“推薦性標(biāo)準(zhǔn)”能否作為司法裁定的依據(jù)呢？

根據(jù)我國(guó)的《標(biāo)準(zhǔn)化法》規(guī)定，只有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)是必須要執(zhí)行的，國(guó)家鼓勵(lì)相關(guān)方采用推薦性標(biāo)準(zhǔn)。但需要注意的是：如果編寫檔案館指南的工作，是通過“委托合同”或“協(xié)議”等方式來(lái)實(shí)施的，還應(yīng)依照《中華人民共和國(guó)合同法》（以下簡(jiǎn)稱《合同法》）與《中華人民共和國(guó)民法典》（以下簡(jiǎn)稱《民法典》）的規(guī)定要求來(lái)執(zhí)行。我國(guó)《合同法》第六十二條規(guī)定，“當(dāng)事人就有關(guān)合同內(nèi)容約定不明確，依照本法第六十一條的規(guī)定仍不能確定的，適用下列規(guī)定：（一）質(zhì)量要求不明確的，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行；沒有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的的特定標(biāo)準(zhǔn)履行”。這一規(guī)定表明，當(dāng)合同相對(duì)人對(duì)合同約定存在不明情形時(shí)，可先以《合同法》的第六十一條的規(guī)定來(lái)執(zhí)行，即“合同生效后，當(dāng)事人就質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行地點(diǎn)等內(nèi)容沒有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補(bǔ)充；不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定”。因此，當(dāng)合同雙方當(dāng)事人在合同履行質(zhì)量方面產(chǎn)生分歧，且在相關(guān)合同或協(xié)議中已經(jīng)明確規(guī)定承擔(dān)編寫檔案館指南應(yīng)遵循《編制規(guī)范》的要求進(jìn)行，又無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充意見時(shí)，雙方可選用《編制規(guī)范》進(jìn)行判定。值得注意的是：修訂后的《標(biāo)準(zhǔn)化法》（2017年）增加了“團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)”。所以當(dāng)缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，相關(guān)問題可依團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)，作為合同或協(xié)議履行質(zhì)量事項(xiàng)的判定依據(jù)。

《民法典》第五百一十一條規(guī)定“當(dāng)事人就有關(guān)合同內(nèi)容約定不明確，依據(jù)前條規(guī)定仍不能確定的，適用下列規(guī)定：（一）質(zhì)量要求不明確的，按照強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)履行；沒有強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，按照推薦性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)履行；沒有推薦性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行；沒有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。”《民法典》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)適用的順位提出了更為明確的要求，即國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)—國(guó)家推薦性標(biāo)準(zhǔn)—行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。這就解決了《合同法》中未區(qū)分強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)的問題，也解決了在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)均有相關(guān)規(guī)定時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)適用順位問題。在“依法治檔”的檔案治理時(shí)代，各級(jí)各類檔案館在編制檔案館指南等工具書的過程中，如果采取社會(huì)化服務(wù)的路徑來(lái)進(jìn)行時(shí)，檔案館作為甲方，應(yīng)在雙方同意的前提下，在合同和協(xié)議條款中明確是否按照《編制規(guī)范》等檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開展工作，這是解決問題較為合理的道路。誠(chéng)然，檔案館作為檔案館指南的編寫主體，也應(yīng)在制定編寫計(jì)劃時(shí)，先統(tǒng)一編寫思想，明確編寫規(guī)范和適用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，以便在產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，當(dāng)事方可以采取一致的判定尺度來(lái)解決問題，從而有效地保證檔案館指南的編寫工作效率和編寫質(zhì)量。

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作者單位：1.北京環(huán)境特性研究所2.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院