Excel聯(lián)合二維碼在手術(shù)室一次性低值耗材效期管理中的應(yīng)用

張 燕 黃偉珊 李 冰

揭陽(yáng)市人民醫(yī)院 廣東揭陽(yáng) 522000

據(jù)統(tǒng)計(jì),隨著醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,醫(yī)用低值耗材的使用量總值已占醫(yī)院總收入的20%以上[1]。低值耗材指單價(jià)低于100元、由廠家無(wú)菌包裝的一次性手術(shù)用材料,具有成本低廉、種類繁多、需求量大的特點(diǎn),每月計(jì)劃量多于消耗量,很容易因檢查不仔細(xì)而成為醫(yī)療差錯(cuò)事故的隱患[2]。手術(shù)室是醫(yī)用耗材使用率最高、使用量最大的部門(mén)[3]。對(duì)于手術(shù)室一次性低值耗材的管理方法有信息化手段結(jié)合5s管理[4]、精細(xì)化管理[5]、套餐式管控法[6]等,這些管理辦法更多關(guān)注于過(guò)程管理,管理辦法相對(duì)科學(xué)高效,能減輕護(hù)士的工作量,提高工作效率。但對(duì)于手術(shù)間低值耗材有效期的管理卻少之又少,大部分醫(yī)院仍然采用手工檢查有效期模式,仍需巡回護(hù)士定期手工對(duì)低值耗材有效期進(jìn)行查對(duì),每次檢查有效期耗費(fèi)了護(hù)士大量的精力和時(shí)間,不僅增加工作量,還會(huì)造成低值耗材過(guò)期等問(wèn)題[7]。騰訊文檔Excel表格是一款支持多人隨時(shí)隨地在線編輯,將編輯內(nèi)容實(shí)時(shí)云端保存,并可將編輯信息共享生成二維碼,再通過(guò)手機(jī)微信掃描二維碼即可查看編輯內(nèi)容。在信息化時(shí)代,二維碼已經(jīng)融入到臨床護(hù)理工作中,如應(yīng)用于兒科臨床護(hù)理健康宣教[8]、醫(yī)療設(shè)備教學(xué)培訓(xùn)[9-10]與管理[11]工作中,以提高工作效率。近幾年來(lái),也有應(yīng)用于急救車(chē)[12]和救護(hù)車(chē)[13]藥品和物品有效期的管理。鑒于此,我院采用Excel聯(lián)合二維碼管理辦法對(duì)?？剖中g(shù)間一次性低值耗材進(jìn)行有效期管理,取得較滿意的效果,現(xiàn)報(bào)告如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選擇2020年11月—2022年2月在我院手術(shù)室五官科和胃腸外科專科手術(shù)間的602件一次性低值耗材作為研究對(duì)象。選擇2020年11月—2021年6月期間管理的手術(shù)間一次性低值耗材作為對(duì)照組,實(shí)施常規(guī)管理辦法并進(jìn)行質(zhì)控,2021年7月—2022年2月期間管理的相同低值耗材作為觀察組,實(shí)施Excel聯(lián)合二維碼管理辦法并進(jìn)行質(zhì)控。實(shí)驗(yàn)期間對(duì)照組和觀察組各完成質(zhì)控70次。納入標(biāo)準(zhǔn):手術(shù)間一次性低值耗材種類、名稱、型號(hào)、基數(shù)固定;一次性低值耗材標(biāo)識(shí)正確且手術(shù)間責(zé)任人明確。

1.2 方法

1.2.1 成立質(zhì)控管理小組建立微信群,小組成員總共10人,包括組長(zhǎng)1名,副組長(zhǎng)2名,組員7名,其中高級(jí)職稱2名、中級(jí)職稱6名、初級(jí)職稱2名;碩士1名、本科1名、大專8名。

①明確人員職責(zé)與分工:組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制訂本項(xiàng)目方案,負(fù)責(zé)三級(jí)質(zhì)控,每月質(zhì)控抽查,嚴(yán)格監(jiān)督副組長(zhǎng)及組員的各項(xiàng)工作。副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)助組長(zhǎng)完成質(zhì)控工作,進(jìn)行二級(jí)質(zhì)控,每周質(zhì)控2次,采集護(hù)士檢查手術(shù)間內(nèi)所有一次性低值耗材有效期所耗費(fèi)的時(shí)間和識(shí)別近效期遺漏次數(shù),收集反饋本項(xiàng)目方案實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題,定期分析討論制定相對(duì)應(yīng)的解決措施,指導(dǎo)和協(xié)助各位組員及時(shí)完成本職工作。組員負(fù)責(zé)完成組長(zhǎng)及副組長(zhǎng)安排的工作,參與質(zhì)控護(hù)士在日常工作中是否嚴(yán)格遵守管理制度并按操作流程進(jìn)行操作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)登記反饋。②制訂項(xiàng)目管理制度及操作流程:在項(xiàng)目方案實(shí)施前由副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)全科人員進(jìn)行制度與操作流程的培訓(xùn),并在臨床實(shí)踐過(guò)程中監(jiān)督質(zhì)控護(hù)士完成情況,以持續(xù)改進(jìn)該項(xiàng)目方案。③規(guī)范?？剖中g(shù)間一次性低值耗材柜:由?？剖中g(shù)間責(zé)任護(hù)士根據(jù)?？剖中g(shù)需求確定一次性低值耗材種類的名稱、型號(hào)及基數(shù),重新整理專科手術(shù)間一次性低值耗材,標(biāo)簽標(biāo)識(shí)清晰。壁柜里另準(zhǔn)備一個(gè)黏貼優(yōu)先使用物品標(biāo)簽的盒子,用于存放近效期耗材。

1.2.2 對(duì)照組采用常規(guī)管理辦法。每天由?？剖中g(shù)間責(zé)任護(hù)士對(duì)一次性低值耗材進(jìn)行檢查和補(bǔ)充,每周一和周五早上手工檢查一次性低值耗材有效期和識(shí)別近效期,及時(shí)更換近效期耗材,將近效期耗材放置于優(yōu)先使用物品盒。

1.2.3 觀察組實(shí)施Excel聯(lián)合二維碼管理辦法。①編輯Excel表格信息:由?？剖中g(shù)間責(zé)任護(hù)士采集手術(shù)間一次性低值耗材種類名稱、型號(hào)、基數(shù)及失效日期等相關(guān)信息,由質(zhì)控小組成員將信息編輯輸入騰訊文檔Excel表格中,利用表格中的函數(shù)公式和條件格式設(shè)置功能,插入“=失效期單元格-TODAY()”函數(shù)公式,設(shè)置失效期“條件格式”,當(dāng)數(shù)值介于30與60之間單元格顯示為黃色,介于0與29之間單元格顯示為紅色,小于0時(shí)單元格顯示為黑色。②構(gòu)建與制作二維碼:將Excel表格中的信息分享生成二維碼,將二維碼進(jìn)行下載、保存,制作成標(biāo)簽,并粘貼在手術(shù)間一次性耗材柜門(mén)上,方便護(hù)士隨時(shí)檢查管理。③臨床應(yīng)用:每天由術(shù)間器械護(hù)士根據(jù)當(dāng)天手術(shù)評(píng)估手術(shù)間一次性低值耗材使用情況,及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充同一批號(hào)耗材,當(dāng)補(bǔ)充的耗材批號(hào)不同時(shí),將近效期的耗材取出置于優(yōu)先使用物品盒,再用手機(jī)掃描二維碼進(jìn)入Excel表格界面進(jìn)行編輯,更新耗材有效期信息,并及時(shí)告知手術(shù)間責(zé)任護(hù)士,術(shù)間責(zé)任護(hù)士每周一和周五早上通過(guò)掃描二維碼檢查手術(shù)間一次性低值耗材有效期,并通過(guò)顏色變化及時(shí)識(shí)別近效期耗材,將近效期耗材放置于優(yōu)先使用物品盒。

1.3 評(píng)價(jià)指標(biāo)

①觀察并統(tǒng)計(jì)實(shí)施前后護(hù)士每次檢查手術(shù)間一次性低值耗材有效期所使用的時(shí)間。對(duì)照組使用時(shí)間的計(jì)算:手術(shù)間責(zé)任護(hù)士開(kāi)始檢查手術(shù)間一次性低值耗材有效期至所有一次性低值耗材有效期檢查完畢時(shí);觀察組使用時(shí)間的計(jì)算:手術(shù)間責(zé)任護(hù)士使用手機(jī)開(kāi)始掃描二維碼至獲取所有一次性低值耗材有效期信息時(shí)。②計(jì)算實(shí)施前后護(hù)士檢查并識(shí)別手術(shù)間一次性低值耗材近效期的正確率。識(shí)別一次性低值耗材近效期正確率=正確識(shí)別一次性低值耗材近效期的次數(shù)÷識(shí)別一次性低值耗材近效期總次數(shù)×100%。

1.4 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

采用SPSS 20.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析,計(jì)量資料以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差表示,組間比較采用獨(dú)立樣本t檢驗(yàn);計(jì)數(shù)資料以例數(shù)和百分比表示,組間比較采用2檢驗(yàn)。P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 干預(yù)前后護(hù)士檢查一次性低值耗材有效期所使用時(shí)間的比較

干預(yù)后,護(hù)士檢查手術(shù)間一次性低值耗材有效期所耗費(fèi)時(shí)間較干預(yù)前降低顯著,差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05),見(jiàn)表1。

表1 干預(yù)前后檢查一次性低值耗材有效期所耗費(fèi)時(shí)間比較

2.2 干預(yù)前后護(hù)士識(shí)別一次性低值耗材近效期的正確率的比較

干預(yù)后,護(hù)士在識(shí)別手術(shù)間一次性低值耗材近效期的正確率較干預(yù)前提高,差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05),見(jiàn)表2。

表2 干預(yù)前后識(shí)別一次性低值耗材近效期的正確率比較 (次)

3 討論

3.1 使用Excel表格聯(lián)合二維碼管理辦法可降低護(hù)士檢查手術(shù)間一次性低值耗材有效期所使用的時(shí)間,提高工作效率。目前,對(duì)于手術(shù)間一次性低值耗材有效期的管理仍需巡回護(hù)士定期手工查對(duì),每月手術(shù)間巡回護(hù)士對(duì)手術(shù)間低值耗材柜內(nèi)所有物品依據(jù)基數(shù)配置進(jìn)行清點(diǎn)、查對(duì)效期[4]。本研究使用Excel表格聯(lián)合二維碼管理辦法后,護(hù)士檢查手術(shù)間一次性低值耗材有效期的時(shí)間從(27.43±2.56)min降低至(0.78±0.10)min,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05),這與應(yīng)振秀[13]研究結(jié)果一致。Excel表格辦公軟件騰訊文檔是一款可多人同時(shí)編輯的在線文檔,支持手機(jī)在線編輯信息,每次編輯修改云端實(shí)時(shí)保存,權(quán)限安全可控[14]。同時(shí),文檔可生成二維碼,將二維碼制作后黏貼在方便護(hù)理人員手機(jī)查看的位置,便于其他人員資源共享。而二維碼具有信息存儲(chǔ)量大、信息存儲(chǔ)內(nèi)容更加多樣化、保密性和防偽性更高、糾錯(cuò)容錯(cuò)能力強(qiáng)、識(shí)別率和穩(wěn)定性好等特點(diǎn),能夠更好地與智能手機(jī)移動(dòng)終端相結(jié)合,有利于形成更好的互動(dòng)性[15],而且還具有成本低、易制作、持久耐用等優(yōu)勢(shì)。

3.2 使用Excel表格聯(lián)合二維碼管理辦法能提高識(shí)別一次性低值耗材近效期的正確率。手術(shù)室一般低值耗材部分存放于手術(shù)間墻壁柜內(nèi),由于低值耗材成本低廉、種類繁多,需求量大,每月計(jì)劃量多于消耗量[16]。本研究中,傳統(tǒng)的管理辦法護(hù)士需要耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間去檢查手術(shù)間幾百件一次性低值耗材的質(zhì)量并識(shí)別近效期,大量和頻繁的檢查工作導(dǎo)致護(hù)士疲憊,加上部分護(hù)士責(zé)任心不強(qiáng),無(wú)法及時(shí)識(shí)別耗材的近效期,致使手術(shù)間一次性低值耗材近效期識(shí)別率只達(dá)到84.29%,導(dǎo)致出現(xiàn)耗材過(guò)期現(xiàn)象,造成資源浪費(fèi)。使用Excel表格聯(lián)合二維碼管理辦法后,手術(shù)間一次性低值耗材近效期識(shí)別正確率上升到98.56%,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05),與袁燕敏[12]的研究結(jié)果一致。主要是使用Excel表格中的條件格式設(shè)置功能,利用不同顏色區(qū)分一次性低值耗材有效期期限,顏色由淺到深的變化可起到提醒并及時(shí)識(shí)別的作用,及時(shí)將接近過(guò)期的一次性低值耗材提前取出優(yōu)先使用,避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。其中,干預(yù)后出現(xiàn)1次低值耗材近效期沒(méi)被及時(shí)識(shí)別,造成過(guò)期的現(xiàn)象,分析其原因,是由于護(hù)士沒(méi)有嚴(yán)格按照管理制度和操作流程將不同批號(hào)耗材清零導(dǎo)致的。后期通過(guò)加強(qiáng)全科護(hù)士思想教育及培訓(xùn)工作,讓護(hù)士意識(shí)到手術(shù)患者使用過(guò)期物品對(duì)治療效果的影響及可能導(dǎo)致后果的嚴(yán)重性,并加強(qiáng)監(jiān)督質(zhì)控管理,避免該情況再次發(fā)生。所以,Excel表格聯(lián)合二維碼管理辦法更適用于采取相對(duì)封閉式管理的物品。另外,?？剖中g(shù)間的專人管理,護(hù)士都能夠認(rèn)識(shí)到自己是管理中的主體,從根本意識(shí)上得到提升,既嚴(yán)于律己,又能主動(dòng)監(jiān)督他人,避免了治療過(guò)程中出現(xiàn)不合格產(chǎn)品影響患者的治療效果[17]。

4 結(jié)論

綜上所述,使用Excel聯(lián)合二維碼管理辦法可明顯縮短護(hù)士檢查?？剖中g(shù)間一次性低值耗材有效期的時(shí)間,提高管理工作效率,同時(shí)提高手術(shù)間一次性低值耗材近效期識(shí)別的正確率,優(yōu)先使用近效期耗材,避免造成資源浪費(fèi)。這種管理辦法高效、便捷,值得臨床推廣運(yùn)用。但本研究在使用Excel聯(lián)合二維碼對(duì)手術(shù)間一次性低值耗材進(jìn)行管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn),專科手術(shù)間、專人負(fù)責(zé)管理以及實(shí)踐過(guò)程中嚴(yán)格監(jiān)督管理的重要性,護(hù)士必須嚴(yán)格按照制度和流程執(zhí)行,否則容易出現(xiàn)差錯(cuò)。因此,Excel表格聯(lián)合二維碼管理辦法更適用于采取相對(duì)封閉式管理的物品,可以減少物品頻繁更換而導(dǎo)致的差錯(cuò),并進(jìn)行專人管理,降低管理過(guò)程差錯(cuò)概率。