高職院校外事信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

徐穎　宋子雄

關鍵詞：外事信息管理系統(tǒng)；系統(tǒng)功能；設計與實現(xiàn)

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2023）12-0044-04

為了更好地整合教育資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，積極開展國際化辦學是提升中國職業(yè)教育的國際影響力的必然選擇。隨著近年來海外交流的不斷深入，外事出訪大幅度增加，給工作人員在日常事務和提供相關的統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面增加一定難度。通過建設外事信息管理系統(tǒng)，提升學校的國際影響力，提高辦公自動化水平，加快審批速度，提升服務效能，更好地滿足學校外事工作需求，對促進學校外事管理水平的提高，具有較大的現(xiàn)實意義。

1 外事信息管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

建設高校外事信息管理系統(tǒng)，一方面滿足外事業(yè)務部門任務批件、護照辦理、護照簽證等管理功能，另一方面立足以人為本的理念，通過申請表單填寫指南、短信微信郵件等手段指導申請者如何準確填寫申請表單和實時了解審批進度以及護照、簽證等信息來提升服務水平。近年來，隨著高職院校國際化進程的加快，外事管理呈現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢。

1.1 規(guī)范化的申請表單

基于外事信息管理系統(tǒng)對申請表單需要填寫的內容進行規(guī)范化定義，解決了傳統(tǒng)紙質申請表單部分內容在填寫時不規(guī)范、表述不準確的現(xiàn)象，避免經(jīng)常出現(xiàn)改件和退件的現(xiàn)象。同時，通過下拉列表對話框對一些同質性的欄目進行固定化選擇填寫，通過前期的數(shù)據(jù)整理為后期的統(tǒng)計報表打下基礎。

1.2 科學化的審批流程

外事信息管理系統(tǒng)涉及因公出國（境）、長（短）期外籍專家、校際交流等信息管理，通過建設外事管理系統(tǒng)，科學設計審批流程，優(yōu)化審批步驟，避免傳統(tǒng)紙質材料流轉不到位、審批不規(guī)范的情況發(fā)生，從而提高審批效率。

1.3 自動化的辦公手段

外事信息管理系統(tǒng)后臺管理包括批件管理、簽證管理、證照管理、查詢統(tǒng)計等，涉及范圍廣，可通過“一鍵輸出”、自動發(fā)送短信微信郵件等功能，滿足申請者實時了解相關證照的動態(tài)信息[1]，解決辦公流程不夠高效、信息傳遞不及時的問題，提高了辦事效率。

2 外事信息管理系統(tǒng)目標分析

基于滿足對申報全過程信息化進行有效管理、方便快捷查詢與統(tǒng)計有關信息、優(yōu)化傳統(tǒng)的工作模式、實現(xiàn)證照檔案的周全管理的業(yè)務需求，該系統(tǒng)需要達到界面的友好性與操作的方便性、任務進度掌握的隨時性、各種信息查詢的方便性、有關數(shù)據(jù)的完整性與安全性、系統(tǒng)安裝維護操作的簡單性等目標。

3 功能需求分析

3.1 外事信息管理系統(tǒng)用戶角色

系統(tǒng)管理員，享有使用外事信息管理系統(tǒng)中所有功能的最高權限。

外事專管員，享有使用外事信息管理系統(tǒng)中除用戶信息管理和角色管理外的所有功能。

普通用戶，僅限使用外事信息管理系統(tǒng)中綜合查詢、信息瀏覽、個人密碼修改以及注銷等。

3.2 用戶功能需求

1） 出國（境）團組申報

由二級部門申報，交由國際交流中心和人事部門初步審核，通過后交給校級領導審查，通過后再由外事專管員（學校與上級主管單位及政府外事部門的聯(lián)絡專員）向上級主管單位及政府外事部門申報，通過后辦理出訪前包括辦理護照、生物信息的采集、辦理簽證等手續(xù)。

2） 證照管理

因公出訪得到了政府批準，即獲得政府外事部門出具的出訪任務批件，接下來就可以辦理因公護照等證件。獲得證照后由外事專管員將證照信息先行存入數(shù)據(jù)庫，再由出訪人員履行外借手續(xù)后交外事專管員辦理因公簽證、出入境等手續(xù)。待出訪人員歸國時履行交還手續(xù)并交給外事專管員。為了加強證照的有效管理，系統(tǒng)對逾期未歸還證照的持證者發(fā)送信息，提醒其及時歸還證照。

3） 長（短）期來訪專家管理

由二級部門聯(lián)系后向學校申報，經(jīng)由國際交流中心和教務處審核資質再交由校級領導審核，通過后，就能為其開具來華邀請信等相應的辦理簽證文件，并全程記錄在系統(tǒng)中，同時將成功聘請或邀請的外籍人士的信息全部錄入系統(tǒng)，以便管理，方便查詢和統(tǒng)計。

4） 個人管理

方便出國人員在系統(tǒng)中實時查看有關信息，包括查看當前參與的團組手續(xù)辦理進展信息和參與的歷史團組信息。

5） 后臺管理

通過對系統(tǒng)維護、賬戶權限和密碼等后臺管理，確保系統(tǒng)的正常運作。

4 外事信息管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

4.1 總體架構設計

為了實現(xiàn)外事信息管理系統(tǒng)能夠有效地收集、整理、存儲、分析、報告外事活動等相關信息，該系統(tǒng)的總體架構設計包含多個重要的部分，它們之間存在著聯(lián)系，彼此能夠協(xié)同工作，以支持高職院校外事管理的需求。它們包括：用戶管理、外事信息管理、外事活動管理、權限管理以及日志管理等功能。外事信息管理系統(tǒng)總體架構設計如圖1所示，包括：用戶層、平臺服務層、應用支撐層、數(shù)據(jù)層、網(wǎng)絡層。

1） 外事信息管理系統(tǒng)用戶層設計

外事信息管理系統(tǒng)用戶層設計是一種基于系統(tǒng)安全性和用戶便捷性的設計，是根據(jù)不同的終端訪問設備，來保證不同設備類型用戶對系統(tǒng)的訪問兼容性。同時還可以有效地提高用戶訪問系統(tǒng)的便捷性，為不同終端的用戶提供功能服務。

2） 外事信息管理系統(tǒng)平臺服務層的設計

外事信息管理系統(tǒng)平臺服務層的設計

是建立在許多現(xiàn)代IT技術的基礎之上，是外事系統(tǒng)的主體部分，應根據(jù)功能需求提高外事系統(tǒng)的可用性和可擴展性，以滿足各種現(xiàn)代高職院校外事管理中的復雜需求。

3） 外事信息管理系統(tǒng)應用支撐層設計

外事信息管理系統(tǒng)應用支撐層設計是實現(xiàn)系統(tǒng)整體目標的關鍵組成部分，應具備穩(wěn)定性、可靠性和可擴展性。因此，外事系統(tǒng)應用支撐層的設計應著重考慮功能、性能、穩(wěn)定性、可靠性和可擴展性等多方面的要求，實現(xiàn)高效、穩(wěn)定、可靠的系統(tǒng)運行。

4） 外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)層設計

外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)層設計是整個系統(tǒng)的核心部分，負責管理和維護系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，設計需要考慮到用戶的數(shù)據(jù)安全性和隱私保護等方面。重點在于構建一個高可用性的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，以滿足外事信息管理系統(tǒng)的需求。同時需要考慮到數(shù)據(jù)的容量、可用性、安全性和可維護性等方面，以保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

5） 外事信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡層設計

外事信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡層設計是基本組成部分，負責實現(xiàn)系統(tǒng)的計算機通信和網(wǎng)絡接入功能，網(wǎng)絡層設計必須具備較高的可靠性和安全性。同時根據(jù)外事信息管理系統(tǒng)的特點和實際需求，合理設計網(wǎng)絡拓撲結構，以確保網(wǎng)絡的可靠性和可控性，并采用加密技術、網(wǎng)絡訪問控制技術等多種安全技術，來保護網(wǎng)絡安全，確保系統(tǒng)的安全運行。

4.2 外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設計

外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設計必須以提高數(shù)據(jù)庫的可用性、可靠性和安全性為基本原則，應確定實體、關系和字段。下面采用外事信息管理系統(tǒng)E-R設計圖如圖2所示和數(shù)據(jù)庫表結構表1～表4來描述外事信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的結構。

1） 外事信息管理系統(tǒng)E-R圖的設計

2） 數(shù)據(jù)庫表的結構設計

4.3 外事信息管理系統(tǒng)功能模塊設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)的功能模塊設計應當充分考慮各個功能模塊之間的相互關系，以便更好地實現(xiàn)系統(tǒng)的功能需求。系統(tǒng)擬劃分為5大功能模塊，即：登錄管理模塊、系統(tǒng)管理模塊、信息管理模塊、信息查詢模塊、申報管理模塊，如圖3所示。

1） 外事信息管理系統(tǒng)登錄管理模塊設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)登錄管理模塊的設計需要考慮到賬號的安全性和登錄的可靠性。在賬號的安全性方面，可以采用兩步驗證的方式，即用戶在輸入用戶名和密碼之后，再輸入驗證碼。在登錄的可靠性方面，實時監(jiān)控用戶活動，對發(fā)現(xiàn)的異常操作及時采取自動鎖定賬號等措施，確保登錄的可靠性。同時采取加密技術，對用戶信息進行加密存儲，以防止數(shù)據(jù)泄露。此外，定時備份，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。為提高用戶的便捷性，可以提供用戶記住賬號、多種認證方式、多語言等，提升用戶的使用體驗。

2） 外事信息管理系統(tǒng)用戶管理模塊設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)用戶管理模塊設計是提供對整個外事用戶信息的管理，包括：密碼修改、權限修改、信息修改等。針對不同的業(yè)務場景，能夠實現(xiàn)高效的外事管理，滿足學校對外事業(yè)務的需求，提供更加優(yōu)質的服務。

3） 外事信息管理系統(tǒng)信息管理模塊設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)信息管理模塊是外事系統(tǒng)的重要功能之一，應充分考慮安全性、可靠性和可用性等多方面的因素，設計出有效的證照管理、備案管理、項目信息管理等功能[2]，使外事系統(tǒng)的信息管理更加安全和高效。

4） 外事信息管理系統(tǒng)信息查詢模塊設計與實現(xiàn)外事信息管理系統(tǒng)信息查詢模塊的設計涉及多種功能的實現(xiàn)，包括：查詢信息的檢索和活動情況的統(tǒng)計分析和頁面打印等多種功能。查詢信息的檢索功能可以實現(xiàn)用戶根據(jù)關鍵字進行檢索，查詢到相關的外事信息。外事系統(tǒng)活動統(tǒng)計分析功能可統(tǒng)計分析外事活動的情況，提供有效的數(shù)據(jù)決策依據(jù)。打印功能，可以便于用戶在紙質上查看相關的外事信息。

5） 外事信息管理系統(tǒng)申報管理模塊設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)申報管理模塊[3]是外事管理系統(tǒng)的核心部分。它可以為用戶提供便捷的申報服務，同時幫助外事管理者有效管理外事申報信息。申報管理模塊可以對外事的申報信息進行登記、查詢、修改和刪除操作，以及審批流程中短信或郵件辦理進度的提醒功能。

4.4 外事信息管理系統(tǒng)主要界面設計與實現(xiàn)

1） 外事信息管理系統(tǒng)登錄頁面設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)登錄頁面是外事信息管理系統(tǒng)的入口[4]，用戶可以登錄系統(tǒng)登錄頁面如圖4所示。采用Bootstrap前端開源工具包技術，為外事系統(tǒng)界面提供簡潔統(tǒng)一的解決方案，同時因其包含了功能強大的內置組件[5]，易于外事系統(tǒng)前端頁面的定制。同時基于Bootstrap 的響應式CSS，使得外事信息管理系統(tǒng)能夠較好地自適應于臺式機、平板電腦和手機等各類終端設備，提高用戶使用體驗感。

2） 外事信息管理系統(tǒng)的主界面設計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)的主界面設計如圖5所示，要考慮到用戶的使用習慣，以便提供有效、快速、簡潔、易用的操作界面。要符合系統(tǒng)的功能需求特性，包括系統(tǒng)首頁、網(wǎng)上申報、綜合查詢、統(tǒng)計分析等模塊，以滿足用戶在外事活動中所需要的信息管理需求。

5 結束語

通過外事信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)，實現(xiàn)了外事業(yè)務的電子化操作，提供了更可靠、更及時的服務，優(yōu)化了辦公流程，有效提升了學校外事管理水平和效率，為學校的國際化戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支持。