提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略探究

梁明

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化將成為未來(lái)工作發(fā)展的一個(gè)重要方向。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，是保障我國(guó)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作存在管理機(jī)制不完善、管理理念落后、專業(yè)人員能力不足等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題需要事業(yè)單位進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，以推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法策略

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的服務(wù)職能越來(lái)越突出。在事業(yè)單位開(kāi)展工作過(guò)程中，檔案管理已成為一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，事業(yè)單位檔案信息化管理意味著保證檔案管理的完整性和科學(xué)性，以便充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。本文就提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略進(jìn)行詳細(xì)闡述，以期對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展工作提供幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)概述

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

所謂檔案管理信息化，是指經(jīng)過(guò)全國(guó)檔案行政管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)一組織和規(guī)范后，在開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理、處置和提供使用等咨詢服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)在新檔案管理模式下，把工作重點(diǎn)由面向?qū)嶓w檔案管理轉(zhuǎn)向社會(huì)提高服務(wù)水平的過(guò)程。從實(shí)質(zhì)上講，檔案保存的信息化過(guò)程是指將檔案管理模式與工作方法，由傳統(tǒng)的以文檔實(shí)物保存方式向現(xiàn)代化的以檔案管理信息數(shù)字化采集、保存、轉(zhuǎn)送方式，以信息化形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)化過(guò)程。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（1）實(shí)現(xiàn)永久保存信息

在科技發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理工作中要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)久保存，應(yīng)從傳統(tǒng)的管理方式向信息化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)的檔案信息多為紙質(zhì)文件，在保管過(guò)程中容易受潮、發(fā)霉、破損，嚴(yán)重影響文件的信息完整性。因此，需要建立檔案信息管理系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，并能將全部檔案信息資料存入電腦，從而有效防止檔案資料的遺失、損毀，真正做到檔案資料的永久保存。

（2）提高信息查找的便捷度

由于檔案的特殊性，在以往的文件處理過(guò)程中，常常要對(duì)文件進(jìn)行存檔，因而要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，并且，在之后的檢索過(guò)程中，也會(huì)變得更加復(fù)雜，需要走很多流程，甚至不一定能保證查詢到相關(guān)信息。但實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)可以有效加快檔案資料的查詢，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，節(jié)省大量的人力、物力，還不會(huì)對(duì)檔案管理工作開(kāi)展造成任何干擾。同時(shí)，在信息化的基礎(chǔ)上開(kāi)展檔案管理工作，可以將外界影響降低到最小，保證了檔案文件資料不受時(shí)空約束，能在計(jì)算機(jī)中安全存儲(chǔ)。

（3）打造獨(dú)特的文化氛圍

從某種意義上講，檔案管理工作人員沒(méi)有正確意識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展與事業(yè)單位發(fā)展之間的關(guān)系，造成了當(dāng)前事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中缺乏信息化建設(shè)。事業(yè)單位檔案記錄了各部門的表現(xiàn)，而檔案的分析則能清晰地反映各部門的運(yùn)作表現(xiàn)、人才的專業(yè)分布，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，以便構(gòu)建特定的單位文化氛圍，塑造事業(yè)單位的文化品牌，增強(qiáng)大眾對(duì)事業(yè)單位運(yùn)作特性的認(rèn)識(shí)，確保事業(yè)單位適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展需要，建立自己的品牌，并產(chǎn)生良好的效果，最終推動(dòng)事業(yè)單位整體發(fā)展，形成一個(gè)良性的循環(huán)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展中存在的問(wèn)題

1.檔案管理機(jī)制不完善

盡管大多數(shù)事業(yè)單位已將信息化技術(shù)用于檔案管理工作，但也有部分單位由于觀念固化，還在繼續(xù)使用舊的檔案管理模式，使其無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，嚴(yán)重制約著事業(yè)單位的健康發(fā)展。目前，影響我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的主要問(wèn)題是管理機(jī)制不完善，雖然大部分事業(yè)單位都在大力推進(jìn)檔案管理制度改革，但是，在某些單位制度難以順利執(zhí)行，最終導(dǎo)致改革的實(shí)際成效并不理想。另外，由于信息技術(shù)的普及，對(duì)事業(yè)單位的信息資源產(chǎn)生了巨大沖擊，所以，為保證事業(yè)單位得以健康發(fā)展，必須加強(qiáng)自身檔案管理信息化建設(shè)。

2.缺乏信息化檔案管理理念

檔案管理是一個(gè)比較復(fù)雜的工作，要想提高檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量，就必須要有針對(duì)性地開(kāi)展管理。在新的歷史時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理思想和手段已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，因此，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，必須積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和思想，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，只有如此才能推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作順利進(jìn)行。但是，從目前發(fā)展的情況來(lái)看，一些機(jī)構(gòu)還沒(méi)有意識(shí)到信息化對(duì)檔案工作的重要作用，對(duì)實(shí)施信息化工作的理解不夠，有些機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的思想過(guò)于落后，不會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)。

3.檔案管理人員專業(yè)能力不足

首先，從學(xué)科的分類來(lái)看，目前，國(guó)內(nèi)高校很少專門開(kāi)設(shè)檔案管理學(xué)專業(yè)，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理專業(yè)人員緊缺，各機(jī)構(gòu)在招錄檔案管理人員時(shí)，往往只能雇傭那些沒(méi)有掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的人才，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作效率不高。

其次，用人單位沒(méi)有單獨(dú)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專門設(shè)崗。在實(shí)際工作和業(yè)務(wù)流程管理中，大部分的檔案管理員都是行政人員或是其他部門人員兼職，缺少其特有的職業(yè)性質(zhì)，造成了檔案工作在執(zhí)行中管理混亂。

最后，在檔案管理工作開(kāi)展中沒(méi)有明確界定文件歸檔的責(zé)任，由于責(zé)任不清，出現(xiàn)檔案丟失、損毀時(shí)，單位內(nèi)部人員之間扯皮、推諉，極大制約了事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，影響了檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)效性。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.完善事業(yè)單位檔案管理制度

完善事業(yè)單位檔案管理制度是保證檔案工作順利開(kāi)展的一項(xiàng)重要措施，由于有些單位不能確保檔案種類、內(nèi)容的完整性，故而就會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，尤其是大部分事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)展時(shí)間都比較短暫，缺少對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和先進(jìn)的管理手段，認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)信息作簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，并保存一定實(shí)物的證據(jù)材料，這是導(dǎo)致管理專業(yè)性不夠和管理經(jīng)驗(yàn)不足的主要原因，同時(shí)，也是檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題的根本原因。因此，在今后的工作中需要事業(yè)單位繼續(xù)強(qiáng)化和健全檔案管理制度，以提高檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量和效率。另外，要不斷改進(jìn)和完善檔案管理體制，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析，針對(duì)實(shí)際工作問(wèn)題提出相應(yīng)的要求，從而提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展朝著規(guī)范化的方向前進(jìn)。

2.檔案信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施支撐

首先，要提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成效，需要相關(guān)人員樹(shù)立信息化建設(shè)理念。事業(yè)單位要適當(dāng)購(gòu)置與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化儀器，如電腦、光盤記錄器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描機(jī)等，同時(shí)，還要開(kāi)發(fā)并實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用軟硬件結(jié)合的方式來(lái)完成數(shù)據(jù)采集。其次，政府單位也應(yīng)該在軟件研發(fā)上予以必要的幫助，通過(guò)引入開(kāi)放軟件模式給事業(yè)單位提供更優(yōu)秀的檔案管理軟件，根據(jù)單位內(nèi)部需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)工作需求。同時(shí)，也能把各個(gè)單位的檔案系統(tǒng)整合到一個(gè)具有高通用開(kāi)發(fā)平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)，減少單位運(yùn)營(yíng)成本。

3.優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)用

首先，要在事業(yè)單位有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，需要做好信息系統(tǒng)平臺(tái)的設(shè)計(jì)工作，在信息系統(tǒng)平臺(tái)的具體功能配置上，充分利用各類檔案信息收集工具，及時(shí)收集各類信息，并將收集、使用、鑒定等工作流程整合到信息化系統(tǒng)平臺(tái)，以提升檔案信息的存檔效能。其次，在建立電子檔案時(shí)，要將檔案制作、流通環(huán)節(jié)與檔案管理平臺(tái)的界面相連，根據(jù)檔案管理的需要，提前歸檔。在管理流程方面，按照文件管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)信息進(jìn)行收集、分類管理、檢索查詢、使用、統(tǒng)計(jì)識(shí)別、專題匯編等進(jìn)行綜合和優(yōu)化。最后，通過(guò)建立一個(gè)全面系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)，將各種檔案集中到一起，將檔案丟失的問(wèn)題降到最低，從而使檔案的收集、利用的規(guī)范化和效率得到普遍提高。

4.提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

首先，要對(duì)檔案管理員進(jìn)行嚴(yán)格篩選，篩選出具備一定職業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心的人才。其次，在員工入職后要定期開(kāi)展培訓(xùn)與教育活動(dòng)，以便進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理工作人員利用信息技術(shù)開(kāi)展工作的能力，為今后進(jìn)一步提升工作質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，隨著事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、精細(xì)化方向不斷發(fā)展前進(jìn)，相關(guān)工作人員要注重提升自身的專業(yè)知識(shí)，具有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)。最后，建設(shè)人才隊(duì)伍，推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。相關(guān)管理人員要積極參加以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和檔案管理為主題的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，加強(qiáng)與圖書館、檔案館的合作，組織人員到檔案館、圖書館進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握最新的檔案管理方式，提升員工的工作能力。另外，還要增強(qiáng)檔案工作者的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，以確保員工能及時(shí)更新自己的專業(yè)技術(shù)、知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)自身知識(shí)缺陷的改進(jìn)，促使檔案管理人員綜合素質(zhì)穩(wěn)定提升。同時(shí)，還需要檔案管理人員加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的溝通和協(xié)作，運(yùn)用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理平臺(tái)及時(shí)監(jiān)督和維護(hù)。因此，檔案管理部門人員與網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)人員溝通、交流要及時(shí)、準(zhǔn)確，進(jìn)而及時(shí)更新和完善檔案管理系統(tǒng)，為提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

5.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、安全化體系

事業(yè)單位檔案信息化管理工作要取得成效，需要根據(jù)事業(yè)單位的具體情況，建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系，確保檔案資料的安全性和可靠性，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)分類、編目、收集和整理。在檔案資料的安全管理中，事業(yè)單位的檔案資料內(nèi)容較為繁雜，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，因此，在搜集檔案信息時(shí)，必須對(duì)檔案信息進(jìn)行審核與分析，尤其是信息的搜集與使用，必須嚴(yán)格遵循保密原則，以保證信息的安全性與可靠性。此外，在檔案收集、制作、接收和提供、復(fù)制、轉(zhuǎn)移、儲(chǔ)存等程序規(guī)則應(yīng)當(dāng)制定規(guī)范化流程，防止檔案損毀或丟失，同時(shí)，必須嚴(yán)格遵守有關(guān)電子檔案的安全規(guī)定。另外，要對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)，對(duì)關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行備份，保證檔案信息的安全、可靠。

6.完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)流程

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該著重對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化與改善。一是接收檔案時(shí)，必須保證檔案可以在線或離線處理，對(duì)電子檔案的完整性進(jìn)行檢驗(yàn)。在檔案收集過(guò)程中，要著重關(guān)注檔案的自動(dòng)歸類與歸類管理，完善信息環(huán)境下的檔案描述與檢索功能。二是對(duì)電子檔案的整理要達(dá)到國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，增強(qiáng)信息與檔案間的相互聯(lián)系。三是保管檔案的關(guān)鍵是要確保各種存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性以及足夠的存儲(chǔ)空間，并對(duì)其真實(shí)性、完整性、安全性、可訪問(wèn)性進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)和檢驗(yàn)，優(yōu)化和改善網(wǎng)上文獻(xiàn)的檢索和授權(quán)下載，加強(qiáng)對(duì)檔案的搜集和研究，提高檔案的使用效率。四是在檔案信息的鑒別和處置上，應(yīng)厘清其鑒別及處置的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是與之有關(guān)工作的辨識(shí)及處理，如加強(qiáng)分類、價(jià)值及透明度等，并針對(duì)不同類型的檔案性質(zhì)及管理需求加以改善，以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作規(guī)范化開(kāi)展。

7.持續(xù)改進(jìn)意見(jiàn)反饋機(jī)制

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)正處在一個(gè)不斷完善的階段，建立一套完善的反饋機(jī)制較為必要，可以促使檔案管理信息化建設(shè)朝著公正、準(zhǔn)確的方向發(fā)展，能夠靈活、客觀地改變特定問(wèn)題和需求之間的關(guān)系。在全面提升檔案管理質(zhì)量的前提下，要不斷改進(jìn)檔案管理體系，并力求將各項(xiàng)管理規(guī)定一一落實(shí)到具體工作中。同時(shí)，還要合理建立彈性反饋機(jī)制，定期對(duì)檔案的管理狀況進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出合理化的解決建議。另外，在構(gòu)建有效反饋體系過(guò)程中，也要從員工的反饋入手，從而有效提高檔案管理人員的工作熱情，為今后提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提供依據(jù)。

8.完善電子檔案管理制度

在檔案管理工作中，確保資料和信息的安全是最重要的，必須采取各種方法，確保檔案資料的完整與安全?？梢酝ㄟ^(guò)嚴(yán)格規(guī)范歸檔電子文件的管理，使每個(gè)工作人員都具備檔案管理安全意識(shí)，并進(jìn)一步健全規(guī)章制度，同時(shí)，還要做好對(duì)價(jià)值較高的紙質(zhì)檔案文件的維護(hù)，進(jìn)行電子文檔的備份管理等工作，存檔的內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)分為電子和紙質(zhì)版兩種。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，對(duì)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，但在這一過(guò)程中還有一些問(wèn)題有待解決，需要相關(guān)人員通過(guò)加強(qiáng)自身的專業(yè)能力，并根據(jù)單位的實(shí)際情況不斷努力，以提升檔案管理工作的成效，促使事業(yè)單位得以良性發(fā)展。

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（作者單位：青島市教育科學(xué)研究院）