“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下城建檔案館信息化建設(shè)的思考

田超

［摘 要］隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的不斷升級(jí)與創(chuàng)新，當(dāng)前我國(guó)各行各業(yè)都面臨著如何將信息化技術(shù)更好地運(yùn)用于實(shí)際工作的問題。對(duì)于城建檔案館而言，加強(qiáng)信息化建設(shè)不僅可以提升檔案管理的質(zhì)量，還能提升檔案館的綜合管理水平，進(jìn)而幫助檔案館實(shí)現(xiàn)又快又好地發(fā)展。本文立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角，對(duì)城建檔案館的信息化建設(shè)提出相關(guān)思考，大致分為三個(gè)部分：首先，介紹城建檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)的背景和各類“支持條件”；其次，闡述城建檔案館信息化建設(shè)的原則并分別進(jìn)行簡(jiǎn)要分析；最后，對(duì)城建檔案館如何立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角進(jìn)行信息化建設(shè)的策略展開分析。

［關(guān)鍵詞］“互聯(lián)網(wǎng)+”；城建檔案館；信息化建設(shè)

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展使得各種信息技術(shù)涌入了人們生活的方方面面。城建檔案館也應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)的檔案處理方式與現(xiàn)代的信息化技術(shù)相融合，以便在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的升級(jí)。當(dāng)下，城建檔案館在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，具有較多值得深入“挖掘”的內(nèi)容。本文圍繞城建檔案館的信息化建設(shè)展開分析，指出“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下城建檔案館信息化建設(shè)的新方向。

1 城建檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)的背景

1.1 政策背景

隨著當(dāng)前我國(guó)智能檔案系統(tǒng)的不斷完善和發(fā)展，我國(guó)政府也專門制定了一套有關(guān)于“網(wǎng)絡(luò)+民生”的相關(guān)配套措施，以求網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠充分發(fā)揮自身的便利與高效功能，進(jìn)而提高各種資源的利用效率，積極推動(dòng)新興技術(shù)服務(wù)在社會(huì)保障工作中發(fā)揮更大作用［1］。這些政策的頒布，都為我國(guó)城建檔案館信息化建設(shè)工作提供了積極條件，對(duì)于優(yōu)化現(xiàn)有城建檔案館服務(wù)資源與模式，促進(jìn)智能檔案管理工作的順利實(shí)施具有積極意義。

1.2 經(jīng)濟(jì)背景

當(dāng)前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城建檔案館在整合資源、促進(jìn)信息共享、加強(qiáng)引入“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)等方面都有著很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)效益。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，城建檔案館可以將更多的人力和物力投入到有建設(shè)性意義的開發(fā)與使用中，這樣不僅可以保證檔案服務(wù)的效率，使之在社會(huì)服務(wù)、經(jīng)濟(jì)民生等領(lǐng)域得到充分的發(fā)揮，從而促進(jìn)我國(guó)智能檔案館的發(fā)展，還可以解決城建檔案館在信息化方面的困境，在原有的基礎(chǔ)上，節(jié)約用于軟件采購(gòu)和開發(fā)的人力成本等支出［2］。

1.3 技術(shù)背景

近年來(lái)，飛速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)已經(jīng)成為城建檔案館發(fā)展的重要技術(shù)支撐?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)不僅可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，通過(guò)海量的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)電子文件進(jìn)行整合，從而方便用戶的訪問和使用，還能通過(guò)檢索深度挖掘和系統(tǒng)自動(dòng)更新的方式，使城建檔案館的管理工作在質(zhì)量和效率上呈現(xiàn)“新升級(jí)”。

2 城建檔案館信息化建設(shè)的原則

2.1 因地制宜原則

由于不同城建檔案館在建設(shè)過(guò)程中面臨的實(shí)際狀況不同，因此檔案館在加強(qiáng)信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮本檔案館的實(shí)際需求。將檔案館的實(shí)際需求、自身現(xiàn)有的信息化水平和經(jīng)濟(jì)狀況等進(jìn)行綜合考量，然后展開信息化建設(shè)初期的調(diào)研工作，再根據(jù)檔案館所屬地區(qū)特有的文化背景，有針對(duì)性地對(duì)城建檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣才能保證檔案館信息化建設(shè)工作的質(zhì)量，使信息化建設(shè)能夠充分地為檔案館的升級(jí)工作服務(wù)［3］。

2.2 安全管理原則

在當(dāng)前這個(gè)“信息大爆炸”的時(shí)代，海量的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)雖然為人們的生活提供了諸多便利，但是這背后也隱藏著嚴(yán)重的信息安全隱患。對(duì)于城建檔案館而言，做好安全管理工作，也是保證城建檔案館信息化建設(shè)質(zhì)量的重要手段。檔案館不僅要加大管理和信息技術(shù)方面的投入，切實(shí)地從硬件層面提升管理水平，還要對(duì)個(gè)別高級(jí)別保密文件進(jìn)行分級(jí)信息安全管理工作，建立相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，只有這樣才能達(dá)到利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)保障檔案安全的目的。

2.3 個(gè)性服務(wù)原則

城建檔案館要想促進(jìn)信息化建設(shè)達(dá)到新高度，就必須結(jié)合自身的實(shí)際情況，優(yōu)化管理服務(wù)、突出個(gè)性，這樣才能使自身檔案館的信息化建設(shè)呈現(xiàn)出“有的放矢”的狀態(tài)。所以，城建檔案館在促進(jìn)信息化建設(shè)之前，應(yīng)當(dāng)明確自身檔案館的社會(huì)地位及服務(wù)定向，并結(jié)合單位所面臨的實(shí)際情況，對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行不斷調(diào)整，將自身單位提供的服務(wù)與服務(wù)對(duì)象所期望的需求相對(duì)接，這樣才能提升城建檔案館信息化建設(shè)工作的質(zhì)量［4］。

3 城建檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)紙質(zhì)城建檔案處理方式中，存在較多問題，如紙質(zhì)檔案保存需要占據(jù)較大空間、檔案借閱程序煩瑣、檔案處理不便等。通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)城建檔案館信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，其中存在以下幾個(gè)方面的問題。第一，缺乏整體指導(dǎo)，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。我國(guó)的檔案計(jì)算機(jī)處理技術(shù)在20世紀(jì)80年代正式起步發(fā)展，20世紀(jì)90現(xiàn)代，大量的電子文件出現(xiàn)，并逐漸成為檔案館建設(shè)的主要趨勢(shì)。但目前，我國(guó)在檔案館信息化建設(shè)方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)仍不統(tǒng)一，發(fā)展緩慢，現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)缺乏系統(tǒng)性、兼容性。第二，檔案性質(zhì)影響電子檔案轉(zhuǎn)化工作。在傳統(tǒng)的城建檔案中，主要采用手工記錄的方式，由記錄人員手寫。但是，在城建檔案館信息化建設(shè)中，需要以數(shù)字化的方式處理檔案，受到原始記錄的影響，許多檔案的數(shù)據(jù)、內(nèi)容已不完整，成為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的難點(diǎn)。第三，城建檔案館信息化建設(shè)缺乏技術(shù)、軟件支撐。計(jì)算機(jī)軟件、信息技術(shù)是支撐城建檔案館信息化建設(shè)的必要條件，但現(xiàn)實(shí)情況是，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)缺乏規(guī)劃性，軟件系統(tǒng)之間存在不兼容的狀況，缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐，阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程。

4 城建檔案館立足“互聯(lián)網(wǎng)+”視角的信息化建設(shè)策略

4.1 搭建信息化建設(shè)平臺(tái)

城建檔案館要想立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角進(jìn)行信息化建設(shè)，就應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際需求和發(fā)展的目的，搭建信息化建設(shè)平臺(tái)，為檔案館的信息化發(fā)展提供“展示空間”。

首先，檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的實(shí)際情況進(jìn)行分析。檔案館在進(jìn)行信息化建設(shè)之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)自身檔案館的市場(chǎng)定位及服務(wù)對(duì)象等進(jìn)行分析，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的信息化建設(shè)目標(biāo)。只有將信息化建設(shè)目標(biāo)與自身的實(shí)際情況相匹配，城建檔案館的信息化建設(shè)工作才算有應(yīng)用價(jià)值。

其次，檔案館應(yīng)當(dāng)面向市場(chǎng)拓寬選擇空間。上文已經(jīng)提到，目前是一個(gè)“信息大爆炸”的時(shí)代，有關(guān)于城建檔案館信息化建設(shè)的管理產(chǎn)品在市場(chǎng)上層出不窮。城建檔案館要想提升自身的信息化建設(shè)質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)面向市場(chǎng)，對(duì)每一款產(chǎn)品的實(shí)際情況進(jìn)行全方位考核，并結(jié)合考核結(jié)果選擇最貼近自身檔案館信息化建設(shè)的產(chǎn)品。只有這樣才能在保證后續(xù)信息化建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升信息化建設(shè)投入資金的價(jià)值。

最后，檔案館應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性地進(jìn)行信息化平臺(tái)建設(shè)。由于不同城建檔案館的實(shí)際情況不同，因此城建檔案館在進(jìn)行信息化建設(shè)之前，應(yīng)當(dāng)遵循“因地制宜原則”。當(dāng)檔案館在展開信息化建設(shè)工作之后，要結(jié)合技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用情況，對(duì)技術(shù)進(jìn)行不斷的調(diào)整與完善，使運(yùn)用技術(shù)所產(chǎn)生的管理結(jié)果不斷為城建檔案館的檔案管理工作而服務(wù)。這樣才能使檔案館的信息化建設(shè)有更大的使用價(jià)值［5］。

4.2 促進(jìn)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

城建檔案館要想立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角進(jìn)行信息化建設(shè)，就應(yīng)當(dāng)落實(shí)好信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，只有將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的工作落實(shí)好，城建檔案館的信息化管理工作才能夠得到有序開展。

首先，檔案館應(yīng)當(dāng)做好信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施設(shè)置工作。只有將硬件設(shè)施配備齊全，健全軟件設(shè)施的功能，檔案館的后續(xù)信息化管理工作才能夠得到保障。例如，有的檔案館在進(jìn)行信息化建設(shè)之前，會(huì)對(duì)自身檔案館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施及信息共享基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行“安全設(shè)置”。這樣不僅可以保障軟硬件投入使用的“安全性”，還能為后續(xù)檔案館開展信息化管理工作打下“效率基礎(chǔ)”。

其次，檔案館應(yīng)當(dāng)做好對(duì)于安全監(jiān)控體系的建設(shè)工作。前文已經(jīng)提到，當(dāng)前海量的社會(huì)信息雖然為人們的生活帶來(lái)了便利，但是這背后也隱藏著較為復(fù)雜的安全隱患。對(duì)于城建檔案館這類保密性要求較高的單位而言，建設(shè)安全監(jiān)控體系，不僅能夠使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用更有價(jià)值，還能保障檔案館的信息安全，促進(jìn)檔案館風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施的完善。例如，有的檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，會(huì)將較為重要的檔案“打標(biāo)簽”，并對(duì)“打標(biāo)簽”后的檔案進(jìn)行針對(duì)性管理，強(qiáng)化對(duì)其追蹤監(jiān)控。這種方式不僅可以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)重點(diǎn)檔案的情況，進(jìn)而便于管理人員對(duì)其進(jìn)行全面追蹤，還能夠在現(xiàn)有的技術(shù)手段下，最大限度地保障重點(diǎn)檔案資料的安全，實(shí)現(xiàn)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的全面預(yù)防［6］。

最后，檔案館應(yīng)當(dāng)做好數(shù)據(jù)備份工作。由于當(dāng)前檔案信息化建設(shè)仍然存在一定的不穩(wěn)定性，因此城建檔案館應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份工作，謹(jǐn)防由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不穩(wěn)定而發(fā)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失等問題。

4.3 加快信息化管理人才培養(yǎng)

城建檔案館要想立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角進(jìn)行信息化建設(shè)，就應(yīng)當(dāng)做好培育信息化管理人才的工作，使信息化管理人才能夠?yàn)槌墙n案館的信息化建設(shè)服務(wù)。

首先，檔案館要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有信息化管理人才的培育。檔案館可以通過(guò)舉辦培訓(xùn)班或講座等方法，組織管理人員參與，使管理人員接受最新信息化管理的“思想沐浴”，進(jìn)而在豐富信息化管理人才知識(shí)體系的同時(shí)，提升信息化管理人才對(duì)時(shí)代新管理要求的了解。這不僅能在一定程度上提升管理人才的緊迫意識(shí)，還能夠提升管理人才的管理質(zhì)量。

其次，檔案館要結(jié)合自身的發(fā)展需求，面向市場(chǎng)有針對(duì)性地招聘信息化管理人才。由于不同檔案館的發(fā)展需求存在著一定差異，檔案館在面向市場(chǎng)進(jìn)行人才招聘之前，應(yīng)當(dāng)明確自身檔案館信息化建設(shè)的實(shí)際需求及檔案管理的實(shí)際需求。在招聘人員了解了檔案館的實(shí)際建設(shè)需求之后，再進(jìn)行人才招聘，這樣就能使招聘人才的技能與檔案館的“缺陷”對(duì)接，使納入的新人更好地為檔案館的發(fā)展建設(shè)而服務(wù)［7］。

最后，檔案館要通過(guò)內(nèi)部比拼的方式加強(qiáng)信息化管理人才的“揚(yáng)棄”意識(shí)。馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為，想要發(fā)展就應(yīng)當(dāng)具備揚(yáng)棄意識(shí)，要樹立“不破不立”的發(fā)展思想。因此，檔案館要學(xué)習(xí)這種思想，加強(qiáng)對(duì)信息化管理人才的培訓(xùn)教育。例如，檔案館可以定期組織信息化建設(shè)小組比拼等活動(dòng)，提升管理人才對(duì)信息化建設(shè)工作的敏感性，這樣就能強(qiáng)化信息化管理人才的揚(yáng)棄意識(shí)，使檔案館的信息化建設(shè)工作更上一層樓。

4.4 關(guān)注館內(nèi)的“軟環(huán)境”建設(shè)

城建檔案館要想立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅要做好上述已經(jīng)提及的平臺(tái)建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、人才培養(yǎng)等工作，還要關(guān)注館內(nèi)的“軟環(huán)境”建設(shè)。這里所指的軟環(huán)境與“軟實(shí)力”具有一定的相似之處，也是城建檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)不可缺少的一環(huán)。

首先，檔案館應(yīng)當(dāng)構(gòu)建專門負(fù)責(zé)館內(nèi)信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，完善館內(nèi)的信息化建設(shè)和信息化管理考評(píng)體系。

其次，檔案館應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化開展宣傳工作。管理人員可以利用當(dāng)下較為常見的平臺(tái)作為宣傳載體，強(qiáng)化對(duì)本檔案館的品牌宣傳工作，使檔案館的信息化建設(shè)能夠由內(nèi)向外地表現(xiàn)出來(lái)。這種方式不僅能夠讓人們認(rèn)識(shí)到檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)所在，還能夠使檔案館信息化建設(shè)的各項(xiàng)職能得到履行與落實(shí)。

最后，檔案館應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身所屬區(qū)域的文化背景，有選擇地將地方文化納入自身城建檔案館的信息化建設(shè)之中。以這種方式進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅能夠提升人們對(duì)檔案館信息化建設(shè)的接受度，還能夠使人們更為全面地認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)工作的意義，以及政府促進(jìn)檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)工作的實(shí)際價(jià)值。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)城建檔案館來(lái)說(shuō)，積極地展開信息化建設(shè)工作，不僅能夠幫助檔案館收集信息資源，還能幫助檔案館管理人員利用信息技術(shù)高效地開展檔案管理工作，這對(duì)于促進(jìn)我國(guó)“城建智慧檔案館”建設(shè)具有積極的作用。所以，加強(qiáng)利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)促進(jìn)城建檔案館的信息化建設(shè)，是我國(guó)城建檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是城建檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。

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