關(guān)于做好檔案管理工作的思考

摘 要：無論什么行業(yè)，檔案管理工作都是非常重要的工作任務(wù)。各行各業(yè)在檔案管理工作中仍存在不少的問題，需要不斷完善和提升檔案管理工作的職能水平，才能更好地為企事業(yè)單位做出貢獻(xiàn)。本文將主要分析如何做好檔案管理工作，并提出幾點(diǎn)可行性意見和建議。

關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；思考；建議

檔案管理工作在企事業(yè)單位中承擔(dān)著越來越重要的作用，扮演著越來越重要的角色。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，相應(yīng)的檔案管理工作機(jī)制也得到進(jìn)一步的發(fā)展和完善。然而，在龐大的檔案管理工作中也存在許多無法避免的問題，只有不斷提升檔案管理水平，加大檔案管理的資金投入力度，不斷引進(jìn)檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，廣泛學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理機(jī)制，才能更好地推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理工作，才能為我國(guó)的檔案管理工作作出更大的貢獻(xiàn)。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它對(duì)于一個(gè)組織或機(jī)構(gòu)的發(fā)展和穩(wěn)定起著至關(guān)重要的作用。檔案管理工作可以確保組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理制度符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免組織因?yàn)檫`法違規(guī)而受到處罰或損失。檔案管理工作還可以為組織提供證據(jù)，以維護(hù)組織的合法權(quán)益，保障組織的聲譽(yù)和利益。檔案是組織和企業(yè)的歷史記載，它們記錄了組織和企業(yè)的成長(zhǎng)歷程、發(fā)展歷程、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，不僅可以為人們提供有用的信息，還可以幫助人們了解組織和企業(yè)的文化、價(jià)值觀和發(fā)展方向等，可以方便查找和利用這些信息，從而幫助組織和企業(yè)更好地開展工作。檔案中記錄了大量的機(jī)密信息和個(gè)人信息，例如，企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表、員工的薪資信息、客戶的隱私等，這些信息一旦泄露將會(huì)對(duì)組織和企業(yè)造成巨大的損失，因此，檔案管理需要做好信息保密工作，制定相應(yīng)的保密制度和安全措施，防止檔案被非法獲取或利用。檔案中記錄了組織和企業(yè)的重要知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，這些知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)對(duì)組織和企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，可以將這些知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)集中起來，形成有機(jī)的知識(shí)庫，為組織和企業(yè)的決策和創(chuàng)新提供有力的支持。檔案記錄了組織和企業(yè)的文化傳統(tǒng)和歷史文化，例如，企業(yè)的品牌形象、企業(yè)的精神文化等，這些文化元素是組織和企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，可以將這些文化元素傳承下去，讓員工和社會(huì)了解并認(rèn)同組織和企業(yè)的文化，從而增強(qiáng)組織和企業(yè)的凝聚力和影響力。因此，我們應(yīng)該高度重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理制度和方法，為組織和企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。

二、我國(guó)當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀與特點(diǎn)

檔案管理工作是各企事業(yè)單位一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，但常常因?yàn)閷?duì)其不重視而遭到各部門的忽視，造成了一些檔案管理問題十分嚴(yán)重。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，不斷發(fā)揮統(tǒng)籌管理的重大優(yōu)勢(shì)。檔案管理工作不能夠經(jīng)常照搬和抄襲，檔案資料的重大意義就在于其作為歷史性的文字記錄，使企事業(yè)單位能夠以此對(duì)各項(xiàng)工作做出審核和評(píng)比，不斷提升單位的工作效率。隨著檔案工作的發(fā)展，要不斷全面提升檔案的服務(wù)水準(zhǔn)，不能違反法律法規(guī)以及企事業(yè)單位的相關(guān)條例，要在合法合規(guī)的條件下進(jìn)行檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，需要注意檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)等重要問題。

首先，檔案管理工作事項(xiàng)主要包含工作權(quán)限、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序三方面的內(nèi)容。第一，檔案管理的工作權(quán)限，就是要保護(hù)好企事業(yè)單位的檔案資料，要根據(jù)相關(guān)部門的重要指示，認(rèn)真負(fù)責(zé)，恪盡職守，負(fù)責(zé)好檔案的查閱和利用工作。此外，要不斷發(fā)揚(yáng)統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，統(tǒng)一調(diào)度，為有需要檔案內(nèi)容的主體做好服務(wù)，更為重要的是要不斷強(qiáng)化檔案資料的安全工作，要落實(shí)到具體的人，才能夠?yàn)闄n案管理工作做出貢獻(xiàn)。第二，檔案管理的整理工作。要收集、整理好企事業(yè)單位相關(guān)的重要文件及材料內(nèi)容，依法依規(guī)做好檔案的鑒別和立卷工作，為檔案資料的安全保密工作、清理清退工作做出貢獻(xiàn)。

其次，檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作同樣作為企事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容，只有依照法律規(guī)定，按照相應(yīng)的公司管理?xiàng)l例和章程，堅(jiān)持管理原則，按制度、按法律辦事，才能更好地推動(dòng)檔案管理工作。要根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和形式，分門別類做好檔案資料的儲(chǔ)存和保管工作，要準(zhǔn)確登記已經(jīng)采集和整理的各種檔案資料，為檔案使用者提供安全、高效的管理服務(wù)。在檔案管理過程中，要堅(jiān)持具體問題具體分析，不要害怕問題，遇到問題要主動(dòng)解決問題，更要善于斗爭(zhēng)，才能在龐大的檔案資料管理過程中取得優(yōu)異的成效。

最后，檔案管理的工作程序。檔案資料管理的工作程序，不僅包括檔案資料的管理程序，還包含檔案管理及服務(wù)人員的工作程序。首先，檔案管理工作程序要沒有任何錯(cuò)誤，將檔案文件資料進(jìn)行加工整理。其次，檔案資料查閱和對(duì)外開放有其自身的相關(guān)細(xì)則和規(guī)定，不要嘗試去打破檔案管理工作的常態(tài)性和穩(wěn)定性。在檔案資料對(duì)外借閱時(shí)，要做好手續(xù)登記工作和安全保密工作。需要借用檔案資料的相關(guān)部門必須開具上級(jí)部門批準(zhǔn)的文件，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，以此確保檔案資料的安全性及防范性，查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。經(jīng)檔案管理人員審查并符合規(guī)定，按名單提取檔案。這樣既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。此外，查閱人須在閱檔室進(jìn)行查閱。如果需抄寫檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。因特殊情況需借閱檔案的，需要由借檔單位寫出申請(qǐng)，辦理有關(guān)借閱手續(xù)。查、借閱檔案完畢后，檔案管理人員對(duì)所查、借閱的檔案要進(jìn)行審查，確認(rèn)無誤后，放回原處。

三、新時(shí)代檔案管理工作的策略

1.更新檔案管理理念

各級(jí)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并為其提供人力、物力、資金以及政策支撐?；鶎訖n案館對(duì)海量的信息資源進(jìn)行管理，是提高工作效能的一個(gè)關(guān)鍵手段，因此，各級(jí)政府及相關(guān)部門要高度重視，將其列入政府規(guī)劃議程，提升檔案管理工作人員的使命感和責(zé)任感，使其積極投入工作，用先進(jìn)的理念為農(nóng)村基層檔案工作提供信息化服務(wù)。首先，要有專門的人才，建立一個(gè)信息化的檔案管理體系，其次，通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)化程度，從而為用戶提供更好的服務(wù)。

2.不斷促進(jìn)檔案管理工作改革與創(chuàng)新

改革開放后，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和綜合國(guó)力得到不斷提升。在40多年的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的過程中，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)揮制度和體制優(yōu)勢(shì)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)取得了一片大好局面。然而，在40多年的發(fā)展過程中，仍有一些不可避免和需要正視的問題，那就是檔案資料管理在現(xiàn)代化企事業(yè)單位工作中處于相對(duì)薄弱的局面，不被重視的問題亟須解決。只有不斷引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，才能使檔案管理工作得到根本變化。各部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用和價(jià)值，才能在具體的檔案管理工作中更好地施展拳腳，才能游刃有余，不被各種條條框框限制。要不斷加強(qiáng)檔案資料管理人員的監(jiān)管，檔案管理工作人員要定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作中的問題，以及實(shí)際檔案管理中取得的成效。同時(shí)，要尊重客觀規(guī)律，不斷發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，通過不斷創(chuàng)新和改革服務(wù)機(jī)制，促進(jìn)檔案資料管理人員的綜合能力和水平的提高。各部門還要解決檔案資料管理中的歷史和現(xiàn)實(shí)問題，最根本的就是要堅(jiān)持創(chuàng)新，不斷求變，不斷運(yùn)用現(xiàn)代的管理技術(shù)和工作手法，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

隨著辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提高，檔案管理模式也在逐步現(xiàn)代化，檔案歸檔形式必須更新。只有不斷加大資金投入力度，引進(jìn)高端人才，才能使檔案管理工作發(fā)揮充分的作用。沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，調(diào)查是做出布局的重要方面和環(huán)節(jié)，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的調(diào)研，滿足不同主體對(duì)檔案資料的要求，為檔案資料的專項(xiàng)建設(shè)做出鋪墊，才能更好地為檔案資料管理及其工作者提供管理?xiàng)l件。因此，要不斷提高檔案資料管理者的自主性和主動(dòng)性，要引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門的足夠重視，還要具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，堅(jiān)持學(xué)以致用的工作原則，不斷提升管理者自身的素養(yǎng)和工作水平，這樣在檔案資料的管理過程中，才能提高效率，才能贏得行業(yè)內(nèi)的尊重，為其他檔案資料管理的相關(guān)企事業(yè)單位做出行業(yè)規(guī)范及表率作用。檔案資料管理人員要提升自覺意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，要定期或不定期開展相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。此外，要不斷通過實(shí)地調(diào)研來拓展認(rèn)知領(lǐng)域，增長(zhǎng)見識(shí)。還要善于抓住典型，總結(jié)典型，利用典型，做好相關(guān)的檔案管理工作典型人物的先進(jìn)事跡，為其他從業(yè)人員做好榜樣。同時(shí)，就檔案管理工作而言，要科學(xué)經(jīng)營(yíng)，不斷提高企事業(yè)單位的管理水平，要有認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，不斷建立健全相關(guān)的制度及法律條例，避免不必要的人工失誤等問題。要不斷加強(qiáng)創(chuàng)新建設(shè)，實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，不斷引進(jìn)先進(jìn)的高科技技術(shù)，向具有檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)，依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，真實(shí)反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案服務(wù)對(duì)于檔案管理工作人員和行業(yè)主體來說是最為根本的衡量尺度，服務(wù)措施要與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)新的形勢(shì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善檔案資料的責(zé)任意識(shí)和主體意識(shí)，不斷滿足人民群眾對(duì)于檔案資料的需求。檔案管理部門要更加高瞻遠(yuǎn)矚，從現(xiàn)代化的事業(yè)中認(rèn)識(shí)和探究檔案資料管理的一系列重大問題。檔案管理人員要具有崇高的道德標(biāo)準(zhǔn)以及良好的職業(yè)道德，抵制外界的誘惑和干擾，要一心一意地做好檔案管理工作，干一行愛一行，為檔案管理工作作出前所未有的創(chuàng)新。總而言之，各部門單位要廣泛吸納先進(jìn)的高端管理及技術(shù)人才，不斷加強(qiáng)投資和創(chuàng)新，為我國(guó)檔案管理工作建設(shè)成為一流的管理隊(duì)伍。因此，為了提高檔案管理水平，相關(guān)人員必須要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化知識(shí)，堅(jiān)持改革創(chuàng)新和不斷發(fā)展的理念。

3.建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制

檔案管理工作離不開現(xiàn)代化的管理機(jī)制，尤其在人才的聘用方面要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，要根據(jù)檔案管理工作的需要聘用一些既有豐富的檔案管理知識(shí)，又能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的人才，企事業(yè)單位建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制要先完善人才選用機(jī)制。首先，要遵循檔案管理從業(yè)和應(yīng)聘人員的摸底工作，做好充分的調(diào)研工作，對(duì)于管理工作人員的信息要認(rèn)真分析和核查，選出真正有用的人才，還要符合親屬回避原則。因工作調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)入的檔案，由干部科提供檔案，還要進(jìn)行相應(yīng)的管理和審查工作，在人才檔案資料的歸存過程中，要符合章程辦理交接手續(xù)，然后交由檔案處管理。其次，要按照相應(yīng)的準(zhǔn)則，進(jìn)一步發(fā)揮用人制度的優(yōu)勢(shì)。檔案的使用必須按照相應(yīng)的規(guī)定認(rèn)真核對(duì)和辦理，要經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的同意，并且，要在規(guī)定的日期內(nèi)歸還。在借用過程中，不得擅自復(fù)制或泄露檔案信息，不能因?yàn)槟踩€(gè)人私利而出賣單位的檔案信息。

4.加強(qiáng)宣傳工作，強(qiáng)化監(jiān)督

檔案管理工作不斷改革，要加強(qiáng)宣傳工作，轉(zhuǎn)變固化思想，加大對(duì)使用設(shè)備的投入力度，對(duì)管理人員定期開展相關(guān)的管理工作培訓(xùn)。檔案管理人員要堅(jiān)持學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)檔案用戶負(fù)責(zé)，也要對(duì)單位全體員工負(fù)責(zé)，最重要的是要對(duì)企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)安全秘密保守負(fù)責(zé)。同時(shí)，要認(rèn)真貫徹黨中央的決策部署和指示精神，不斷提高自身的工作質(zhì)量和工作效率，堅(jiān)持保密原則，定期做好檢查，不得私自在檔案資料室里存放雜物，避免引起火災(zāi)、潮濕、腐爛、蟲咬的問題。各級(jí)管理人員要不斷從思想上重視檔案資料保管的重大意義，及時(shí)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及單位溝通檔案資料室的情況。檔案資料管理工作者要制訂相應(yīng)的計(jì)劃和工作安排，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，為有需要的檔案資料管理工作者提供支持和妥善安排。此外，還要不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)技能和道德素養(yǎng)，使其能夠勝任檔案管理工作。只有建立健全檔案管理的現(xiàn)代化機(jī)制，才能在今后企事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)中取得重要成效，還要不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，對(duì)檔案的收集、整理和匯總要認(rèn)真負(fù)責(zé)，定期或不定期進(jìn)行保密、防火、防盜和衛(wèi)生培訓(xùn)工作。加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和自覺意識(shí)的培養(yǎng)，不斷完善檔案資料的整理及查閱工作。隨著人們對(duì)檔案管理工作的日益重視，需要配備專職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理、匯總檔案信息，還要不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，嚴(yán)格采用檔案管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來提升工作的質(zhì)量。需要借用檔案的部門或個(gè)人要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的審批制度，要經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的簽字后，才能進(jìn)行檔案查閱。檔案管理工作最主要的就是要有現(xiàn)代化意識(shí)，只有不斷改革創(chuàng)新，不斷地完善相應(yīng)的制度建設(shè)，才能更好地推動(dòng)檔案管理工作良性發(fā)展。企事業(yè)單位才能更好利用檔案輔助社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展，單位的投入反過來也將對(duì)檔案管理工作的開展具有重要的促進(jìn)作用。

5.構(gòu)建檔案管理安全體系

在信息技術(shù)發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)入侵等諸多問題對(duì)檔案的安全造成了極大的威脅。檔案管理部門要確保檔案資料的安全性，必須建立健全檔案管理安全體系。

一是，安裝專業(yè)的防病毒軟件，強(qiáng)化各級(jí)的檔案管理體系建設(shè)。

二是，建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)資源管理。

三是，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料實(shí)行歸檔存儲(chǔ)后，進(jìn)入備份中心執(zhí)行異構(gòu)備份和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)資源的安全。新時(shí)期，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理體系。

四、總結(jié)

檔案管理工作越來越成為一項(xiàng)重要的工作，相關(guān)部門要不斷加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，吸引高素質(zhì)人才，積極主動(dòng)地向先進(jìn)的檔案資料管理模式學(xué)習(xí)，尤其要不斷完善檔案管理機(jī)制，為我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：宋玲（1974—），女，漢族，山東棗莊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。