大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理使用困境與對(duì)策分析

毛雅琴

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)已全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透社會(huì)的各個(gè)層面，信息數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為時(shí)代的主流。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)本身就是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的管理工程，只有不斷更新理念、充實(shí)技術(shù)內(nèi)涵，才能有效保障信息化建設(shè)的實(shí)際成效。因此，如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代利用先進(jìn)的技術(shù)手段，突破流動(dòng)人員人事檔案管理的困境，推動(dòng)其信息化建設(shè)成為檔案管理部門高度重視的研究課題。鑒于此，本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的問(wèn)題，分析并提出人事檔案信息化建設(shè)的合理化建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；流動(dòng)人員；檔案管理

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作提出的新要求

從大數(shù)據(jù)技術(shù)的5V特征來(lái)看，其主要表現(xiàn)為Volume（大量）、 Velocity（高速）、 Variety（多樣）、 Value（價(jià)值）、Veracity（真實(shí)性）。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用一定要充分利用其所具有的上述特征，切實(shí)提升流動(dòng)人員人事檔案管理的效率與質(zhì)量。人事檔案需要記錄個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況，其包含的內(nèi)容應(yīng)是全面、真實(shí)的。由此來(lái)看，人事檔案包含的信息正是一項(xiàng)符合大數(shù)據(jù)定義與特點(diǎn)的重要信息資產(chǎn)。因此，圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)際特征來(lái)看，當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)主要集中在全面性、完整性以及共享利用等方面。但是，從流動(dòng)人員人事檔案管理工作實(shí)際來(lái)看，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩貛?lái)的影響，其在全面性、完整性方面均不夠理想。另外，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，檔案收集的目的就是為了更好地利用，但是，傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理理念存在重收集保存、輕查詢利用的情況。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理使用困境

1.檔案存放地較分散，信息共享難度大

由于我國(guó)戶籍管理的限制，流動(dòng)人員的人事檔案通常很難跟隨其進(jìn)行變動(dòng)，很容易出現(xiàn)人員崗位和檔案存放分離的狀態(tài)。而檔案存放在不同的地區(qū)，由于地區(qū)間的管理方法、理念及服務(wù)平臺(tái)的差異，流動(dòng)人員的人事檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，在利用檔案時(shí)會(huì)受到諸多限制，極為不便。并且，跨地區(qū)、跨行業(yè)的各存檔部門之間目前還不具備信息共享?xiàng)l件，無(wú)法建立統(tǒng)一的檔案查詢平臺(tái)，流動(dòng)人員往往需要跑許多部門才能查詢到自己檔案的存放地。因此，信息不能共享嚴(yán)重制約了流動(dòng)人員人事檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理模式落后，檔案使用效率低

由于檔案信息保密安全的局限和傳統(tǒng)的檔案管理模式，很多人事檔案管理部門對(duì)于檔案的收集、管理手段、服務(wù)機(jī)制還是老一套，沒(méi)有適應(yīng)新情況、新變化，煩瑣的調(diào)閱手續(xù)限制了檔案的使用效率。目前，許多沒(méi)有檔案管理資質(zhì)的部門還保管了相當(dāng)一部分流動(dòng)人員的人事檔案，而這些部門作為實(shí)際的檔案保管者，其保管的目的是自己?jiǎn)挝皇褂梅奖?，他們并無(wú)檔案管理權(quán)限，不能對(duì)外開具相關(guān)證明，在其他部門或檔案本人需要調(diào)閱檔案材料時(shí)，不能夠執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一的經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)和調(diào)閱程序，導(dǎo)致調(diào)閱檔案時(shí)間上的浪費(fèi)和空間上的不便，嚴(yán)重影響流動(dòng)人員的檔案利用效率。

3.檔案信息資料不完善，收集困難

造成這種情況的主要原因：一是不少單位對(duì)于人事檔案管理不重視，制度規(guī)范、監(jiān)督指導(dǎo)嚴(yán)重缺失，加上管理人員素質(zhì)良莠不齊，工作缺乏積極性和主動(dòng)性，導(dǎo)致新形成的檔案材料不能及時(shí)歸檔上傳；二是部分中小企業(yè)人力資源專員對(duì)檔案材料收集不夠重視，不能夠及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)該歸檔的檔案材料；三是隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為方便群眾，許多就業(yè)、社保和醫(yī)療等服務(wù)事項(xiàng)先后實(shí)施了網(wǎng)絡(luò)辦理，其數(shù)據(jù)信息由于保密性要求不能夠跨單位、跨行業(yè)共享。在電子簽章尚未普及的情況下，導(dǎo)致業(yè)務(wù)手續(xù)辦理完畢但卻無(wú)紙質(zhì)材料生成，而生成的電子檔案材料也無(wú)法順利歸檔，嚴(yán)重影響人事檔案的完整性；四是由于流動(dòng)人員自身對(duì)檔案重要性的認(rèn)知不足，許多人事檔案還存放在流動(dòng)人員手里或處于遺棄狀態(tài)，更別談及時(shí)補(bǔ)充和完善其檔案信息了。

4.紙質(zhì)檔案不易保管，數(shù)字化程度低

一是傳統(tǒng)檔案材料大多采用紙質(zhì)檔案保存，資源損耗大，調(diào)閱環(huán)節(jié)多，且容易損毀，特別是部分單位為了使用方便，不愿意將檔案存放在有管理資質(zhì)的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，日常檔案資料也不能做到專人專管及時(shí)歸集，容易和業(yè)務(wù)檔案混在一起，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺漏、損毀甚至丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量和使用效率。二是有些具備人事檔案管理資格的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)由于人力和財(cái)力的限制，在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、智能化加工，雖然建立了自己的基礎(chǔ)信息資源庫(kù)，但在跨區(qū)域經(jīng)辦時(shí)，不能實(shí)現(xiàn)信息共享，無(wú)法提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

5.軟硬件水平參差不齊﹐無(wú)法適應(yīng)工作需要

一是檔案管理部門的硬件設(shè)施不足，沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室，或者檔案室面積不達(dá)標(biāo)，沒(méi)有配備專職的檔案管理人員，加上設(shè)備老舊，防火、防霉和防盜措施不到位，檔案資料沒(méi)有統(tǒng)一的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法為流動(dòng)人員檔案的安全保管提供強(qiáng)有力的平臺(tái)。二是大數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)的服務(wù)還沒(méi)有滲入基層，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)字化加工和信息庫(kù)資源配備不到位，各地各部門使用不同的管理系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)查詢和辦理業(yè)務(wù)，與其他部門、系統(tǒng)跨地域接轉(zhuǎn)時(shí)存在銜接不順暢的現(xiàn)象，不符合當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+公共服務(wù)”的新要求。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的有效對(duì)策

1.統(tǒng)一經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新管理模式

按照國(guó)家《檔案法》規(guī)定和人社部的要求，統(tǒng)一流動(dòng)人員人事檔案公共服務(wù)經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)，各地檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要梳理、細(xì)化服務(wù)流程，推進(jìn)辦事材料目錄化和標(biāo)準(zhǔn)化。按照《流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范》開展檔案基礎(chǔ)信息采集，確保檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整有效，為實(shí)現(xiàn)檔案信息共享打好基礎(chǔ)。參照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017），推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼格式、統(tǒng)一檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)規(guī)范，形成上下貫通、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)集中、信息共享的管理體制。統(tǒng)一經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)有利于破解流動(dòng)人員人事檔案碎片化管理格局，可以將分散在各處的流動(dòng)人員檔案統(tǒng)一歸集到公共就業(yè)和人才服務(wù)部門管理，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，同步建成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，打造流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺(tái)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和政務(wù)服務(wù)融會(huì)貫通，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)“一網(wǎng)通辦”，著力提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

2.完善管理制度，規(guī)范管理流程

按照《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，建立健全流動(dòng)人員人事檔案收集歸檔、整理保管、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、查閱利用與檔案信息化建設(shè)等各項(xiàng)管理制度。一是檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要做好流動(dòng)人員人事檔案材料的整理、鑒別和歸檔工作，嚴(yán)格遵循檔案材料收集歸檔真實(shí)、全面、及時(shí)和規(guī)范的原則，從源頭上保證流動(dòng)人員人事檔案質(zhì)量。工作人員在接收檔案時(shí)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，仔細(xì)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)缺失材料時(shí)要及時(shí)溯源，補(bǔ)齊丟失遺漏的資料，確保每一份人事檔案的真實(shí)性和完整性。二是實(shí)行統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案管理工作流程，統(tǒng)一流動(dòng)人員人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、查閱和庫(kù)房管理及各類證明出具等工作流程。要結(jié)合當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的需求，簡(jiǎn)化辦事程序，創(chuàng)新服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)線上線下高效協(xié)同，提高檔案公共服務(wù)能力和便民化水平。三是配備規(guī)范的流動(dòng)人員人事檔案庫(kù)房設(shè)備設(shè)施，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，切實(shí)做到“三分開”（辦公用房、閱覽室和檔案庫(kù)房分開）和“六防”（防塵、防潮、防火、防盜、防蛀、防紫外線），定期檢查電路、消防等安全設(shè)備設(shè)施，保證實(shí)體檔案的安全完整。四是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。根據(jù)紙質(zhì)檔案管理要求，做好數(shù)字檔案的利用、轉(zhuǎn)遞和安全保密工作。在實(shí)際工作中，還要加強(qiáng)人民群眾對(duì)于人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。通過(guò)企業(yè)、辦事大廳發(fā)放宣傳頁(yè)和微信公眾號(hào)、短視頻等方式加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳教育，讓人民群眾從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)于自身發(fā)展的重要性，盡量減少或者避免出現(xiàn)因?yàn)楸救苏J(rèn)識(shí)不到位所造成的檔案缺失。只有流動(dòng)人員的檔案意識(shí)變強(qiáng)了，才會(huì)主動(dòng)配合相關(guān)部門完善檔案材料，才能發(fā)揮人事檔案的真正價(jià)值，同時(shí)也更有利于規(guī)范人事檔案的管理流程。

3.建立大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，提升管理水平

公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極利用信息技術(shù)建立流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨層級(jí)的數(shù)據(jù)共享與交換，打破檔案信息孤島，打破行業(yè)單位間壁壘，全面實(shí)現(xiàn)各地區(qū)檔案信息的共享。一是要堅(jiān)持“集中統(tǒng)一、歸口管理”原則，加快推進(jìn)檔案管理服務(wù)職能整合，消除多頭管理和多平臺(tái)經(jīng)辦。實(shí)行人事檔案分級(jí)管理為主、屬地管理為輔機(jī)制。二是建立流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一經(jīng)辦平臺(tái)，利用服務(wù)平臺(tái)多渠道提供檔案接收、調(diào)轉(zhuǎn)、查詢及證明開具等各類服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”模式。三是按照“數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸、信息全國(guó)共享”的原則，推進(jìn)省級(jí)集中的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)與全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)對(duì)接，建立安全、便捷、共享和高效的流動(dòng)人員人事檔案信息化應(yīng)用體系。四是要建立健全流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用能力，全面掌握流動(dòng)人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布和流向等情況，為地區(qū)人才引進(jìn)、就業(yè)服務(wù)、社會(huì)保障和教育等研究提供數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。

4.推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享

各地區(qū)要加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，積極爭(zhēng)取上級(jí)部門和當(dāng)?shù)刎?cái)政資金支持，加大專業(yè)技術(shù)人員和設(shè)備投入，盡早實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。有條件的地區(qū)建議推廣電子證照、電子公文、電子簽章等新技術(shù)應(yīng)用，通過(guò)信息交互等方式不斷拓展流動(dòng)人員人事檔案材料收集渠道，建立以政務(wù)數(shù)據(jù)為支撐的流動(dòng)人員人事數(shù)字檔案。在全面推進(jìn)數(shù)字檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，各個(gè)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)之間還應(yīng)當(dāng)大力推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，包含公共網(wǎng)絡(luò)和專用網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，并分別給予對(duì)應(yīng)網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)的權(quán)限，設(shè)置權(quán)限內(nèi)針對(duì)性的功能模塊，以此來(lái)針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)平臺(tái)，能夠利用云端進(jìn)行儲(chǔ)存?zhèn)浞荩\(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和融合利用，逐步實(shí)現(xiàn)與民政、醫(yī)療、就業(yè)、社保和社會(huì)服務(wù)等重點(diǎn)領(lǐng)域信息交換共享，確保資源共享成果。例如，為實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，山東海陽(yáng)市積極抓好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，通過(guò)政府采購(gòu)、公開招標(biāo)、聘請(qǐng)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)等對(duì)在庫(kù)檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工。目前，已將41923份流動(dòng)人員檔案按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求進(jìn)行了數(shù)字化加工整理，為當(dāng)?shù)厝松绮块T檔案管理信息化建設(shè)提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。下一步，海陽(yáng)市將繼續(xù)充分運(yùn)用檔案信息化建設(shè)成果，以流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，借助“智慧人社”公共服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)“跨省通辦”，全面實(shí)現(xiàn)信息互通共享和檔案業(yè)務(wù)“一網(wǎng)通辦”。

5.強(qiáng)化管理培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

一是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化的培訓(xùn)，從根本上提高企業(yè)對(duì)人事檔案的重視程度，通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和宣傳等措施加強(qiáng)企業(yè)工作人員對(duì)于人事檔案的認(rèn)識(shí)，在理解的基礎(chǔ)上運(yùn)用到實(shí)踐中去。督導(dǎo)用人單位人力資源專員嚴(yán)格執(zhí)行公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)制定的檔案材料收集制度，盡量做到專人專管。

二是加強(qiáng)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素能。定期組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、文件政策精神和檔案管理規(guī)定，最好能“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”，借鑒發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和做法，掌握最新的檔案管理動(dòng)態(tài)。在條件允許的情況下，可結(jié)合隊(duì)伍實(shí)際設(shè)計(jì)針對(duì)性的培訓(xùn)體系，通過(guò)引入專家講座、集中培訓(xùn)以及在職培訓(xùn)等多元化方式，培養(yǎng)一支既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的檔案管理專業(yè)化團(tuán)隊(duì)。

三是在加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，進(jìn)一步深化大數(shù)據(jù)理念，加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)教育，全面提升他們的綜合素質(zhì)，以便更好地適應(yīng)新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)工作。

四、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)了流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的開展具有重要的促進(jìn)作用，流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+服務(wù)”已經(jīng)成為公共服務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)的標(biāo)志之一，相關(guān)部門要加大對(duì)基層信息化平臺(tái)建設(shè)的力度，增加相適應(yīng)的資金投入，配備與崗位相適應(yīng)的人才，全面提升公共就業(yè)服務(wù)能力和便民化水平。作為新時(shí)代的檔案工作者，我們需要深入分析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，從實(shí)際角度出發(fā)，積極引入大數(shù)據(jù)時(shí)代新興的信息化技術(shù)，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理朝著信息化、專業(yè)化、規(guī)范化和服務(wù)化的方向發(fā)展，切實(shí)提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，滿足人民群眾對(duì)公共服務(wù)的高質(zhì)量需求。

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（作者單位：海陽(yáng)市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）