信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理的影響分析

夏宇飛 張園園 杜鵬 李亞楠

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的全面普及，在高校檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，促進(jìn)高校檔案管理工作的信息化發(fā)展，已成為必然趨勢(shì)?；诖?，本文針對(duì)信息化技術(shù)發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作所帶來(lái)的影響進(jìn)行深度分析，并且結(jié)合高校檔案管理工作現(xiàn)狀提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，供檔案界同人參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化技術(shù)；影響分析；優(yōu)化策略

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)完成普及后，提示人們信息化時(shí)代的到來(lái)。隨著高等教育深化改革以及高校工作的日漸深入，將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入高校檔案管理工作已成為大勢(shì)所趨。通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)的科學(xué)引入，可以有效拓寬高校檔案管理工作的功效，提升我國(guó)高校檔案管理水平，為高校學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)。

一、信息化技術(shù)發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作的影響

1.優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

首先，將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到高校檔案管理工作當(dāng)中，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為更為先進(jìn)、高效的電子檔案，不僅節(jié)約檔案儲(chǔ)存空間，而且也為檔案管理工作提供了諸多便利。避免在檔案信息提取環(huán)節(jié)、檔案保存環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案丟失以及破損的問(wèn)題，顯著提升檔案管理工作效率。其次，節(jié)約信息編寫(xiě)時(shí)間，減少檔案管理工作量。在高校生源擴(kuò)招這一現(xiàn)實(shí)背景下，高校檔案數(shù)量，尤其是學(xué)籍檔案數(shù)量明顯增加，若檔案管理人員采用傳統(tǒng)資料整理、資料加工方式，不僅花費(fèi)大量的時(shí)間成本，而且也為檔案管理人員帶來(lái)一定的工作壓力。在現(xiàn)代化信息技術(shù)引入后，則可顯著提升檔案管理效率。最后，傳統(tǒng)高等院校檔案管理工作需要手動(dòng)開(kāi)展檔案查詢，管理人員需要查找相關(guān)目錄，同時(shí)還需要檢驗(yàn)檔案信息的完整性，整個(gè)過(guò)程極為復(fù)雜，而利用現(xiàn)代化信息技術(shù)可以有效減少搜索時(shí)間，保證檔案查找效率。

2.完成檔案信息共享

高校檔案中的學(xué)籍檔案對(duì)應(yīng)屆及往屆學(xué)生都具有重要意義，在學(xué)生升學(xué)、求職期間，檔案利用率較高，但傳統(tǒng)高校檔案管理模式過(guò)于煩瑣，一旦相關(guān)單位或者上級(jí)部門需要查詢高校學(xué)生檔案，需要經(jīng)歷一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的查詢過(guò)程。而將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入高校檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，學(xué)生的完整資料可以通過(guò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備設(shè)施完成信息傳遞，從而顯著提升檔案信息的精準(zhǔn)性、完整性與時(shí)效性，滿足檔案利用對(duì)社會(huì)服務(wù)的各項(xiàng)需求。

3.實(shí)現(xiàn)透明化檔案管理

在傳統(tǒng)高等院校檔案管理工作當(dāng)中，學(xué)生無(wú)法接觸到自身檔案，更加無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行核查。而高校檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，則實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的透明化，各個(gè)高校都可以構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)檔案，使學(xué)生可以通過(guò)相關(guān)信息來(lái)查詢與自身相關(guān)的檔案內(nèi)容，以提升學(xué)生對(duì)自身檔案的了解程度，同時(shí)，還可以對(duì)高校檔案管理人員的工作展開(kāi)合理監(jiān)督，促進(jìn)高校檔案管理工作透明化發(fā)展。

二、高校檔案管理工作信息化發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.信息化管理人才嚴(yán)重缺乏

檔案管理工作者是高校檔案工作順利開(kāi)展的重要保障，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)能力直接影響到檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。結(jié)合目前形勢(shì)分析，高校引進(jìn)檔案管理專業(yè)的高素質(zhì)人才有流失的情況。在信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，高校檔案管理工作者信息化技術(shù)應(yīng)用能力不佳，而計(jì)算機(jī)專業(yè)人才引進(jìn)難度較大，導(dǎo)致高校信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)科學(xué)共享。與此同時(shí)，高校檔案管理工作中信息安全至關(guān)重要，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員開(kāi)展安全防護(hù)工作，不利于高校檔案管理工作信息化發(fā)展。

2.對(duì)信息化管理模式認(rèn)知不足

信息化技術(shù)發(fā)展為各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)廣闊的發(fā)展空間，因此，很多高校也意識(shí)到信息化技術(shù)的重要價(jià)值，開(kāi)始引用信息化教育系統(tǒng)。但結(jié)合目前形勢(shì)分析，仍有部分高校沒(méi)有意識(shí)到信息化技術(shù)的重要價(jià)值，還有部分院校更加注重在教學(xué)環(huán)節(jié)引入信息化技術(shù)，而對(duì)檔案管理工作信息化發(fā)展、數(shù)字化發(fā)展的重視程度不足，直接導(dǎo)致國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作信息化程度普遍弱于高校教學(xué)活動(dòng)信息化建設(shè)水平。首先，由于檔案管理工作者缺乏良好的創(chuàng)新意識(shí)，不愿意主動(dòng)探索新的管理技能與管理理念；其次，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理工作人員配置與結(jié)構(gòu)設(shè)置無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作信息化發(fā)展規(guī)律，使得檔案管理信息化工作應(yīng)用效果不佳，信息化技術(shù)的作用與價(jià)值無(wú)法得到有效發(fā)揮。

3.軟硬件設(shè)備設(shè)施落后

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的背景下，縮微技術(shù)與光學(xué)技術(shù)也逐漸應(yīng)用于檔案管理工作中。但此類先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用、科學(xué)推廣以及科學(xué)實(shí)施，都需要得到先進(jìn)設(shè)備的助力與支持。反觀高校檔案管理部門并不具備引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備的條件，在專用服務(wù)器、空調(diào)設(shè)備以及除濕機(jī)設(shè)備方面投入力度不足。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)完成普及后，雖然高校檔案管理工作信息化建設(shè)水平明顯提升，但相較于教學(xué)部門以及科研部門，檔案管理部門在軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入略顯缺失，基本停留在基礎(chǔ)檔案管理工作當(dāng)中，經(jīng)費(fèi)不足也是高校檔案管理工作信息化發(fā)展的最大阻礙。

三、提升高校檔案管理工作信息化建設(shè)水平的實(shí)踐策略

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，提升對(duì)信息化建設(shè)的重視

為保證高校檔案管理工作信息化建設(shè)水平提升，需要充分意識(shí)到高校檔案管理工作的重要價(jià)值、重要地位、重要作用以及重要意義。與此同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)提升對(duì)信息化管理模式的認(rèn)知程度，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理觀念，將檔案管理工作信息化建設(shè)與高校數(shù)字化建設(shè)有機(jī)融合，使二者可以實(shí)現(xiàn)同步促進(jìn)、同步發(fā)展，加大檔案管理部門的人力、財(cái)力以及物力資源投入。與此同時(shí)，高校檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校檔案館多元化、信息化發(fā)展需求來(lái)做出相應(yīng)的優(yōu)化與調(diào)整，將各項(xiàng)工作落到實(shí)處，科學(xué)制定發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合規(guī)律來(lái)開(kāi)展建設(shè)工作，充分引入多重建設(shè)形式與多種發(fā)展模式來(lái)開(kāi)展檔案工作創(chuàng)新，合理利用高校管理優(yōu)勢(shì)，建立檔案瀏覽機(jī)制與檔案目錄中心。在高校育人環(huán)節(jié)發(fā)揮檔案管理工作的信息優(yōu)勢(shì)，不僅是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然需求，同樣也是高校信息化建設(shè)的著重體現(xiàn)。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，保證管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為保證高等院校檔案管理工作效率穩(wěn)固提升，需要積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)。而現(xiàn)代化信息技術(shù)引入需要得到計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的支持，因此，高等院校首先應(yīng)當(dāng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才以及具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的檔案管理專業(yè)人員。信息化建設(shè)需要得到計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的雙重支持，而檔案管理專業(yè)人員可以提供檔案知識(shí)，計(jì)算機(jī)專業(yè)人員可以提供技術(shù)支持，二者合二為一，可以促進(jìn)高等院校檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展、信息化發(fā)展。其次，為解決目前高等院校檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)不足這一問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)開(kāi)展人員培訓(xùn)工作，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平與檔案業(yè)務(wù)水平來(lái)展開(kāi)人員培訓(xùn)，強(qiáng)化軟件工具應(yīng)用能力以及現(xiàn)代化信息技術(shù)操作水平，使每位檔案管理工作者都具備良好的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，可以成為高等院校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展所需的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才以及一專多能的復(fù)合型人才。并且通過(guò)開(kāi)展職業(yè)規(guī)劃、提升薪資待遇等方式來(lái)聚攏技術(shù)型人才、創(chuàng)新型人才。不僅如此，檔案管理工作者也需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，提升現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)助力自身早日成為檔案管理工作發(fā)展所需的學(xué)習(xí)型人才、實(shí)干型人才、創(chuàng)新型人才以及研究型人才，這不僅是推動(dòng)高校檔案工作實(shí)現(xiàn)發(fā)展的需要，同樣也是高校檔案管理工作人員自身發(fā)展的需要。因此，高等院校檔案管理工作是一項(xiàng)極為嚴(yán)謹(jǐn)，且系統(tǒng)的工作只有依托現(xiàn)代化信息技術(shù)的合理引入，并且在工作當(dāng)中與檔案管理機(jī)制有機(jī)融合，才能促進(jìn)高等院校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。為此，檔案管理人員需要擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及求真務(wù)實(shí)的創(chuàng)新精神，才可以為高等院校檔案管理工作發(fā)展提供助力。

3.加大信息化設(shè)備投入力度，提升檔案服務(wù)水平

為保證高校檔案管理工作信息化建設(shè)水平穩(wěn)步提升，需要得到充足的軟件設(shè)施與硬件設(shè)施支持。為實(shí)現(xiàn)這一目的，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，引進(jìn)專業(yè)性檔案管理體系與檔案管理設(shè)備，在投入充足的檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)上，為檔案管理工作數(shù)字化、信息化發(fā)展提供基礎(chǔ)條件。不僅如此，還需結(jié)合檔案管理發(fā)展需求來(lái)制定完善的防護(hù)系統(tǒng)，這些都需要在計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的助力下方可完成。為此，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案信息化發(fā)展來(lái)設(shè)立專項(xiàng)基金，確保專業(yè)性人才可以為高校檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持與系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)。

4.建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，引入安全保障體系

可以說(shuō)，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，高校檔案管理工作數(shù)字化、信息化發(fā)展是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云平臺(tái)技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)新，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理。此時(shí)，高校教學(xué)數(shù)字化管理體系可以作為檔案管理信息化發(fā)展的重要助力，檔案管理工作可以引入TCP技術(shù)、IP技術(shù)以及多媒體技術(shù)，為高校檔案構(gòu)建完善的目錄庫(kù)，配備電子資料系統(tǒng)，為檔案信息查詢提供便利條件，使檔案管理效率顯著提升，促進(jìn)高校檔案管理工作規(guī)范化、便捷化發(fā)展。與此同時(shí)，信息化技術(shù)發(fā)展在為教學(xué)檔案管理工作帶來(lái)創(chuàng)新助力的同時(shí)，也為檔案管理工作帶來(lái)不穩(wěn)定因素，因此，保證檔案管理工作的密閉性極為關(guān)鍵，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建完善的安全保障系統(tǒng)，為檔案管理消除一切不穩(wěn)定因素。因此，檔案管理部門應(yīng)提升網(wǎng)絡(luò)病毒防范意識(shí)，構(gòu)建完善的安全防范體系，將所有電子信息做好備份，在確保安全的基礎(chǔ)上，開(kāi)展各項(xiàng)操作，保證電子檔案信息的精準(zhǔn)性與完整性。

5.引入虛擬式檔案管理，提升檔案信息利用率

在高等院校檔案管理環(huán)節(jié)引入動(dòng)態(tài)虛擬技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理、虛擬式管理，靈活選擇數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)建立管理體系，實(shí)施基礎(chǔ)服務(wù)與基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施統(tǒng)一管理機(jī)制，可以結(jié)合使用資源以及需求來(lái)展開(kāi)延伸性服務(wù)，降低信息入駐門檻，提升整體信息監(jiān)控水平。并且引入快捷式操作，提升檔案信息推廣速度、傳輸速度以及應(yīng)用速度，構(gòu)建完善的信息共享平臺(tái)以及信息共建平臺(tái)，節(jié)約各項(xiàng)信息獲取投入成本，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源實(shí)時(shí)共享，規(guī)范檔案信息化利用以及制度建設(shè)。除此之外，高等院校還應(yīng)當(dāng)積極建立完善檔案管理工作的傳輸流程與信息傳送流程，積極引入多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。單就計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，可以引入資源建設(shè)技術(shù)、資源縮微技術(shù)以及資源掃描技術(shù)開(kāi)展檔案信息處理工作，借助云平臺(tái)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息智能化發(fā)展，構(gòu)建完善的信息服務(wù)平臺(tái)，助力檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，還需各個(gè)部門通力合作，完成檔案管理工作創(chuàng)新任務(wù)，并且確保檔案信息管理可以滿足人員調(diào)取資料查詢需求。在檔案管理環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)顯著提升管理效率這一目標(biāo)，確保檔案管理信息發(fā)揮最大的價(jià)值。

四、高校檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)

1.多元化發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的不斷提高，檔案信息也逐漸朝向多元化方向發(fā)展，雖然傳統(tǒng)電子文本資源、互聯(lián)網(wǎng)資源以及音像資料都是重要的檔案資料，但高校檔案管理形式主要以紙質(zhì)為主，在信息化技術(shù)引入后，雖然檔案信息管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，但針對(duì)信息儲(chǔ)存空間以及信息儲(chǔ)存時(shí)間都有著極其密切的要求，因此，需要對(duì)檔案儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)展開(kāi)合理配置，電子資源可以作為檔案管理備份的重要手段，拓寬到學(xué)籍檔案接收環(huán)節(jié)以及歸納總結(jié)環(huán)節(jié)，高校檔案管理工作朝向多元化發(fā)展。

2.多樣化發(fā)展趨勢(shì)

隨著檔案管理信息化建設(shè)工作日漸深入，傳統(tǒng)影像資料、電子資料以及紙質(zhì)資料也逐漸呈現(xiàn)多樣化特征，以各種形式出現(xiàn)的信息資料不斷占領(lǐng)市場(chǎng)。在高校檔案管理工作改革背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)載體無(wú)法滿足檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展需求。在現(xiàn)代化信息技術(shù)日益發(fā)展的背景下，檔案信息形式也越發(fā)多元，因此，檔案資料種類也逐漸呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì)。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校檔案管理工作發(fā)展需要得到信息化技術(shù)的助力與支持，二者之間具有諸多互通之處。高?？梢酝ㄟ^(guò)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，提升對(duì)信息化建設(shè)的重視、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)、加大信息化設(shè)備投入力度、提升檔案服務(wù)水平，以及建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)、引入安全保障體系、引入虛擬式檔案管理、提升檔案信息利用率等方式來(lái)開(kāi)展高校檔案管理工作信息化建設(shè)。這不僅顯著提升高校檔案管理業(yè)務(wù)水平，還為高校學(xué)生帶來(lái)更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

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（作者單位：天津醫(yī)科大學(xué)綜合檔案室）

作者簡(jiǎn)介：夏宇飛（1984—），女，漢族，吉林人，碩士研究生，實(shí)驗(yàn)師，研究方向：高校檔案管理。