學(xué)校會計(jì)檔案管理的有效實(shí)施對策研究

徐靜 燕雪

摘要：學(xué)校會計(jì)檔案是指學(xué)校在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算等活動中所持有的書面材料和會計(jì)憑證，是學(xué)校的重要檔案，關(guān)系著學(xué)校的一切財(cái)務(wù)進(jìn)賬或支出等會計(jì)活動。所以，在學(xué)校的管理體系中，會計(jì)檔案管理是相當(dāng)重要的一項(xiàng)工作，學(xué)校在管理過程中一定要樹立正確的管理意識，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識，制定周密詳細(xì)的會計(jì)檔案管理制度，提升管理人員的專業(yè)能力，加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的職業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)校會計(jì)檔案管理工作形成管理閉環(huán)，通過組織管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的會計(jì)檔案管理理念促進(jìn)會計(jì)文件立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等流程制度的建立，加強(qiáng)對于會計(jì)工作人員和檔案管理人員的監(jiān)督，保證會計(jì)檔案的妥善保管、有序存放和隨時(shí)查閱。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；會計(jì)襠案管理；現(xiàn)狀；實(shí)施對策

引言

我國《會計(jì)法》規(guī)定，“各單位對會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料應(yīng)建立檔案，妥善保管。會計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財(cái)政部門會同有關(guān)部門制定。”也就是說，學(xué)校對于本單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他相關(guān)資料具有妥善管理、存放、整理的責(zé)任，要聘請專業(yè)的會計(jì)工作人員對上述資料進(jìn)行整理、歸檔、保管，確保會計(jì)信息的準(zhǔn)確性和會計(jì)資料的完備性。《會計(jì)檔案管理辦法》中針對學(xué)校會計(jì)檔案下了一個(gè)明確的定義，即“學(xué)校會計(jì)檔案是指學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會計(jì)憑證、會計(jì)賬表和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料”。學(xué)校會計(jì)檔案管理也就是對上述資料進(jìn)行歸檔整理、妥善管理，保證學(xué)校在工作過程中的每一筆支出和進(jìn)賬都有跡可循、有料所依。

1 學(xué)校會計(jì)檔案管理相關(guān)概述

1.1 會計(jì)檔案的定義

會計(jì)檔案指的是與會計(jì)相關(guān)的資料，比如說會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料等，都屬于會計(jì)檔案內(nèi)容。會計(jì)檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位重要資料，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要關(guān)系。可以說會計(jì)檔案是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。因?yàn)闀?jì)檔案會對企業(yè)經(jīng)濟(jì)相關(guān)決策產(chǎn)生一定影響，所以在必須要重視相關(guān)問題處理[1]。通俗一點(diǎn)來說，會計(jì)檔案就是狹義層面上的相關(guān)會計(jì)文件，在個(gè)人或單位的財(cái)務(wù)進(jìn)賬或支出過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)資料，因其具有的會計(jì)價(jià)值被整理起來，歸檔到同一個(gè)檔案袋中，就形成了會計(jì)檔案。會計(jì)檔案可以很好的反應(yīng)出一個(gè)企業(yè)發(fā)展情況與過程，比如說企業(yè)是否存在違法行為，會計(jì)資料是否存在舞弊等，都可以通過會計(jì)檔案查詢得知。此外，會計(jì)檔案還可以為國家和單位提供詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)信息，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策和單位作出經(jīng)營決策提供參考。所以任何企業(yè)都應(yīng)重視會計(jì)檔案相關(guān)問題解決。

1.2 會計(jì)檔案的價(jià)值與功能

謝倫伯格（Schllenberg）提出：檔案的價(jià)值可以劃分為主要價(jià)值和次要價(jià)值兩種不同的層次的功能價(jià)值。而會計(jì)檔案本就屬于檔案的特別形式之一，是指會計(jì)管理人員在財(cái)務(wù)往來過程中整理、歸檔形成的一種檔案，自然也具有主要價(jià)值和次要價(jià)值，在對財(cái)務(wù)分析、會計(jì)管理的過程中也發(fā)揮著不同程度的功能和作用。首先是行政價(jià)值。行政價(jià)值主要是指會計(jì)檔案可以用來支持檔案產(chǎn)生者持續(xù)進(jìn)行行政事務(wù)的價(jià)值，也就是說會計(jì)檔案的作用不是即時(shí)性的，而是長期性的，它能夠在后期的行政工作中持續(xù)發(fā)揮作用，促進(jìn)行政工作的推進(jìn)，能夠給會計(jì)檔案使用人員提供一定的參考價(jià)值，讓財(cái)務(wù)主管人員和行政管理人員能夠在檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行決策，大大提升行政部門工作效率。其次是法律價(jià)值，會計(jì)檔案不僅能給行政工作提供便利，還能在個(gè)人或單位產(chǎn)生法律糾紛時(shí)提供法律依據(jù)，根據(jù)檔案中記錄的流水、經(jīng)濟(jì)往來和收入支出，綜合分析企業(yè)或者是個(gè)人的經(jīng)濟(jì)能力，提供有效的會計(jì)檔案作為證據(jù)，保障自身合法權(quán)益不受侵犯。最后是財(cái)務(wù)價(jià)值，也是會計(jì)檔案的本質(zhì)價(jià)值，會計(jì)檔案的有效管理不僅可以建立完善的財(cái)務(wù)信息管理制度，還能提升企業(yè)或是個(gè)人的可信度，與其他人或其他企業(yè)之間建立良好的經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系，促進(jìn)個(gè)人或是單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。會計(jì)檔案的次要價(jià)值主要是指證據(jù)價(jià)值、信息價(jià)值、備份價(jià)值等，將會計(jì)資料、經(jīng)濟(jì)往來記錄在冊、等級整理、歸檔管理，不僅能夠以備不時(shí)之需，還能在復(fù)盤檔案的過程中發(fā)現(xiàn)自身不足，及時(shí)調(diào)整會計(jì)檔案管理方案，促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和體系化，充分發(fā)揮會計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)決策參考作用、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)憑證作用和史料研究作用。

1.3 學(xué)校會計(jì)檔案管理

根據(jù)資料，學(xué)校會計(jì)檔案管理內(nèi)容包括： 1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、經(jīng)濟(jì)往來憑證、其他憑證；2.會計(jì)賬簿類：總賬、經(jīng)濟(jì)流水賬、固定資產(chǎn)賬、其他會計(jì)賬簿；3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。除此之外，學(xué)校會計(jì)檔案管理還包括應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)等?？傊瑫?jì)信息錯(cuò)綜復(fù)雜，學(xué)校會計(jì)檔案的管理工作煩冗而瑣碎，學(xué)校應(yīng)當(dāng)意識到傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理過程中的誤區(qū)，通過聘請專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員，提升會計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，提升會計(jì)檔案管理水平，為學(xué)校清晰、準(zhǔn)確的經(jīng)濟(jì)交易提供明確具體的檔案記錄，促進(jìn)學(xué)校管理水平的提升。

2 學(xué)校會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 會計(jì)檔案管理制度滯后，無法滿足現(xiàn)代化管理要求

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的學(xué)校會計(jì)檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的會計(jì)檔案管理工作，但是學(xué)校管理人員仍然沒有意識到這一問題，依舊沿用傳統(tǒng)的制度方法對學(xué)校會計(jì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致目前大部分學(xué)校的會計(jì)檔案管理制度相對滯后，不能完全滿足當(dāng)前學(xué)校會計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的要求。2011年頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》指出，會計(jì)檔案管理的對象主要是針對較為傳統(tǒng)的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)版會計(jì)資料。但隨著近些年來我國的飛速發(fā)展，科技領(lǐng)域、教育領(lǐng)域和人們的生活已經(jīng)可以說是發(fā)生了天翻地覆的變化，尤其是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息化技術(shù)已經(jīng)被熟練地運(yùn)用到我國的學(xué)校會計(jì)檔案管理工作中，在一定程度上推動了我國會計(jì)檔案管理工作的信息化和智能化。目前我國大部分學(xué)校都已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，在信息化管理設(shè)備和良好互連網(wǎng)絡(luò)的有力支撐下產(chǎn)生了大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫、備份文件等為信息載體的新會計(jì)檔案，這也是我國會計(jì)檔案管理工作的一大發(fā)展和進(jìn)步。但是會計(jì)檔案在不斷向前發(fā)展，學(xué)校管理制度卻依舊止步不前，學(xué)校也沒有意識到二者之間的差距在不斷拉大，沒有制定、出臺相應(yīng)的管理辦法，導(dǎo)致電子會計(jì)檔案在管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，譬如管理人員不熟悉電腦操作、會計(jì)信息搜集不全、會計(jì)資料散落在不同的經(jīng)辦人手中等，嚴(yán)重影響了學(xué)校會計(jì)檔案管理工作的有效推進(jìn)，影響了學(xué)校的綜合發(fā)展。所以，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)注意到這一現(xiàn)狀，積極采取相關(guān)政策對自身管理制度進(jìn)行優(yōu)化更新，還要根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》第十五條規(guī)定：“會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料。應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管?！蓖晟谱陨頃?jì)檔案管理制度，提高會計(jì)檔案管理人員的信息化水平，讓電子化的會計(jì)信息也能夠被準(zhǔn)確無誤地被收集、整理、歸檔、收納，通過規(guī)范的規(guī)章制度加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，確保學(xué)校會計(jì)檔案工作能夠科學(xué)、有序開展，保障學(xué)校會計(jì)檔案的安全性、隱私性和完整性[2]。

2.2 管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低，缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)

從管理人員的層次來看，大部分學(xué)校對于會計(jì)檔案管理工作的重視程度仍然有待進(jìn)一步提升，由于學(xué)校的不重視，在招聘過程中忽略了管理人員的專業(yè)性，降低了對于學(xué)校會計(jì)檔案管理人員的能力要求，導(dǎo)致管理人員自身也沒有樹立起一定的責(zé)任意識在工作過程中出現(xiàn)管理意識模糊和專業(yè)素養(yǎng)較低的問題。結(jié)合實(shí)際情況來看，學(xué)校在招聘財(cái)務(wù)管理人員時(shí)的首要條件是應(yīng)聘人員的學(xué)歷，卻忽略了更為重要的管理經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致學(xué)校的財(cái)務(wù)管理人員雖然具有較高學(xué)歷水平，但是在工作過程中由于只掌握了理論知識而沒有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就會出現(xiàn)部分工作人員工作意識不堅(jiān)定，對會計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，缺乏會計(jì)檔案整理的工作經(jīng)驗(yàn)， 難以保證檔案資料的安全性和完整性等問題，最終導(dǎo)致學(xué)校會計(jì)檔案嚴(yán)重失真，會計(jì)檔案管理工作也失去了原本的意義。所以，學(xué)校在招聘會計(jì)檔案管理人員時(shí)，一定要注意從各方面靠考察應(yīng)聘人員的專業(yè)性和可靠性，既要具備充分的理論知識儲備，還應(yīng)當(dāng)要求一定的社會實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，最重要的是要具有正確的會計(jì)檔案管理意識，要認(rèn)識到會計(jì)檔案管理工作的重要性，還要組織專業(yè)的培訓(xùn)活動提升在職人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，提高學(xué)校會計(jì)檔案的管理水平。

3 優(yōu)化學(xué)校會計(jì)檔案管理的實(shí)施對策

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，提高管理人員的大局意識

學(xué)校會計(jì)檔案管理工作難以發(fā)揮真正效用的根本原因在于學(xué)校自身對于會計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識存在偏差，會計(jì)檔案管理人員的工作意識也有待加強(qiáng)。思想認(rèn)識是指導(dǎo)人們實(shí)踐活動的理論基礎(chǔ)，所以只有讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和會計(jì)檔案管理人員從思想上認(rèn)識到自己的錯(cuò)誤，在認(rèn)知層面真正對會計(jì)檔案管理工作改觀，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校會計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，促進(jìn)學(xué)校管理水平的整體提升。

例如，首先要轉(zhuǎn)變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的思想認(rèn)識，這就需要社會、政府等多領(lǐng)域的人員加大宣傳力度，利用各類專欄和報(bào)紙媒體，或者是組織領(lǐng)導(dǎo)參與會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)會議或培訓(xùn)，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到會計(jì)檔案管理的重要性，從而在工作安排中不斷完善會計(jì)檔案管理的相關(guān)工作。其次是管理團(tuán)隊(duì)層面，只有所有的會計(jì)檔案管理人員都齊心協(xié)力、團(tuán)結(jié)一心，才能保障會計(jì)檔案管理工作的有效推進(jìn)，所以在人才的選擇、培訓(xùn)、指導(dǎo)和獎(jiǎng)勵(lì)等方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要基于團(tuán)隊(duì)一體化的視角進(jìn)行人員管理，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)作用，激發(fā)學(xué)校會計(jì)檔案管理人員的工作熱情，提高管理人員的大局意識，促進(jìn)學(xué)校會計(jì)檔案管理水平的提升。

3.2 引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的影響已經(jīng)逐漸由教育層面深入到了管理層面，在學(xué)校會計(jì)檔案管理過程中借助現(xiàn)代化信息技術(shù)不僅能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案的信息進(jìn)行電子錄入并保存，保障會計(jì)資料的永久性存放，還能通過設(shè)置防火墻、隱私密碼等措施加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，大大增加會計(jì)檔案管理信息的安全性。所以，除了提高會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)水平，信息技術(shù)水平的發(fā)展也是極其重要的一環(huán)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對于會計(jì)檔案管理人員的信息技能培訓(xùn)，提升管理人員的信息技術(shù)水平，推動會計(jì)檔案管理工作的信息化建設(shè)[3]。

例如，除了對紙質(zhì)化會計(jì)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，信息化時(shí)代的到來必然會產(chǎn)生信息化的會計(jì)資料，管理人員要熟練利用電子軟件將電子化會計(jì)信息記錄在冊，避免最后記錄資料的不完全；會計(jì)檔案管理人員還可以借助互聯(lián)網(wǎng)建立專門的會計(jì)資料庫，將不同類型、不同部門、不同時(shí)期的會計(jì)資料分門別（下接第77頁）

（上接第63頁）類的存放在電子資源庫中，在后續(xù)復(fù)查、查找的過程中也能省時(shí)省力，讓會計(jì)檔案管理工作更加高效，提升會計(jì)檔案的管理發(fā)展水平，還可以為學(xué)校提供及時(shí)、準(zhǔn)確的資源信息。

3.3提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)，健全會計(jì)檔案管理體系

會計(jì)檔案管理整體來說專業(yè)性較強(qiáng)、工作較為瑣碎且頗具復(fù)雜性。因此，會計(jì)檔案管理工作就對管理人員的專業(yè)能力提出了一定的要求，首先學(xué)校會計(jì)檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守學(xué)校的規(guī)章制度，這也是會計(jì)檔案管理工作能夠有效推進(jìn)的前提保障，其次是學(xué)校會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)必須過硬，才能夠迅速、準(zhǔn)確地將大量會計(jì)資料分門別類、準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行歸檔整理

例如，在觀念層面，學(xué)校會計(jì)檔案管理人員必須隨時(shí)保持虛心學(xué)習(xí)的態(tài)度，保證自身管理理念的現(xiàn)代化和先進(jìn)化，其次就是會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)能力的培養(yǎng)，學(xué)?？梢云刚埜咝５臋n案管理學(xué)教授為會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)學(xué)校會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損和泄密，加強(qiáng)學(xué)校會計(jì)檔案管理工作的有效性。

結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校會計(jì)檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，它的作用不容忽視。在傳統(tǒng)學(xué)校管理觀念下，學(xué)校會計(jì)檔案管理工作沒有引起管理人員的關(guān)注和重視，影響到了學(xué)校整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的工作質(zhì)量和管理水平。所以，隨著時(shí)代的進(jìn)步，學(xué)校必須認(rèn)識到經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀和自身在會計(jì)檔案管理工作中存在的漏洞，提高管理人員的專業(yè)水平和管理意識，加強(qiáng)對于學(xué)校會計(jì)檔案管理工作的有力監(jiān)督，促進(jìn)學(xué)校會計(jì)檔案管理工作的順利開展和有效推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：長春財(cái)經(jīng)學(xué)院）