淺議事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐

摘 要：隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，很多單位已經(jīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)很大挑戰(zhàn)。我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作中也遇到一些問(wèn)題，如信息資源沒(méi)有得到充分利用、信息化管理水平不高、檔案歸檔工作有待加強(qiáng)等，這些問(wèn)題制約著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著數(shù)字化時(shí)代不斷發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的重視。文章分析事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐，探討事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)路徑，根據(jù)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，提出提升事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平的策略與建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案學(xué)；信息技術(shù)；信息化

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的管理也出現(xiàn)了一些新問(wèn)題。檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面的活動(dòng)，直接形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理數(shù)字化，既可以適應(yīng)國(guó)家有關(guān)的法律、法規(guī)、政策，又可以促進(jìn)檔案的管理，為各單位提供更好的服務(wù)。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案數(shù)字化也逐漸成為行業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)。信息化時(shí)代為檔案管理數(shù)字化工作帶來(lái)機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，提升事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平刻不容緩。

一、檔案收集

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化，需要做好基礎(chǔ)工作。首先，要完善基礎(chǔ)檔案信息，建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)；其次，是完善收集機(jī)制，明確收集方式、收集范圍。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)制定合理的工作流程，將紙質(zhì)資料與電子資料、內(nèi)部資料與外部資料等進(jìn)行分類管理，并對(duì)相關(guān)分類方法進(jìn)行完善；最后，要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理和鑒定。數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，其中既有相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)人才，也有相關(guān)管理人員?？梢酝ㄟ^(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式來(lái)提高他們的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能。此外，事業(yè)單位要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)與分析，以此來(lái)提高人員檔案意識(shí)極其重視程度。通過(guò)分析不同類型的檔案數(shù)據(jù)以及檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)等信息資料，總結(jié)出適合本單位發(fā)展特點(diǎn)的管理模式或管理方法。

二、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)，將各種信息資料轉(zhuǎn)化為可利用的電子形式。數(shù)字化檔案是指保存于檔案載體中的信息資源，其最大特點(diǎn)就是信息的載體不同，可分為實(shí)體檔案和數(shù)字檔案。事業(yè)單位的檔案基本功能就是提供檔案服務(wù)，因此，事業(yè)單位檔案工作要做好服務(wù)，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文檔資料。數(shù)字化工作可以將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器上，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作處理。數(shù)據(jù)處理是信息數(shù)字化過(guò)程中最重要的環(huán)節(jié)，也是事業(yè)單位信息化建設(shè)不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。在信息化進(jìn)程中，需要對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，要將標(biāo)準(zhǔn)化工作制度化，要建立科學(xué)高效的數(shù)據(jù)管理機(jī)制，同時(shí)還要加大對(duì)數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)與利用力度。

三、應(yīng)用技術(shù)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也在逐步走向網(wǎng)絡(luò)化和電子化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，并持續(xù)強(qiáng)化檔案管理。同時(shí)，還需要有一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和安全體系來(lái)保障數(shù)據(jù)的安全性及完整性。隨著電子文件、電子圖書等新興信息技術(shù)不斷應(yīng)用，不斷提高數(shù)字化程度。事業(yè)單位要將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔與數(shù)據(jù)入庫(kù)同步進(jìn)行，加強(qiáng)紙質(zhì)文件與數(shù)據(jù)入庫(kù)同步處理工作。另外，需要建立起符合時(shí)代要求的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門之間、部門內(nèi)部各個(gè)信息模塊之間的協(xié)調(diào)配合，提高檔案信息化建設(shè)效率以及檔案收集和整理效率。同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位員工數(shù)字化技能培訓(xùn)，使其能夠掌握數(shù)字化技術(shù)和相關(guān)知識(shí)，還要建立起統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)。事業(yè)單位應(yīng)按照規(guī)范化程序?qū)⑾嚓P(guān)工作納入數(shù)字化軌道上來(lái)開(kāi)展工作，確保各類信息能夠做到有效流轉(zhuǎn)與共享。

四、開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化改造的必要性

2020年6月20日修訂通過(guò)的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)必須立足于現(xiàn)實(shí)，結(jié)合具體情況，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新。首先，隨著社會(huì)不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展需要。因此，需要對(duì)紙質(zhì)文件和電子檔案進(jìn)行全面數(shù)字化，為事業(yè)單位信息化建設(shè)提供良好的平臺(tái)，以更好地滿足社會(huì)公眾信息服務(wù)要求。其次，目前，社會(huì)公眾對(duì)信息服務(wù)需求日益提高，尤其是信息服務(wù)對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所起到的作用也越來(lái)越大，為滿足社會(huì)公眾對(duì)信息服務(wù)不斷增長(zhǎng)的要求，就需要事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

五、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化實(shí)踐中存在的問(wèn)題

1.缺乏統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，在我國(guó)檔案管理領(lǐng)域還沒(méi)有制定出一套與之相適應(yīng)的、符合檔案事業(yè)發(fā)展需要的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，并在實(shí)際工作中予以實(shí)施。數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，也是其建設(shè)能否成功的關(guān)鍵之一。一是加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建等方面的研究和探索；二是制定數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)；三是在實(shí)施過(guò)程中要進(jìn)行試點(diǎn)工作，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，從而形成一套適合我國(guó)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

由于對(duì)檔案管理數(shù)字化工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)難度較大。目前，在數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中，缺少專業(yè)的檔案管理人員，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。因此，要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，以便更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求。另外，還應(yīng)建立健全管理制度，以確保數(shù)字化過(guò)程中檔案的安全和有效管理。

3.缺少專業(yè)的信息技術(shù)和設(shè)備

電子文件在形成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中，容易出現(xiàn)信息內(nèi)容丟失、重復(fù)勞動(dòng)、損壞等問(wèn)題。為保證檔案信息的安全，必須對(duì)電子文件進(jìn)行有效管理和保護(hù)。因此，需要配備專用的計(jì)算機(jī)設(shè)備和相應(yīng)的安全防范設(shè)備，以確保電子文件在傳輸過(guò)程中能夠安全有效地保存和使用。目前，我國(guó)還沒(méi)有一套完整的檔案管理專業(yè)設(shè)備和保護(hù)體系，對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開(kāi)展造成了一定影響。

六、提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平的措施

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)字技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用。同時(shí)，人們對(duì)信息的需求日益增加，檔案是一種重要的信息載體，為更好地進(jìn)行信息傳遞，需要提高其工作效率。在新的歷史時(shí)期，為更好地保存和傳遞信息，必須進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案工作的應(yīng)用與發(fā)展。

1.制定完善的管理制度

在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，要做好檔案分類管理和檔案保管，同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案的保密和安全問(wèn)題。要使檔案管理信息化工作得到進(jìn)一步發(fā)展，就需要建立一套健全的檔案管理體系，以保證檔案工作順利進(jìn)行。首先，要制定一套完整、規(guī)范的管理制度，明確人員責(zé)任，確保每一個(gè)員工都能積極參與文件收集、整理和歸檔工作中；其次，要制定完善且嚴(yán)格的電子文件歸檔制度，明確人員分工、責(zé)任及完成時(shí)限；再次，在進(jìn)行資料整理歸類過(guò)程中要做到嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，規(guī)范操作程序；最后，制定詳細(xì)且統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)措施等制度，并加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，其存在為檔案事業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持，讓檔案管理更加科學(xué)、高效和規(guī)范。首先，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案技術(shù)應(yīng)用的管理。在使用數(shù)字技術(shù)的同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)檔案管理要求制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提高對(duì)電子文件歸檔制度的重視程度。其次，通過(guò)制定相應(yīng)的規(guī)范來(lái)提高對(duì)電子文件歸檔制度進(jìn)行監(jiān)督和管理，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。通過(guò)培養(yǎng)相關(guān)人員來(lái)提高對(duì)信息化技術(shù)發(fā)展的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用水平，并通過(guò)各種方式來(lái)培訓(xùn)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。最后，還需要定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查工作，確保電子文件歸檔制度在工作中能發(fā)揮出最大作用。

3.強(qiáng)化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是單位的重要組成部分，檔案管理工作涉及檔案科學(xué)、技術(shù)、法律和計(jì)算機(jī)等多方面的知識(shí)，因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。第一，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位工作人員的培訓(xùn)工作，根據(jù)相關(guān)要求，提高事業(yè)單位工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使其能夠掌握更多專業(yè)知識(shí)與技能。第二，制定相關(guān)的培訓(xùn)制度。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須強(qiáng)化對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)。第三，在單位內(nèi)部建立起相應(yīng)的培訓(xùn)制度和考核機(jī)制，對(duì)檔案管理、信息化建設(shè)等相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化培訓(xùn)。第四，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。建立一支綜合素質(zhì)較高、信息技術(shù)水平較強(qiáng)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

4.加大資金投入力度

在信息時(shí)代，檔案管理工作對(duì)資金的要求也越來(lái)越高，只有加大資金投入力度，才能讓檔案管理信息化建設(shè)快速發(fā)展。首先，對(duì)檔案收集和整理過(guò)程中所需資金要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，對(duì)符合要求的部門給予一定的經(jīng)費(fèi)支持。其次，對(duì)于數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中所需要的硬件設(shè)備以及系統(tǒng)軟件要不斷更新，保證其正常運(yùn)行，并定期對(duì)數(shù)字檔案設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)。最后，應(yīng)加大數(shù)字化檔案建設(shè)項(xiàng)目資金投入力度，使檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目能夠順利開(kāi)展。除此之外，還需要積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，使數(shù)字檔案管理更加專業(yè)有效。

5.優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)設(shè)置

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，涉及許多方面。在檔案管理中，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括電子文件管理系統(tǒng)、電子文件歸檔與控制系統(tǒng)、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)、數(shù)字信息發(fā)布與共享系統(tǒng)等，這些都是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。要想優(yōu)化檔案管理設(shè)置，一是需要保證這些功能模塊有充足的運(yùn)行時(shí)間。在實(shí)際使用過(guò)程中并不是所有功能都能隨時(shí)運(yùn)行，對(duì)于那些比較復(fù)雜的功能運(yùn)行需要采用特殊設(shè)備。在電子文件管理上，為保證系統(tǒng)的安全性，不能將重要的信息放在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里。另外，需要注意的是電子卷宗應(yīng)該及時(shí)更新和維護(hù)，還要關(guān)注電子文檔歸檔與控制系統(tǒng)中的存儲(chǔ)與檢索等功能。二是在數(shù)字化檔案管理中必須要有專門負(fù)責(zé)管理電子文檔保存的人員。三是保證紙質(zhì)文件歸檔和控制功能，這部分功能可以有效降低紙質(zhì)文件存儲(chǔ)與控制成本以及數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

6.提高檔案信息化的安全性和保密性

安全是數(shù)字檔案的基礎(chǔ)，只有確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，因此，在開(kāi)展電子文件歸檔時(shí)就需要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行分類和管理。對(duì)于有較高保密要求的文檔必須要進(jìn)行密級(jí)和加密操作。為保障電子文件不會(huì)被泄露，要建立起一套完備的保密機(jī)制，使其具備可執(zhí)行性、可檢查性和可靠性。檔案管理部門可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案信息提供一個(gè)安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。檔案利用人員需要在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件和防火墻，并對(duì)其進(jìn)行定期備份，一旦發(fā)生病毒或黑客入侵可以及時(shí)應(yīng)對(duì)。檔案管理部門還可以在工作中利用身份認(rèn)證技術(shù)，確保用戶能夠使用真實(shí)的身份進(jìn)行文件閱讀操作。

7.優(yōu)化技術(shù)創(chuàng)新體系

技術(shù)創(chuàng)新是事業(yè)單位的重要組成部分，只有不斷創(chuàng)新才能讓技術(shù)為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其技術(shù)非常復(fù)雜，要想提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平就必須從多方面入手，要注重優(yōu)化技術(shù)創(chuàng)新體系，通過(guò)科學(xué)合理的建設(shè)方式才能更好地推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展。第一，要在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研發(fā)中注重應(yīng)用高科技成果和先進(jìn)的管理方法。第二，要積極采用數(shù)字資源管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和維護(hù)，通過(guò)完善數(shù)據(jù)備份方案來(lái)確保數(shù)據(jù)安全。第三，要完善系統(tǒng)安全體系，保證所有數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息都有嚴(yán)格的安全控制和防護(hù)措施。第四，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越廣泛，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的部分，在日常工作中也會(huì)經(jīng)常使用到。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要是對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以實(shí)現(xiàn)更好地保存和傳遞，將不同部門連接起來(lái)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需要具備網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化軟件等方面因素。

七、結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代要求，要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，就必須進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新。檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)非常重要的工作。采用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行有效改進(jìn)，提高檔案的使用效率。在推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，必須進(jìn)一步強(qiáng)化信息技術(shù)的運(yùn)用，強(qiáng)化新技術(shù)運(yùn)用的成效，建立健全評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)制度，還應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位工作實(shí)際情況對(duì)管理模式進(jìn)行調(diào)整，確保信息化和檔案管理模式相適應(yīng)。另外，還需對(duì)檔案管理數(shù)字化進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃與指導(dǎo)，提升工作能力。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理數(shù)字化時(shí)，一定要結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)。通過(guò)采取一系列措施，解決當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題，使檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到有效提升。

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（作者單位：青島市教育科學(xué)研究院）

作者簡(jiǎn)介：尹貴（1975—），女，漢族，山東青島人，本科，檔案館員，研究方向：黨建檔案。