新時代軍隊院校科研檔案工作矛盾問題與對策措施研究

李飛榮 鄧振華 張文磊 周媛

一、抓好軍隊院?？蒲袡n案工作的重要意義

軍隊院校科研檔案是軍隊院校在科學研究活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄，它是軍事科研活動開展研究的依據、研究生成的直接成果、形成的寶貴知識財富，是軍事科研成果的重要組成部分，同時它也是檢驗科研項目完成質量、衡量科研活動研究水平的重要依據，抓好科研檔案管理對院校檔案工作服務科研工作、促進科技創(chuàng)新具有重要意義。

二、軍隊院?？蒲袡n案工作存在的問題分析

（一）科研檔案工作被忽視

軍隊院校作為人才培養(yǎng)機構，中心工作是教學和科研，檔案工作作為一項輔項工作，長期以來被一些領導和教學科研人員所忽視，“重業(yè)務、輕檔案”是一種普遍現象，造成科研檔案無人管、不愿管，也不知道怎么管。

（二）科研檔案工作權責關系不明確

不少軍隊院校科研檔案工作管理體制不健全，科研檔案工作到底誰主管、誰落實、誰指導，科研管理部門、科研承擔部門和檔案部門之間職責關系不明確，主體責任不清晰，檢查監(jiān)督不到位，業(yè)務指導不得力，齊抓共管合力不夠。

（三）科研檔案工作法規(guī)制度不完善

不少軍隊院校檔案工作與科研工作脫節(jié)，檔案工作干與不干一個樣、干好干壞一個樣，對科研檔案失管失控缺乏約束機制和制約手段，科研檔案工作法規(guī)制度不完善，無法可依、無章可循，法規(guī)制度缺失造成管理不到位、監(jiān)督不到位、執(zhí)行不到位、追責不到位。

（四）科研檔案工作與科研管理工作不同步

不少軍隊院校沒有將檔案工作納入科研管理環(huán)節(jié)與科研管理活動同步推進，檔案工作一直屬末端、后方，不到驗收階段萬不得以不會啟動檔案工作，造成許多本應歸檔的文件材料丟失或損毀。檔案工作重在平時積累，項目的開題、實施、評審、驗收階段都應同步開展檔案工作。

（五）科研檔案工作管理水平較低

主要表現為科研檔案歸檔不齊全、整理不規(guī)范、保管比較分散、信息化程度不高、開發(fā)利用效果不佳等問題。與文書檔案、教學檔案、人事檔案等其他檔案管理工作相比，在“收、管、存、用”各方面都存在較大差距。

三、改進和完善軍隊院?？蒲袡n案工作的對策建議

（一）提升單位整體科研檔案意識

思想決定行動，意識是行動的先導。一些單位對抓科研檔案工作不重視，對科研檔案的作用和地位認識不深刻，重要原因在于單位整體檔案意識不強。不少單位無論是領導、科研管理人員還是科研工作者，科研檔案意識都未真正樹立起來。于單位領導而言，事情繁雜、時間精力有限，平時重點聚焦大項目、大工程，對抓好科研檔案工作更多是提一些原則性要求，很少會關注科研活動中具體檔案工作如何督導落實。于科研主管部門和科研管理人員而言，主要工作是科研項目規(guī)劃計劃、項目組織實施、科研過程管理和科研成果鑒定評審等，潛意識里認為科研檔案工作是檔案部門的事，沒有認識到科研檔案工作本身是科研工作的重要組成部分，沒有履行專業(yè)檔案工作的行業(yè)主管部門職責。于科研工作者而言，關注的是項目的申報、研究、結題，緊盯的是課題前沿性、創(chuàng)新性、顛覆性和實戰(zhàn)性，對于課題研究中的過程文件、實驗數據、技術文檔認為是自己千辛萬苦研究出來的勞動成果，不愿意歸檔給單位，更不愿意分享給他人，不能清晰認識到科研檔案是國家和軍隊科技知識的重要積累和儲備，是單位和國家的寶貴無形資產，對科研成果生產應用和后續(xù)研究創(chuàng)新起到重要的支撐、繼承作用，科研活動中形成的所有檔案都應該歸單位所有。單位對科研檔案工作的不重視，造成檔案人員邊緣化，科研檔案收集難、管理難，材料收集不齊全、不系統(tǒng)反過來又造成科研檔案服務質量不高，從而進一步加深單位對科研檔案工作的負面印象。

檔案部門必須主動作為，深入宣傳貫徹習近平總書記對檔案工作的重要批示精神，圍繞“四個好”“兩個服務”目標，積極開展相關宣傳報道，提升檔案工作站位，引導科研管理部門和科技工作者充分認清做好科研檔案工作的重要意義，認識科研檔案的重要價值，把科研檔案的憑證保障作用、經驗總結作用、工具治理作用、知識支撐作用充分彰顯出來。要借助學校檔案工作會議、科研檔案工作部署會議、重大科研項目竣工驗收會議等契機，邀請分管科研工作和檔案工作的院校領導、院?？蒲胁块T的主要領導、科研管理人員參加會議，把國家、軍隊關于科研檔案工作的法律法規(guī)和制度要求講清講透，讓單位領導和科研主管部門認識到規(guī)范有序的科研檔案管理能夠對科研項目研究起到監(jiān)督和促進作用，真正從思想上重視科研檔案工作。抓好科研人員檔案知識宣傳和業(yè)務培訓，讓科研人員明白科研成果本身就是檔案，檔案工作不是負擔、包袱，而是科研管理工作的一部分，從項目開題起就要提檔案要求，讓檔案工作融入科研活動當中去。結合重大節(jié)日、重大科研成果研制紀念日、重要科學家誕辰等時機，舉辦檔案展覽、開展人物訪談、出版紀念文章，把重要科研活動背后的故事講出來，讓檔案說話、用史實發(fā)聲，提升科研人員的自豪感、榮譽感、使命感，進而強化科研人員的檔案意識和檔案責任。

（二）完善科研檔案工作法規(guī)制度體系

沒有規(guī)矩，不成方圓，完善的科研檔案工作法規(guī)制度體系是軍隊院校做好科研檔案工作的剛性保障。從法規(guī)制度層面明確院?？蒲兄鞴懿块T、科研承擔部門及檔案部門的權利和義務，理清相互之間的權責關系，能夠有效避免科研工作和檔案工作脫節(jié)與扯皮，形成三方齊抓共管局面。檔案法規(guī)制度體系，包括檔案法律、法規(guī)和檔案規(guī)章制度。當前，軍隊層面已經建立了以《中國人民共和國檔案法》為母法，《軍隊檔案條例》為基礎，《軍事科研檔案管理暫行規(guī)定》為骨干的軍事科研檔案法規(guī)制體系，在頂層設計上軍隊科研檔案管理有了基本的法律框架。但是，《軍隊檔案條例》是2019年底修訂，2020年1月1日起施行，對全軍各項檔案工作進行規(guī)范的一部軍事法規(guī)；《軍事科研檔案管理暫行規(guī)定》是軍委科技委制定，2022年3月25日施行，專門針對軍事科研檔案管理的一部規(guī)定。這兩部法規(guī)的施行時間都還比較短，條款也比較宏觀，對軍隊院校科研檔案管理所起的作用還有待時間檢驗。同時，這兩部法規(guī)部分條款還存在與實際工作不相適應的地方，如《軍事科研檔案管理暫行規(guī)定》關于永久檔案的劃定就存在難以把控的問題，規(guī)定明確軍隊一、二類項目科研檔案為永久檔案，對何為軍隊一、二類項目并沒有一個明確的界定，不同單位科研主管部門和檔案部門對此標準有不同看法，造成檔案管理上的混亂；規(guī)定明確獲軍隊科技進步一、二等獎項的科研檔案劃歸永久檔案，實際工作中項目結題驗收完成就必須進行歸檔區(qū)分保管期限，而評選軍隊科技進步一、二等獎則至少是項目驗收完成兩三年后的事情，造成管理上的悖論。

各軍隊院校應當結合單位實際情況，盡快出臺各單位的科研檔案管理規(guī)定，對科研檔案主體責任、歸檔范圍、管理要求等進一步進行細化和明確，對現有法規(guī)中的不明確、不適應的條款進行修訂和完善，與時俱進優(yōu)化與相關法規(guī)的配套制度建設，確保軍隊院?？蒲袡n案工作有法可依。加強科研檔案工作標準規(guī)范建設，為科研檔案的規(guī)范管理提供可操作性，形成風格一致的科研檔案管理樣式、清晰具體的操作方法和步驟，提供專業(yè)的執(zhí)行樣板。針對當前全軍尚未制定軍事科研檔案整理技術規(guī)范和管理通用要求軍用標準的現狀，各院校應當研究制定相應的內部標準和工作流程，為單位實際操作管理提供標準化、規(guī)范化、程序化的模板。

（三）健全科研檔案工作管理體制

《軍隊檔案條例》規(guī)定：軍隊檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級分專業(yè)負責原則，軍委辦公廳在中央軍委領導下負責全軍檔案工作，軍委機關部門在軍委辦公廳的指導下履行專業(yè)檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協調和督導檢查職責。根據這一原則，《軍事科研檔案管理暫行規(guī)定》明確中央軍委科技委負責履行全軍軍事科研檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協調和督導檢查工作，軍委機關部門、各大單位軍事科研部門負責履行本單位科研檔案工作的相關職責。再具體到軍隊院校而言，科研檔案工作應當在辦公室的指導下由院校的科研部（或科研學術處）歸口管理，下設學院的科研檔案工作由學院的教學科研處（或科技處）歸口管理，科研承擔單位及項目負責人負責本項目科研檔案工作的具體管理，形成由上到下、條塊分明的科研檔案工作管理體制。

當前，不少軍隊院校尚未形成健全的科研檔案工作管理體制，科研管理部門未有效履行科研檔案工作的管理責任、科研項目負責人未有效履行科研檔案工作的主體責任。不少院?？蒲泄芾聿块T在部門職責清單中無科研檔案管理職責表述，內部機構設置與任務分工中未明確專門機構負責科研檔案管理事宜，在科研管理制度和部門規(guī)章上也未對科研檔案工作提出明確管理要求。由于院?？蒲许椖縼碓吹亩鄻有?，如軍委科技委項目、裝備發(fā)展部項目、國家自科基金項目、國家重大專項項目等，對應的管理部門不同，上級對科研檔案工作的管理要求也不同，造成有的項目因為上級需要對科研檔案進行驗收就管理的好，有的項目上級未提檔案驗收要求就無人管，尺度標準不一導致不同項目之間檔案管理水平差異很大。由于科研管理部門的管理責任不到位，導致科研項目承擔單位和項目負責人對項目檔案工作的要求不清楚、管理未落實。

軍隊院校應當建立健全科研檔案工作管理體制，堅持黨對檔案工作的領導，壓實科研管理部門、科研承擔部門和檔案部門的職責，合理劃分相互間的職責關系。一個順暢的科研檔案工作體系，應該是科研主管部門負責科研檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、提出具體要求、全程監(jiān)督檢查、抓好最終驗收；科研承擔部門負責抓總包干，抓好項目檔案收集、歸檔和管理，保證科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和有效性；檔案部門負責檔案業(yè)務指導，并參加科研主管部門組織的檔案驗收 [1]。三者之間形成職責明確、分工合理、責任到邊、協同配合的科研檔案工作組織結構體系和管理體系。

（四）順暢科研檔案工作運行機制

1.建立協同工作機制[2]。大型科研項目建設周期長、技術難度大、涉及單位多，項目往往是一個復雜的系統(tǒng)工程，科研檔案工作一直處于運動和補充狀態(tài)，抓好科研檔案工作需要科研主管部門、科研承擔部門和檔案部門的協同配合。科研主管部門在下達科研任務時應當主動向檔案部門抄送告知，定期邀請檔案部門對課題組進行檔案業(yè)務培訓；科研承擔部門應當主動與檔案部門聯系溝通，對檔案業(yè)務上的專業(yè)要求、規(guī)范做法做到心中有數；檔案部門應當及時主動對課題組做好業(yè)務指導，抓好接收進館和后期服務利用等工作。

2.建立合同管理機制。通常，科研項目都是科研主管部門以任務書或合同書的形式委托給項目承擔單位進行研究，兩者之間是一種合同關系，因此，將科研檔案管理要求納入合同條款當中，以合同形式明確科研承擔單位的收集管理義務和工作標準，是約束科研承擔單位做好科研檔案管理工作的一個有效手段，可以規(guī)避各種拒絕歸檔借口，促使項目組主動做好相關工作，最大限度保證科研項目檔案管理質量。

3.建立檔案驗收機制。檔案驗收是做好科研檔案工作的一個重要抓手，雖然《軍隊檔案條例》《軍事科研檔案管理暫行規(guī)定》都對科研項目檔案驗收提出了相關要求，但是軍隊院校在實際工作中并沒有認真貫徹執(zhí)行，科研主管部門在大多數項目結題驗收時只看研究成果而不關注檔案管理情況，更不會組織檔案專項驗收。這一做法與地方差距很大，地方普遍將檔案專項驗收作為科研項目驗收的一個前提條件，檔案驗收不通過不得通過項目最終驗收。國家檔案局、國家發(fā)改委、國防科技工業(yè)局等部門還頒布《重大建設項目檔案驗收辦法》《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案驗收辦法》等規(guī)章制度對科研項目的檔案驗收進行專門規(guī)范。軍隊院校應該重視科研檔案驗收工作，將檔案驗收納入到科研管理程序，作為抓好科研檔案管理的最后一道關口。

4.建立監(jiān)督檢查機制。一方面院校檔案工作主管部門（辦公室或履行相應職能的部門）要對科研工作主管部門（科研部或履行相應職能的部門）進行督導，監(jiān)督其真正履行專業(yè)檔案工作主管職責，不定期開展科研檔案工作情況檢查通報，尤其是重大科研項目檔案工作監(jiān)管；另一方面科研主管部門要結合各項目的中期檢查、結題驗收等時機同步抓好科研檔案工作檢查，督促項目組及時做好科研檔案的管理，提升檔案治理能力。

（五）加強科研檔案工作關鍵環(huán)節(jié)控制

1.認真貫徹“三納入”“四同步”制度。早在20世紀60年代，我國科技檔案工作者就在實踐中總結出了“三納入”“四同步”工作制度[3]，即將科研檔案工作納入項目建設計劃、納入項目管理程序、納入有關領導和工作人員的崗位責任制，與科研工作同部署、同實施、同檢查、同驗收。這一制度是經過多年實踐證明行之有效的工作制度，被國家《科學技術檔案工作條例》及新修訂的《科學技術研究檔案管理規(guī)定》等規(guī)章制度確定和沿用，這一制度從項目管理角度將檔案管理活動巧妙地與科技管理活動相結合，把檔案工作與項目管理工作進行綁定，使科研檔案工作融入到科技管理的關鍵環(huán)節(jié)，避免了檔案工作與科研工作脫節(jié)。

2.實行“項目負責人負總責”制度。科研檔案都是以項目為單位進行管理，一個項目形成一套檔案，每個項目的檔案自成體系。因此，雖然科研檔案管理權責主體眾多，具體到單個項目其主要管理責任還是項目負責人。對項目負責人而言，不僅要對項目的科研質量負責，還要對項目的檔案質量負責。項目負責人作為項目的牽頭抓總人員，是項目的組織者、管理者，雖然不參與檔案的具體管理，但是要在項目建設之初就提出檔案的管理要求、指定專門的管理人員、提供必要的工作條件，項目檔案管理出了問題首先追責問責對象就是項目負責人。

3.卡住績效評價這個關鍵節(jié)點。科研主管部門要想抓科研檔案工作措施有力，就要卡住績效評價這個關鍵節(jié)點，不少院校規(guī)定在發(fā)放項目科研績效時不單要求項目組要完成結題驗收，還要求項目組把科研檔案整理歸檔給檔案部門，憑檔案室（館）出具的檔案歸檔證明作為領取科研績效的必要條件之一，倒逼項目組不得不重視科研檔案工作。

參考文獻：

[1]潘亞男.中國科學院科技檔案管理現狀分析及思考[D].中國科學院大學，2006：13-14.

[2]杜靜，羅瑞麗.關于科研院所科研檔案管理的探析[J].北京檔案，2020（12）35-37.

[3]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議[J].檔案學研究，2016（3）：25-34.

基金項目：本文為軍隊軍事理論科研計劃項目“新時代軍隊院?？蒲袡n案管理”項目編號22-JSLLKY-107研究成果之一

作者單位：國防科技大學檔案館