檔案館院士檔案收集工作探索

顧永林

兩院院士是國家的財(cái)富、人民的驕傲、民族的光榮。他們在各自的領(lǐng)域內(nèi)做出了突出貢獻(xiàn)，推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展，是杰出人才的代表。作為檔案行業(yè)從業(yè)人員來說，做好院士檔案的收集工作，歷來是重點(diǎn)工作。結(jié)合天津市檔案館近年來院士檔案收集工作的實(shí)際情況，本文對院士檔案收集的來源、范圍等具體業(yè)務(wù)進(jìn)行探討。

一、院士檔案收集對象

院士檔案的收集對象非常明確，是指中國科學(xué)院、中國工程院兩院院士。兩者都是終身榮譽(yù)，待遇也一樣。只不過中國科學(xué)院的院士側(cè)重科學(xué)技術(shù)方面，偏重于“理科”，中國工程院的院士側(cè)重工程科學(xué)技術(shù)，偏重于“工科”。至于人們習(xí)慣稱呼的“中國社會(huì)科學(xué)院院士”，正確的說法是“中國社會(huì)科學(xué)院學(xué)部委員”，雖然其地位跟兩院院士差不多，但是從實(shí)際情況來看，沒有兩院院士影響力大，并不屬于院士檔案收集的工作對象。另外，外籍院士一般也不在統(tǒng)計(jì)和收集范圍之內(nèi)。兩院院士每兩年增選一次，每年也會(huì)有院士去世，所以各地的院士數(shù)量會(huì)有變化，但總體比較穩(wěn)定。2018年天津市兩院院士有38名，現(xiàn)在略有增加。

天津市檔案館開展過兩次成規(guī)模的院士檔案收集活動(dòng)。此項(xiàng)活動(dòng)得到了大多數(shù)院士和相關(guān)單位的理解和支持，一部分院士因工作涉密等原因未能參與。第一次是在2011年前后，共收集到14名院士的檔案資料1700余件，為9人錄制口述檔案近1200分鐘。第二次始于2021年，補(bǔ)充收集了侯鋒、張伯禮院士檔案約600件，啟動(dòng)了于敏院士檔案收集工作。

二、院士檔案收集范圍

為了全面、客觀地反映院士的真實(shí)歷史面貌，院士檔案的收集范圍要盡可能廣泛，內(nèi)容要盡可能豐富。院士在工作、學(xué)習(xí)、生活中產(chǎn)生的，能夠反映其主要經(jīng)歷，對國家和社會(huì)具有參考價(jià)值的各類檔案資料，都應(yīng)該列入收集范圍。

根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，院士檔案大體上可以分為以下幾類：反映院士概況的簡歷、生平傳記、情況登記表等，這是名人檔案的通用部分；反映院士成就的作品、著作、論文、獲獎(jiǎng)證書、宣傳報(bào)道等，是院士檔案的核心部分；院士申報(bào)工作及相關(guān)的材料，是院士檔案的特色部分；反映院士社會(huì)活動(dòng)和生活方面的檔案資料，是院士檔案的重要補(bǔ)充，可以選擇性收集；反映院士自身特點(diǎn)的其他檔案資料，因人而異，視情況收集。

從院士檔案的載體來看，可以分為文字類、聲像類、實(shí)物類等。根據(jù)每類檔案的數(shù)量，又可以具體分為文件、手稿、圖書、資料、報(bào)刊、照片、視頻、日記、信件、賀卡、題詞、證章、聘書、獎(jiǎng)狀、工藝品等若干小類?？傮w原則是多則細(xì)分，少則粗分。院士檔案的收集應(yīng)以原件為主，特殊情況下可以復(fù)制件形式進(jìn)行： 一是現(xiàn)在尚在使用的代表人物身份的證件。二是人事檔案中的部分材料只能用復(fù)印的方式收集。三是各有關(guān)檔案室中已經(jīng)歸檔案的材料[1]。

除了收集實(shí)體的檔案資料，還可以采用民間訪談的形式，主動(dòng)“創(chuàng)造”檔案。著名人物的形成有一個(gè)發(fā)展過程，在成名之前往往不被社會(huì)所重視，該收集的東西無人收集。成名之后，因受時(shí)間、空間等多種因素的限制，想收又無物可收，這就必須到熟知情況的民間去訪談。通過專訪、座談來彌補(bǔ)充實(shí)內(nèi)容[2]。比如，侯鋒院士逝世之后，無法再對本人進(jìn)行口述采訪，我們就找到了他的同事、學(xué)生、家人等知情人士8人，以追憶侯鋒院士為主題，錄制口述歷史視頻9次，時(shí)長達(dá)800分鐘，有力地補(bǔ)充了院士檔案資源。這些口述歷史視頻，站在旁人的角度談院士，更加客觀公正，所刻畫出來的院士形象更加立體和多元化。

三、院士檔案收集來源

院士檔案的所有者和保管者，相對比較固定，不外乎院士本人、家屬、工作單位、檔案館、博物館等相關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人。根據(jù)實(shí)際情況，可以有針對性地開展收集工作。

理論上來說，院士本人是院士檔案的最主要來源，但院士本人都比較忙，沒有時(shí)間進(jìn)行檔案整理和歸檔，這些工作大多都交給了助手。以侯鋒院士的搭檔、原辦公室主任高象昶為例，他既是許多事件的當(dāng)事人，也參與了檔案的形成過程，對于院士檔案非常熟悉。隨便拿起一份文件、一張照片，他都能說得頭頭是道。在他的大力支持下，院士檔案的鑒定、整理等工作，就順暢很多。

院士學(xué)習(xí)經(jīng)歷方面的檔案，可以聯(lián)系其就讀過的學(xué)校。這些學(xué)校以院士校友為榮，有的還為院士建立了專門展室。比如2022年1月，在氫彈之父于敏院士逝世三周年之際，他就讀過的天津蘆臺(tái)鎮(zhèn)第一小學(xué)，就建立了于敏紀(jì)念堂和于敏科學(xué)樂園。

院士工作、生活過的單位，是檔案收集的重要來源。院士的工作成就、人事檔案，大多存在于本單位的檔案室或者辦公室，取得院士工作單位或者退休單位的支持，非常重要。天津的院士多集中分布在天津大學(xué)、南開大學(xué)等高校和科研院所。這些單位有自己的檔案館和校史館，收集院士檔案也是其重點(diǎn)工作。如天津中醫(yī)藥大學(xué)，收集的人民英雄張伯禮院士檔案資料，已達(dá)上萬件，并準(zhǔn)備在新校區(qū)建立專門展室。經(jīng)過溝通，市檔案館仿真復(fù)制了一些有代表性的獲獎(jiǎng)證書進(jìn)行收藏，并且保持聯(lián)系做到信息共享。

科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)有專門為院士服務(wù)的部門，同院士日常接觸較多，可以為院士檔案收集工作牽線搭橋。如果與科協(xié)合作一起開展院士檔案收集工作，就會(huì)事半功倍。2010年中國科協(xié)牽頭實(shí)施了“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程”，以學(xué)術(shù)成長經(jīng)歷為主線，重點(diǎn)面向年齡在80歲以上的兩院院士開展口述采訪和收集資料。這些珍貴的院士檔案資源經(jīng)過規(guī)范整理，最終移交中國科協(xié)資料中心。

關(guān)于院士生活方面的檔案資料，家屬最有發(fā)言權(quán)。家庭生活中重要的照片、視頻等音像資料，可以生動(dòng)地反映院士形象，應(yīng)著重收集。如果院士已經(jīng)去世，家屬作為院士檔案來源的重要性就會(huì)更加凸顯。有的家屬會(huì)自行收集院士檔案并整理的井井有條，大大減輕檔案收集人員的工作量。

其他渠道。院士是媒體重點(diǎn)關(guān)注的對象，所以經(jīng)常有相關(guān)的宣傳報(bào)道、紀(jì)錄片等播出，平時(shí)留意這方面的信息，進(jìn)行零散收集，也能積少成多。我們采用這種方式，收集到了于敏院士的一些報(bào)刊和視頻資料。如果院士是人大代表、政協(xié)委員，在這些機(jī)關(guān)的檔案室中會(huì)保存院士的提案、發(fā)言、照片等材料，可以作為院士社會(huì)活動(dòng)檔案的一部分。

四、新時(shí)期院士檔案收集工作思路

經(jīng)過近年來的院士檔案收集實(shí)踐，我們逐漸摸索出了一套院士檔案收集新思路，概括為收集、宣傳、開發(fā)相結(jié)合的道路。

首先要甄選精品院士檔案。收集作為檔案工作“收、管、存、用”的第一步，不能只考慮檔案資源建設(shè)，而應(yīng)該站在整個(gè)檔案生命周期的角度開展收集工作。收集檔案時(shí)除了考慮檔案的歷史價(jià)值，還要考慮檔案的現(xiàn)實(shí)意義，尤其是近期用途以及開發(fā)利用方式。在侯鋒院士檔案收集工作中，面對成千上萬的檔案資料，如何進(jìn)行鑒定和挑選，成為擺在我們面前的難題。經(jīng)過調(diào)研，我們制訂了詳細(xì)的檔案收集計(jì)劃及開發(fā)方案，擬利用這些內(nèi)容豐富、載體多樣、數(shù)量巨大的檔案資料編輯成圖書或紀(jì)錄片。在總體思路的指導(dǎo)下，我們精挑細(xì)選了價(jià)值高、用途廣的檔案資料收集進(jìn)館，并進(jìn)行了整理和掃描，為后續(xù)開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，要廣泛宣傳。我們將院士檔案收集工作和黨建工作深度融合，配合宣傳工作，取得了良好效果。2021年建黨百年，天津市檔案館結(jié)合學(xué)黨史活動(dòng)，舉行了侯鋒院士事跡報(bào)告會(huì)暨人物檔案捐贈(zèng)儀式，邀請侯鋒院士的博士生、天津市蔬菜產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)首席專家杜勝利做報(bào)告。在侯鋒院士逝世一周年之際，根據(jù)口述歷史視頻整理的文字版訪談錄，以專題形式在學(xué)習(xí)強(qiáng)國平臺(tái)發(fā)表，方便廣大黨員干部學(xué)習(xí)侯鋒院士精神。天津日報(bào)記者以訪談錄為基礎(chǔ)，連夜編輯長達(dá)五千多字的紀(jì)念文章《永遠(yuǎn)的“黃瓜王”》，占用大幅版面發(fā)表。為了充分挖掘院士檔案的價(jià)值，我們精選了部分檔案，準(zhǔn)備匯編成冊，讓原汁原味的檔案去講述院士故事，發(fā)揮更大的宣傳教育作用。

最后，要及時(shí)追蹤。院士檔案收集是一項(xiàng)長期工作，不可能一蹴而就。工作人員應(yīng)當(dāng)同相關(guān)人保持聯(lián)系，留意院士信息，關(guān)注相關(guān)動(dòng)態(tài)，隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集。遇到社會(huì)熱點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行宣傳。2017年7月，著名化學(xué)家申泮文院士逝世后，我們利用以前收集的口述檔案視頻，整理成文章，以《一個(gè)問題的解決就是對真理的一次追求》為題，在《天津日報(bào)》發(fā)表，并被南開大學(xué)新聞網(wǎng)轉(zhuǎn)載。如果院士在世的時(shí)候未能開展檔案收集，在其逝世三年之內(nèi)，社會(huì)關(guān)注度仍會(huì)比較高，其人物檔案也會(huì)形成一個(gè)整理的高潮。做好院士檔案收集工作，應(yīng)當(dāng)抓住這個(gè)黃金時(shí)段。

參考文獻(xiàn)：

[1] 嚴(yán)永官.名人檔案的建立及管理[J].山西檔案，1996（3）

[2] 曉景.關(guān)于建立名人全宗的思考[J].檔案管理，1993（4）

作者單位：天津市檔案館