數(shù)字化時代企業(yè)集中采購模式如何創(chuàng)新

金小燕

集團型企業(yè)采購管理和數(shù)字化運營概述

在當前的形勢下，越來越多的集團企業(yè)注重成本管控，將原分散采購的方式轉為集中采購管理，主要內容是實施總體采購戰(zhàn)略，包含制定年度或階段采購方案、開展集中采購品類的需求評估、對采購程序進行監(jiān)督、對采購項目進行檢查，并對最終的采購方案進行反饋和評估，在動態(tài)管控中對供應商、供應鏈、員工管理能力進行評價和監(jiān)控。

集團型企業(yè)開展集中采購一般會以搭建內部電商平臺為載體，是一項集信息流、商流、物流為一體的經濟活動。本文闡釋的數(shù)字化運營方式與單一內部電商平臺運營的不同在于，它將與企業(yè)內部的人力、合同、財務、客商、辦文、資產管理等各板塊的系統(tǒng)數(shù)字共享聯(lián)動，成為檢驗企業(yè)效率的窗口，為企業(yè)管理者準確及時了解和把握企業(yè)采購現(xiàn)況甚至企業(yè)整體運轉情況提供抓手，以便決策者制定出正確的采購方案和實施路徑，制定供應商管理辦法，并針對企業(yè)高頻需求的具有較大彈性的采購訂單，提供以銷定產、以產訂購等不同的采購方式。

集團型企業(yè)采購管理現(xiàn)狀及存在的不足

集團型企業(yè)采購管理現(xiàn)狀 現(xiàn)階段，在我國傳統(tǒng)的企業(yè)物資采購計劃管理中，往往對供應商和供應鏈的管理缺乏清晰制度。在驗收材料時，有些部門以信任供應商為借口，省略諸多重要的審核程序，極易出現(xiàn)缺貨、商品數(shù)量和質量達不到企業(yè)的要求。在管理技術方面，由于缺乏數(shù)字化理念，欠缺既懂業(yè)務又懂數(shù)字化的復合型人才，數(shù)字化水平較低。

一些集團化企業(yè)集中采購現(xiàn)狀總結起來問題大致如下：一是物資采購管理不力。當前國企物資采購的調研顯示，很多企業(yè)在物資采購過程中存在監(jiān)督不力的問題，這不僅會影響到采購工作效率，還會為企業(yè)物資采購帶來巨大風險和隱患，特別是如果對貪污腐敗問題打擊力度不夠，將導致物資采購階段出現(xiàn)諸多質量問題和成本問題。二是采購方式較為落后。進入新時代，網絡技術飛速發(fā)展，物資采購工作可以通過網絡進行。但是，目前很多企業(yè)采購依舊需要傳統(tǒng)采購人員去市場上問價，再與不同供應商進行談判，不僅耗費大量人力，而且還會降低采購效率。調查數(shù)據顯示，目前全員數(shù)字化意識不強、互聯(lián)網操作習慣偏落后的集團仍占較大比例。三是數(shù)字化采購系統(tǒng)搭建不完善。許多集團雖然推行了集中采購，也使用了數(shù)字化平臺的模式，但是普遍存在著對采購全流程、全要素沒有全局數(shù)字化規(guī)劃的問題，導致上線后使用體驗不佳、供應商管理不善等問題，因而導致項目無法推進，數(shù)字化采購難產失敗。

集團型企業(yè)集中采購管理存在的不足 首先，管理模式傳統(tǒng)。企業(yè)采購管理體制存在較大問題。部分企業(yè)采用多個領導的分層采購方式，此種采購方式具有一定優(yōu)越性，可以根據不同生產經營需求，保證物資供應穩(wěn)定性，有助于采購成本控制。但此種傳統(tǒng)的采購方式也有其不足之處，即對采購人員的監(jiān)督過程十分困難，很容易發(fā)生跨部門采購和交叉采購現(xiàn)象。在實施分層采購模式實踐中，部分采購者為了自身利益，采用分層設賬方法保證資源穩(wěn)定供給，可能導致出現(xiàn)大量資源浪費和資金占用現(xiàn)象。

其次，供應商管理效率不高。我國企業(yè)在材料采購中往往存在供應商管理效率較低的問題，而供應商管理目標，就是要與供應商建立良好關系，保證采購工作正常運行。然而，在實際經營過程中，很多企業(yè)對供應商的評價管理工作存在一定的松懈性，如企業(yè)供貨商多年不變、原材料采購價格過高及生產技術停滯不前等，均會對企業(yè)產能提升產生較大影響，對企業(yè)發(fā)展造成嚴重阻礙或埋下諸多隱患。

另外，缺乏對采購材料的限制。企業(yè)采購管理制約機制不健全勢必導致管理工作混亂，一些企業(yè)在材料采購過程中缺乏嚴格的約束制度，導致采購人員盲目按照個人主觀意愿行事，也有一些人鋌而走險，不按照規(guī)定執(zhí)行采購管理方案。不規(guī)范的采購行為將會影響到企業(yè)采購任務的完成，很有可能導致庫存過剩、產品質量不合格等問題，從而降低市場競爭力，對企業(yè)發(fā)展造成負面影響。

采購創(chuàng)新模式的優(yōu)化策略

基于以上分析，建議大型集團建立起由一把手牽頭的數(shù)字化采購改革工程，以業(yè)務部門為主導，聯(lián)動科技部門，制定采購數(shù)字化改革戰(zhàn)略方案，并逐步推進。

建立專業(yè)化團隊并實現(xiàn)產品式集中運營 首先，創(chuàng)建專業(yè)化團隊，強化專業(yè)培訓，提高專業(yè)水平。創(chuàng)建專業(yè)化團隊具體可以從以下幾點入手：一是必須明確業(yè)務部門為牽頭人和責任人，系統(tǒng)使用呈現(xiàn)最終以客戶體驗為導向，由業(yè)務部門提出具體需求，該團隊需要以熟悉甲方業(yè)務的人員為主；二是明確產品經理、數(shù)據專家、架構專家作為團隊核心，作為轉譯業(yè)務為數(shù)字化語言的橋梁紐帶，該團隊需要甲乙雙方都派人；三是建立專業(yè)的采購管理溝通機制，以項目制團隊開展工作，促進各企業(yè)互相派遣員工參與各自工作。

其次，實行集中采購運營模式。徹底改變既往管理方式，在企業(yè)內實行高效、集中的經營方式。特別是要從根本上改變經營理念，深刻認識到集中經營的諸多優(yōu)點，進一步降低企業(yè)生產成本，提高企業(yè)經濟效益。同時，在工作目標方面，要做到既能為客戶提供高質量產品和服務，又能兼顧企業(yè)經濟利益，改變現(xiàn)有的“穩(wěn)效率、穩(wěn)供應、輕效率”狀況，加強物資供應管理機構的歸口管理功能，努力建立統(tǒng)一指揮、分工明確、效率高及應變能力強的物資采購管理體系。把工作重點轉向供給體制改革，不斷拓展和完善社會化專業(yè)合作制度，適時地保障供給，打破傳統(tǒng)“大而全”供給模式，形成市場化、社會化合作工作模式。

另外，變革采購管理模式。為了提高企業(yè)在材料采購中的管理效能，必須通過創(chuàng)新來保證各種材料采購工作順利進行，提高物料采購管理質量。因此，在將集中管理模式應用于企業(yè)采購管理的過程中，企業(yè)應重視更新物資采購管理理念，集中管理各二級以及三級單位物資采購活動，最大程度降低企業(yè)采購成本，有效提升采購資金使用效率。同時，企業(yè)也要改變采購管理目標，既要保證物料供應的穩(wěn)定性，又要提高采購效率，為客戶提供高質量產品和服務，在成本、效益之間尋找平衡點。企業(yè)還要注重體制的改革，明晰企業(yè)物資采購歸口管理職能，打造統(tǒng)一領導、分工有序及高效運轉的管理體系，明確管理制度框架，促進采購管理市場化以及決策民主化，使得整個采購過程透明，保障企業(yè)物資采購管理工作順利開展。此外，要完善采購過程，應用信息化、網絡等手段獲取采購信息，加強與供應商的合作，建立長期的伙伴關系，促進企業(yè)高效落實采購管理工作。

全線上數(shù)字化管理確保采購公開透明 采購過程主要包括采購預算審批、招標、下單、物流、確認收貨、對賬結算、資產領用、報廢處置，以上流程需要企業(yè)的OA審批系統(tǒng)、電子招標系統(tǒng)、電子采購平臺、財務共享平臺、資產管理平臺打通聯(lián)動，對外需要與物流系統(tǒng)、短信提醒系統(tǒng)、外部電商平臺、銀聯(lián)平臺打通，全線上的管理才能真正做到不留死角，透明管理。比如電子招投標，過去在招標采購的評分方式上常常存在串標、圍標等現(xiàn)象，而通過電子招標的方式，可實現(xiàn)專家隨機抽取，系統(tǒng)用IP地址、制作文件相似性、第三方企業(yè)資質查找平臺等方式判定是否有圍標等現(xiàn)象。

持續(xù)培養(yǎng)全員數(shù)字化的思維和習慣 數(shù)字化時代的來臨使企業(yè)采購工作環(huán)境、工作機制均發(fā)生了明顯變化。因此，培養(yǎng)全員數(shù)字思維和習慣十分重要。在推進數(shù)字采購進程中，無論是采購人、代理機構、供應商還是監(jiān)管部門都需積極了解、學習和應用大數(shù)據技術，以促進整個行業(yè)數(shù)字化轉型。為此，企業(yè)應積極開展數(shù)字化業(yè)務培訓，加強采購人員培訓工作，實施線上線下統(tǒng)一培訓，切實加強采購人員數(shù)字化思維及能力。

不斷深化數(shù)字化程度并有效運用線上全數(shù)字化數(shù)字聯(lián)通后，小切口將換來大場景。例如，采購物資實現(xiàn)線上數(shù)字化后，將形成數(shù)字資產，有助于財務管理細分顆粒度，細分預算條目，在配置人力資源系統(tǒng)數(shù)據共享的前提下，可有效管控大型集團在世界各地人員的費用使用情況，并且能精準定位到預算與執(zhí)行的進度情況，為企業(yè)管理在深化成本管理上帶來直觀的可實現(xiàn)路徑。

再如，深化物聯(lián)網技術有助于加快采購后資產管理。傳統(tǒng)的采購方式在采購員完成下單后，物資進入倉庫，由員工向采購員進行領用，占用庫存成本高、工作效率低，還會出現(xiàn)資產盤點賬實不符的現(xiàn)象。物聯(lián)網技術在每棟樓、工廠、項目建立無人領用倉或柜，用員工領取代替采購員下單，員工錄入人臉，后臺進行掃臉計算，對物資進行RFID以及動態(tài)二維碼標簽，員工進場后隨時領用物資，在系統(tǒng)后臺自動計算全要素情況，并可進行一鍵盤點，大大減少人工作業(yè)的成本，杜絕盤虧、盤盈現(xiàn)象。

總之，在數(shù)字化時代，無論是企業(yè)決策者還是采購部門領導，均必須要認真對待采購管理工作。數(shù)字化的采購管理模式有助于提高企業(yè)市場競爭力，促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

作者單位：浙江高速物流有限公司