數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺建設(shè)的實踐與思考

金芝娣 湯鑫鋼/諸暨市檔案館

2021年7月，浙江省檔案局印發(fā)《浙江省檔案工作數(shù)字化改革方案》，部署檔案工作數(shù)字化改革。近十年來，諸暨市檔案工作在信息化方面不斷推進并取得一些成果，但與數(shù)字化改革的要求尚有很大差距。檔案工作數(shù)字化改革要緊扣我省數(shù)字化改革的要求，深度理解新形勢下賦予檔案工作的革新引擎力，提煉、優(yōu)化、改革當(dāng)前檔案資源匯聚模式、工作管理模式、服務(wù)供給模式，從檔案工作當(dāng)前及未來一段時期內(nèi)的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃要求出發(fā)，堅持問題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向，統(tǒng)籌運用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維、數(shù)字化認(rèn)知，從應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、硬件升級等多個方面進行頂層設(shè)計，推動檔案工作全方位、系統(tǒng)性、重塑性變革。

政務(wù)網(wǎng)一窗治檔

1 檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

1.1 檔案數(shù)字化前期建設(shè)情況。諸暨市檔案局（館）于1999年開始探索實踐，將群眾查閱較多的民生檔案條目進行錄入，在單機版的文檔管理軟件上進行查閱，形成檔案數(shù)字應(yīng)用雛形；2003年以立卷改革為契機，逐步實現(xiàn)全文掃描件查閱，并向部分機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和企事業(yè)單位推廣，實現(xiàn)掃描件出證，較大程度提高了查閱利用效率；2008年以全市行政村規(guī)范檔案室創(chuàng)建為抓手，將文檔管理軟件全覆蓋推廣至全市512個行政村和社區(qū)；2012年落實鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)登記備份制度，實施全市統(tǒng)一的檔案數(shù)字化加工項目招標(biāo)，對館藏檔案和機關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案數(shù)字化進行規(guī)范統(tǒng)一，于同年開發(fā)了“檔案我查查”檔案查閱系統(tǒng)，全面實現(xiàn)市、鎮(zhèn)、村三級檔案可查閱利用功能；2018年建立依托于政務(wù)網(wǎng)的集查閱利用、數(shù)據(jù)管理、業(yè)務(wù)督導(dǎo)等功能合一的館室一體化系統(tǒng)。

1.2 基于局域網(wǎng)的數(shù)字檔案館一體化系統(tǒng)。檔案館一體化系統(tǒng)是面向諸暨市檔案館的內(nèi)部應(yīng)用。它以建立檔案核心資源總庫為目標(biāo)，功能涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等全過程規(guī)范化管理，提高檔案館業(yè)務(wù)管理的效率和資源服務(wù)的安全可靠性，滿足利用者和檔案管理者需求。該系統(tǒng)于2018年通過全國數(shù)字檔案館測評。

1.3 基于政務(wù)網(wǎng)的館室一體化系統(tǒng)。館室一體化系統(tǒng)是面向市直機關(guān)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)（街道）各檔案室和企業(yè)單位提供檔案管理和利用服務(wù)應(yīng)用的管理系統(tǒng)。檔案行政管理部門也可以對各立檔單位進行在線指導(dǎo)、業(yè)務(wù)督導(dǎo)、信息交流，基本實現(xiàn)指導(dǎo)和監(jiān)管一體化。

2 建設(shè)內(nèi)容

諸暨市數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺（簡稱“E檔通”）主要通過建設(shè)一窗治檔、一庫集檔、一體管檔、一站查檔等四個模塊以及檔案駕駛艙數(shù)據(jù)展示平臺，實現(xiàn)面向全市機關(guān)單位、鎮(zhèn)鄉(xiāng)（街道）、村（社區(qū)）、教育系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng)，覆蓋檔案在線監(jiān)管、共享、利用、編研以及檔案全生命周期管理等各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的區(qū)域性管理平臺。

2.1 構(gòu)建“一窗治檔”的監(jiān)管體系。檔案云監(jiān)管應(yīng)用場景。通過實時監(jiān)控、指數(shù)管理、跑道排名等方式，依托“浙政釘”App，對全市檔案收集整理、日常監(jiān)管、庫房配置、資源建設(shè)、利用服務(wù)等進行日常監(jiān)管，對基層檔案室溫濕度和運行情況進行實時監(jiān)控，基本實現(xiàn)全市檔案工作業(yè)務(wù)“一屏掌控”、監(jiān)管“一網(wǎng)感知”、任務(wù)“一鍵智達”、執(zhí)行“一貫到底”。任務(wù)智達應(yīng)用場景。對上對接省、市檔案任務(wù)智達系統(tǒng)，對檔案工作任務(wù)進行清單化分解責(zé)任并實時匯總落實執(zhí)行進度數(shù)據(jù)；對下對轄區(qū)內(nèi)所有單位下達年度檔案工作任務(wù)，加強線上業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督業(yè)務(wù)落實。服務(wù)智控應(yīng)用場景。對轄區(qū)內(nèi)外包企業(yè)和項目進行登記備案和評價，對項目實施全流程監(jiān)管，同時提供在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，項目驗收后統(tǒng)一由項目單位進行評價。

2.2 建立“一庫集檔”的資源倉庫。檔案超市應(yīng)用場景。圍繞重大活動、重大項目、重大工程及個人民生檔案進行專題檔案歸集梳理，分類建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案工作緊扣中心、服務(wù)大局提供平臺支撐，創(chuàng)建“檔案+”模式，從海量檔案文本數(shù)據(jù)集中挖掘有價值信息，進行信息再重組和利用。資源共享應(yīng)用場景。通過點對點數(shù)據(jù)共享模式，為相關(guān)單位的數(shù)字化改革提供檔案數(shù)據(jù)資源的服務(wù)支撐。音像檔案智慧管理場景。線上可對各檔案室影像檔案快速篩查，提取重要信息，輔助開展音視頻檔案著錄、鑒定、整理、查閱工作。新媒體檔案資源庫應(yīng)用場景。通過信息雷達、網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)，對諸暨官方媒體、門戶網(wǎng)站、公眾號、數(shù)字報等進行信息采集，實現(xiàn)新媒體檔案的收集管理。

2.3 開發(fā)“一體管檔”的智能應(yīng)用。檔案ID全生命周期管理場景。創(chuàng)新檔案電子備考表功能，為每份檔案賦予身份標(biāo)識，通過二維碼系統(tǒng)管理立檔、制檔、用檔、管檔等檔案全流程管理。數(shù)字檔案室應(yīng)用場景。迭代升級現(xiàn)有的數(shù)字檔案室系統(tǒng)，并適配遷入政務(wù)云，與一體化平臺整合，實現(xiàn)基層數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理。電子文件歸檔應(yīng)用場景?；緦崿F(xiàn)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和OA系統(tǒng)電子文件全生命周期管理，實現(xiàn)較大程度的自動歸檔操作。準(zhǔn)電子檔案云寄存場景。機關(guān)工作人員可以將不完全具備電子檔案要素的重要電子文件上傳至檔案室云平臺，起到寄存、保管、備份作用。

2.4 拓展“一站查檔”的服務(wù)通道。掌上查檔站點查檔應(yīng)用場景。搭建“浙政釘”“浙里辦”查檔雙通道平臺，面向部門、鎮(zhèn)街、村社提供檔案查詢利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案市域“一站受理、全市通查”。推行掌上查檔，實施電子出證，群眾憑身份證或刷臉即可通查本人民生檔案。機關(guān)查檔場景。面向機關(guān)工作人員建立檔案館、檔案室間的檔案共享互查機制。

2.5 建立基于“駕駛艙”的決策管理中心。通過對上述各個場景中各類檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集和分析，構(gòu)建各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計模型和決策模型，為決策者和檔案管理責(zé)任科室提供全面、準(zhǔn)確、快速了解全市各項檔案工作運營情況的途徑，為后期工作開展、決策制定提供依據(jù)。

3 實踐探索

3.1 利用V字模型，梳理核心業(yè)務(wù)。在上級檔案局、檔案館核心業(yè)務(wù)梳理的指導(dǎo)基礎(chǔ)上，結(jié)合我市檔案工作實際，以V字模型為準(zhǔn)則，基于三定方案，深入細致地對檔案局、檔案館核心業(yè)務(wù)進行拆解，形成核心業(yè)務(wù)目錄，建好“兩單兩圖”，在梳理的過程中，為流程再造、業(yè)務(wù)協(xié)同和制度重塑打下基礎(chǔ)。

3.2 著眼服務(wù)利用，探索多場景應(yīng)用。在多跨場景的應(yīng)用方面，分析省、市、縣三級數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺架構(gòu)，縣域檔案管理服務(wù)要從提升檔案服務(wù)利用效能出發(fā)，小切口切入，從兩個方面進行了構(gòu)想：

一方面是“一站查檔”場景。目前我市許多民生檔案都分散在不同的部門，如戶籍檔案在公安局、不動產(chǎn)檔案在自然資源和規(guī)劃局、城建檔案在城建檔案館、婚姻檔案在民政局婚姻登記處、公證檔案在司法局公證處、社保檔案在社保局等等，很多群眾不清楚這些檔案的保管地點，往往一說查檔案就往檔案館跑，給廣大群眾辦事帶來了諸多不便。根據(jù)問題導(dǎo)向，我們考慮建設(shè)“一站式查檔”服務(wù)場景，將全市各民生部門檔案數(shù)據(jù)進行梳理分類，形成檔案數(shù)據(jù)清單，通過數(shù)據(jù)共享或接口對接的形式，打破各部門數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)部門間的數(shù)據(jù)共聯(lián)共享，并建立對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，同時對數(shù)據(jù)清單進行分類，一部分可通過身份證直接提供清單式查閱，另一部分根據(jù)各單位、個人業(yè)務(wù)需求經(jīng)審核后進行數(shù)據(jù)的定向開放，最終實現(xiàn)全市檔案數(shù)據(jù)的一窗式查閱出證。比如在退休辦理方面，檔案館或有關(guān)部門能根據(jù)退休人員信息及時將所涉人員的檔案推送給相關(guān)主管部門，點對點提供檔案證明材料，發(fā)揮檔案材料在退休辦理中的佐證作用。

另一方面是“重大活動”檔案收集歸檔系統(tǒng)場景。構(gòu)建重大活動事件檔案模塊化、標(biāo)簽化管理，形成一個或多個類型重大活動的檔案收集標(biāo)簽，實現(xiàn)目標(biāo)化收集，提供流程指導(dǎo)，將事件的過程演變?yōu)槟K數(shù)據(jù)的填充過程，避免重大活動檔案材料或數(shù)據(jù)的遺失，更好地為中心工作提供檔案利用服務(wù)。例如，在“疫情防控”“脫貧攻堅”“重要領(lǐng)導(dǎo)視察”等重大活動和事件中，從檔案收集的角度建立模板和標(biāo)簽，每一個流程需要收集哪些方面的檔案資料，在活動或事件的開展過程中，以檔案資料收集為目標(biāo)導(dǎo)向，從而來確保事件流程完善，資料收集齊全。

3.3 圍繞數(shù)據(jù)共享，加快檔案數(shù)據(jù)化、智慧化建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)共享化。向全市數(shù)據(jù)共享平臺歸集婚姻檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案、農(nóng)村土地確權(quán)檔案、山林檔案等各門類檔案共約200萬條數(shù)據(jù)，為檔案工作融入黨政機關(guān)整體智治打下了堅實的基礎(chǔ)，提升檔案數(shù)據(jù)共享程度。存量檔案數(shù)字化。重點對機構(gòu)改革后撤銷、合并單位檔案和全市各單位歷史遺留檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)化加工，逐步建設(shè)檔案館數(shù)據(jù)倉。增量檔案數(shù)據(jù)化。加強電子檔案的歸檔管理，目前全市OA系統(tǒng)歸檔率已達95%以上；積極推進政務(wù)服務(wù)事項電子化歸檔。接下去將進一步升級電子文件歸檔管理應(yīng)用，實現(xiàn)電子公文、政務(wù)服務(wù)事項電子文件等各類電子文件“一鍵歸檔”。檔案管理智慧化。建設(shè)檔案管理服務(wù)一體化平臺，集業(yè)務(wù)監(jiān)管、資源庫建設(shè)、社會服務(wù)以及數(shù)字檔案室建設(shè)等檔案全生命周期管理于一體，分角色分業(yè)務(wù)進行分析研判，使檔案工作各節(jié)點都更清晰，操作更便捷，服務(wù)更高效；啟動智慧庫房建設(shè)項目，安裝智能密集架、智能環(huán)控系統(tǒng)等，為智慧檔案館建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。

4 困難與思考

習(xí)近平總書記在二十大報告中指出“中國式現(xiàn)代化是人口規(guī)模巨大的現(xiàn)代化。我國十四億多人口整體邁進現(xiàn)代化社會，規(guī)模超過現(xiàn)有發(fā)達國家人口的總和，艱巨性和復(fù)雜性前所未有，發(fā)展途徑和推進方式也必然具有自己的特點。”浙江要實現(xiàn)中國特色社會主義共同富裕先行和省域現(xiàn)代化先行，需要在各項工作上先行探索，為全國樹立好標(biāo)準(zhǔn)，為其他各省市提供參考模板。檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)性工作，涉及社會建設(shè)的方方面面，因此，在檔案數(shù)字化改革中，務(wù)必要兼顧普適性、開放性、便捷性、可延展性等特點，這對我們的平臺建設(shè)工作提出了更大的挑戰(zhàn)。

系統(tǒng)集成融合問題。以遠程查檔為例，目前，共有省、市、部門等6個平臺系統(tǒng)共存，各平臺系統(tǒng)接口不一樣，需要三臺電腦進行管理，在操作過程中要消耗較多的人工時間，大大降低了查詢利用的效率，給實際工作帶來諸多不便。浙江省改革辦數(shù)字化改革專班將檔案工作納入到了黨政機關(guān)整體智治應(yīng)用體系的主要領(lǐng)域管理模塊，將電子歸檔納入黨政機關(guān)各項核心業(yè)務(wù)數(shù)字化運行的流程閉環(huán)。那么，作為黨政機關(guān)整體智治總框架的基礎(chǔ)應(yīng)用支撐，需要將檔案工作納入黨政機關(guān)整體智治的系統(tǒng)框架中去謀劃，在接口設(shè)置和數(shù)據(jù)共享等方面進行省、市、縣三級的統(tǒng)一規(guī)劃和頂層設(shè)計，特別是在數(shù)據(jù)共享方面，如何在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，擴大開放范圍，減少審批流程，這值得我們?nèi)ヌ剿鳌?/p>

部門間數(shù)據(jù)共享問題。一方面部門之間由于涉密和考慮保護隱私等多方面原因，特別是檔案館網(wǎng)絡(luò)設(shè)置現(xiàn)狀，局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)完全物理隔離，數(shù)據(jù)信息共享壁壘客觀存在。需要我們采用更科學(xué)的手段來實現(xiàn)部門之間出證等問題，出證的權(quán)威性認(rèn)證需在黨政機關(guān)整體智治中進行破解。另一方面是各部門的檔案數(shù)字化進度不一致，一些部門的檔案數(shù)字化加工是單獨做預(yù)算，受部門經(jīng)費的制約，導(dǎo)致一部分檔案尚未實現(xiàn)數(shù)字化。類似這種問題在各個立檔部門普遍存在，而這類情況難以在一體化平臺中得以反應(yīng)，實現(xiàn)檔案真正的共享尚有差距。

用戶體驗的滯后性問題。手機App普及已有10多年，尤其是像微信、支付寶等平臺應(yīng)用已十分成熟，加上大數(shù)據(jù)算法的應(yīng)用，操作非常簡便且智能。浙江省范圍內(nèi)，政府部門的應(yīng)用系統(tǒng)，大部分放在浙政釘、浙里辦等平臺上，有的系統(tǒng)已比較成熟。檔案查閱利用相比于經(jīng)常使用的社保、稅務(wù)等應(yīng)用系統(tǒng)，使用頻次較少，加上目前各種檔案門類的分散及歷史原因造成的檔案歸集不全，前端用戶對檔案利用的認(rèn)知和檔案系統(tǒng)能提供的服務(wù)差距較大，需要反復(fù)實踐并將系統(tǒng)不斷完善、迭代。