電子發(fā)票在企業(yè)財務管理中的風險防范與控制策略

馮琳

電子發(fā)票作為一種現代化財務管理工具，在企業(yè)中的應用呈現出眾多優(yōu)勢，如提高管理效率、降低成本支出以及加強資產核算。然而，它也伴隨著一系列潛在風險，包括重復報銷、信息安全、內部審計和管理合規(guī)性方面的風險。為了有效應對這些風險，企業(yè)需要采取相應的防范對策，包括多元化識別、建檔管理、風險防范機制的建立以及信息化平臺的優(yōu)化。電子發(fā)票在企業(yè)財務管理中具有重要作用，但也需要謹慎處理其中的風險因素。

近年來，我國政府高度重視電子發(fā)票的發(fā)展和應用。國家稅務總局先后發(fā)布了《關于推進電子發(fā)票應用的指導意見》（稅總發(fā)〔2015〕63號）和《關于進一步做好電子發(fā)票推廣應用工作的通知》（稅總發(fā)〔2017〕14號），明確提出要加快推進電子發(fā)票的應用，提高電子發(fā)票的使用率。根據中國稅務報的報道，截至2018年底，全國共有超過2000萬戶企業(yè)使用電子發(fā)票，開具電子發(fā)票超過100億張，占全國發(fā)票總量的比重逐年上升。盡管我國電子發(fā)票的應用取得了顯著成果，但在實際應用過程中，仍然存在一些潛在的風險。例如，電子發(fā)票的真實性、完整性和安全性難以保證；企業(yè)在開具、接收和使用電子發(fā)票過程中，可能面臨信息泄露、篡改和偽造等風險；此外，由于電子發(fā)票涉及多個參與方，如稅務局、企業(yè)、銀行等，各方在數據交換和共享過程中可能存在協同不足的問題。因此，加強電子發(fā)票在企業(yè)財務管理中的風險防范與控制策略研究，對于促進我國電子發(fā)票事業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

電子發(fā)票在財務管理的應用優(yōu)勢

電子發(fā)票在財務管理中的應用帶來了眾多優(yōu)勢，為企業(yè)的財務運營提供了便捷和高效的解決方案。

第一，有利于提高財務管理效率。傳統(tǒng)紙質發(fā)票需要經歷煩瑣的手工處理流程，包括接收、歸檔、存檔和核對。這種過程容易引發(fā)人為錯誤和信息遺漏。然而，電子發(fā)票通過這些自動化流程，再加上數據整合和分析的能力，能夠以更高效的方式處理和匯總大量財務數據。

第二，有利于降低開票的成本支出。在傳統(tǒng)紙質發(fā)票制度下，企業(yè)需要承擔大量的費用，包括印刷、紙張、郵寄、存儲以及人工處理等各項開銷。這不僅對企業(yè)的財務造成壓力，還對環(huán)境產生不良影響。而電子發(fā)票采用數字化方式生成、傳遞和存儲，節(jié)省了一系列費用。根據統(tǒng)計數據，電子發(fā)票相較于傳統(tǒng)紙質發(fā)票，可降低開票成本高達50%以上。這對于企業(yè)來說是一筆可觀的節(jié)約，有助于提高財務的效益和可持續(xù)性發(fā)展。

第三，有利于提高資產核算效率。傳統(tǒng)的紙質發(fā)票核算需要大量的人工操作，包括手動輸入、文件整理和數據記錄。這一過程容易受到人為錯誤的影響，因此存在較高的準確性風險。相比之下，電子發(fā)票能夠自動與企業(yè)的財務系統(tǒng)同步，實現數據的即時上傳和自動匹配。這不僅大幅度減少了人工干預，還提高了數據的準確性和一致性。電子發(fā)票的數字存儲和檢索功能進一步提高了資產核算的效率。

電子發(fā)票在企業(yè)財務管理工作中存在的風險點

重復報銷及退票 由于電子發(fā)票的易于復制和傳遞特性，惡意員工或不法分子可以利用這一特點，進行不法行為。假設一個企業(yè)通過復制一張已報銷過的電子發(fā)票并再次提交報銷申請。由于缺乏有效的審核機制和內部控制措施，該員工成功騙取了企業(yè)的資金。這種情況對企業(yè)來說是一種重復報銷及退票的風險。這個員工可能是有意為之，也可能是無意犯錯。無論是惡意行為還是疏忽大意，都會導致企業(yè)財務損失。如果這種行為得不到及時發(fā)現和糾正，可能會給企業(yè)的財務管理帶來混亂和困擾。此外，這種風險還會損害企業(yè)的聲譽，影響其與供應商、客戶等合作伙伴的關系。這會增加財務管理的混亂程度，給企業(yè)帶來麻煩和成本。

信息安全風險 電子發(fā)票的使用涉及大量敏感財務數據的傳輸和存儲，因此存在著信息安全風險。首先，黑客和惡意軟件可能會攻擊企業(yè)的電子發(fā)票系統(tǒng)，竊取敏感數據或干擾正常運作。這些攻擊可能導致財務數據的泄露、篡改或破壞，給企業(yè)帶來重大損失。其次，員工的疏忽或不當操作也可能導致數據泄露或丟失。員工可能因為不慎點擊了釣魚郵件或下載了惡意軟件，從而讓黑客進入系統(tǒng)。員工在處理電子發(fā)票時可能存在疏忽大意，如將重要文件存儲在易受攻擊的位置或未正確備份數據，導致數據丟失的風險增加。

內部審計風險 當企業(yè)未建立嚴格的審計流程時，員工可能會濫用電子發(fā)票系統(tǒng)，從而引發(fā)潛在的風險。例如，他們可能會故意虛報開銷或濫用退款流程，以獲取不當的經濟利益。這種行為可能會導致財務數據的不準確性，進而影響企業(yè)的財務狀況和決策制定。此外，電子發(fā)票的存儲和檢索也可能導致審計過程的復雜化。審計人員需要訪問和分析大量的電子發(fā)票數據，以確認其合規(guī)性和準確性。如果電子發(fā)票存儲不規(guī)范或信息混亂，審計人員可能難以獲取必要的信息，從而影響審計的全面性和準確性。這種情況可能導致審計風險，因為審計人員無法有效地監(jiān)督和核實企業(yè)的財務活動。

管理工作合規(guī)性風險 在企業(yè)的電子發(fā)票管理中，財務管理水平和流程規(guī)范是相關工作人員應重點考慮的內容。不合規(guī)的財務管理水平可能導致財務人員出現錯誤或疏漏，進而導致不準確的財務數據。這種情況可能在報銷和審核過程中產生負面影響，增加了財務管理風險。一方面，如果企業(yè)缺乏規(guī)范的流程和有效的監(jiān)督和審核體系，管理工作也容易變得不合規(guī)。未能建立明確的流程和內部控制措施可能會導致信息泄露、不當審批、重復報銷等問題的出現。這些問題不僅影響財務數據的準確性，還可能引發(fā)法律和合規(guī)性問題，增加了管理工作的風險。

電子發(fā)票在企業(yè)財務管理工作中風險的防范對策

電子發(fā)票的多元化識別 為防范電子發(fā)票風險，企業(yè)應采取多元化的識別方法。首先，根據《中華人民共和國電子簽名法》的規(guī)定，可實施數字簽名技術。數字簽名是一種密碼學工具，可用于驗證電子發(fā)票的真實性和完整性。每個電子發(fā)票可以用私鑰簽名，然后由稅務部門或相關機構的公鑰來驗證，這確保了電子發(fā)票未被篡改或偽造。例如，當不法分子準備偽造一家公司的電子發(fā)票準備惡意報銷時，數字簽名驗證將失敗，從而使偽造行為難以得逞。其次，利用數據挖掘和機器學習技術，對大量電子發(fā)票數據進行分析，建立模型來檢測異常情況。例如，它們可以檢測出同一份電子發(fā)票多次報銷的情況，或者金額異常偏離正常范圍的情況。這有助于企業(yè)快速識別潛在的風險和問題，提高了風險發(fā)現的效率。此外，采用稅務部門認可的電子發(fā)票標準，如國家稅務總局規(guī)定的電子發(fā)票格式、編碼規(guī)范和安全要求，旨在確保電子發(fā)票的真實性、完整性和可追溯性。例如，國家稅務總局規(guī)定了電子發(fā)票必須包含特定的標識信息、交易雙方信息、商品或服務信息等，以便于稅務機關進行監(jiān)管和核對（如圖1）。

電子發(fā)票的建檔管理 企業(yè)應建立完善的電子發(fā)票檔案管理系統(tǒng)，包括存儲、備份、索引和檢索功能。所有電子發(fā)票都應按規(guī)定存檔，包括原始電子發(fā)票和相關的審批文件。建檔管理系統(tǒng)應具備高度安全性，以防止未經授權的訪問和數據泄露。此外，應制定明確的文件保留政策，確保電子發(fā)票的合規(guī)存儲和合法銷毀。具體做法上，企業(yè)可以采用專業(yè)的電子發(fā)票管理系統(tǒng)來實施建檔管理。這些系統(tǒng)通常具備強大的存儲和備份功能，能夠自動將電子發(fā)票和相關文件歸檔到指定的文件夾中，并進行定期的數據備份，以防止數據丟失或損壞。同時，系統(tǒng)還可以為每個電子發(fā)票生成唯一的索引號，方便用戶進行快速檢索和查詢。

為了確保電子發(fā)票的安全性，企業(yè)可以采取多種措施。首先，建檔管理系統(tǒng)應具備嚴格的權限控制機制，只有經過授權的人員才能訪問和操作電子發(fā)票數據。其次，系統(tǒng)應使用高強度的加密算法對電子發(fā)票進行加密存儲，以防止未經授權的篡改和竊取。此外，企業(yè)還可以考慮采用數字水印技術對電子發(fā)票進行進一步的保護，以確保其真實性和完整性。在制定文件保留政策時，企業(yè)應根據國家相關政策和法規(guī)的要求來確定電子發(fā)票的保存期限。例如，根據《中華人民共和國稅收征收管理法》第六十六條規(guī)定，納稅人應當按照規(guī)定保管會計憑證、賬簿、報表和其他有關資料，保存期限不得少于10年。因此，企業(yè)可以根據這一要求來確定電子發(fā)票的保存期限，并制定相應的文件銷毀程序。

企業(yè)建立完善的風險防范機制 企業(yè)需要建立全面的風險防范機制，包括內部控制和審計程序。內部控制是關鍵。企業(yè)應制定詳細的內部控制政策和程序，涵蓋財務流程、數據訪問權限、審批程序等各個方面。例如，可以設立專門的電子發(fā)票管理團隊，負責審核和授權電子發(fā)票的使用；同時，建立嚴格的審批流程，確保每張電子發(fā)票都經過多重審核和確認。此外，還可以采用技術手段，如數字簽名和加密技術，對電子發(fā)票進行保護，防止篡改和偽造。審計程序應定期進行，包括內部審計和外部審計，以評估風險情況和發(fā)現潛在問題。內部審計可以由企業(yè)內部的專業(yè)人員或第三方機構進行，對電子發(fā)票的使用和管理進行全面檢查和評估。外部審計則由獨立的審計機構進行，對企業(yè)的財務報表和相關業(yè)務進行審查，確保其合規(guī)性和準確性。通過審計程序，企業(yè)可以及時發(fā)現并解決潛在的風險問題，提高財務管理的可靠性和穩(wěn)定性。

信息化平臺建設及流程優(yōu)化 企業(yè)需要不斷完善信息化平臺建設，以支持電子發(fā)票管理的智能化和合規(guī)性。信息化平臺的建設應包括先進的技術和智能化的查驗功能，以確保電子發(fā)票的準確性和真實性。此外，應結合實際數據和財務數據，避免信息孤島的產生，提高內部財務信息數據的一致性?，F代信息技術的應用有助于企業(yè)更好地檢索和排查財務數據，防范潛在的報銷舞弊等問題，推動電子發(fā)票管理工作的現代化和合規(guī)性。

綜合來看，電子發(fā)票為財務管理帶來了便利，但隨之而來的風險也需要引起高度重視，如重復報銷、信息安全、內部審計和管理合規(guī)性風險。為了有效應對這些風險，企業(yè)需要采取一系列對策，包括多元化識別方法、建檔管理、完善風險防范機制和信息化平臺建設，以確保企業(yè)的財務管理水平在數字化時代得以提升和維護。