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      利用“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)助力采購管理提質(zhì)增效

      2023-03-20 05:43:37昝新
      電腦迷 2023年23期
      關(guān)鍵詞:采購管理提質(zhì)增效新技術(shù)

      昝新

      【摘? 要】 在工程項目采購管理實踐中,面對采購的復(fù)雜性和多樣性,企業(yè)可充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),開展采購管理提質(zhì)增效工作。在工程項目采購管理中引入“互聯(lián)網(wǎng)+”,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,更能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、流程優(yōu)化等工作,提高企業(yè)工程項目采購管理水平。基于當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的廣泛應(yīng)用,如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”助力企業(yè)工程項目采購管理提質(zhì)增效,成為行業(yè)領(lǐng)域共同關(guān)注的問題?;诖耍恼聫膶嶋H工作出發(fā),對利用“互聯(lián)網(wǎng)+”助力企業(yè)工程項目采購管理提質(zhì)增效的重要性、當(dāng)前現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析探討,以期為廣大企業(yè)工程項目采購工作者提供參考。

      【關(guān)鍵詞】 “互聯(lián)網(wǎng)+”;新技術(shù);采購管理;提質(zhì)增效

      一、“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)助力采購管理提質(zhì)增效的優(yōu)勢

      (一)打破時空限制,提高工作效率

      工程項目的采購一般會涉及供應(yīng)商的選擇和確定。傳統(tǒng)的采購管理模式中,企業(yè)需要花費較長時間才能完成供應(yīng)商選擇、合同簽訂等工作,同時還需要企業(yè)內(nèi)部員工對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查,將合格的供應(yīng)商信息登記在供應(yīng)商名錄中,才能進(jìn)行下一步采購活動。然而,當(dāng)企業(yè)選擇的供應(yīng)商數(shù)量較多時,企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行選擇和確定的時間就會變得十分緊張。此外,由于工程項目一般規(guī)模較大、周期較長,當(dāng)企業(yè)需要采購某一物資時,往往需要多家供應(yīng)商同時提供相應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)。如果企業(yè)在短時間內(nèi)無法確定某個供應(yīng)商是否具備提供相應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)的能力,則無法保證采購活動的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的采購管理模式中,企業(yè)往往需要花費大量時間和精力來對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和管理,而通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和控制,可以有效提高采購效率和質(zhì)量。

      傳統(tǒng)的采購管理模式中,采購活動需要經(jīng)過較長時間的準(zhǔn)備,采購信息收集和整理過程中需要花費大量的時間和精力,且受時間限制。線上采購平臺打破了這種時空限制,企業(yè)可以通過線上采購平臺快速收集各種相關(guān)信息,并通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將這些信息傳遞給企業(yè)內(nèi)部員工,由員工利用碎片化的時間進(jìn)行處理,從而提高企業(yè)采購工作的效率。

      在企業(yè)實施工程項目采購時,企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在線尋找符合要求的供應(yīng)商并建立相應(yīng)的供應(yīng)商名錄。在選擇和確定供應(yīng)商后,企業(yè)可以將該名單共享給內(nèi)部員工。當(dāng)員工需要采購商品或服務(wù)時,只需要登錄線上采購平臺即可完成對相關(guān)商品或服務(wù)的采購活動。同時,員工可以利用碎片化時間對這些商品或服務(wù)進(jìn)行篩選和比較。如果需要采購某種商品或服務(wù)時,員工還可以根據(jù)自己的需求選擇適合自己的商品或服務(wù)進(jìn)行采購活動。這樣就提高了員工參與工程項目采購活動的積極性和主動性,也降低了企業(yè)對員工時間和精力的占用。

      (二)多層次采購管理,提升管理效率

      企業(yè)采購管理是一項綜合性、系統(tǒng)性的工作,涉及多個環(huán)節(jié),包括供應(yīng)商的選擇與確定、采購計劃編制、供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)、合同簽訂等。在傳統(tǒng)的采購管理模式下,企業(yè)在采購過程中涉及的環(huán)節(jié)較多,如果各個環(huán)節(jié)之間缺少有效溝通,將會導(dǎo)致整個采購活動效率低下。而“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用可以有效解決這類問題。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用,企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺構(gòu)建一個多層次的采購管理模式。多層次的采購管理模式能夠保證各個環(huán)節(jié)之間的溝通順暢,從而提升整個采購過程的效率,進(jìn)而為企業(yè)帶來更大的價值。在傳統(tǒng)的采購管理模式下,企業(yè)通常通過設(shè)立采購部門來組織采購活動。

      傳統(tǒng)采購管理模式下,采購工作主要是由采購人員完成,繁雜的工作容易造成采購人員疲于應(yīng)付、工作效率不高的問題。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下,企業(yè)可以通過多層次采購管理的方式來提升企業(yè)的整體管理效率。多層次采購管理主要是指在多個采購環(huán)節(jié)中使用不同的操作工具,使每個環(huán)節(jié)獨立進(jìn)行,如在計劃階段使用 ERP系統(tǒng)進(jìn)行采購計劃編制,在供應(yīng)商選擇階段使用電商平臺進(jìn)行供應(yīng)商搜索和比價,在合同簽訂階段使用電商平臺進(jìn)行合同簽訂。通過這種多層次的采購管理方式,既能保證企業(yè)各個環(huán)節(jié)之間的溝通順暢,又能保證各環(huán)節(jié)之間的高效配合。

      1. 多層次計劃編制

      在企業(yè)的采購工作中,計劃編制是非常重要的一個環(huán)節(jié),因為只有通過科學(xué)合理的計劃,才能保證采購工作高效開展。在傳統(tǒng)的采購管理模式下,采購人員通常是在計劃階段和供應(yīng)商進(jìn)行溝通,然后將需求報給ERP系統(tǒng)進(jìn)行處理。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下,企業(yè)可以將需求和供應(yīng)商的訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián),從而實現(xiàn)整個采購計劃的自動生成。例如在ERP系統(tǒng)中設(shè)置好需求條件后,采購人員只需要根據(jù)需要輸入相應(yīng)信息就能自動生成采購計劃。這一做法不僅可以減少企業(yè)采購人員的工作量,而且能夠縮短整個計劃編制流程的時間,提高計劃編制效率。當(dāng)然,通過多層次計劃編制方式,還能有效提升采購人員的工作積極性和主動性。

      采購計劃階段,企業(yè)可以使用ERP系統(tǒng)來編制采購計劃,并將其提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。在供應(yīng)商選擇階段,企業(yè)可以使用電商平臺搜索和比價來選擇符合要求的供應(yīng)商。在合同簽訂階段,企業(yè)可以使用電商平臺來進(jìn)行合同簽訂,并將合同信息錄入ERP系統(tǒng)中。通過這種多層次的采購管理方式,企業(yè)可以將各個環(huán)節(jié)串聯(lián)起來,從而提升整個采購活動的效率和質(zhì)量。

      2. 多層次供應(yīng)商選擇和比價

      在傳統(tǒng)采購管理模式下,企業(yè)會通過招標(biāo)、比價等方式選擇合適的供應(yīng)商,并與供應(yīng)商簽訂采購合同。而“互聯(lián)網(wǎng)+”的出現(xiàn),使企業(yè)可以通過電商平臺來選擇合適的供應(yīng)商,并與之簽訂采購合同。如企業(yè)在電商平臺上搜索供應(yīng)商時,系統(tǒng)會自動推送相關(guān)的供應(yīng)商信息。通過這種多層次的采購管理方式,可以使企業(yè)在短時間內(nèi)找到合適的供應(yīng)商并簽訂采購合同,從而提升企業(yè)的采購效率。同時,利用電商平臺進(jìn)行供應(yīng)商比價也能在一定程度上幫助企業(yè)節(jié)約成本。如某公司利用電商平臺進(jìn)行比價后,通過減少招標(biāo)次數(shù)和降低價格等方式,每年節(jié)省資金約400萬元。

      3. 提高信息透明度,監(jiān)督采購過程

      傳統(tǒng)采購管理模式下,企業(yè)內(nèi)部各部門的信息都是隔離的,沒有實現(xiàn)信息共享,也沒有進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。線上采購平臺的出現(xiàn),使企業(yè)采購管理由線下轉(zhuǎn)移到線上,可通過平臺進(jìn)行信息共享和監(jiān)督管理,從而實現(xiàn)采購全流程的透明化。企業(yè)在網(wǎng)上進(jìn)行采購時,所有參與的供應(yīng)商都可以看到該商品的信息,從而實現(xiàn)供應(yīng)商之間的有效競爭。與此同時,供應(yīng)商也能及時了解到其他供應(yīng)商提供的商品價格、服務(wù)等信息,避免因信息不對稱而造成不公平競爭。

      線上采購平臺通過對企業(yè)內(nèi)部各部門進(jìn)行監(jiān)督和管理,可確保采購行為符合法律法規(guī)和公司規(guī)章制度地落實。線上采購平臺通過設(shè)置供應(yīng)商黑名單制度、發(fā)布供應(yīng)商違規(guī)行為等方式對供應(yīng)商進(jìn)行懲戒。惡意競爭、違反公司規(guī)章制度、損害公司利益的供應(yīng)商,將被列入供應(yīng)商黑名單,禁止與其合作;有嚴(yán)重違規(guī)行為的供應(yīng)商則會被列入供應(yīng)商黑名單,禁止與其合作。這樣不僅減少了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息不對稱問題,也規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部員工的行為,有助于企業(yè)健康發(fā)展。

      二、利用“互聯(lián)網(wǎng)+” 新技術(shù)助力采購管理提質(zhì)增效策略

      利用“互聯(lián)網(wǎng)+”可以提高企業(yè)采購管理效率、降低成本、提高工作效率。但同時也需要注意相關(guān)風(fēng)險。一方面,在應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的過程中需要注意信息安全和隱私保護(hù),防止信息泄露;另一方面,“互聯(lián)網(wǎng)+”也為企業(yè)采購管理帶來了一定挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)該利用好“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢,解決實際問題。

      (一)信息集成

      在工程項目采購管理中,信息集成是指將企業(yè)內(nèi)部以及外部的信息進(jìn)行整合,從而使其能夠統(tǒng)一地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。信息集成在工程項目采購管理中起著至關(guān)重要的作用,是企業(yè)工程項目采購管理的核心,能夠為工程項目采購提供決策支持。因此,在工程項目采購管理中,應(yīng)注重信息集成。信息集成主要有兩方面的內(nèi)容,一是集成供應(yīng)商資源;二是集成供應(yīng)商、內(nèi)部相關(guān)部門、外部供應(yīng)商及其他相關(guān)企業(yè)之間的信息。在采購管理實踐中,可通過以下措施來實現(xiàn)信息集成:

      第一,建立企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商信息庫;第二,建立企業(yè)外部的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商信息庫;第三,通過技術(shù)手段實現(xiàn)內(nèi)部與外部之間信息共享。在信息集成過程中,應(yīng)注重信息的準(zhǔn)確性、時效性以及數(shù)據(jù)處理的及時性。只有保證了這三點才能發(fā)揮出信息集成在工程項目采購管理中的重要作用。

      (二)業(yè)務(wù)協(xié)同

      項目造價控制是項目管理的重要內(nèi)容,是指在采購活動中,對工程造價進(jìn)行預(yù)測、計劃、組織、控制和監(jiān)督。在實際工作中,常常會出現(xiàn)多個部門共同參與工程項目采購工作,由于信息不對稱,導(dǎo)致多頭管理的情況。針對這種情況,在工程項目采購管理中可引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),以信息化手段實現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)協(xié)同,并以此為基礎(chǔ),開展工程項目采購管理提質(zhì)增效工作。

      首先,通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用,企業(yè)可實現(xiàn)多部門協(xié)同辦公。例如,企業(yè)可建立工程項目采購管理平臺或通過項目管理系統(tǒng)將多個部門整合在一個系統(tǒng)中,并以此為基礎(chǔ)開展采購管理提質(zhì)增效工作。其次,各部門可實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同。例如,在工程項目采購過程中,通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可將各部門的業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系起來。通過系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)共享、信息交換等方式實現(xiàn)各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)同。最后,企業(yè)可建立采購項目管理系統(tǒng)。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息共享。各部門可共享采購項目信息、價格信息等。同時通過對項目進(jìn)行全過程跟蹤和管控,實現(xiàn)對工程項目采購項目的有效管控。

      (三)平臺對接

      對“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用,企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實際情況,從戰(zhàn)略高度謀劃,立足長遠(yuǎn),根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)營管理需要,將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與企業(yè)的采購管理業(yè)務(wù)進(jìn)行有效融合。在具體的項目實施中,可從以下方面開展:

      1. 將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入企業(yè)采購管理流程中。結(jié)合企業(yè)自身實際業(yè)務(wù)發(fā)展情況,梳理采購業(yè)務(wù)流程,分析當(dāng)前工程項目采購業(yè)務(wù)中存在的問題,通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,對工程項目采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。例如,可將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與 ERP系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺等進(jìn)行融合,以減少手工操作帶來的工作量。

      2. 利用“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)化采購管理模式。例如,將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)相融合,開展大數(shù)據(jù)分析、預(yù)測預(yù)警、協(xié)同辦公等工作;通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用,探索合同管理新模式;通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用,探索在線詢價、在線競價、電子招投標(biāo)等采購管理新模式。

      (四)風(fēng)險管控

      在工程項目采購過程中,存在許多風(fēng)險。這些風(fēng)險會影響工程項目采購的進(jìn)度和效果,甚至?xí)绊懫髽I(yè)的整體效益。因此,對采購而言,風(fēng)險管控是一個重要的方面。在以往的工程項目采購管理實踐中,主要通過招投標(biāo)方式進(jìn)行采購,而招投標(biāo)方式在工程項目采購中使用較為廣泛。在招投標(biāo)環(huán)節(jié)中,采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行招標(biāo),會產(chǎn)生許多問題,如不能滿足個性化需求、評標(biāo)過程缺乏公平公正等問題。

      為了解決上述問題,企業(yè)可借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),在采購管理實踐中引入云上招采模式。云上招采是一種全新的招投標(biāo)模式。其主要特點是在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動,既可以滿足個性化需求,又可以避免人為因素的干擾。在招投標(biāo)環(huán)節(jié)中引入云上招采模式不僅能夠優(yōu)化招標(biāo)流程、提高招標(biāo)效率、降低采購成本、規(guī)范采購行為等方面發(fā)揮積極作用;還能使企業(yè)避免因人為因素的干擾而產(chǎn)生的腐敗行為以及因信息不對稱而導(dǎo)致的尋租風(fēng)險等問題,從而提高企業(yè)工程項目采購管理水平。

      三、結(jié)語

      綜上所述,文章從當(dāng)前工程項目采購管理中存在的問題出發(fā),提出了利用“互聯(lián)網(wǎng)+”助力企業(yè)采購管理提質(zhì)增效的策略建議。在企業(yè)工程項目采購管理工作中,要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”,將網(wǎng)絡(luò)平臺、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段融入工程項目采購管理工作中,從而促進(jìn)工程項目采購管理提質(zhì)增效。同時,要注意利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的同時,也要重視相關(guān)法律法規(guī)的完善,使企業(yè)的采購工作更加規(guī)范化、精細(xì)化。

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