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      高校儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)的研究

      2023-03-19 13:36:28葉晟王健蘇文莉
      電腦迷 2023年22期
      關(guān)鍵詞:儀器設(shè)備信息化建設(shè)管理系統(tǒng)

      葉晟 王健 蘇文莉

      【摘? 要】 近些年,隨著國(guó)家對(duì)高等教育經(jīng)費(fèi)的持續(xù)投入,高校儀器設(shè)備種類、數(shù)量與日俱增的同時(shí),對(duì)儀器設(shè)備信息化管理也提出了更高的要求。文章在分析西部某地方高校儀器設(shè)備信息化管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,從健全信息化管理制度、提升管理人員信息化素養(yǎng)、構(gòu)建全流程管理平臺(tái)及開放儀器設(shè)備資源共享等多方面,提出了適應(yīng)地方高校的儀器設(shè)備管理全生命周期的信息化建設(shè)方案。

      【關(guān)鍵詞】 信息化建設(shè);儀器設(shè)備;管理系統(tǒng)

      一、高校儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

      (一)信息化管理程度不高

      目前,學(xué)校仍處于儀器設(shè)備信息化建設(shè)的第二階段,即在數(shù)字化校園的基礎(chǔ)上,建立了基于B/S結(jié)構(gòu)的儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng),系統(tǒng)中相關(guān)業(yè)務(wù)部分采用線上辦理,但功能過于簡(jiǎn)單,只能實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備資產(chǎn)錄入、查詢、增加、刪除、修改以及對(duì)設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢等。而且,系統(tǒng)相對(duì)閉塞,僅對(duì)接二級(jí)學(xué)院,未接入普通教職員工,也未與相關(guān)職能部門系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接。

      (二)信息化管理制度不夠完善

      健全的儀器設(shè)備信息化管理制度是保障高校儀器設(shè)備在當(dāng)前信息化、數(shù)字化形勢(shì)下規(guī)范管理的前提。作為設(shè)備管理制度的重要一環(huán),學(xué)校儀器設(shè)備信息化管理制度相對(duì)陳舊、與當(dāng)前形勢(shì)脫節(jié),且推廣與執(zhí)行力度不夠,在一定程度上影響了儀器設(shè)備管理信息化水平,需進(jìn)行更新與完善。

      (三)儀器設(shè)備開放共享信息化平臺(tái)缺失

      高校實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備,特別是大型儀器設(shè)備的共享,對(duì)提高設(shè)備利用率、提升投資效益、科學(xué)配置教育經(jīng)費(fèi)有著重要作用。但目前,學(xué)校儀器設(shè)備的開放共享程度偏低,除了共享的意識(shí)不足,共享管理辦法不夠完善,獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不夠健全外,缺少儀器設(shè)備開放共享信息化平臺(tái)也是其中重要原因之一。儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人之間缺乏信息共享渠道,出現(xiàn)了設(shè)備重復(fù)購(gòu)買、利用率不高,甚至長(zhǎng)期閑置等現(xiàn)象。

      (四)儀器設(shè)備管理人員信息素養(yǎng)不高

      在儀器設(shè)備種類、數(shù)量且專業(yè)性大幅提升的前提下,學(xué)校對(duì)設(shè)備管理人員信息化培訓(xùn)相對(duì)較少,并且設(shè)備管理人員除了個(gè)別專職外,大部分由教師兼職,教師需要兼顧科研與教學(xué),無(wú)法投入大量時(shí)間、精力從事儀器設(shè)備信息化管理工作,在沒有強(qiáng)制要求的情況下,普遍選擇傳統(tǒng)管理方式,對(duì)儀器設(shè)備管理的信息化有一定影響。

      二、高校儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)思路

      為縮小與省內(nèi)外一流高校的差距,更好地為學(xué)校開展人才培養(yǎng)、科技攻關(guān)、社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)工作提供物質(zhì)保障,文章基于校情、存在的問題與新形勢(shì)的發(fā)展,探討符合全生命周期管理理念的信息化建設(shè)解決方案,探索高校儀器設(shè)備面向信息化、數(shù)據(jù)化、開放式管理的思路。

      (一)高校儀器設(shè)備全生命周期管理的特點(diǎn)

      儀器設(shè)備全生命周期管理包括從儀器設(shè)備的配置、論證、招投標(biāo)、采購(gòu)、建賬、驗(yàn)收、使用、維修直到設(shè)備報(bào)廢的整個(gè)過程。高校的設(shè)備全生命周期管理,涵蓋了資產(chǎn)和設(shè)備管理雙重概念,通過全生命周期管理,學(xué)校能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)掌握儀器設(shè)備的使用情況、運(yùn)行狀況與利用效率等全方位信息,實(shí)現(xiàn)學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)投入與產(chǎn)出最大化,滿足全校師生對(duì)實(shí)驗(yàn)及教學(xué)設(shè)備“安全、可靠、優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行”的現(xiàn)代化要求。

      (二)高校儀器設(shè)備全生命周期管理的難點(diǎn)

      1. 高校儀器設(shè)備種類多、數(shù)量大

      近年來(lái),儀器設(shè)備作為辦學(xué)的重要支撐條件,無(wú)論是教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、科研、辦公設(shè)備的種類和數(shù)量都大幅提高,在為高校正常運(yùn)行進(jìn)行有效保障的基礎(chǔ)上,其復(fù)雜性也對(duì)儀器設(shè)備全生命周期管理提出了更高的要求。

      2. 高校儀器設(shè)備全生命周期參與主體多

      高校部門分支多,儀器設(shè)備的歸屬,即全生命周期涉及被管理的部門涵蓋行政、教學(xué)、教學(xué)服務(wù)、科研等。同時(shí),全生命周期各階段管理工作同樣涉及眾多參與主體,包括國(guó)資、計(jì)財(cái)、招標(biāo)辦、紀(jì)委監(jiān)察、審計(jì)及各二級(jí)學(xué)院等,部門之間彼此連接、共享數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)。所以,儀器設(shè)備全生命周期管理的設(shè)計(jì)需要考慮參與主體的復(fù)雜性、多樣性及互相制約的特點(diǎn)。

      3. 高校儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)性強(qiáng)、持續(xù)性高

      儀器設(shè)備全生命周期呈現(xiàn)出系統(tǒng)性與持續(xù)性。系統(tǒng)性要求管理工作要考慮周全,比如,管理相關(guān)政策、文件需統(tǒng)一,不能因人而異、因事而異。持續(xù)性則是各階段工作會(huì)制約且相互影響,要求管理具備持續(xù)性,任何階段的變動(dòng)都必須體現(xiàn),否則可能會(huì)造成國(guó)有資產(chǎn)的流失。

      (三)調(diào)查研究與分析

      1. 調(diào)研目的

      基于目前儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,對(duì)當(dāng)前儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的滿意度、使用情況及主要問題、亟須完善功能等進(jìn)行調(diào)研。

      2. 研究方法

      (1)調(diào)查對(duì)象

      國(guó)有資產(chǎn)管理處工作人員、各二級(jí)學(xué)院設(shè)備管理員、各部門系統(tǒng)使用人員與普通高校教師等對(duì)儀器設(shè)備信息化建設(shè)及設(shè)備管理系統(tǒng)最直接、最有代表性的使用者與體驗(yàn)者。

      (2)調(diào)查方法

      通過在線問卷,共發(fā)放問卷66份,回收有效問卷60份。

      3. 調(diào)研結(jié)果

      (1)滿意度

      根據(jù)圖1所示統(tǒng)計(jì)結(jié)果,受調(diào)查者對(duì)當(dāng)前儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)不滿意的占到73%以上,一般及滿意為26.7%,沒有非常滿意的用戶,滿意度整體偏低,且根據(jù)后續(xù)分析,各部門系統(tǒng)使用人員與普通高校教師對(duì)系統(tǒng)滿意度相對(duì)更低。

      (2)主要問題

      受調(diào)查者滿意度較低的原因主要是當(dāng)前儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的功能過于單一,其主要問題如圖2所示。包括:①未與設(shè)備管理各職能系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接,導(dǎo)致論證、采購(gòu)、驗(yàn)收、設(shè)備入賬等均采用線下處理,造成人力、物力的浪費(fèi),且效率不高;②設(shè)備管理功能不全面,如缺少設(shè)備維修、設(shè)備變動(dòng)等環(huán)節(jié),具備設(shè)備報(bào)廢功能,但流程不完善;③二級(jí)學(xué)院(單位)管理員管理權(quán)限不足,且普通教師沒有系統(tǒng)使用權(quán)限,無(wú)法提交相關(guān)業(yè)務(wù),管理員工作量增大;④沒有儀器設(shè)備開放共享平臺(tái),大型儀器設(shè)備使用效益不高;⑤移動(dòng)設(shè)備普及的現(xiàn)狀下,受調(diào)查者希望部分業(yè)務(wù),如設(shè)備入庫(kù)、設(shè)備維護(hù)等能夠同步至移動(dòng)端實(shí)現(xiàn),便于操作。

      (四)高校儀器設(shè)備全生命周期管理信息化建設(shè)策略

      1. 健全儀器設(shè)備信息化管理制度

      儀器設(shè)備全生命周期管理需要制度保證,需全面梳理各部門現(xiàn)有管理制度,并在嚴(yán)格貫徹國(guó)家相關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上,修訂和完善儀器設(shè)備信息化管理制度,科學(xué)化、制度化、規(guī)范化落實(shí)全生命周期管理,讓信息化建設(shè)有章可循。

      2. 構(gòu)建基于全生命周期的信息化管理系統(tǒng)

      基于調(diào)研結(jié)果,分析校內(nèi)儀器設(shè)備全生命周期管理的特點(diǎn),結(jié)合新形勢(shì)、新政策,建設(shè)全新的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)。

      (1)構(gòu)建適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展和符合校情的儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)模型,如圖3所示,包括儀器設(shè)備管理信息化系統(tǒng)及與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)接口。儀器設(shè)備管理信息化系統(tǒng)包含儀器設(shè)備申購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、入賬、管理、維修、報(bào)廢及大型設(shè)備開放共享等模塊;數(shù)據(jù)接口鏈接的相關(guān)業(yè)務(wù)部門包括計(jì)財(cái)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心、各二級(jí)學(xué)院等。

      系統(tǒng)采用多層次、立體化管理,實(shí)行學(xué)校、二級(jí)學(xué)院及各業(yè)務(wù)單位、各部門及實(shí)驗(yàn)室(課題組)的三級(jí)管理模式,分級(jí)授權(quán),層層聯(lián)動(dòng),優(yōu)化了流程,提高了業(yè)務(wù)處理的效率與系統(tǒng)的可靠性。

      同時(shí),進(jìn)一步下放權(quán)限,為全校教職員工開通一般賬戶,統(tǒng)一認(rèn)證,具有設(shè)備購(gòu)置、報(bào)廢申請(qǐng)、歸屬查詢、共享設(shè)備等普通權(quán)限,使全校職工能夠?qū)崟r(shí)了解個(gè)人業(yè)務(wù)辦理進(jìn)程,查詢名下所屬設(shè)備信息,大大增強(qiáng)了系統(tǒng)對(duì)普通教職員工的可用性與易用性。

      (2)基于模型開發(fā)儀器設(shè)備全流程信息管理系統(tǒng),相關(guān)業(yè)務(wù)全程采用線上辦理,部分業(yè)務(wù)同步至移動(dòng)端實(shí)現(xiàn),有效實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理全生命周期信息化,確保儀器設(shè)備管理數(shù)據(jù)在全生命周期內(nèi)有效溯源。同時(shí),實(shí)現(xiàn)學(xué)校各職能部門對(duì)全校儀器設(shè)備信息的數(shù)據(jù)互通與共享,掌握各種儀器設(shè)備的使用及管理情況,科學(xué)評(píng)價(jià)儀器設(shè)備使用績(jī)效,為學(xué)科建設(shè)、質(zhì)量管理、科學(xué)研究等提供數(shù)據(jù)支持。

      (3)通過儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行,可產(chǎn)生儀器設(shè)備的生命周期數(shù)據(jù),對(duì)生命周期數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,能夠優(yōu)化流程、提升服務(wù)。隨著學(xué)校發(fā)展,大型儀器購(gòu)置逐年增多,通過對(duì)儀器設(shè)備的數(shù)據(jù)化管理能夠?yàn)榇笮蛢x器購(gòu)置論證、開放共享、效益分析提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)保障,大幅提升管理的科學(xué)性。

      3. 建立儀器設(shè)備開放共享信息化平臺(tái)

      目前學(xué)校儀器設(shè)備分布不均衡,特別是大型儀器設(shè)備利用率及管理效率不高,在基于全生命周期的信息化管理平臺(tái)上構(gòu)建儀器設(shè)備開放共享渠道,打通學(xué)校儀器設(shè)備開放共享的“最后一公里”。

      4. 提升儀器設(shè)備管理人員信息素養(yǎng)

      (1)穩(wěn)定儀器設(shè)備管理人員隊(duì)伍,保證全生命周期管理各階段工作具備持續(xù)性,在重要崗位最大程度安排專職管理人員;(2)重視對(duì)儀器設(shè)備管理人員的經(jīng)常性信息化培訓(xùn),特別是兼職管理人員,更要注意信息化素質(zhì)的培養(yǎng)及對(duì)信息化管理的重視;(3)建立科學(xué)合理的考核激勵(lì)機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)設(shè)備管理人員更新信息化管理知識(shí)、提高信息化管理效率的積極性、主動(dòng)性,最大程度保障高校儀器設(shè)備管理工作。

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