勞務(wù)派遣制度下非在編人員的檔案管理

胡瑜華

在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位用人形式采取多軌制，非在編人員的檔案管理模式也體現(xiàn)出多樣化。本文以尤溪縣機(jī)關(guān)事業(yè)非在編人員的管理現(xiàn)狀為例，闡述了非在編人員檔案管理存在的問(wèn)題并提出了勞務(wù)派遣用工制度下加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位非在編人員檔案管理的對(duì)策。

非在編人員指的是公務(wù)員、事業(yè)編制以外的工作人員，如合同工、臨時(shí)工、勞務(wù)派遣工?，F(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位都會(huì)使用一些非在編人員，主要分布在行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位從事技術(shù)性、服務(wù)性等崗位上，他們不占單位編制又有著相對(duì)固定工作內(nèi)容，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位用人制度的重要補(bǔ)充。所以，要重視非在編人員的人事檔案管理，體現(xiàn)人事管理上的規(guī)范化，提高非在編人員的集體歸屬感。

一、非在編人員的管理現(xiàn)狀

（一）非在編人員以勞務(wù)派遣方式用工

由于社保養(yǎng)老金制度的多軌制，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的編內(nèi)人員與企業(yè)職工分別執(zhí)行兩種不同的養(yǎng)老金制度，其養(yǎng)老保險(xiǎn)繳交、養(yǎng)老金發(fā)放方式均不同。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的非在編人員是執(zhí)行企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)參保制度。為了解決非在編人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)參保問(wèn)題，2019年尤溪縣出臺(tái)了《機(jī)關(guān)事業(yè)單位聘用的非在編人員實(shí)行勞務(wù)派遣實(shí)施辦法的通知》，規(guī)范了機(jī)關(guān)事業(yè)單位非在編人員以勞務(wù)派遣的方式用工，按照《社保法》的有關(guān)政策規(guī)定，把非在編人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)納入到企業(yè)社保體系，這種用工方式在法律意義上確認(rèn)了勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)是用人單位。同時(shí)2020年3月實(shí)施的《政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)管理辦法》也明確規(guī)定，機(jī)關(guān)事業(yè)單位以勞務(wù)派遣方式用工的，不得納入政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)范圍，規(guī)避了政府人事管理風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)非在編人員的合法權(quán)益。

（二）非在編人員的隊(duì)伍不斷增長(zhǎng)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，尤溪縣2022年非在編人員共計(jì)3317人，占機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員總數(shù)的36.1% ，其人事管理的必要性逐漸顯露出來(lái)。近年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員老齡化嚴(yán)重，且工作任務(wù)逐年增多，造成單位用人緊張，但受體制編制的限制，有的單位多年無(wú)法招聘編內(nèi)人員，如尤溪縣林業(yè)局早年機(jī)構(gòu)龐大在編人員多，因機(jī)構(gòu)改革，多年來(lái)人事編制執(zhí)行“退五進(jìn)一”進(jìn)行縮編，編內(nèi)人員逐年減少，經(jīng)過(guò)多年縮編工作人員數(shù)量明顯不夠，但擴(kuò)編又較難解決，為了解決人員需求和編制之間的矛盾，只能聘用非在編人員來(lái)解決用人不足的問(wèn)題。

（三）非在編人員的流動(dòng)性大

一是機(jī)關(guān)事業(yè)單位非在編人員身份復(fù)雜多樣，有實(shí)用型人才、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、年齡偏大人員、大學(xué)畢業(yè)未就業(yè)人員等，他們受體制、工作環(huán)境、工資待遇、身體健康等諸因素影響，主要還是“編制”問(wèn)題無(wú)法解決，非在編人員出現(xiàn)頻繁離職、轉(zhuǎn)崗；二是由于受到地方財(cái)政經(jīng)費(fèi)的限制，在經(jīng)費(fèi)無(wú)法足額撥付到位的前提下，非在編人員的工資待遇和編內(nèi)人員的差異性大，給非在編人員的心理造成不平衡感，出現(xiàn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位年年招人、年年缺人的現(xiàn)象。

二、非在編人員檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理主體單位不明確

尤溪縣在政策上明確，機(jī)關(guān)事業(yè)單位非在編人員以勞務(wù)派遣方式用工。勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)為法律關(guān)系上的“用人單位”，機(jī)關(guān)事業(yè)單位為實(shí)際工作中的“用工單位”，在《勞務(wù)派遣暫行管理規(guī)定》中沒(méi)有明確規(guī)定勞務(wù)派遣人員的檔案管理的主體單位。派遣公司認(rèn)為用人單位是他們?cè)诠ぷ髦械膶?shí)際管理人，有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行檔案管理，而用工單位認(rèn)為派遣機(jī)構(gòu)是法律上的用人單位，有責(zé)任對(duì)他們的檔案材料進(jìn)行收集歸檔，這種用人和用工單位的職責(zé)分工不明確導(dǎo)致檔案管理的主體不明確 。

（二）檔案管理意識(shí)淡薄

大多數(shù)非在編人員沒(méi)有建立個(gè)人的人事檔案，其原因有兩個(gè)。一是非在編人員本人的原因。部分非在編人員對(duì)個(gè)人資料檔案進(jìn)行保存的觀念淡薄，認(rèn)為非在編人員就是臨時(shí)工，隨時(shí)會(huì)離崗走人，人事檔案可有可無(wú)，如一些人員在離職時(shí)，隨意離開(kāi)，沒(méi)有辦理相關(guān)離職申請(qǐng)手續(xù)，單位無(wú)法辦理其相關(guān)的檔案移交手續(xù)；二是單位或派遣機(jī)構(gòu)的管理人員的原因。認(rèn)為與非在編人員簽訂勞動(dòng)用工合同即可，其他的人事檔案管理覺(jué)得沒(méi)必要、無(wú)所謂，對(duì)他們的年度考核、獎(jiǎng)懲材料等個(gè)人重要信息材料，不及時(shí)收集，不及時(shí)補(bǔ)充，不重視歸檔，原始材料留置在非在編人員個(gè)人手上，最后造成遺失，導(dǎo)致部分非在編人員在單位工作期間經(jīng)歷空白或信息不全，可能影響其以后工作生活的其他手續(xù)，如退休待遇的辦理等。

（三）檔案?jìng)鬟f不規(guī)范。

非在編人員在入職機(jī)關(guān)事業(yè)單位前，曾經(jīng)就業(yè)多個(gè)單位、時(shí)間長(zhǎng)短不一，各就業(yè)單位的檔案管理情況不盡相同。一是入職時(shí)用工單位無(wú)法看到非在編人員的初始及入職本單位之前歷史人事檔案，這部分檔案記錄著非在編人員以前的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，如參軍政審等情況，現(xiàn)就業(yè)單位逐一追查之前的檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此難以接收到非在編人員入職之前的人事檔案信息。二是入職后非在編人員在工作的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生很多應(yīng)歸入個(gè)人檔案的材料，這些多而繁雜的材料、給現(xiàn)單位人事管理增加了較大的壓力，因其之前本身檔案的不齊全不完整，加上這些檔案材料往往難以收集轉(zhuǎn)遞到非在編人員初始人事檔案中，也造成現(xiàn)單位對(duì)非在編人員檔案收集整理和傳遞不重視的原因。三是非在編人員離職或被辭退后，本應(yīng)該及時(shí)將其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作期間的檔案材料移交給其戶(hù)口所在地的人才交流中心或新入職單位，但由于非在編人員的檔案管理不規(guī)范，也會(huì)出現(xiàn)檔案不及時(shí)或不傳遞給相關(guān)部門(mén)的現(xiàn)象。

（四）檔案收集不規(guī)范

非在編人員的工作閱歷豐富，大多就業(yè)單位對(duì)其檔案管理不規(guī)范，人事檔案極易出現(xiàn)材料不準(zhǔn)確、不連續(xù)現(xiàn)象。一是信息不準(zhǔn)確。曾經(jīng)就業(yè)的單位對(duì)人事檔案的管理水平不一，如不同服務(wù)單位提供的年度考核、獎(jiǎng)懲等個(gè)人材料差異性大，其真實(shí)性難以辨別。二是收集不完全。不同的就業(yè)單位在用工的過(guò)程中對(duì)員工的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不同，如一些單位忽視了對(duì)員工的年度考核管理等，造成信息不夠全面，后續(xù)進(jìn)行人事檔案利用時(shí)，由于資料不全失去了檔案價(jià)值。三是收集不及時(shí)。由于非在編人員對(duì)自身人事檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致檔案材料收集過(guò)程中配合度不高，有些歸檔材料不及時(shí)上交，在檔案內(nèi)容上缺乏連續(xù)性。四是管理不規(guī)范。非在編人員與編內(nèi)人員檔案分開(kāi)管理，使得非在編人員的檔案管理被弱化，由于受到人員、資金、場(chǎng)地等因素的影響，非在編人員一些新生的檔案無(wú)法及時(shí)進(jìn)行歸檔，使得非在編人員的檔案管理工作邊緣化。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)非在編人員檔案管理的對(duì)策分析

機(jī)關(guān)事業(yè)非在編人員人事管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理的重要組成部分，非在編人員人事檔案管理也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好聘用人員管理工作的一個(gè)重要組成部分。重視非在編人員的檔案管理，實(shí)現(xiàn)人員管理公平、身份公平，激發(fā)非在編人員在工作中的主動(dòng)性、創(chuàng)造性。

（一）明確管理主體，重視非在編人員的檔案管理

以尤溪縣的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的非在編人員的管理模式為例，非在編人員的雙重管理單位是機(jī)關(guān)事業(yè)單位（用工單位）和勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)（用人單位），同時(shí)檔案管理責(zé)任也是雙重的。機(jī)關(guān)事業(yè)單位與勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)就非在編人員勞務(wù)派遣協(xié)議簽訂前，要先經(jīng)過(guò)充分的溝通協(xié)商，條款中明確對(duì)非在編人員檔案管理的有關(guān)事項(xiàng)，約定好雙方的職責(zé)范圍，協(xié)同合作，共同做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位非在編人員的人事檔案管理工作。對(duì)非在編人員檔案管理分為兩種情況，一種是合同約定由勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)管理非在編人員檔案。因勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)與非在編人員是法律上確認(rèn)的勞動(dòng)關(guān)系，勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)要主動(dòng)擔(dān)負(fù)起非在編人員的檔案管理職責(zé)，要與機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好溝通、并協(xié)調(diào)配合，建立非在編人員在職期間人事管理檔案，把非在編人員在工作過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)材料信息，包括勞動(dòng)合同、職工登記表、年度考核登記表、在職攻讀學(xué)歷資料、職稱(chēng)評(píng)聘有關(guān)資料、工資調(diào)整有關(guān)資料、離職解聘有關(guān)資料等及時(shí)收集歸檔；另一種是按合同約定由機(jī)關(guān)事業(yè)單位自行管理非在編人員人事檔案的，勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)配合收集整理好非在編人員的入職和離職時(shí)的相關(guān)資料，并復(fù)印一套予以留存，以備用工單位對(duì)非在編人員檔案查詢(xún)和補(bǔ)漏。

（二）創(chuàng)新管理模式，提高非在編人員的集體歸屬感

加強(qiáng)對(duì)非在編人員的檔案管理，能體現(xiàn)出單位對(duì)非在編人員的關(guān)懷，可以有效提高非在編人員的歸屬感，改善其職業(yè)心態(tài)。創(chuàng)新建立機(jī)關(guān)事業(yè)單位用工管理與勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)用人管理相結(jié)合的非在編人員的檔案管理制度。一是教育、衛(wèi)生部門(mén)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或機(jī)關(guān)事業(yè)單位的引進(jìn)人才、高技能人才，他們是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要崗位的非在編人員，如職業(yè)中專(zhuān)學(xué)校外聘的職業(yè)技能實(shí)用型人才等，由用工單位自主管理其檔案。機(jī)關(guān)事業(yè)單位與非在編人員實(shí)際上是用人關(guān)系，由用工單位來(lái)對(duì)這部分人員進(jìn)行檔案管理，這樣能夠得到他們的認(rèn)同，增強(qiáng)其主人翁意識(shí)，有利于推動(dòng)工作的開(kāi)展；二是由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身編制的不足，難以做到對(duì)所有的非在編人員進(jìn)行檔案管理，對(duì)于非核心、技術(shù)含量低、替代性、流動(dòng)性大的非在編崗位人員，如服務(wù)、后勤崗位等檔案委托給勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，有利于解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位用人不足的問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)檔案宣傳，完善非在編人員的檔案材料收集

要加強(qiáng)檔案宣傳，讓編外員工充分認(rèn)識(shí)人事檔案與自身的利益，如養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、退休金計(jì)算等息息相關(guān)，增強(qiáng)把有存檔價(jià)值的材料進(jìn)行妥善保存的意識(shí)。首先是勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)在為非在編人員辦理入職進(jìn)行材料收集時(shí)，除了登記個(gè)人基本信息外，還應(yīng)及時(shí)登記其入職本單位前的就業(yè)基本信息，并注意登記其之前人事檔案保管機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)、地址和聯(lián)系方式，在需要查檔或調(diào)檔時(shí)，可以用函調(diào)的形式調(diào)閱非在編人員歷史人事檔案信息。其次由派遣公司負(fù)責(zé)管理的非在編人員檔案資料，如工資表、獎(jiǎng)懲材料、年度考核等的收集，先在用工單位進(jìn)行匯總整理，并在材料分類(lèi)整理時(shí)再次審核其信息準(zhǔn)確性和材料規(guī)范性，避免失實(shí)的個(gè)人資料入檔，最后要及時(shí)移送到派遣公司進(jìn)行立卷歸檔，并在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中及時(shí)添加新的數(shù)據(jù)信息。

（四）規(guī)范轉(zhuǎn)遞手續(xù)，保持非在編人員檔案的完整性

由于非在編人員的頻繁流動(dòng)，對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞提出更高的要求。其檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞將成為確保非在編人員檔案完整齊全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在檔案管理過(guò)程中，做到人在哪檔案在哪，檔案與人不能脫節(jié)，并按時(shí)間要求及時(shí)歸檔并錄入檔案管理系統(tǒng)。首先非在編人員在入職時(shí)要把需要移交至人才交流中心或派遣機(jī)構(gòu)的一切檔案材料要及時(shí)移交；非在編人員離職后，離職單位應(yīng)及時(shí)把其檔案移交到新入職的工作單位。接收檔案的單位在對(duì)材料進(jìn)行審核后，做好接收檔案登記，移交時(shí)要做好轉(zhuǎn)接手續(xù)簽字，以便后續(xù)檔案材料追蹤。同時(shí)要遵守《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過(guò)檔案專(zhuān)門(mén)傳遞通道或?qū)Ｈ怂腿。坏媒唤o非在編人員本人自帶，避免在檔案中被加入未經(jīng)審核的，對(duì)個(gè)人有利的資料，或被抽取對(duì)其本人不利的材料等，保證檔案的真實(shí)性、完整性、可利用性。

（五）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高非在編人員的檔案管理質(zhì)量

勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)要適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形式下單位用人制度多元化、非在編人員用工管理模式多樣化發(fā)展的需求，建立專(zhuān)業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍。據(jù)了解，縣級(jí)派遣機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)人員基本上都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)的要求與標(biāo)準(zhǔn)大多不熟悉。勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)一要提高檔案人才培養(yǎng)的意識(shí)，重視檔案專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，保證有充足的人力資源來(lái)承接非在編人員的檔案管理工作，做到檔案管理業(yè)務(wù)制度化、規(guī)范化。二要鼓勵(lì)檔案業(yè)務(wù)工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，主動(dòng)參與檔案主管部門(mén)組織的崗位初任培訓(xùn)、檔案脫產(chǎn)培訓(xùn)等，才能逐步了解檔案管理的知識(shí)點(diǎn)和整體要求，不斷更新檔案理論知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三要不斷地在檔案管理工作實(shí)踐中總結(jié)和摸索才能熟練掌握檔案工作技能技巧。加強(qiáng)與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的聯(lián)系，做好檔案收集的銜接工作，原則上做到檔案材料“應(yīng)歸盡歸”，掃清檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，如對(duì)哪些材料需要?dú)w檔做到心中有數(shù)、紙質(zhì)材料做好保管工作等，才能勝任機(jī)關(guān)事業(yè)單位委托的非在編人員檔案管理工作，在實(shí)踐中不斷提高檔案服務(wù)能力。

（六）加大信息開(kāi)發(fā)，提升檔案管理水平

勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)和機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息手段，管理雙方都應(yīng)該建立非在編人員人事檔案信息庫(kù)，對(duì)約定檔案管理的非在編人員進(jìn)行統(tǒng)一建檔，對(duì)入職的人員檔案內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，如姓名、政治面貌等個(gè)人基本信息，保證個(gè)人信息準(zhǔn)確，為檔案的可靠性和可利用性奠定基礎(chǔ)。在檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)時(shí)，把非在編人員的檔案管理納入信息系統(tǒng)中，結(jié)合大數(shù)據(jù)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)編內(nèi)、編外人員檔案信息共同管理，讓非在編人員的人事檔案管理在信息時(shí)代也能達(dá)到制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

勞務(wù)派遣用工方式的建立，把機(jī)關(guān)事業(yè)單位多元化的用人制度推向相對(duì)簡(jiǎn)單化，非在編人員的檔案管理以約定的方式確立管理主體，給非在編人員的檔案管理的規(guī)范化帶來(lái)了新的契機(jī)。勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)和機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立健全檔案管理制度，加大加快檔案管理的信息化水平，大力提高非在編人員檔案管理的工作效率。

（作者單位：三明市尤溪縣勞務(wù)派遣有限公司）