高校檔案數(shù)字化管理問(wèn)題及破解手段研究

吳尚諭

摘要：當(dāng)今社會(huì)，已經(jīng)全面進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)的時(shí)代當(dāng)中，此種背景下的高校建設(shè)也需要緊追時(shí)代步伐，將信息化、數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)融入到發(fā)展建設(shè)當(dāng)中。檔案管理作為高校重要的管理工作，可以積極地引入數(shù)字化管理的手段，進(jìn)一步提升工作效率、質(zhì)量和安全性。但當(dāng)前的不少高校都因受到管理制度、技術(shù)條件、資金投入以及人才資源的限制，依舊存在著不少問(wèn)題需要解決，本文重點(diǎn)分析了數(shù)字化檔案管理問(wèn)題的破解手段，旨在進(jìn)一步強(qiáng)化高校的數(shù)字化、智能化管理水平。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；數(shù)字化管理；問(wèn)題；破解手段

引言

我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到信息化、數(shù)字化的發(fā)展時(shí)代當(dāng)中，高校檔案的管理也正朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。數(shù)字化的檔案管理不僅利于檔案原件的保護(hù)，節(jié)省成本與空間，同時(shí)也能有效提升檔案管理的效率，豐富管理的手段。此外，數(shù)字化檔案管理進(jìn)一步拓寬信息共享，能夠?yàn)楦咝熒峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。但在檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程當(dāng)中，不少安全風(fēng)險(xiǎn)以及管理風(fēng)險(xiǎn)也都逐步顯露出來(lái)，需要高校強(qiáng)化管理控制與問(wèn)題破解。

一、高校檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不完善

高校在開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)信息、圖片數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)以及文本信息等，這些信息內(nèi)容都極具豐富性。在信息數(shù)據(jù)日益增多的背景下，高校檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源具有較大的廣泛性，種類(lèi)也具有一定的復(fù)雜性，其中包含著部教研、教學(xué)、后勤等多種數(shù)據(jù)信息，并且不同部門(mén)之間的工作內(nèi)容也存在一定的差異，使得所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)也隨之表現(xiàn)出一定的差異表現(xiàn)[1]。管理制度相關(guān)問(wèn)題是當(dāng)前各大高校數(shù)字化檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題，不少高校雖然具備一定的檔案管理制度，但是缺乏足夠的完善性與明確性，直接影響到了高校數(shù)字化檔案管理工作的順利開(kāi)展，

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善

相較于傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理需要有足夠先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)支撐，以此作為依據(jù)來(lái)完善整個(gè)高校的數(shù)字化管理系統(tǒng)。但從當(dāng)前的高校檔案管理實(shí)際來(lái)看，不少高校都忽視了相應(yīng)的資金投入，比如自動(dòng)化辦公設(shè)備、先進(jìn)的檔案管理技術(shù)等，這些都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要基礎(chǔ)。在現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，首先需要注意的就是網(wǎng)絡(luò)方面的問(wèn)題，因?yàn)椴簧俑咝](méi)有較為穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)傳輸不通暢的問(wèn)題，進(jìn)而造成信息的丟失；其次需要注意的就是必要的設(shè)備與系統(tǒng)設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，部分高校所使用到的設(shè)備都處于老舊的狀態(tài)當(dāng)中，沒(méi)有得到及時(shí)的更新與維護(hù)，甚至是直接缺少先進(jìn)設(shè)備類(lèi)型，使得數(shù)字化檔案管理的工作無(wú)法得到順利開(kāi)展；最后是技術(shù)方面的支持，對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作而言，先進(jìn)的技術(shù)是其最為基礎(chǔ)的支撐，但目前的不少高校都未重視到技術(shù)引進(jìn)的重要性，整體手段還處于落后的狀態(tài)當(dāng)中，容易給數(shù)字化檔案帶來(lái)較大的不便，直接影響到工作的效率與質(zhì)量[2]。

（三）數(shù)字資源共享程度較低

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，我國(guó)高校的信息化發(fā)展已經(jīng)迎來(lái)相應(yīng)的發(fā)展契機(jī)，智慧校園、數(shù)字校園的相關(guān)建設(shè)都方興未艾，不同的管理部門(mén)都在陸續(xù)采購(gòu)各種系統(tǒng)化的軟件，包括政務(wù)、教務(wù)、財(cái)務(wù)、學(xué)生管理、檔案管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，各種數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)出一定的差異化特性，并且在兼容性方面也存在一定的問(wèn)題，使得不同系統(tǒng)之間的各種信息數(shù)據(jù)都無(wú)法實(shí)現(xiàn)相互聯(lián)通與交流，影響到了高校檔案數(shù)字化資源的共享[3]。此外，不少高校并未重視數(shù)字化資源共享的重要性，校內(nèi)沒(méi)有較為完善的數(shù)據(jù)庫(kù)支撐，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的共享，不僅不便于師生工作與學(xué)習(xí)，同時(shí)也會(huì)在一定程度上影響到不同高校之間的信息交流與學(xué)習(xí)。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全性保障不足

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，各種網(wǎng)絡(luò)黑客都可以借助網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)站篡改、信息竊取等方式來(lái)威脅到高校的網(wǎng)絡(luò)信息安全。高校屬于學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，內(nèi)部存有大量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與前沿信息，若沒(méi)有健全的安全管理體系，會(huì)直接影響到信息數(shù)據(jù)安全性。不少高校都缺乏足夠的安全意識(shí)，并且不愿意投入過(guò)多的人力、物力來(lái)開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，未能真正落實(shí)到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)工作當(dāng)中。此外，大部分的高校檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)多與企業(yè)合作，由企業(yè)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的軟件，若企業(yè)出現(xiàn)了技術(shù)方面的問(wèn)題，就會(huì)對(duì)高校的檔案信息管理的安全性產(chǎn)生直接的影響。

（五）缺乏復(fù)合型管理人才

高校檔案的數(shù)字化管理屬于一項(xiàng)極具科技含量的項(xiàng)目，但是不少檔案管理人員都缺乏足夠?qū)I(yè)的技術(shù)基礎(chǔ)，在一定程度上阻礙了管理工作數(shù)字化進(jìn)程。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程當(dāng)中，人才占據(jù)到非常重要的地位，不僅需要掌握相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)要對(duì)自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行關(guān)注。但是從現(xiàn)有的高校檔案管理人才的應(yīng)用來(lái)看，復(fù)合型人才數(shù)量較少，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性較差，不少人員為兼職人員[4]。加之信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，不少人員都無(wú)法很好地適應(yīng)當(dāng)下的數(shù)字化發(fā)展步伐，在一定程度上影響了數(shù)字化檔案工作的順利開(kāi)展。

二、高校檔案數(shù)字化管理問(wèn)題的破解手段

（一）完善高校檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度體系

想要進(jìn)一步提升高校檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，需要制定出檔案數(shù)字化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以堅(jiān)實(shí)的制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)形成良好的基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō)，可以從兩個(gè)方面的內(nèi)容出發(fā)：一是要政府及其相關(guān)部門(mén)來(lái)加大管理的力度，制定科學(xué)的管理方案與地區(qū)的實(shí)際發(fā)展情況結(jié)合在一起，形成數(shù)字化的管理模式。針對(duì)未達(dá)到數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的高校，需要有關(guān)部門(mén)給予一定的懲罰，進(jìn)一步促進(jìn)管理效果的提升；其二，高校需要將高校實(shí)際的管理狀態(tài)與檔案工作結(jié)合在一起，從管理流程出發(fā)做出進(jìn)一步的優(yōu)化，進(jìn)一步明確不同工作崗位所需要的制度要求，讓數(shù)字化檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)與工作得到進(jìn)一步細(xì)化[5]。具體來(lái)說(shuō)，需要針對(duì)人員分配、管理方式和管理要求以及設(shè)備使用等方面的內(nèi)容，實(shí)施全方位的制度管理，讓相關(guān)管理人員可以進(jìn)一步提升數(shù)字檔案管理的重視程度，強(qiáng)化對(duì)自身工作的約束，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的效率提升。此外，還要由專(zhuān)人實(shí)施指導(dǎo)與質(zhì)量檢查的相關(guān)工作，以工序交接來(lái)說(shuō)，需要將交接登記工作做到位，將工作制度與管理方法有機(jī)地銜接在一起，進(jìn)一步保障好檔案原件的安全性，促進(jìn)高校數(shù)字化檔案的質(zhì)量提升。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度

高校數(shù)字化檔案工作得以實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)即資金的投入以及各類(lèi)硬件設(shè)備的建設(shè)。在數(shù)字化檔案管理的工作實(shí)踐中，常用的硬件設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等，同時(shí)還有配套的儀器設(shè)備等，上述硬件設(shè)備的質(zhì)量會(huì)直接影響到高校數(shù)字化檔案管理的綜合效率與質(zhì)量。政府及其相關(guān)部門(mén)在出臺(tái)各項(xiàng)優(yōu)惠政策時(shí)，可以將高校數(shù)字化硬件設(shè)備的置辦納入到其中，給予高校一定的政策支撐。針對(duì)條件受限的部分高校，相關(guān)部門(mén)需要給予一定的資金補(bǔ)助，通過(guò)校企合作等方式，讓高校的數(shù)字化硬件設(shè)備可以得到更好的完善。此外，高校需要進(jìn)一步強(qiáng)化資金管理，從資金預(yù)算以及相應(yīng)的管理工作出發(fā)，將建設(shè)資金盡可能地投入到先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)的應(yīng)用當(dāng)中，選擇適合本校發(fā)展的數(shù)字化檔案管理方案，逐步形成功能齊全、整體完善、水平較高的數(shù)字化檔案管理體系。對(duì)于信息化、數(shù)字化的管理系統(tǒng)而言，專(zhuān)業(yè)性和先進(jìn)性是保證檔案管理質(zhì)量和安全性的重要保障，相關(guān)的管理人員必須熟練使用多種軟件系統(tǒng)，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理的安全性[6]。

（三）建設(shè)數(shù)字化檔案安全管理體系

對(duì)于高校數(shù)字化檔案管理工作而言，安全性一直是其關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，因此需要構(gòu)建起完善的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，通過(guò)此種方式來(lái)明確檔案信息安全威脅的基本誘因。首先，高校檔案管理部門(mén)需要明確主要的評(píng)估內(nèi)容與指標(biāo)，通過(guò)動(dòng)態(tài)化的評(píng)估來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息資源的有效管理。對(duì)于高校數(shù)字化檔案管理而言，靈活性是其重要特點(diǎn)，需要在評(píng)估階段與高校的基本情況與實(shí)際問(wèn)題結(jié)合在一起，形成較為完整且具有針對(duì)性的評(píng)估體系，讓高校的檔案信息可以得到動(dòng)態(tài)化的管理；其次，高校要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)。在數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，不少數(shù)字化項(xiàng)目都是以外包形式完成，因此需要校方與相關(guān)單位簽訂保密協(xié)議，同時(shí)還要著重審核外包公司的資質(zhì)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的問(wèn)題。此外，無(wú)論是學(xué)校內(nèi)部的檔案管理人員還是合作公司的管理人員，都需要統(tǒng)一認(rèn)證身份，并且嚴(yán)格設(shè)置離職人員與非法人員的限制功能，進(jìn)一步規(guī)范化管理高校數(shù)字化檔案，降低各類(lèi)數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。在管理過(guò)程中，若是由檔案管理人員自身問(wèn)題所導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)，需要高校對(duì)給予嚴(yán)重的處罰；三是要結(jié)合先進(jìn)技術(shù)手段形成安全管理方案。高校在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，需要使用專(zhuān)用內(nèi)網(wǎng)，并且要積極配置相關(guān)部門(mén)認(rèn)證過(guò)的防火墻與殺毒軟件。對(duì)不同保密級(jí)別的檔案來(lái)說(shuō)，需要結(jié)合技術(shù)設(shè)置為不同的授權(quán)認(rèn)證，并且要格外注意信息下載過(guò)程中的安全控制。此外，還要在校園網(wǎng)的環(huán)境中，設(shè)置實(shí)名注冊(cè)的制度，將其應(yīng)用于相應(yīng)的查詢與管理系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)一步保證檔案管理工作的溯源性[7]。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享共建

在數(shù)字化信息時(shí)代的背景之下，高校檔案數(shù)字化管理需要以綜合性的應(yīng)用系統(tǒng)作為主要的依據(jù)，將各種信息內(nèi)容都綜合成為一個(gè)整體，由工作人員對(duì)其進(jìn)行收集、錄入、加工、檢索與使用，通過(guò)此種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)的信息化管理與應(yīng)用。對(duì)于當(dāng)下的高校信息化、數(shù)字化建設(shè)工作而言，已經(jīng)初步獲得一定的成果，大多數(shù)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)都可以在日常的工作中發(fā)揮出自身的價(jià)值，讓各大高校的教師與學(xué)生都可以更加方便地 辦公與學(xué)習(xí)，將以往傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行有效創(chuàng)新。高校在開(kāi)展信息化建設(shè)過(guò)程中，可以將不同部門(mén)的信息化工程都納入到一個(gè)整體當(dāng)中，將現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等融合在一起，打破不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，讓各類(lèi)信息數(shù)據(jù)都可在線實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的歸檔與處理，提升檔案信息化處理的效率與質(zhì)量。此外，高校的檔案管理相關(guān)部門(mén)需要進(jìn)一步實(shí)施館藏資源的數(shù)字化掃描工作，為全校的師生提供更加方便的檢索與存儲(chǔ)工作，讓圖書(shū)館內(nèi)的各項(xiàng)電子資源都可以實(shí)現(xiàn)共享，為師生提供一個(gè)更好的工作與學(xué)習(xí)環(huán)境。檔案資源得以共享的前提即信息化與數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，此種共享成果不僅可以為高校的教育活動(dòng)的豐富開(kāi)展提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也能在最大程度上降低檔案閑置問(wèn)題的發(fā)生率。高校還應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合與應(yīng)用，將分散的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源有機(jī)地關(guān)聯(lián)在一起，逐漸形成超大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)，在此過(guò)程中，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源塊的有效提煉與優(yōu)化，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性、分享性，讓所有的用戶都可以依據(jù)需求和搜索引擎來(lái)獲得自身所需的資源，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理的服務(wù)性。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

“人才”是實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，需要相關(guān)的管理人員持續(xù)處于提升自我能力的狀態(tài)當(dāng)中，并且要熱愛(ài)檔案管理的事業(yè)，只有這樣才能促進(jìn)高校數(shù)字化檔案管理工作的有序開(kāi)展。首先要細(xì)化檔案管理人員。高校要逐步建立起專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位與部分，并且要在檔案管理部門(mén)當(dāng)中設(shè)立更加專(zhuān)業(yè)且細(xì)致的工作職位，依據(jù)工作的內(nèi)容將不同管理人員按照其自身的優(yōu)勢(shì)與能力劃分為不同的小組，并選出組長(zhǎng)帶領(lǐng)組員開(kāi)展相關(guān)的工作內(nèi)容，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理的工作內(nèi)容，將其分配至不同人員的手中，激發(fā)起檔案工作人員工作積極性與責(zé)任心，讓所有的工作都可良好的配合中完成，并獲得較好的工作效果；其次要積極引進(jìn)復(fù)合型人才。高校在篩選數(shù)字化檔案管理的工作人員時(shí)，需要重視專(zhuān)業(yè)的對(duì)口程度，提升入職的門(mén)檻，從人才引進(jìn)的過(guò)程中就重點(diǎn)把關(guān)質(zhì)量，提升新進(jìn)工作人員的專(zhuān)業(yè)化程度與信息化能力。此外，數(shù)字化檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，同時(shí)還要積極吸收一批懂計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字媒體技術(shù)的人員，為高校的數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展提供一定的人才保障，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的有效建設(shè)；最后是重視在職工作人員的培訓(xùn)與教育工作。針對(duì)已經(jīng)在崗的高校檔案管理人員而言，想要更好地適應(yīng)當(dāng)下的信息化時(shí)代發(fā)展，必須采取多種培訓(xùn)教育方式來(lái)提升職員的專(zhuān)業(yè)化檔案管理水平以及信息化知識(shí)，同時(shí)也可將相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制應(yīng)用于其中，通過(guò)定期考核的方式來(lái)督促老職工的學(xué)習(xí)，針對(duì)不合格者需給予一定的處罰，給予合格者相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，讓檔案工作人員時(shí)刻注意綜合能力的提升。

結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，檔案管理的相關(guān)工作也開(kāi)始緊追其發(fā)展步伐。特別是高校檔案管理工作，因受到高校學(xué)術(shù)性特征的影響，其中的各項(xiàng)學(xué)術(shù)科研以及前沿性內(nèi)容，都是保密等級(jí)較高的內(nèi)容，因此必須以科學(xué)、安全、有效的措施給予全面的管理。在具體的高校數(shù)字化檔案管理當(dāng)中，不僅要重視相關(guān)的制度規(guī)范以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更是要關(guān)注安全保障以及人才任用，促進(jìn)數(shù)字化資源的共建與共享。

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（作者單位：婁底幼兒師范高等專(zhuān)科學(xué)校）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）