縣級(jí)醫(yī)院文書檔案的管理與利用策略

付曉燕

臨沭縣人民醫(yī)院 山東 臨沂 276700

引言

文書檔案具有較強(qiáng)的綜合性特點(diǎn)，主要記載了縣級(jí)醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時(shí)反映出近期的醫(yī)療工作活動(dòng)與醫(yī)療診斷水平，能夠?yàn)榭h級(jí)醫(yī)院發(fā)展提供參考依據(jù)，因此縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)重視文書檔案的管理與利用。近些年縣級(jí)醫(yī)院的醫(yī)療水平不斷提高，但在管理工作上仍有待優(yōu)化，醫(yī)院應(yīng)推動(dòng)文書檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化開展，這樣才能充分發(fā)揮出文書檔案資源的作用。縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需求，構(gòu)建文書檔案管理機(jī)制，重視檔案資源的開發(fā)與利用，為縣級(jí)醫(yī)院提供科學(xué)的檔案資料。

1 縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理淡薄

目前來(lái)看部分縣級(jí)醫(yī)院主要將精力投入到醫(yī)療工作中，認(rèn)為做好醫(yī)療與科研工作即可獲得穩(wěn)定發(fā)展，導(dǎo)致文書檔案管理工作未能受到重視。尤其是縣級(jí)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層，沒有發(fā)揮出模范帶頭作用，對(duì)于文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)較為淺顯，所以未能投入足夠的資源和精力，最終造成縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理工作水平不足。文書檔案作為記錄醫(yī)院整體發(fā)展的重要載體，具有非常重要的作用，但部分縣級(jí)醫(yī)院沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案資源的價(jià)值，管理模式較為滯后，未能加強(qiáng)信息化建設(shè)，并且缺乏完善的制度體系，只是簡(jiǎn)單地收集、管理資料[1]。

1.2 管理人員水平不足

由于縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，所以對(duì)參與管理工作的人員提出較高要求，必須具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)與綜合素養(yǎng)。不過從實(shí)際來(lái)看部分縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部文書管理人員能力水平未達(dá)到要求，導(dǎo)致每年度的文書檔案資料管理混亂，各類文件材料越積越多，無(wú)法按照要求進(jìn)行整理、歸檔。另外，部分文書檔案管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，甚至由其他崗位兼職文書檔案管理工作，所以缺乏相應(yīng)的知識(shí)理論?？h級(jí)醫(yī)院方面沒能提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，管理人員進(jìn)入醫(yī)院后立即開展文書檔案管理工作，沒能接受崗前培訓(xùn)學(xué)習(xí)，缺乏對(duì)文書檔案管理工作流程、要求的了解，必然無(wú)法保障文書檔案管理的規(guī)范性[2]。

1.3 信息無(wú)法實(shí)時(shí)共享

文書檔案是記錄縣級(jí)醫(yī)院發(fā)展歷程的重要載體，并且會(huì)隨著時(shí)間推移而不斷累積、增加，縣級(jí)醫(yī)院在發(fā)展過程中需要合理運(yùn)用各類文書檔案信息資料，不過由于缺乏信息化建設(shè)，導(dǎo)致文書檔案資料無(wú)法實(shí)時(shí)共享。目前來(lái)看縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部缺乏信息化系統(tǒng)，所以各個(gè)部門無(wú)法形成對(duì)接，文書檔案資源傳遞仍存在阻礙。由于信息資料傳遞受阻，文書檔案的應(yīng)用價(jià)值也會(huì)降低，因此縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)重視信息技術(shù)的開發(fā)，解決信息傳遞中的難題。另外要重視電子文書檔案的安全性，作為數(shù)字化信息很容易出現(xiàn)丟失、泄露，為縣級(jí)醫(yī)院帶來(lái)難以挽回的損失[3]。

2 縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理與利用的必要性

以往縣級(jí)醫(yī)院文書檔案工作存在明顯的滯后性，無(wú)論在管理模式還是管理方法上，對(duì)傳統(tǒng)人工管理操作較為依賴，這也導(dǎo)致管理效率不高，還會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，占據(jù)縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部空間，同時(shí)容易造成人為失誤，導(dǎo)致文書檔案資源的價(jià)值降低。因此縣級(jí)醫(yī)院要重視文書檔案管理與利用，通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提高文書檔案管理效率和質(zhì)量，借助計(jì)算機(jī)完成數(shù)據(jù)的收集、整理和分享，出錯(cuò)率將被有效控制。另外，通過優(yōu)化完善縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理制度，有利于保障文書檔案信息的安全性，促使文書檔案資源高效共享，并且降低了人為、環(huán)境因素的負(fù)面影響，不會(huì)占用過多的空間，管理時(shí)效也能得到保障[4]。

3 縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理與利用策略

3.1 創(chuàng)新管理手段，做好安全防控

新時(shí)代下縣級(jí)醫(yī)院檔案應(yīng)以落實(shí)信息化管理為主，尤其在日常工作量不斷增加的條件下，信息化管理有利于降低工作難度、簡(jiǎn)化管理流程，同時(shí)減少文書檔案管理工作上的失誤，因此縣級(jí)醫(yī)院要加強(qiáng)軟硬件升級(jí)，滿足信息化時(shí)代下的管理需求。信息化管理主要通過全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將珍貴的文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)行存儲(chǔ)、共享，切實(shí)提高文書檔案的信息化管理水平?？h級(jí)醫(yī)院在信息化文書檔案管理過程中，應(yīng)積極創(chuàng)新管理手段，重點(diǎn)做好檔案資料的保管，提升文書檔案資料的真實(shí)性與完整性，這樣才能為縣級(jí)醫(yī)院發(fā)展提供依據(jù)。另外，注意重視信息化管理下的安全防范措施，由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境本身存在明顯的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以縣級(jí)醫(yī)院必須加強(qiáng)黑客與病毒攻擊的預(yù)防，將重要的文書檔案資料妥善保管?？偠灾娮游募谋Ｃ苄赃h(yuǎn)低于傳統(tǒng)文件，為了保障信息化管理的安全性，文書檔案部門應(yīng)設(shè)置保密權(quán)限，根據(jù)文書檔案資料的重要性劃分保密等級(jí)，醫(yī)院工作人員會(huì)根據(jù)自身權(quán)限查閱文件，有利于保障文書檔案資料的安全。

3.2 創(chuàng)新管理方法，提升管理水平

想要提高縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理水平，必須創(chuàng)新文書檔案管理方法，除了要挑選專業(yè)能力突出的管理人員外，應(yīng)采用符合文書檔案特點(diǎn)的管理手段，組建專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，所有人員都應(yīng)掌握文書檔案管理流程，在日常工作中做到愛崗敬業(yè)，發(fā)揮出自身的奉獻(xiàn)意識(shí)與精神，通過先進(jìn)的技術(shù)手段保障文書檔案資源的安全。比如縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)改變以往分散式的文書檔案管理方法，這樣才能將資源進(jìn)行有效整合，避免出現(xiàn)文書檔案資源丟失等問題，將醫(yī)院內(nèi)部的重要信息匯攏，以便發(fā)揮出文書檔案資源的作用。另外要注意增強(qiáng)文書檔案管理安全，尤其在文書檔案資源的使用與歸檔過程中，管理人員應(yīng)查看各部門權(quán)限，必須按照規(guī)定查閱，避免出現(xiàn)重要檔案資源任意傳播的問題，同時(shí)做好查閱記錄與保密工作，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案資源的安全性。在日常管理工作中，控制好環(huán)境因素，落實(shí)防火、防盜等措施，雖然現(xiàn)階段采用了信息化管理，但仍然存在不法分子盜取重要信息的問題，因此管理部門要落實(shí)安全防護(hù)工作[5]。

3.3 重視培訓(xùn)考核，做好人員培養(yǎng)

縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)重視文書檔案管理人員的培訓(xùn)考核工作，通過加強(qiáng)人才培養(yǎng)提高文書檔案管理水平，當(dāng)下應(yīng)根據(jù)文書檔案管理工作需求，培養(yǎng)管理人員各項(xiàng)專業(yè)技能，比如在引入信息技術(shù)后，文書檔案管理人員要具備一定計(jì)算機(jī)操作能力，明確各類軟硬件操作規(guī)程，同時(shí)具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而打造專業(yè)化的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)。因此縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)鼓勵(lì)文書檔案管理人員積極參加培訓(xùn)活動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)提高自身能力水平，同時(shí)為管理人員提供外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，以便學(xué)習(xí)最新的文書檔案管理技術(shù)，不斷充實(shí)自身的基礎(chǔ)知識(shí)，從而更好地完成文書檔案管理工作。另外定期邀請(qǐng)相關(guān)專家到縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部舉辦專題講座，為文書檔案管理人員傳遞先進(jìn)的理念與方法，同時(shí)對(duì)日常工作中的疑惑進(jìn)行解答，豐富管理人員自身經(jīng)驗(yàn)，能夠以縣級(jí)醫(yī)院自身發(fā)展為依據(jù)，提高文書檔案管理與利用效率。培訓(xùn)結(jié)束后需要接受考核評(píng)價(jià)，判斷是否滿足崗位需求，必須做到滿足考核標(biāo)準(zhǔn)方可上崗工作，對(duì)表現(xiàn)突出的管理人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)個(gè)人工作積極性，促使其全身心地投入到文書檔案管理工作中。

3.4 健全管理制度，完善管理模式

縣級(jí)醫(yī)院要加大文書檔案資源的開發(fā)與利用，提高文書檔案的價(jià)值，將其作為戰(zhàn)略性資源展開管理，尤其在涉及科研項(xiàng)目、重大事件決策時(shí)，發(fā)揮出文書檔案資源的作用。由于縣級(jí)醫(yī)院本身處在持續(xù)性發(fā)展的狀態(tài)下，所以文書檔案管理工作也需要進(jìn)行改革創(chuàng)新，這樣才能跟上縣級(jí)醫(yī)院的發(fā)展步伐。首先要健全文書檔案管理制度，可以在原有的制度體系上進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，尤其在引入信息技術(shù)后，逐漸朝著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，而傳統(tǒng)紙質(zhì)管理制度已經(jīng)不再適用，想要提高文書檔案管理水平，必然要調(diào)整制度內(nèi)容，以便貼近當(dāng)前的文書檔案管理工作實(shí)際。管理制度往往能夠起到一定約束作用，促使文書檔案管理工作開展有據(jù)可循，推動(dòng)管理流程規(guī)范化，同時(shí)提高文書檔案管理工作力度。另外要將新的管理制度進(jìn)行普及，落實(shí)到縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部各部門中，借助醫(yī)院會(huì)議或職工培訓(xùn)等平臺(tái)，將制度進(jìn)行貫徹落實(shí)，嚴(yán)格按照制度開展相關(guān)工作。另外采取文書檔案歸口管理方法，由于縣級(jí)醫(yī)院涉及的內(nèi)容復(fù)雜，包括財(cái)務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)等眾多科室，為了降低文書檔案的管理難度，可以適當(dāng)進(jìn)行整合，如將辦公室作為一個(gè)部門，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行收集、保存，將傳統(tǒng)多頭管理轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化統(tǒng)一管理模式，即可避免文書檔案資源散亂、堆積的問題，切實(shí)提高醫(yī)院重要文書檔案資料的安全性和完整性[6]。

3.5 引入信息技術(shù)，升級(jí)系統(tǒng)配置

在信息時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)成為必然的趨勢(shì)，縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，搭建文書檔案管理平臺(tái)，設(shè)計(jì)專業(yè)化的文書檔案信息網(wǎng)站，支持公開目錄查詢、檢索等服務(wù)，以便相關(guān)信息在縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部快速流通。首先縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的文書檔案管理系統(tǒng)，除了支持檢索與查詢等服務(wù)外，必須具備權(quán)限控制、借閱管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要功能，打造科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)。其次隨著縣級(jí)醫(yī)院不斷發(fā)展，原有的系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足工作需求，所以應(yīng)加強(qiáng)軟件與硬件配置的升級(jí)，以此來(lái)提高文書檔案管理成效，通過系統(tǒng)升級(jí)獲取更為理想的管理效果，不過需要注意酌情投入資金。文書檔案管理系統(tǒng)升級(jí)可能需要更換軟件和硬件設(shè)備，所以會(huì)耗費(fèi)部分資金，因此縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)立足實(shí)際，對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。

3.6 整合多方力量，提高利用效率

對(duì)于縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是否能夠提高管理效率與人力資源存在密切關(guān)系，所以縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)從多方面入手，整合各部門的力量，增強(qiáng)文書檔案管理的統(tǒng)一性和完整性。第一文書檔案管理人員，作為保障文書檔案資料安全的主體，管理人員必須提高自身主動(dòng)性，認(rèn)識(shí)到文書檔案資源的重要性，在日常工作中嚴(yán)格遵循規(guī)范要求，將檔案資料進(jìn)行保存，同時(shí)能夠以多樣化的方式展現(xiàn)文書檔案資源，如出版畫冊(cè)、舉辦宣傳活動(dòng)等，還可以通過紀(jì)念展覽，讓職工對(duì)比新舊醫(yī)院，充分發(fā)揮出文書檔案資源的作用。第二文書檔案的使用者，也就是縣級(jí)醫(yī)院內(nèi)部全體職工，在日常工作中都會(huì)接觸到檔案資源，使用時(shí)不得私藏，應(yīng)按照要求送還，同時(shí)保障檔案資料的完整性與安全性，自覺建立文書檔案維護(hù)意識(shí)。第三醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，領(lǐng)導(dǎo)人員不僅能夠起到榜樣作用，同時(shí)可以給予文書檔案管理工作更多支持，包括人力、財(cái)力及物力支持，這也是提高縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理水平的基礎(chǔ)條件。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案是縣級(jí)醫(yī)院管理工作中的重心，其中包含諸多影響縣級(jí)醫(yī)院整體發(fā)展的資料，所以需要每位管理人員肩負(fù)起自身職責(zé)，提高文書檔案管理水平，加大文書檔案的開發(fā)與利用，切實(shí)發(fā)揮出文書檔案的真正價(jià)值。當(dāng)下縣級(jí)醫(yī)院首先要改變思想認(rèn)知，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度，加大文書檔案管理建設(shè)投入、優(yōu)化改進(jìn)管理模式，通過重視文書檔案的開發(fā)利用，為縣級(jí)醫(yī)院發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。另外傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理已經(jīng)相對(duì)滯后，信息化建設(shè)才是文書檔案管理工作的必然趨勢(shì)，因此縣級(jí)醫(yī)院要做好軟硬件升級(jí)。全面提升文書檔案管理效率，推動(dòng)文書檔案管理工作規(guī)范化、高效化開展。