加強高職辦公室管理工作的有效路徑分析

文/董林玨

近年來，我國高等教育快速發(fā)展，很多高職院校的辦學(xué)規(guī)模在不斷地擴大，相應(yīng)地其辦公室工作職能也逐漸發(fā)生改變。在新形勢下，高職辦公室管理工作者要主動迎接新挑戰(zhàn)和新問題，積極調(diào)整相關(guān)管理方式與內(nèi)容，從而促使辦公室管理緊跟時代的步伐，繼續(xù)保持良好的服務(wù)職能。高職辦公室管理工作的有效路徑的探究要有目的、有步驟，覆蓋工作人員素質(zhì)提升、工作內(nèi)容改革、工作方式創(chuàng)新等多個方面。

一、高職辦公室管理

1.高職辦公室管理的特點

一般來說，高職辦公室工作具有顯著的服務(wù)性和政策性特點，相關(guān)人員需要起草政策性綱領(lǐng)和各種類型的文件，并為高職發(fā)展提供服務(wù)。在很多情況下，高職辦公室的工作人員除了需要完成指示性和日常性工作之外，還需要處理一些難以預(yù)料的情況，此類突發(fā)情況具有明顯的被動性。從整體來看，高職辦公室是綜合科室，涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的內(nèi)部約束力，并具備高職內(nèi)部的行政管理屬性。從組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計過程來看，高職辦公室為了達到一定的組織目標，需要對不同性質(zhì)、不同類型的業(yè)務(wù)工作進行梳理與劃分，對組織內(nèi)部的權(quán)力責(zé)任和人物流程進行合理規(guī)劃，然后以此為基礎(chǔ)構(gòu)建更為完善的管理體系，以促進內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)和資源的聚集。

2.高職辦公室管理的內(nèi)容

就其本身而言，高職辦公室屬于綜合管理機構(gòu)，需要負責(zé)黨委日常工作和行政工作的同時，圍繞高職的管理舉措進行整體調(diào)度與安排，也就是說它發(fā)揮著高職信息運轉(zhuǎn)的樞紐作用。高職辦公室管理的內(nèi)容主要包括以下幾個方面。一是，服務(wù)職能，一方面高職辦公室要為上級主管部門提供服務(wù)，另一方面它要為本校廣大師生提供相應(yīng)的教學(xué)科研服務(wù)。二是，協(xié)調(diào)職能，主要包括高職辦公室的日常工作協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、決策協(xié)調(diào)以及會議協(xié)調(diào)等。三是，督辦職能，具體是指對工作進行計劃與檢查的過程，其目的在于貫徹落實各項教育方針政策，與教育主管部門相互配合共同決定各項文件的落實方式，政策落實范圍主要包括會議精神以及上級的方針政策。此外，高職辦公室管理的內(nèi)容還包括學(xué)校內(nèi)部布置的重點工作，比如某些師生反映強烈且涉及到他們切身利益的事項。

二、高職辦公室管理工作的問題

1.管理觀念滯后

部分高職辦公室工作人員未能做到與時俱進，其工作理念和工作模式創(chuàng)新跟不上時代發(fā)展步伐，對當下的高職辦公室工作的要求缺少理性認識，工作實施及其創(chuàng)新積極性不高。此外，還有部分工作人員未能充分意識到辦公室管理工作對高職教育發(fā)展的重要性，缺乏一定的服務(wù)意識。高職辦公室日常管理工作內(nèi)容繁雜、流程繁瑣，極大地消磨了相關(guān)工作人員的工作熱情與積極性，事務(wù)性工作導(dǎo)致對新出臺的各種文件和管理制度研究不到位，在工作上不求上進，機械地執(zhí)行各種操作的現(xiàn)象普遍存在。相關(guān)工作人員缺乏對重要事件有效分析，自然不能在該事件研究過程中提出合理的、創(chuàng)新性建議。這種工作思維是封閉的，難以滿足高職教育發(fā)展對辦公室管理工作提出的新要求。

2.人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

處理上級和下級部門的各項事務(wù)，是高職辦公室工作人員的重要日常工作內(nèi)容，很多時候他們埋頭于工作瑣事，而忽視了自身專業(yè)能力的發(fā)展。這對辦公室工作效率的提升是不利的，高職辦公室工作人員需要通過自身素質(zhì)的提升與工作模式的革新，將自己從各種繁瑣事務(wù)中解脫出來。此外，高職辦公室由于人員變動，存在從本校教學(xué)部門或者行政部門人員調(diào)配的情況，導(dǎo)致辦公室管理隊伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊，部分工作人員缺少相應(yīng)的管理能力和工作經(jīng)驗。工作模式較為固定，使辦公室人員缺乏必要的創(chuàng)新意識和主動性，是高職辦公室管理效率提升的阻礙因素之一。

3.管理制度缺乏

對相關(guān)管理制度的執(zhí)行力度不足，也是阻礙高職辦公室管理效率提升的重要因素，之所以會出現(xiàn)這種情況，是因為工作人員的實際工作與實際情況存在偏差，不符合當下的高職辦公室管理工作發(fā)展要求。首先，管理制度不夠科學(xué)，造成了獎懲不清楚、權(quán)責(zé)不明晰。其次，缺乏有效的激勵機制，很多獎勵機制的執(zhí)行不到位，工作人員的工作積極性未能被有效調(diào)動起來。再次，高職辦公室工作缺乏一定的計劃性與針對性，相關(guān)工作人員被動接受上級領(lǐng)導(dǎo)安排的各種任務(wù)，無法有效平衡工作和休息。

三、應(yīng)對高職辦公室管理工作問題的策略

1.樹立正確管理觀念

高職辦公室工作人員要破除陳舊思想觀念的束縛，保持管理觀念的與時俱進，正確認識辦公室管理工作與學(xué)校發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，保持自身工作思想和模式與學(xué)校發(fā)展在方向上的一致性，并在日常工作實踐中不斷強化自己的主動服務(wù)意識，提升自己的服務(wù)水平。首先，高職辦公室工作人員應(yīng)堅持自我學(xué)習(xí)，不斷借鑒先進的管理方法和管理模式，以創(chuàng)新自己的管理手段，使其能夠支撐學(xué)校辦公室的管理工作有效性的不斷提升。其次，相關(guān)人員要保持熱情向上的精神面貌，主動轉(zhuǎn)變工作思想。最后，高職辦公室工作人員要在日常工作過程中不斷強化自己的服務(wù)意識，基于服務(wù)效果的提升創(chuàng)新工作模式。辦公室工作人員要意識到，自己服務(wù)的對象不僅是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，而且包括學(xué)校學(xué)生與教師，不斷提升自己的日常教學(xué)服務(wù)能力。在服務(wù)過程中，要多了解各個部門的實際運行情況和需求，并適當參與到科學(xué)研究工作中，從而有效掌握相關(guān)工作的動態(tài)，提升工作效率與針對性。

2.加強人員素質(zhì)培訓(xùn)

作為辦公室管理工作的實施主體，辦公室工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接決定了高職辦公室管理效率和質(zhì)量。故而，高職要關(guān)注辦公室工作人員的專業(yè)知識積累與業(yè)務(wù)素養(yǎng)培養(yǎng)，打造一支與時俱進、工作積極性高、服務(wù)質(zhì)量好、業(yè)務(wù)素質(zhì)高并能夠不斷地適用新工作形勢的優(yōu)秀辦公室管理隊伍。首先，要加強辦公室工作人員思政教育，促使他們不斷積累思想政治理論知識、提升思想道德修養(yǎng)，引導(dǎo)他們形成政治責(zé)任感和思想意識，并持續(xù)保持良好的工作作風(fēng)。高職辦公室工作人員要在工作中勇于承擔(dān)責(zé)任、嚴格遵守制度與工作原則，以高度的政治使命感和責(zé)任感去做好各項工作。其次，高職要提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，比如對業(yè)務(wù)素質(zhì)較低或者缺乏工作經(jīng)驗的人員進行培訓(xùn)，加強優(yōu)秀辦公室管理人員的選拔，從而有效提升辦公室工作人員的整體服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。不斷完善工作人員之間的合作與互助機制，讓經(jīng)驗豐富的老員工為新入職員工樹立工作的榜樣、提供工作的指導(dǎo)、傳遞工作的經(jīng)驗，促使新入職員工在管理實踐中不斷提升組織協(xié)調(diào)的能力、積累溝通技巧，形成高效工作所必須的問題分析與解決能力、語言組織能力、口頭及文字表達能力。最后，高職院校要加強辦公室工作人員職業(yè)道德建設(shè)，促使他們恪守職責(zé)、愛崗敬業(yè)，時刻保持好良好的職業(yè)道德操行，將自身工作與院校發(fā)展相聯(lián)系。高職辦公室工作人員要將生活與工作分開，及時解決日常工作中遇到的難題與困難，避免將生活瑣事帶到日常的工作中。對待相關(guān)工作要誠懇寬容，用職業(yè)道德進行嚴格的自我約束，切忌態(tài)度傲慢、囂張、懈怠。

3.構(gòu)建完善管理制度

構(gòu)建完善管理制度是提升高職辦公室管理效率，實現(xiàn)辦公室規(guī)范化管理的基本途徑與措施，高職要不斷完善辦公室管理制度，使其不斷適應(yīng)新的發(fā)展形勢?，F(xiàn)階段的高職辦公室工作中存在很多陳舊的規(guī)章制度，這些規(guī)章制度已經(jīng)不能滿足高職發(fā)展以及辦公室管理工作的相關(guān)要求。高職要及時刪除或者修改一些不適合的辦公室制度，并對那些不健全的制度進行修改和修訂，從而促使辦公室規(guī)章制度更加具有可行性和執(zhí)行價值，讓辦公室人員有據(jù)可依、有章可循。此外，高職還要明確辦公室工作人員工作創(chuàng)新的具體方向，確保其工作完整性、連續(xù)性，保證其工作價值得以有效體現(xiàn)，比如辦公室工作人員可以針對學(xué)校活動和科研活動，創(chuàng)新工作方案、擬定工作計劃。

綜上所述，新教育制度下高職要針對辦公室管理的具體問題，提出可靠性措施，從而提升辦公室管理水平，促進其管理職能的有效發(fā)揮，為院校的穩(wěn)定運行打好基礎(chǔ)。經(jīng)過對辦公室管理模式的有效改革，可以使辦公室人員教學(xué)、教研、發(fā)展決策等方面發(fā)揮更大的服務(wù)作用，高職院校要對此引起高度重視。