從內(nèi)部控制的角度分析中小企業(yè)財務信息化建設策略

楊 程 湖南運達實業(yè)集團有限公司

隨著科技的發(fā)展和信息時代的到來，中小企業(yè)在日常管理活動中普遍融入了信息化管理模式，有效提高了企業(yè)財會信息的質(zhì)量以及內(nèi)部運營管理效率，為企業(yè)內(nèi)部控制工作的有序開展提供了便利，但是也給中小企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)?？梢哉f，中小企業(yè)財務信息化建設與內(nèi)部控制之間有著必然的聯(lián)系，這也是目前所有企業(yè)在經(jīng)營管理中必須要考慮的新問題。因此，這里從財務信息化建設和內(nèi)部控制的概念入手，結合當前中小企業(yè)財務信息化建設中存在的相關問題，從內(nèi)部控制的角度分析了相關建設策略，旨在為同行提供一定的參考和借鑒。

一、財務信息化建設和內(nèi)部控制概述

(一)財務信息化概述

財務信息化主要指的是利用計算機技術、云計算技術、大數(shù)據(jù)技術、網(wǎng)絡技術等，將企業(yè)的物流、資金流和信息流整合在一起，形成集中、統(tǒng)一、先進、高效的管理信息系統(tǒng)，構建財務、業(yè)務、人力資源一體化管理平臺，控制企業(yè)內(nèi)部的所有管理活動，有效地利用企業(yè)內(nèi)部、外部的相關財務信息，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定、經(jīng)營決策的優(yōu)化提供全方位的準確信息，確保企業(yè)管理工作的科學有效。

在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的新時期，財務信息化已成為當前企業(yè)管理必須要具備的管理策略，是提高企業(yè)管理效率的主要手段。就財務信息化對企業(yè)財務管理工作的作用分析，主要表現(xiàn)在以下方面：首先，財務信息化的應用有助于提高企業(yè)會計信息的真實性和準確性，有助于增強會計核算的時效性，將會計工作人員從過去繁忙的手工核算工作中解放出來，收集財務分析、財會信息等信息，確保企業(yè)決策的真實有效。其次，財務信息化的運用能夠幫助企業(yè)及時吸收先進的管理工作經(jīng)驗，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務管理工作中存在的問題和漏洞，改善企業(yè)會計核算與財務管理的工作流程。最后，財務信息化能夠更加科學有效的為管理者提供財務管理信息，實現(xiàn)物流、信息流、資金流的集成管控，為戰(zhàn)略決策、業(yè)務操作及資金監(jiān)管提供了必要幫助。

(二)內(nèi)部控制的概念和意義

內(nèi)部控制是當今企業(yè)管理中應用最多、研究最多的內(nèi)容之一，是企業(yè)自行調(diào)整、自我規(guī)范、自我優(yōu)化、自我評價和自我改革的重要依據(jù)，對企業(yè)管理工作的科學開展有著重要的支持作用，對保障企業(yè)信息資料準確真實、保護企業(yè)資金安全、促進企業(yè)經(jīng)營管理有著巨大的推動效果[1]。

就中小企業(yè)的內(nèi)部控制工作分析，其意義主要表現(xiàn)在：首先，內(nèi)部控制制度的構建有助于完善企業(yè)管理制度，對推動企業(yè)管理體系的現(xiàn)代化、高效化和集成化有著重要的推動作用，有助于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營機制的升級，強化了企業(yè)管理流程，提高了企業(yè)的經(jīng)營效益，改善了企業(yè)管理現(xiàn)狀。其次，內(nèi)部控制的應用使得企業(yè)在經(jīng)營管理工作中更加符合我國法律法規(guī)要求，遵循國內(nèi)外市場規(guī)律和第三方監(jiān)管機制，提高了會計信息的真實性，保證了企業(yè)管理工作的科學有效進行。再次，內(nèi)部控制的應用能夠讓企業(yè)對財務風險有著更加深刻的認識，能夠及時管控財務風險，提高企業(yè)風險抵御能力和核心競爭能力，幫助企業(yè)在激烈的市場環(huán)境中立于不敗之地。最后，內(nèi)部控制的應用可以讓企業(yè)人力資源管理工作更加健康有序，幫助企業(yè)塑造出良好的內(nèi)部文化，引導基層工作人員形成科學的人生觀和價值觀，讓企業(yè)內(nèi)部管理氛圍更加優(yōu)越，進而促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

(三)財務信息化和內(nèi)部控制之間的關系

由上述內(nèi)容可知，企業(yè)財務信息化的目標是提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效益、強化生產(chǎn)管理質(zhì)量、降低企業(yè)財務風險、控制企業(yè)經(jīng)營管理成本，從而提高企業(yè)整體經(jīng)營水平。而企業(yè)內(nèi)部控制的目標則是保證企業(yè)管理活動合法合規(guī)，資產(chǎn)運用安全的同時，保證財務信息的真實性和完整性，進而提高企業(yè)經(jīng)營效率，實現(xiàn)企業(yè)既定發(fā)展目標。從這個角度進行分析，企業(yè)財務信息化和內(nèi)部控制的目標是相同的，都是為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展服務的，其中財務信息化是以企業(yè)內(nèi)部資源為基礎，通過改變企業(yè)內(nèi)部資源的利用方式，讓企業(yè)發(fā)展更加符合時代發(fā)展規(guī)律和市場變化要求。內(nèi)部控制則是以企業(yè)財務信息化得到的數(shù)據(jù)為基礎，確保各種數(shù)據(jù)處理流程的合規(guī)化，保證管理模式的合法合規(guī)。因此，二者之間有著相輔相成的作用，將內(nèi)部控制通過科學的方式嵌入到企業(yè)財務信息化系統(tǒng)的各個方面，讓財務管理貫穿于管理的方方面面，從而保證企業(yè)獲取經(jīng)營效益的同時，保障資金流動安全，實現(xiàn)預計發(fā)展戰(zhàn)略目標。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制和財務信息化建設中存在的問題分析

中小企業(yè)作為當今社會經(jīng)濟組織中十分重要的組成部分，其在發(fā)展過程中存在突出的發(fā)展優(yōu)勢，整體結構相對簡單，經(jīng)營管理機制靈活，能夠科學應對市場環(huán)境變化，因此存在管理效率相對較高的特征。

與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)往往比較敢于創(chuàng)新，進取心比較強，再加上目前國家政策的大力扶持，中小企業(yè)在國內(nèi)各地區(qū)發(fā)展速度非常快。但是中小企業(yè)在發(fā)展過程中也不可避免的出現(xiàn)了許多共性問題，如規(guī)模小、資金匱乏、人力資源管理機制不成熟、管理水平落后、裝備技術水平有限以及各種信息獲取渠道少的現(xiàn)象。在這種背景下，企業(yè)管理層容易出現(xiàn)對內(nèi)部控制和財務信息化建設不重視的現(xiàn)象，在人力、物力方面投入不足，存在資源分配不合理的現(xiàn)象，另外，在內(nèi)部控制和財務信息化管理中缺乏具體的管理目標和規(guī)劃，錯誤的認為財務信息化和內(nèi)部控制之間彼此獨立，導致內(nèi)部控制與信息化管理出現(xiàn)目標、理念和策略上的脫節(jié)，影響了工作效率和進程，增加了企業(yè)管理成本的同時，也讓正規(guī)管理效率出現(xiàn)拖延[2]。

一些中小企業(yè)在開展財務信息化建設與內(nèi)部控制管理的時候，錯誤的認為信息化就是購買一些計算機相關的硬件和軟件，只要正確安裝和操作就行了，忽略了信息化與企業(yè)實際之間的關聯(lián)，導致信息化運行效率不高，甚至在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展；也有一些企業(yè)對內(nèi)部控制的認識不足，單純的追求信息化效率和速度，風險防范與監(jiān)督機制流于形式，沒有得到科學的應用，最終影響了企業(yè)的經(jīng)營效率。

財務信息化建設與內(nèi)部控制工作都是新型企業(yè)管理模式之一，其應用不僅需要內(nèi)控管理專業(yè)人員，還要懂信息化管理的專業(yè)人才，而目前這類復合型人才比較緊缺，導致不少中小企業(yè)在內(nèi)控管理和財務信息化人才選擇中出現(xiàn)顧此失彼的現(xiàn)象，導致財務信息化建設結果與內(nèi)部控制、信息化發(fā)展戰(zhàn)略要求不相符；也有一些單位在構建信息化基礎設施的時候為了省錢而購置一些與社會發(fā)展實際不匹配的設備，不僅無法滿足財務信息化建設要求，還導致不必要成本的出現(xiàn)，影響了企業(yè)發(fā)展效益[3]。

三、內(nèi)部控制的角度下中小企業(yè)財務信息化建設新策略

(一)起始階段的建設策略

1.明確建設目標

財務信息化是一項系統(tǒng)、綜合的內(nèi)容，在工作中需要由公司決策層、管理層、內(nèi)部控制部門、信息技術部門、財務部門以及其他員工共同組成信息化項目小組，在預算允許的條件下可以聘請外部專業(yè)團隊進行構件。對內(nèi)大力宣傳信息化建設的優(yōu)越性，讓員工對信息化建設有正確的了解并能夠積極主動地參與到企業(yè)信息化建設活動中，增強信息化建設效率。

在進行信息化建設的時候，還要提前梳理企業(yè)內(nèi)部的組織結構、崗位職責和工作流程，結合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務特點、管理現(xiàn)狀和財務人員工作能力，重新審視企業(yè)財務制度、內(nèi)部控制制度以及其他崗位管理流程是否與內(nèi)部控制要求一致，是否有助于提高企業(yè)經(jīng)營管理效率，圍繞這些內(nèi)容提出新的組織結構和權限，保證財務信息化建設目標與企業(yè)長遠規(guī)劃和發(fā)展相一致。另外，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略部署和發(fā)展規(guī)劃對信息化建設策略展開模擬，反復進行各項業(yè)務流程的推演，將財務信息化效果科學的運用到管理活動中，吸取同類型企業(yè)的成功經(jīng)驗，不斷完善信息化建設目標，確保其合理性和科學性。

2.實現(xiàn)信息化一體化建設

一體化建設是財務信息化管理的主要目標，是以財務、采購、生產(chǎn)、研發(fā)、銷售以及人力資源等相關信息為一體，在這些信息共享的基礎上實現(xiàn)審批、執(zhí)行、考核信息的自動傳遞，保證各個部門在管理活動中采用的信息都是真實準確的。目前，很多中小企業(yè)在信息化建設中采取了多種不同的產(chǎn)品結構，如辦公自動化系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)和企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)之間如果在前期沒有做好相應規(guī)劃，容易造成各個系統(tǒng)之間的不兼容，最終影響工作效率。因此，企業(yè)在開展信息化建設的時候需要全盤考慮，綜合分析，慎重選擇電子產(chǎn)品和軟件系統(tǒng)，要充分論證和分析各個產(chǎn)品模塊之間的兼容性，讓各個部門之間的信息能夠?qū)崿F(xiàn)科學傳遞，保證內(nèi)部控制關鍵點能及時準確地獲取有效信息，并對這些信息給予控制和處理，不能出現(xiàn)產(chǎn)品、部門之間信息傳遞盲點，避免因此影響到企業(yè)的工作效率。

3.實現(xiàn)信息化建設與人工控制之間的結合

財務信息化是當今企業(yè)發(fā)展的主旋律，也是信息時代背景下不可避免的過程之一。但是在信息化預算建設中，中小企業(yè)不僅要遵循基本內(nèi)部控制規(guī)范要求，還要著重分析成本效益原則，要知道中小企業(yè)普遍存在資金不充足的特征，如果不注重成本與企業(yè)發(fā)展管理要求，財務信息化建設結果必然會出現(xiàn)與中小企業(yè)發(fā)展實際不相符的現(xiàn)象，影響工作效率。另外，在進行財務信息化建設的時候，需要注意信息化不能解決所有問題，因此內(nèi)部控制也不能完全依賴信息化產(chǎn)品，此時需要注重信息化建設與人工控制之間的結合，讓二者合二為一，進而達到提高工作效率的目的[4]。

(二)財務信息化應用階段需要注意的事項

1.落實權限管理原則

在財務信息化建設完成之后，要嚴格執(zhí)行分權管理制度，明確各個部門的工作職責和崗位需求，了解不同部門之間的工作內(nèi)容、工作要求和工作方法，遵循具體設計標準和制衡原則在實際工作中的科學運用，而不是掛在墻上得不到有效的落實。如中小企業(yè)在制定銷售業(yè)務內(nèi)容時，對合同的審批、訂單制作、貨物派送以及費用收取均需要由不同部門根據(jù)業(yè)務信息來完成，這個時候需要提前設置不同的管理權限，根據(jù)客戶信用條件改變訂單狀態(tài)，從而確定發(fā)貨指令，并由物流系統(tǒng)根據(jù)管理層給出的指令發(fā)出相應的產(chǎn)品，財務部門則根據(jù)發(fā)貨信息出具發(fā)票，并列出應收賬款清單，將清單下發(fā)給相關業(yè)務人員進行催款。由此可見，在財務信息化建設的時候，不僅要按照業(yè)務和內(nèi)部控制的需要設定相應的崗位職責，還要通過操作權限、審批權限和查詢權限的科學設定來保證各個部門之間的相互監(jiān)督、彼此制衡，這樣不僅保證了工作質(zhì)量，提高了工作效率；還有效推動企業(yè)發(fā)展效益，提高企業(yè)核心競爭力。

2.注重內(nèi)部控制中的結合原則

在過去，不少中小企業(yè)管理人員錯誤地認為財務信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制工作是剛性的，是需要嚴格遵守的，認為在計算機中只有制度和原則，只有對和錯。但是在實際業(yè)務和管理制度執(zhí)行中，不僅需要考慮業(yè)務和財務執(zhí)行情況，還要具備前瞻性目光，能夠科學分析問題發(fā)生的原因，明確各個部門之間的關聯(lián)指標，利用計算機系統(tǒng)優(yōu)勢解決大量數(shù)據(jù)運算問題，并且將復雜的管理問題簡單化。比如在企業(yè)預算控制環(huán)節(jié)，通過科學完善的超預算審批流程和預算外審批制度，將企業(yè)預算總額與單項預算結合在一起，允許單向預算之間合理進行分配，利用收入、成本和利潤之間的聯(lián)動關系對彈性數(shù)據(jù)展開管理，而非機械式、單一的進行預算編制審核，確保企業(yè)內(nèi)部控制和財務管理不會因為內(nèi)外環(huán)境變化而發(fā)生改變。

3.信息系統(tǒng)的監(jiān)督作用

良好的監(jiān)督機制是保證企業(yè)財務管理和內(nèi)部控制科學實施的關鍵，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營經(jīng)驗、實際現(xiàn)狀和歷史數(shù)據(jù)采取科學的方法進行優(yōu)化，并設置自動提示和預警功能，對重要指標能夠提前預警并且監(jiān)督警告。比如企業(yè)在采購前期和生產(chǎn)計劃制定的時候，提前設定最低庫存報警，庫存數(shù)量在低于設定標準之后及時發(fā)出警報，確保產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效益和企業(yè)經(jīng)營效率。也可以根據(jù)存貨的保質(zhì)期和最佳使用期限設定科學的監(jiān)督提示，保證存貨不會出現(xiàn)過期和斷貨。利用信息系統(tǒng)能夠及時的提示企業(yè)經(jīng)營管理過程中可能存在的風險，評估風險等級，采取行之有效的方法對風險進行控制，保證資產(chǎn)安全、生產(chǎn)經(jīng)營管理順暢，實現(xiàn)企業(yè)具體發(fā)展目標[5]。

4.信息系統(tǒng)的安全

中小企業(yè)在制定信息安全管理制度的時候，需要重視服務器、計算機、軟件等關鍵信息設備的選用，要設定專門的場所存放這些重要設備，指定專業(yè)人士進行管理，未經(jīng)授權的任何人都不得進入重要場所，也不得接觸這些信息設備。對信息系統(tǒng)要定期進行備份和維護，及時更新硬件和軟件，設置精準的管理權限，避免內(nèi)部數(shù)據(jù)在運行過程中出現(xiàn)篡改和泄露。在信息系統(tǒng)管理工作中還要重視信息網(wǎng)絡安全建設，利用防火墻、軟件硬件加密技術防止非法侵入，并且結合企業(yè)內(nèi)外環(huán)境變化設定相應的應對措施，保證信息系統(tǒng)運行正常、穩(wěn)定、安全。

5.加大財務信息化人才培訓

財務信息化是一項系統(tǒng)、復雜的管理體系，工作人員不僅需要具備專業(yè)財務知識，還要具備扎實的計算機、信息技術功底。而中小企業(yè)人員管理中普遍存在專業(yè)技術水平低、人員配置不足的特征，為此在工作中可采用外部招聘、內(nèi)部培訓的方式構建一支既具備財務知識又懂信息化知識的人才團隊，并構建完善的激勵機制，保證財務信息化人才能夠保持高昂的工作激情，能夠在工作中發(fā)揮更大的價值。

(三)信息化和內(nèi)部控制的考核評價

中小企業(yè)應該定期評價信息化和內(nèi)部控制，根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，比照現(xiàn)有信息系統(tǒng)的實際應用模式，綜合運用各種科學的方法，評價在信息化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制設計的合理性和執(zhí)行的有效性，對發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷，及時認定、補救和整改[6]。

四、結語

總之，財務信息化建設對中小企業(yè)的發(fā)展有著至關重要的意義，從內(nèi)部控制的角度分析中小企業(yè)財務信息化建設的同時，要將各種先進的管理經(jīng)驗、管理理論融入其中，引導中小企業(yè)關注、學習和借鑒，進而結合自身發(fā)展實際改進財務管理機制，使自身管理水平得到相應提升，促使企業(yè)沿著規(guī)范的道路前進， 讓企業(yè)變得更大更強?！?/p>