疫情防控常態(tài)化下遠程查檔服務存在問題和建議

程玉紅

摘?要：當前疫情形勢嚴峻，校外人員不能隨便出入校園，檔案查詢利用成為困難，如何解決檔案利用問題成為各地高校檔案館面臨的現(xiàn)實問題。YZ大學檔案館在繼續(xù)使用現(xiàn)場查檔、郵箱查檔的基礎上，適時推出遠程查檔服務系統(tǒng)，有效解決了校外查檔者不能親臨現(xiàn)場查檔而又需要檔案材料的難題。作為新生事物，遠程查檔服務系統(tǒng)還存在功能不強、溝通交流不暢的問題，需要研發(fā)人員完善提高遠程查檔系統(tǒng)功能，更好地發(fā)揮檔案材料服務社會的作用。

關鍵詞：疫情常態(tài)化；遠程查檔服務系統(tǒng)；在線溝通

中圖分類號：F27?文獻標識碼：A??doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.03.030

2020年春節(jié)前夕，一場突如其來的新型冠狀肺炎疫情席卷中國大地，導致春節(jié)過后，全國高校教工不能正常上班，學生不能正常開學，正常的教學科研秩序被打斷。在黨和政府的正確領導下，全國上下群防群控，眾志成城，共克時艱，終于在3月12日迎來疫情的拐點。各地在做好疫情防護的情況下陸續(xù)復工復產，各地高校有計劃有組織地分批安排學生返校，教學秩序逐漸恢復。面臨國外疫情愈演愈烈，國內疫情零星多點爆發(fā)的態(tài)勢，全國各地堅持外防輸入，內防反彈的方針，疫情防控力度不減，疫情防控進入常態(tài)化狀態(tài)。如何在疫情防控常態(tài)化背景下，利用互聯(lián)網信息技術，做好檔案查詢服務工作，是對高校檔案管理部門的一場考驗。

1?疫情常態(tài)化背景下高校查檔工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著全國疫情的好轉，各地在做好疫情防護情況下陸續(xù)復工復產，復商復市。2020年2月27日，江蘇省下發(fā)《江蘇省高等學校2020年春季學期學生返校工作指引》的通知，要求各高校科學制定本校學生返校工作方案，確保學生安全有序返校；根據(jù)江蘇省委、省政府的安排，省內各高校以4月13日為首批開學起始時間，進行有序錯峰入學。YZ大學開始有計劃、有組織地分批安排學生返校上課。然而，伴隨著社會生產生活的正?；謴停淮笈c求職、考學等工作都需要高校檔案部門的支持。例如，人才招聘部門對新入職人員學歷學位信息核對；大學生考研、研究生考博、各類學生申請出國留學等，都需要在校期間的學習成績單和學籍證明材料，需要與高校檔案館取得聯(lián)系，為他們提供需要的檔案材料，而這些檔案材料大多需要檔案使用者到現(xiàn)場辦理才能獲得的。然而，在當前國外疫情依然嚴峻，國內部分地區(qū)出現(xiàn)零星病例和聚集性疫情，疫情形勢容易反彈的背景下，全國各地依然繃緊疫情防控這根弦，堅持慎終如始、嚴字當頭，抓好常態(tài)化疫情防控工作。高校作為疫情防控的重中之重領域，在疫情防控方面采取嚴格措施沒有絲毫放松，紛紛要求學生返校后嚴格按學校規(guī)定，無特殊情況不能隨便走出校園，校外人員一律不準進出入校園，現(xiàn)場檔案查詢變得非常困難。在疫情防控常態(tài)化背景下，如何滿足校外人員檔案查詢需求，無疑對高校檔案工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。

2?YZ大學常規(guī)查檔手段繼續(xù)運行

高校檔案是高校在過去和現(xiàn)在從事教學、科研、管理等活動中形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，保存著大量的有關學生學籍檔案、學科建設、科學研究、財務管理、工程建設等大量的歷史資料，是記錄個人、學校成長的重要載體，對高校和社會發(fā)展具有重要的歷史價值。高校檔案工作的最終目的是為檔案需求者提供服務，在這關鍵時刻，檔案館作為高校歷史文化的傳承部門，對外服務的窗口，應當做好檔案利用的服務工作。YZ大學檔案館根據(jù)當前疫情形勢，在繼續(xù)發(fā)揮傳統(tǒng)查檔手段的作用，開展現(xiàn)場查詢、郵箱查詢的同時重點推出遠程檔案查詢服務系統(tǒng)，做到檔案服務不間斷，提倡查檔不見面，進行網上查詢，盡量少接觸，減少病毒傳播機會，阻斷新冠病毒傳播的途徑。

2.1?現(xiàn)場查檔

基于當前的疫情形勢，檔案館對于那些確實需要到現(xiàn)場查閱檔案的，比如基建圖紙、財務原始憑證等檔案材料，實行提前通過電話或網上預約，經檔案管理人員同意后方可前來查檔，滿足利用者的查檔需求。為給前來查檔的人員提供一個安全的環(huán)境，檔案館查檔大廳采取了一系列有效防護措施。這些措施有：檔案館每天對查檔大廳、公用設備進行通風消毒，專門配有84、酒精等各種消毒液，免洗消毒用水，口罩等各種防護用品；制定規(guī)范的入館流程，要求現(xiàn)場查檔者提供行程碼、健康碼，配合工作人員進行體溫檢測和實名登記工作，全程佩戴好口罩，座位間距保持1.5米左右；工作人員每天堅持做20分鐘的健身體操，加強體育鍛煉，保持良好的工作狀態(tài)。

2.2?電子郵箱查檔

YZ大學檔案館在官方網站主頁向社會公布查檔信箱?dangancx@***.edu.cn，供查檔人員和工作人員聯(lián)絡使用。個人查檔者在郵件里需提交本人身份證和學歷學位證書照片，要查閱的檔案內容以及聯(lián)系電話、收件地址；單位查檔者通過郵件發(fā)送單位介紹信或公函、被核實人員的證件信息材料、要查閱檔案內容等。檔案館后臺工作人員對郵件內容、提交的證明材料進行審核，對符合規(guī)定的查檔者，根據(jù)他們的需求進行查閱、回復，最后把查詢好的紙質檔案材料加蓋專用章后，通過快遞郵寄給檔案查詢者。

3?YZ大學遠程查檔系統(tǒng)的上線與運行

針對目前查檔方式單一，為滿足疫情期間校外查檔者的需求，盡可能為查檔需求者提供多渠道查檔方式，學校檔案館領導決定增開新的網上檔案查詢方式，即遠程查檔服務系統(tǒng)。通過向上級職能部門請示，經過學校采購平臺網上招標、詢價等方式，聯(lián)系開發(fā)商為檔案館安裝了遠程查檔服務系統(tǒng)。通過反復調試和對檔案工作人員的操作培訓，向社會開通了遠程查檔服務平臺。服務項目包括面向“校友及校外單位”提供“學籍查證”服務；面向本校教職工所提供“校內預約查檔”服務。另外，為了更好地服務廣大師生校友，充分利用網絡高效、便捷的特點，YZ大學檔案館同時上線了遠程查檔服務系統(tǒng)——微信版。使用者在微信上直接搜索YZ大學檔案館，關注“YZ大學檔案館公眾號”后，?點擊“查檔服務”，登錄“遠程查檔服務系統(tǒng)”進行注冊，按照提示一步一步操作，就可以使用遠程查檔服務系統(tǒng)進行業(yè)務辦理。為讓更多檔案利用者了解使用遠程查檔服務系統(tǒng)，YZ大學檔案館通過主頁浮動窗口“疫情防控期間校外人員查檔須知”進行宣傳。

3.1?具體操作流程

為確保查檔活動在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中“可核查”“可追溯”，規(guī)范、準確地提供各項服務，在使用“遠程查檔服務系統(tǒng)”時，校外用戶第一次使用系統(tǒng)時，必須先“注冊”，即進入YZ大學檔案館官網主頁，點擊遠程查檔服務系統(tǒng)進入，按要求完成注冊，然后登錄進入頁面菜單，點擊“學籍查證”，填寫需要查詢的檔案材料內容，上傳本人身份證或被委托人身份證、委托書，留下聯(lián)系方式和郵寄地址，以便溝通和郵寄紙質檔案材料。檔案管理員在后臺登錄遠程查檔服務系統(tǒng)，看到檔案查詢者提交的一條一條查檔訂單，通過審核身份證件和證書信息是否屬實，確定辦理與否，對審核無誤的予以辦理。檔案管理人員根據(jù)查檔者提供的信息和需要的檔案材料，進入檔案管理系統(tǒng)中進行查詢，查找到所需要的檔案材料后，加蓋檔案證明章，注明檔案號、經辦人、辦理時間。同時，點擊辦結的時間、發(fā)貨方式、歸檔，一步一步地按提示操作，直到最后通過快遞把檔案材料寄出去，這一項查檔任務才算正式完成。這樣一來，查檔者在異地可以隨時看到本人所要的檔案材料進行到哪一步，做到心中有數(shù)，可以有計劃地安排自己的時間和工作。

3.2?服務系統(tǒng)的優(yōu)點

（1）檔案查詢者對于自己提交的訂單可以查看辦理進度；（2）檔案管理者對已經辦結的訂單，根據(jù)查檔者、受理者、查檔內容、受理天數(shù)等情況，可以進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，為提高服務效率提供基礎依據(jù)。（3）由原來單一的郵箱查詢增添了一條新的遠程查檔途徑，為查檔工作注入了新鮮血液，為異地查檔利用者提供了更多的查檔方式；（4）方便了異地利用者的實際需求，省去利用者車馬勞頓之苦，節(jié)省了異地之間往來的時間成本和經濟成本。

遠程查檔服務系統(tǒng)的開通，為異地查檔開辟了一條新的查檔渠道，為檔案利用者提供了方便。自遠程查檔服務系統(tǒng)開通以來，每天都有幾條甚至十幾條查詢訂單，大大緩解了現(xiàn)場排隊查檔擁擠的現(xiàn)象。為及時提供查檔服務，YZ大學檔案館形成一條工作紀律，若沒有特殊情況，當日查詢訂單當日完成，大大提高了工作效率?，F(xiàn)在YZ大學檔案館綜合運用現(xiàn)場查檔、郵箱查檔、遠程查檔等多種方式為檔案利用者提供服務，為疫情期間異地檔案利用者提供了方便，得到檔案利用者的認可和好評，加快了異地檔案利用者的查檔進度，解決了疫情期間不能前往現(xiàn)場查檔的難題，有力推動了YZ大學檔案服務水平再上一個新臺階，也為建設省級特色檔案館打下良好的基礎。

4?YZ大學遠程查檔系統(tǒng)存在的問題和建議

4.1?遠程查檔服務系統(tǒng)存在的問題

目前，YZ大學遠程查檔服務系統(tǒng)處于試運營階段。作為一種新生事物，仍然存在諸多不便的地方，有待技術人員進一步尋求解決方案。主要存在的問題有：一是登錄駐留時間太短。登錄系統(tǒng)之后，如果10分鐘左右不進行頁面操作，系統(tǒng)提示要重新登錄系統(tǒng)，并且每次登錄都要輸入用戶名、密碼、字符串，才能登錄進去，浪費時間，給工作帶來不便。二是“學籍查證”一欄沒有二級菜單。檔案查詢者并非需要所有的學籍檔案材料，有的需要錄取名冊，有的需要學習成績單，有的需要學歷學位。檔案管理者每次看到訂單后，都要先打電話聯(lián)系查檔者，問清楚對方所要查詢的具體內容，無疑大大增加了雙方無謂的聯(lián)絡成本；三是所查內容單一。只能查詢學籍檔案，其他類別的科研、教學、基建、財務、實物、音響等檔案材料不方便查詢，只能通過現(xiàn)場查檔和郵箱查檔來處理。四是無法在線發(fā)送電子文檔。有的檔案利用者不需要紙質檔案，只需要電子版檔案材料就可以了。紙質檔案材料的打印郵寄，增加了YZ大學檔案館經濟負擔和時間成本，造成社會資源的浪費。

4.2?遠程查檔服務系統(tǒng)改進的建議

基于上述存在問題，為了更加方便快捷地為查檔者提供服務，遠程查檔系統(tǒng)仍有許多值得進一步提高完善的地方。

（1）提高系統(tǒng)操作靈活便捷的能力。延長系統(tǒng)登錄駐留時間，減少系統(tǒng)使用者需要頻繁登錄的煩惱；增加系統(tǒng)在線發(fā)送電子文檔功能，讓不需要紙質檔案的使用者及時獲得電子檔案，減少等待時間，節(jié)約社會資源，提供服務效率。

（2）設計更多的查詢模塊，更大程度上發(fā)揮遠程查檔系統(tǒng)的功能。當前遠程查檔系統(tǒng)只設計有學籍查詢的模塊，沒有根據(jù)學籍內容設計具體分項模塊，因此系統(tǒng)應設計錄取名冊、學業(yè)成績、學歷學位等模塊，方便勾選；拓展在線查檔內容，開辟科研、教學、財務、基建等模塊，增加遠程查檔系統(tǒng)的服務能力，為更多的查檔者少跑路、多服務做出更大的貢獻，更大程度上發(fā)揮檔案材料服務社會的作用。

（3）增加系統(tǒng)在線溝通功能。遠程查檔系統(tǒng)成功與否，關鍵是要給檔案管理者與查檔利用者提供一個在線溝通的平臺，這種溝通應該是即時的、交互的，而不是隔離的、單向的。因此，研發(fā)人員應下大功夫研究增加系統(tǒng)在線溝通功能，增加系統(tǒng)在線發(fā)送文字、語音信息的模塊。查檔者要查什么材料、有沒有材料，能夠及時得到管理人員的回復，做到心中有數(shù)。堅決避免傳統(tǒng)查檔手段，由于缺乏及時溝通，造成檔案利用者千里迢迢從異地趕過來，結果檔案館沒有他們所要材料的尷尬事情。

以上就是疫情時期YZ大學在遠程查檔服務方面所進行的探索。遠程查詢服務是高校檔案服務的發(fā)展趨勢，對高校檔案管理工作既是機遇更是挑戰(zhàn)。YZ大學檔案館轉變服務觀念，樹立以人為本的服務意識，主動作為，開展遠程服務工作，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)現(xiàn)場查檔到遠程查檔的根本性轉變，有效解決了檔案利用者因為疫情不能現(xiàn)場查詢的難題，為創(chuàng)建江蘇省特色檔案館，乃至YZ大學雙一流學科建設做出了積極的貢獻。今后，隨著遠程檔案服務系統(tǒng)進一步完善，YZ大學將加快檔案信息化建設步伐，為遠程服務提供源源不斷的電子檔案“活水”，為檔案插上“云翅膀”，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，實現(xiàn)真正意義上的“零跑路”服務，推動檔案管理專業(yè)化服務水平上更上一個新的臺階。

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