科技計劃項目信息管理存在的問題及建議

李遠(yuǎn)紅, 李坤成

1.四川省科學(xué)技術(shù)信息研究所, 四川 成都 610016

2.國家管網(wǎng)西南管道公司昆明維搶修分公司, 云南 昆明 650501

0 引言

科技計劃項目是指以科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)為內(nèi)容通過政府財政支持而單獨立項的項目,是政府促進(jìn)科技進(jìn)步、科技創(chuàng)新、科技戰(zhàn)略發(fā)展的有力載體,在促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)、科技和社會發(fā)展方面發(fā)揮著極其重要的作用[1]。四川省科技計劃是根據(jù)四川省的科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展之需而設(shè)立的,專項資金資助來自四川省級財政科技計劃項目。目前,使用國家財政科研經(jīng)費驗收完成的科研項目數(shù)量翻番,國家財政支出巨大。該計劃重點資助范圍包括科技前沿、經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場、四川省重大需求等相關(guān)領(lǐng)域,其目的是提升自主創(chuàng)新能力和產(chǎn)業(yè)核心競爭力,解決關(guān)乎國計民生的有關(guān)科技方面的公益問題,積極展開科學(xué)技術(shù)研究的開發(fā),努力促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化以及提升科技創(chuàng)新能力建設(shè)等。

1 科技項目信息管理的意義

1.1 有利于科技信息的傳播,加快科技成果轉(zhuǎn)化

科技項目信息管理是指運用合理的方法,協(xié)調(diào)各部門優(yōu)化信息資源,集中管理,實現(xiàn)資源共享,加快科技信息的傳播,從而使科學(xué)技術(shù)加速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,是促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的重要手段。

1.2 有利于科學(xué)信息的積累,避免重復(fù)研究

任何科學(xué)發(fā)明和成果都是在前人研究基礎(chǔ)上的進(jìn)一步發(fā)展,科學(xué)技術(shù)成果是項目科研人員的勞動成果和智慧的結(jié)晶記載,反映了項目科學(xué)研究活動全部過程和具體發(fā)明、成果的科技項目信息資料是科技和生產(chǎn)力等多種要素綜合的重要“媒介”,可避免重復(fù)研究[2],有利于科技研究工作站在更高的起點上進(jìn)行,從而提高科研效率,并有助于利用科技項目信息資料推動社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展。

1.3 有利于科學(xué)信息的追溯,發(fā)現(xiàn)管理中的問題

科技項目管理涉及到許多的相關(guān)信息,包括計劃任務(wù)、科研設(shè)計論證、研究實驗、到成果評價、成果推廣應(yīng)用等,這些信息對有效管理科技項目,并最終追溯項目管理過程中出現(xiàn)的問題,能夠充分發(fā)揮其客觀憑證作用,同時能及時發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn)方法,提高效率。

2 科技項目信息管理的特點

2.1 分散性

由于科研項目種類繁多,申請項目的機(jī)構(gòu)眾多,包括科研院所、高等院校、公司企業(yè)等,致使科研項目的專業(yè)、性質(zhì)、周期、內(nèi)容、經(jīng)費、考核要求、參研人員等要素均不一樣,屬性復(fù)雜,涉及到的部門繁多,所以具有分散性。將分散的資源統(tǒng)一管理有利于實現(xiàn)資源共享。

2.2 動態(tài)性

科技項目管理涉及的流程多,進(jìn)度難把握,從開始立項到項目結(jié)束,執(zhí)行過程本身就是一個發(fā)展變化的過程,各個階段面臨著不同的問題和困難,具有較強(qiáng)的動態(tài)性。

再者,受內(nèi)外環(huán)境因素的影響,科研項目本身就具有不可預(yù)見性,在執(zhí)行過程中往往會出現(xiàn)很多不確定性因素,例如國內(nèi)外形勢變化、科研方向調(diào)整、進(jìn)展緩慢、承擔(dān)單位或合作單位變更、主研人員變動、預(yù)算超支等,這些都是科研項目執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的情況?？萍柬椖啃畔⒐芾硇枰c科研項目的進(jìn)展緊密貼合。

2.3 豐富性

科技項目涉及到的資料非常豐富。這些資料包括科研過程中產(chǎn)生的各種材料、數(shù)據(jù)、圖片、表格等,同時還涉及到組織人員、資金、科技成果及知識產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容,上述資料都是科研工作的具體體現(xiàn)和結(jié)晶,因此具有非常高的保存價值。

2.4 可變性

科技項目從開始立項到項目驗收是個較長的過程?？蒲谢顒幼鳛橐环N創(chuàng)新活動,涉及的流程非常多,其中往往有一些不確定性,發(fā)生各類變化也是常見的。其進(jìn)度、投入及結(jié)果往往具有不確定性,使得科技項目實施的進(jìn)度較難按照立項時預(yù)期的那樣進(jìn)行,經(jīng)常會根據(jù)項目的建設(shè)情況調(diào)整建設(shè)進(jìn)展。這就要求科技項目的管理需要加強(qiáng)對活動中各個節(jié)點的控制,建立有效的項目監(jiān)控機(jī)制[3]。

2.5 信息內(nèi)容廣泛且保密性較強(qiáng)

一套完整的科技項目驗收資料包括:科技計劃項目的申報書(包括各種符合申報條件的附件證明);科技計劃項目任務(wù)合同書;中期檢查報告(針對中期評估、各種檢查等管理環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題的整改報告及相關(guān)證明材料);科技計劃項目驗收報告,涉及技術(shù)、經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)的有關(guān)證明材料,包括科技計劃項目驗收申請表、技術(shù)實施情況報告、研究報告,具有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)(CMA、CNAS)出具的有關(guān)產(chǎn)品檢測報告、第三方實驗報告及用戶報告(真實性、時效性、關(guān)聯(lián)性);與項目成果有關(guān)的科研數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)(專利、商標(biāo)、著作權(quán)等)、論文(標(biāo)注項目立項編號)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(質(zhì)檢部門備案);人才培養(yǎng)目標(biāo)證明(人社部門批準(zhǔn)的高端人才文件;人事部門職稱晉升文件;加蓋學(xué)院章的畢業(yè)學(xué)生清單;與項目單位簽訂的勞動合同)、示范應(yīng)用目標(biāo)證明(應(yīng)用單位證明);與經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)相關(guān)的項目產(chǎn)品銷售、服務(wù)的發(fā)票清單(開票日期、票號、品名、開票對象、不含稅金額)、有調(diào)整事項需提交的相關(guān)文件證明資料等附件證明;科技計劃項目財務(wù)驗收申請報告、財務(wù)決算報告、審計報告、各種明細(xì)賬、記賬憑證、原始憑證等;驗收結(jié)論證明,科技報告全文及收錄證書、成果登記證明;技術(shù)、財務(wù)專家意見,任務(wù)、財務(wù)評價評分,驗收專家組名單等內(nèi)容。項目科技信息廣泛、復(fù)雜,且涉及企業(yè)技術(shù)秘密,這些科技項目信息對管理部門掌握科技動態(tài)并決策可以起到重要作用。

3 科技項目信息管理存在的問題

科技項目信息管理的特性,導(dǎo)致科技項目信息管理具有相當(dāng)?shù)碾y度,目前存在如下主要問題。

第一,科技項目信息的管理具有相當(dāng)?shù)碾y度[4]。一是科技項目管理涉及不同的單位,不同單位的管理細(xì)則不同,共享交流不方便,耗時耗力; 二是較多科技項目管理涉及到眾多部門,各類流程復(fù)雜,相互交叉,文檔數(shù)量龐大,不同種類的文件管理方式也存在著極大的差異;三是科技項目信息管理保密性要求高,因科技項目信息包含了研究成果、專利、相關(guān)知識產(chǎn)權(quán),甚至國家機(jī)密,保密性較強(qiáng)。

第二,科研項目信息管理工作規(guī)章制度不健全[3]。一是沒有具體的規(guī)章制度指導(dǎo)相關(guān)工作,科研項目驗收組織單位對科研項目信息沒有約束性規(guī)定;二是科技項目信息管理操作規(guī)范性不夠;三是項目信息管理全過程缺少監(jiān)督。

第三,科技項目管理“重立項、輕驗收”問題依然存在?？蒲许椖拷M成員單位關(guān)注的重點是如何按照任務(wù)書或可行性研究報告批復(fù)的要求完成相關(guān)的研究內(nèi)容,并通過結(jié)題驗收[3],更注重結(jié)果,對科技項目實施過程中的信息資料管理不夠,存在項目驗收階段整改、補(bǔ)救的情況。科技項目信息管理工作往往在項目建設(shè)的后期,尤其是在準(zhǔn)備結(jié)題的階段,一些項目組成員或單位對于科技項目信息管理不太重視。

4 對策與建議

科技項目信息管理的復(fù)雜性,給科技項目信息管理提出了更高、更新的要求,科學(xué)的管理才能讓科技計劃項目得以健康發(fā)展。

4.1 健全科技項目管理制度

要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范相關(guān)的科技項目信息管理。掌握科研項目的分類和科研項目的管理過程,充分了解并領(lǐng)會科研項目實施過程中的各種技術(shù)、管理活動規(guī)律,以及各進(jìn)程之間的相互關(guān)系[5]。無論項目規(guī)模大小、建設(shè)時間長短,它都有一個完整的生命周期,即項目的開始、實施、結(jié)束和評估。應(yīng)根據(jù)各階段的工作流程,生成相應(yīng)的紙質(zhì)、電子、視頻等文件。要根據(jù)科研項目的特點,制定科研項目的立卷范圍和信息歸檔標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)科研項目文件和項目信息檔案的歸檔,確保科研工作的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性,體現(xiàn)科研項目信息檔案的價值。抓好驗收環(huán)節(jié),主管單位應(yīng)該明確科研項目驗收必備條件,例如,明確“未經(jīng)項目信息備案驗收不合格的,不得進(jìn)行或者通過科研項目驗收”“項目驗收沒有完成,不得審批后續(xù)科研項目或停撥后續(xù)科研項目經(jīng)費”[3]等相關(guān)要求。

4.2 加強(qiáng)科技項目信息管理專業(yè)知識的培訓(xùn)

部分科研工作人員的科技項目信息管理意識薄弱,對相關(guān)專業(yè)知識了解較少,對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也了解不夠深入。所以要定期組織科技項目相關(guān)人員學(xué)習(xí)科技項目信息管理相關(guān)知識,了解國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),并加強(qiáng)管理和考核。在科技項目策劃過程中,應(yīng)形成文件化的項目計劃,明確各系統(tǒng)、項目實施的各個階段、每個節(jié)點傳遞的文件?？萍柬椖课募氖占凑找欢ǖ囊?guī)則進(jìn)行規(guī)范,形成有價值的科技項目信息檔案[3]。

4.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

當(dāng)前國家對科技的投入持續(xù)增加,我國科技創(chuàng)新能力不斷提升,對科技計劃項目進(jìn)行科學(xué)有效的管理,有利于促進(jìn)科技事業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展。同時,各級科技管理部門對科技項目管理信息化工作重視程度也有很大提升,引入更加先進(jìn)的信息技術(shù)對科技項目信息進(jìn)行管理,最終實現(xiàn)管理信息化。目前,科技項目管理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括項目申報、項目評審、項目實施(任務(wù)書簽署、項目事項變更、中期檢查、項目處置)、項目驗收、科技報告、成果登記、科研誠信等大量科技項目信息。借助信息化技術(shù),建設(shè)科學(xué)有效的科技項目信息管理平臺,不管是國家層面還是地方層面,可以實現(xiàn)對科技項目信息的高質(zhì)量、高效率利用和監(jiān)督管理。紙質(zhì)文件與電子文件的保存有其各自的特性,要做好共存與處理,對重要的紙質(zhì)文件、實物文件在保存好原始檔案的同時,還應(yīng)通過掃描、翻拍等方法實現(xiàn)數(shù)字化。各級項目組織和管理部門科技項目建設(shè)過程中形成的各類文檔(紙質(zhì)文檔、電子文檔等)要及時進(jìn)行全面收集并科學(xué)整理,進(jìn)行準(zhǔn)確的分類、歸檔,確保文檔安全并方便檢索。另外,對檔案的保管、存儲條件也要給予足夠的重視,及時更新、檢查文檔信息的存儲設(shè)備,避免文檔信息被破壞?？萍柬椖啃畔?yīng)根據(jù)涉密程度進(jìn)行分級授權(quán),在使用紙質(zhì)和電子信息時,應(yīng)進(jìn)行相關(guān)審批,確保人員的查閱和訪問權(quán)限得到嚴(yán)格授權(quán),并符合相關(guān)保密要求。信息化系統(tǒng)對提升科技治理能力、治理水平極其關(guān)鍵,通過信息化建設(shè),可以有效地改進(jìn)科研信息檔案管理工作中的問題和不足,提高工作效率,使科技項目信息資源得到最大程度的利用。

4.4 建設(shè)科技項目數(shù)據(jù)信息服務(wù)平臺

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,數(shù)據(jù)來源變得多樣化,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也更加復(fù)雜化,急需建立基于共建共享理念的科技項目數(shù)據(jù)信息服務(wù)平臺。平臺應(yīng)包括科技項目相關(guān)信息的收集、組織、存儲、加工和發(fā)布等工作,把數(shù)據(jù)孤島鏈接在一起,讓信息更加透明,獲取更加容易,從而減輕相關(guān)部門的工作負(fù)擔(dān),并提升工作效率,提高管理工作水平,繼而推進(jìn)面向公眾服務(wù)的相關(guān)信息服務(wù)工作的開展,支撐面向科研業(yè)務(wù)和管理決策等科技情報服務(wù)工作的開展。

5 結(jié)束語

為應(yīng)對科技項目信息管理的復(fù)雜性給管理造成了挑戰(zhàn),應(yīng)針對現(xiàn)階段科技項目信息管理存在的問題,出臺科學(xué)、規(guī)范管理制度,加強(qiáng)相關(guān)人員信息管理專業(yè)知識的培訓(xùn),提高管理水平,將科技項目信息管理貫穿整個項目實施過程,增強(qiáng)信息化建設(shè),尤其是要盡快建立基于共建共享理念的科技項目數(shù)據(jù)信息服務(wù)平臺,才能讓科技項目信息管理與時俱進(jìn)、更加完善規(guī)范,使科技項目信息資源發(fā)揮最大價值。