醫(yī)療控股集團(tuán)分院設(shè)備資產(chǎn)的精細(xì)化管理

韓江

西安存濟(jì)醫(yī)學(xué)中心有限公司設(shè)備科 （陜西西安 710032）

醫(yī)療健康產(chǎn)業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱產(chǎn)業(yè)[1]。近年來，為促進(jìn)醫(yī)療器械行業(yè)的健康發(fā)展，國家不斷推出新的政策措施，同時(shí)，隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)也迅速發(fā)展，越來越多的醫(yī)療控股集團(tuán)投資醫(yī)療產(chǎn)業(yè)。這些控股集團(tuán)為加強(qiáng)對各分院的統(tǒng)一監(jiān)管，醫(yī)療物資管理一般采用供應(yīng)鏈物資采購管理模式，即物資采購由集團(tuán)供應(yīng)鏈部負(fù)責(zé)，各分院設(shè)備科承擔(dān)醫(yī)療設(shè)備的申報(bào)審查、醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理和設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)等職責(zé)[2-3]。我院是由通策醫(yī)療投資股份有限公司投資建設(shè)的民營醫(yī)院，為發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的最大價(jià)值、利于集團(tuán)管理，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，從建立兩級管理制度、檔案管理、設(shè)備臺賬建立及設(shè)備普查4個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)的精細(xì)化管理，并取得了良好的成效，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 建立兩級管理制度

我院物資采購由集團(tuán)供應(yīng)鏈部負(fù)責(zé)，設(shè)備科需要負(fù)責(zé)全院的設(shè)備資產(chǎn)管理和維護(hù)維修，但是醫(yī)院設(shè)備科人員配置有限，設(shè)備管理員及工程師的配置一般為1～2名，難以對全院設(shè)備進(jìn)行全方位的管理與維護(hù)，所以設(shè)置專職設(shè)備管理員、建立設(shè)備科和臨床科室二級管理制度具有重要意義，能極大提升設(shè)備管理效率[4-5]。未設(shè)置及設(shè)置臨床科室設(shè)備管理員的管理模式分別見圖1、2，比較兩種模式可以看出，設(shè)置臨床科室設(shè)備管理員后，設(shè)備資產(chǎn)由一人平面管理變?yōu)榱藘杉壌怪惫芾?，?qiáng)化了設(shè)備管理效能。

圖1 未設(shè)置臨床科室設(shè)備管理員的管理模式

圖2 設(shè)置臨床科室設(shè)備管理員的管理模式

我院在應(yīng)用供應(yīng)鏈系統(tǒng)前采購了大量醫(yī)療設(shè)備，這些設(shè)備未能及時(shí)有效地進(jìn)行記錄和管理，導(dǎo)致醫(yī)院供應(yīng)鏈系統(tǒng)中醫(yī)療設(shè)備臺賬不全、部分設(shè)備重復(fù)登記等。為加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理，醫(yī)院設(shè)置了臨床科室設(shè)備管理員，建立了兩級管理制度，通過兩級垂直管理，自上而下實(shí)行醫(yī)療設(shè)備的核查登記，形成了完備的設(shè)備臺賬，極大提高了醫(yī)療設(shè)備管理的效率和精度。

因臨床科室是醫(yī)療設(shè)備的直接使用者，設(shè)置臨床設(shè)備管理員后，要強(qiáng)化臨床設(shè)備管理員落實(shí)臨床科室的設(shè)備管理職責(zé)，定期對臨床科室設(shè)備管理員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備銘牌信息介紹、日常清潔消毒、電氣安全及水路設(shè)施檢查、環(huán)境溫濕度監(jiān)測、每日設(shè)備功能檢查及設(shè)備使用注意事項(xiàng)等[5]，以便設(shè)備管理員有效地發(fā)揮設(shè)備科與臨床科室的銜接作用。

2 建立醫(yī)療設(shè)備檔案

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一。隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)及電子技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)不斷引進(jìn)、更新具有高新技術(shù)的醫(yī)療設(shè)備，設(shè)備種類繁多，此時(shí)更有必要做好設(shè)備檔案管理、提高設(shè)備的有效使用率。設(shè)備檔案必須保證真實(shí)性、完整性，內(nèi)容涉及醫(yī)療設(shè)備采購前后的處理，應(yīng)制定相應(yīng)的管理流程并明確檔案管理的內(nèi)容，具體包括申購資料、采購資料、安裝驗(yàn)收資料、隨機(jī)資料、錄入設(shè)備資產(chǎn)資料及報(bào)廢資料等[6]。

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案信息管理應(yīng)運(yùn)而生，將設(shè)備的所有信息掃描錄入歸檔并生成二維碼，一臺設(shè)備對應(yīng)一份紙質(zhì)檔案和一個(gè)二維碼（電子檔案），這種信息化方式可以使檔案查閱更精確、更快捷，且資料不易丟失[7]。目前大部分三甲醫(yī)院運(yùn)用了該技術(shù)，即設(shè)備科保管紙質(zhì)檔案，并將二維碼粘貼于設(shè)備的明顯位置，醫(yī)院工作人員通過手機(jī)掃描二維碼登錄個(gè)人賬號就可以隨時(shí)查閱相關(guān)資料。

為使新進(jìn)醫(yī)務(wù)人員熟悉設(shè)備使用、醫(yī)院工作人員能夠隨時(shí)查看設(shè)備采購資料，結(jié)合設(shè)備科實(shí)際情況，利用信息化手段強(qiáng)化對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理：對紙質(zhì)醫(yī)療設(shè)備檔案資料按照使用科室、采購年度等進(jìn)行了歸納整理，同時(shí)將設(shè)備申購資料、驗(yàn)收隨機(jī)資料等掃描生成壓縮文件，上傳至醫(yī)院知識文檔庫，醫(yī)院工作人員只要登錄個(gè)人賬號就可以進(jìn)行查詢和學(xué)習(xí)。

3 建立醫(yī)療設(shè)備臺賬

完整清晰的設(shè)備臺賬可以使管理者對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)情況一目了然，從而強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)的管理，并為下一步醫(yī)療設(shè)備采購工作提供依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備臺賬可以清晰地呈現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備的資產(chǎn)狀況，臺賬內(nèi)容應(yīng)包括但不限于表1中的基本信息，這些基本信息可以直觀反映使用科室的設(shè)備資產(chǎn)狀況，對于了解醫(yī)院整體的醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)構(gòu)成及設(shè)備申購等具有重要意義。

表1 設(shè)備臺賬表

集團(tuán)為方便對各分院進(jìn)行管理和監(jiān)控，建立了統(tǒng)一的供應(yīng)鏈物資采購管理系統(tǒng)，該采購系統(tǒng)包括設(shè)備目錄，系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定采購、出入庫、資產(chǎn)編碼、設(shè)備保養(yǎng)維修等信息。供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程圖如圖3所示。

圖3 供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程圖

臨床使用科室在供應(yīng)鏈采購系統(tǒng)中查找需要申購的醫(yī)療設(shè)備（科室下訂單）。設(shè)備科與院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將該設(shè)備訂單發(fā)送至集團(tuán)供應(yīng)鏈部；集團(tuán)供應(yīng)鏈部匯總所有訂單后發(fā)送至相關(guān)醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商；醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商接收設(shè)備訂單信息后發(fā)貨，并在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中完成設(shè)備出庫操作；設(shè)備科收貨驗(yàn)收，管理人員在供應(yīng)鏈系統(tǒng)接收到供應(yīng)商完成的設(shè)備出庫信息后進(jìn)行設(shè)備入庫（進(jìn)入醫(yī)院庫房）操作，再將設(shè)備出庫給使用科室；設(shè)備出入庫完成后，管理人員通過供應(yīng)鏈系統(tǒng)生成設(shè)備唯一資產(chǎn)編號。由該流程可以看出，供應(yīng)鏈系統(tǒng)物資申購模式是一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，集團(tuán)可以隨時(shí)監(jiān)控設(shè)備供應(yīng)情況、了解設(shè)備資產(chǎn)。但管理過程中仍存在一定的問題，具體包括3點(diǎn)。（1）醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)編碼不統(tǒng)一，存在重復(fù)登記情況：對于醫(yī)院應(yīng)用供應(yīng)鏈物資管理系統(tǒng)前采購的大量醫(yī)療設(shè)備及采購目錄中未包含的醫(yī)療設(shè)備，醫(yī)院設(shè)備科管理人員沒有供應(yīng)鏈系統(tǒng)錄入權(quán)限，導(dǎo)致這些設(shè)備無法及時(shí)錄入，需要設(shè)備管理員單獨(dú)進(jìn)行入庫、出庫記錄，并編輯資產(chǎn)編碼，但這種編碼與供應(yīng)鏈系統(tǒng)自動生成的資產(chǎn)編碼形式不同，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備臺賬形成兩種資產(chǎn)編碼方式、兩套臺賬，集團(tuán)監(jiān)管也比較困難；對于某些醫(yī)療設(shè)備，設(shè)備供應(yīng)商后期可能會在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中進(jìn)行系統(tǒng)訂單補(bǔ)加操作，設(shè)備科管理人員會按照供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程進(jìn)行出入庫，但這些設(shè)備已經(jīng)單獨(dú)進(jìn)行過出入庫，并進(jìn)行了設(shè)備資產(chǎn)的唯一編碼，這樣一臺設(shè)備會進(jìn)行兩次登記，既容易產(chǎn)生混亂，又會增加管理人員的工作量。（2）醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)登記入賬不及時(shí)：使用該供應(yīng)鏈物資管理系統(tǒng)，設(shè)備管理人員必須接收到供應(yīng)商設(shè)備出庫完成的信息后，才能進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部設(shè)備的入庫和出庫操作；醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商經(jīng)常無法及時(shí)在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中完成設(shè)備出庫操作，特別是同一個(gè)供應(yīng)商先后多次供應(yīng)同一種設(shè)備時(shí)，管理人員后續(xù)只能根據(jù)供應(yīng)鏈系統(tǒng)訂單順序自行判斷并進(jìn)行入庫和出庫，增加了設(shè)備驗(yàn)收的繁雜程度，而且后期需要大量的精力補(bǔ)充相關(guān)設(shè)備資料。（3）供應(yīng)鏈系統(tǒng)目錄完全由供應(yīng)商維護(hù)，錯(cuò)誤信息無法得到及時(shí)修改：設(shè)備供應(yīng)商中有的是設(shè)備生產(chǎn)廠家，有的是代理商，設(shè)備目錄的信息卻全部由供應(yīng)商維護(hù)，如果設(shè)備目錄中的信息（型號、生產(chǎn)廠家等）維護(hù)不及時(shí)，設(shè)備驗(yàn)收時(shí)便需要反復(fù)溝通、確認(rèn)是否為申購設(shè)備，為設(shè)備驗(yàn)收及之后的設(shè)備清查帶來很大困難。

針對以上問題，本研究提出以下解決方案。（1）通過Excle 建立設(shè)備臺賬，對臨床科室設(shè)備管理員進(jìn)行培訓(xùn)，臨床科室設(shè)備管理員根據(jù)表1的信息清查本科室設(shè)備資產(chǎn)，并提交給設(shè)備科設(shè)備管理員，設(shè)備科匯總各科室設(shè)備臺賬，建立醫(yī)院設(shè)備臺賬；這種方法的缺點(diǎn)是需要定期清查、更新數(shù)據(jù)，一些信息（如資產(chǎn)編碼）需要等設(shè)備入庫、出庫操作完成后才能得到更新，具有滯后性，另外，該表格信息也容易丟失，需要進(jìn)行多重備份。（2）完善信息化系統(tǒng)：一是升級供應(yīng)鏈系統(tǒng)，提高設(shè)備更新的時(shí)效性，增加設(shè)備科主動入庫、出庫模塊，即設(shè)備驗(yàn)收完成后，不需要催促、等待供應(yīng)商在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中進(jìn)行出庫操作，設(shè)備科就可以自主完成設(shè)備的信息錄入，這需要設(shè)備科、信息科及供應(yīng)鏈部協(xié)調(diào)完成[8]；二是配置醫(yī)院內(nèi)部物資管理系統(tǒng)，隨著信息化的發(fā)展，各種物資管理系統(tǒng)層出不窮，可以選擇一種性價(jià)比高的物資管理系統(tǒng)，即將供應(yīng)鏈系統(tǒng)作為一個(gè)設(shè)備采購平臺，臨床科室在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中申購設(shè)備，設(shè)備到貨、驗(yàn)收完成后，設(shè)備相關(guān)信息就可以立即錄入物資管理系統(tǒng)，并生成院內(nèi)統(tǒng)一編碼。

綜上所述，我院結(jié)合實(shí)際情況，通過建立兩級管理制度，加強(qiáng)對臨床科室設(shè)備管理員的培訓(xùn)，并制定了設(shè)備臺賬表；由各臨床科室設(shè)備管理員核查本科室醫(yī)療設(shè)備，再由設(shè)備科設(shè)備管理員匯總各科室設(shè)備信息，形成醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備臺賬；同時(shí)，及時(shí)完善信息化系統(tǒng)，與信息科協(xié)調(diào)溝通，綜合考慮升級供應(yīng)鏈物資管理系統(tǒng)并建立醫(yī)院內(nèi)部物資管理系統(tǒng)的成本，最后錄入表1中[9]，形成統(tǒng)一的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備電子臺賬。

4 醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)清查

醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)清查是醫(yī)療設(shè)備管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，能夠直接、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備管理中存在的問題，反映醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的使用情況，為加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理、減少不必要的醫(yī)療設(shè)備投入提供依據(jù)；同時(shí)，通過醫(yī)療設(shè)備定期清查，管理者可以掌握醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)額，實(shí)際固定資產(chǎn)在賬情況及在用情況，使各使用科室了解本科室具體固定資產(chǎn)的狀況，為今后醫(yī)院設(shè)備采購提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)[10-11]。所以應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)資產(chǎn)清查核對制度，建議每年至少對醫(yī)院資產(chǎn)進(jìn)行一次全面清查。

醫(yī)療設(shè)備清查的方法很多[10-12]，我院結(jié)合兩級管理制度和設(shè)備臺賬表，根據(jù)實(shí)際情況添加設(shè)備狀態(tài)（正常使用、停用）、完好情況（完好、損傷）和使用頻率等信息，制定清查表格。由醫(yī)療設(shè)備委員會組織，財(cái)務(wù)科、設(shè)備科和臨床科室組成清查小組，自上而下，以物對賬，全面、有序地對各科室的財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行清查，如清查中發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符、非自然損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查找原因、明確責(zé)任，按照相應(yīng)制度規(guī)定進(jìn)行處理，以保證醫(yī)療設(shè)備的完好及醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)的賬物相符。

5 小結(jié)

通過以上管理模式，醫(yī)院形成了清晰的醫(yī)療設(shè)備管理臺賬，使管理者對醫(yī)院的設(shè)備資產(chǎn)情況一目了然，并可以準(zhǔn)確了解醫(yī)療設(shè)備的使用情況，為醫(yī)療設(shè)備的申購提供重要依據(jù)。

綜上所述，對于控股集團(tuán)各分院醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理來說，以供應(yīng)鏈物資管理模式為基礎(chǔ)，結(jié)合設(shè)備科與臨床科室兩級管理制度，設(shè)置臨床科室設(shè)備管理員，通過管理醫(yī)療設(shè)備檔案、建立醫(yī)療設(shè)備臺賬、進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備清查等措施，有效提升了醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)的管理效能，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理。