微信小程序的圖文式表單在口腔門(mén)診耗材管理中的應(yīng)用*

賴(lài)娘妹，楊媛媛，楊冬葉，鐘凡，林喜蘭，何玉嬌，李玉梅

（1 廣州醫(yī)科大學(xué)附屬市八醫(yī)院口腔門(mén)診，廣東 廣州，510055；2 中山大學(xué)附屬口腔醫(yī)院口腔頜面外科，廣東 廣州，510055）

耗材管理是口腔門(mén)診護(hù)理管理工作的重要內(nèi)容， 其管理質(zhì)量直接影響到臨床工作的順利開(kāi)展?？谇婚T(mén)診耗材的種類(lèi)、規(guī)格多，不同醫(yī)護(hù)人員每次申領(lǐng)耗材也不盡相同。目前，大部分口腔門(mén)診采用手工記賬式管理模式進(jìn)行耗材領(lǐng)用的管理， 即不同的申領(lǐng)者將需求登記在本子上， 負(fù)責(zé)耗材管理的總務(wù)護(hù)士憑登記本派發(fā)相應(yīng)的耗材， 護(hù)理管理者定期匯總醫(yī)生的耗材成本及庫(kù)存數(shù)量［1－2］。由于申領(lǐng)者可能登記潦草、填寫(xiě)耗材名稱(chēng)不標(biāo)準(zhǔn)或錯(cuò)誤，總務(wù)護(hù)士需與申領(lǐng)者再次全面核對(duì)，耗時(shí)耗力。護(hù)士承擔(dān)臨床護(hù)理工作，領(lǐng)取、派發(fā)過(guò)程中用時(shí)長(zhǎng)會(huì)影響醫(yī)護(hù)配合。 現(xiàn)僅有少數(shù)機(jī)構(gòu)使用配套的信息系統(tǒng)進(jìn)行耗材的領(lǐng)用管理［2－5］，個(gè)性化的信息系統(tǒng)使管理更精準(zhǔn)方便，但需聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的公司設(shè)計(jì)軟件、耗資大、不利于推廣。且以上方式均未實(shí)現(xiàn)申領(lǐng)者可根據(jù)耗材圖片進(jìn)行申領(lǐng)的功能，容易出現(xiàn)耗材漏領(lǐng)、錯(cuò)領(lǐng)，增加工作量。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，手機(jī)小程序不斷推陳出新，對(duì)某些小程序進(jìn)行充分利用，可簡(jiǎn)化臨床護(hù)理工作，提高工作效率［6－8］。因口腔門(mén)診耗材管理具有可追溯性強(qiáng)和成本核算到醫(yī)生的特點(diǎn)，本科室自2019 年11 月開(kāi)始，結(jié)合“耗材領(lǐng)用到個(gè)人”的專(zhuān)科特點(diǎn)，并基于微信小程序設(shè)計(jì)圖文式耗材表單幫助申領(lǐng)者便捷申請(qǐng)所需耗材，總務(wù)護(hù)士準(zhǔn)確地發(fā)放和核銷(xiāo)耗材，護(hù)理管理者快速進(jìn)行成本核算和統(tǒng)計(jì)庫(kù)存數(shù)量，較大提高工作效率，現(xiàn)將方法和結(jié)果報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

本科室為綜合醫(yī)院口腔門(mén)診，業(yè)務(wù)范圍涉及牙體牙髓病科、口腔頜面外科、修復(fù)科、牙周科、兒童牙科、正畸科、種植科等，年就診患者約3 萬(wàn)人次，開(kāi)放牙椅11 張。 醫(yī)生12 名，護(hù)士5 名，年齡22～41 歲，平均（33.4±9.13）歲，其中主管護(hù)師2 名，護(hù)師1 名，護(hù)士2 名，本科3 名，大專(zhuān)2 名。 科室護(hù)理質(zhì)量管理小組由1 名護(hù)理組長(zhǎng)、1 名質(zhì)控護(hù)士及3 名組員組成，其中1 名組員兼總務(wù)護(hù)士崗位，負(fù)責(zé)耗材的出入庫(kù)管理。 小組定期對(duì)耗材有效期、耗材質(zhì)量管理、領(lǐng)用流程等內(nèi)容進(jìn)行檢查，護(hù)理組長(zhǎng)和質(zhì)控員每月核對(duì)，門(mén)診護(hù)士長(zhǎng)每月抽查，層層質(zhì)控，實(shí)現(xiàn)科室的三級(jí)質(zhì)控管理。 科室實(shí)行非四手操作模式，1 名護(hù)士需同時(shí)承擔(dān)1～3 個(gè)椅位的配合，護(hù)士承擔(dān)臨床護(hù)理配合，兼顧耗材管理，如耗材的申領(lǐng)、發(fā)放、庫(kù)存清點(diǎn)、成本核算等。

1.2 方法

1.2.1 圖文式耗材表單實(shí)施前 2019 年8 月－10 月科室耗材管理采用傳統(tǒng)的手工記錄方式。 每周五中午12：00 前醫(yī)生手工填寫(xiě)紙質(zhì)的 《耗材需求登記本》，12：00 后總務(wù)護(hù)士收集登記本，領(lǐng)取相應(yīng)耗材的種類(lèi)和數(shù)量，并派發(fā)到醫(yī)生椅位，醫(yī)生核對(duì)無(wú)誤后在登記本上簽名。 護(hù)理組長(zhǎng)每月根據(jù)登記本統(tǒng)計(jì)各醫(yī)生的耗材成本，并匯總當(dāng)月庫(kù)存數(shù)據(jù)。

1.2.2 圖文式耗材表單實(shí)施后 金山表單是一款便捷的微信小程序，常用模板有表單、打卡、問(wèn)卷、文件收集、考試、接龍、投票、快查等，具有周報(bào)、統(tǒng)計(jì)、可視化結(jié)果分析、多端可用、安全、私密、免費(fèi)等特點(diǎn)。護(hù)理質(zhì)量管理小組2019 年11 月－2020 年1 月使用金山表單的“表單”模板，根據(jù)耗材的使用頻率及錄入、查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)的方便程度設(shè)計(jì)圖文式耗材表單，并對(duì)耗材進(jìn)行管理。

1.2.2.1 圖文式耗材表單的設(shè)計(jì)及其功能介紹 小組成員匯總耗材的歷史領(lǐng)取的數(shù)據(jù)，將高頻率領(lǐng)取的耗材，即近2 年每月領(lǐng)取≥10 次的耗材（共179種），歸類(lèi)到不同級(jí)別的目錄。 一級(jí)目錄（7 種）：根據(jù)庫(kù)房耗材的診療用途、放置地點(diǎn)和領(lǐng)取習(xí)慣確定樹(shù)脂類(lèi)、根管預(yù)備類(lèi)、根管充填類(lèi)、冠修復(fù)類(lèi)、車(chē)針類(lèi)、正畸類(lèi)、其他類(lèi)等7 種一級(jí)目錄的名稱(chēng)，分別放置在A柜（A1～A12）、B 柜（B1～B12）、C 柜（C1～C12）、D 柜（D1～D12）、E 柜（E1～E6）、F 柜(F1～F12）、G 柜（G1～G12）。 前面6 個(gè)一級(jí)目錄為多項(xiàng)選擇，如所需耗材不在前6 個(gè)一級(jí)目錄里，則以填空的形式錄入到第7 個(gè)一級(jí)目錄——“其他類(lèi)”。二級(jí)目錄（18 種）：根據(jù)相對(duì)應(yīng)的一級(jí)目錄耗材類(lèi)型確定二級(jí)目錄的名稱(chēng)，使用金山表單的“表單”模板中的“題目關(guān)聯(lián)”功能將同類(lèi)型或相似度高的耗材關(guān)聯(lián)在相同的一級(jí)目錄下，且選擇一級(jí)目錄時(shí)，才顯示相應(yīng)的二級(jí)目錄。 如點(diǎn)擊一級(jí)目錄“車(chē)針類(lèi)”，可出現(xiàn)金鯊車(chē)針、綠標(biāo)車(chē)針、藍(lán)標(biāo)車(chē)針、紅標(biāo)車(chē)針、黃標(biāo)車(chē)針等5 種二級(jí)目錄的選項(xiàng)。 三級(jí)目錄（179 種）：以179 種具體的耗材名稱(chēng)作為三級(jí)目錄的名稱(chēng)，并與上一級(jí)目錄相關(guān)聯(lián)。由于車(chē)針、根管銼、打磨頭等部分耗材型號(hào)多、易混淆，如二級(jí)目錄 “綠標(biāo)車(chē)針” 有BR-31、CFO-32、CFO-54、CTC-11、CTF-13、CTR-13、CTR-62、CWR-13C等8 種型號(hào)作為三級(jí)目錄選項(xiàng)，容易出現(xiàn)填錯(cuò)現(xiàn)象。因此， 各三級(jí)目錄選項(xiàng)插入8 種相應(yīng)型號(hào)的車(chē)針圖片， 從而方便申領(lǐng)者通過(guò)圖文選項(xiàng)正確填寫(xiě)耗材表單，減少誤領(lǐng)。 同時(shí)，表單能夠顯示相應(yīng)的耗材價(jià)格和動(dòng)態(tài)的庫(kù)存數(shù)量，有利于耗材的成本管理。有些耗材名稱(chēng)相近或太長(zhǎng)時(shí)，為便于區(qū)分，可使用縮寫(xiě)或科室通用叫法， 如將 “A2 色3M ESPE FiltekTM Z350 XT 樹(shù)脂” 縮寫(xiě)為 “3M 納米樹(shù)脂A2”，“3M/ESPE U200 自粘結(jié)樹(shù)脂水門(mén)汀注射裝(8.5g)56895（A2）”縮寫(xiě)為“U200”。

1.2.2.2 圖文式耗材表單的使用方法 一是填寫(xiě)需求： 申領(lǐng)者每周五中午12：00 前用個(gè)人微信掃碼識(shí)別圖文式耗材表單生成的二維碼，填寫(xiě)耗材需求，提交后生成答卷二維碼并保存。二是準(zhǔn)備耗材：總務(wù)護(hù)士中午12：00 后點(diǎn)擊圖文式耗材表單的 “數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”，根據(jù)后臺(tái)自動(dòng)生成的匯總數(shù)據(jù)準(zhǔn)備耗材。 三是派發(fā)核銷(xiāo)：總務(wù)護(hù)士派發(fā)耗材時(shí)，用個(gè)人手機(jī)識(shí)別申領(lǐng)者保存的答卷二維碼，可查看所登記的耗材明細(xì)，雙方核對(duì)無(wú)誤后，總務(wù)護(hù)士點(diǎn)擊“核銷(xiāo)”，表示派發(fā)成功，后臺(tái)匯總數(shù)據(jù)顯示已核銷(xiāo)，申領(lǐng)者無(wú)法修改原來(lái)填寫(xiě)的內(nèi)容。四是統(tǒng)計(jì)分析：護(hù)理組長(zhǎng)每月根據(jù)后臺(tái)匯總Excel 表，統(tǒng)計(jì)耗材成本和庫(kù)存數(shù)據(jù)。 五是成本核算與庫(kù)存統(tǒng)計(jì)：護(hù)理管理者可使用“查看數(shù)據(jù)匯總表”功能查看并生成匯總表。后臺(tái)生成的匯總表包含多選題選項(xiàng)（名稱(chēng)）和商品類(lèi)選項(xiàng)（數(shù)量），多選題為一級(jí)目錄二級(jí)目錄，共19 列，與成本核算無(wú)關(guān)，可使用Excel 表的“隱藏”功能。由于生成的Excel 表列數(shù)多，手機(jī)電腦顯示寬度有限，為了方便快速拖拉進(jìn)度條查看，可選定姓名欄，使用“凍結(jié)窗格”功能。 為快速分辨各目錄的耗材，表格采用色標(biāo)管理，分別用白色、紅色、黃色、藍(lán)色、灰色、綠色代表樹(shù)脂類(lèi)、根管預(yù)備類(lèi)、根管充填類(lèi)、冠修復(fù)類(lèi)、車(chē)針類(lèi)、正畸類(lèi)耗材。在首行插入庫(kù)存數(shù)量和單價(jià)， 并使用Excel 表的求和或匯總功能，選定姓名欄，使用Excel“合并相同單元格”功能，月底可快速核算成本和查看庫(kù)存量，并根據(jù)庫(kù)存量生成耗材月度領(lǐng)取計(jì)劃。

1.2.2.3 修改圖文式耗材表單 為了方便匯總和減少遺漏，每位申領(lǐng)者在“收集周期內(nèi)限填一次”，并允許在提交后“周期內(nèi)可修改”，即申領(lǐng)者在收集周期內(nèi)（本周五中午12：00 后～下周五中午12：00）可填寫(xiě)一份申領(lǐng)表單，并隨時(shí)修改申領(lǐng)內(nèi)容，在截止時(shí)間下周五12：00 時(shí)，后臺(tái)只生成每位申領(lǐng)者的一份表單數(shù)據(jù)，以收集周期內(nèi)申領(lǐng)者最后填寫(xiě)的內(nèi)容為準(zhǔn)。如核銷(xiāo)后需要領(lǐng)取，即進(jìn)入下一周期，重新填寫(xiě)申領(lǐng)表單，等待下周五派發(fā)。

1.2.2.4 保存和新建圖文式耗材表單 為減少反復(fù)新建，耗材種類(lèi)沒(méi)有變化前，圖文式耗材表單可設(shè)置為“長(zhǎng)期有效”，收集周期“按周計(jì)”，耗材種類(lèi)出現(xiàn)變化時(shí)，可“停止收集”，保存模板后新建修改。 圖文式耗材表單的創(chuàng)建需進(jìn)行測(cè)試和調(diào)整， 并進(jìn)行全科醫(yī)務(wù)人員的使用培訓(xùn)，最終確立后不可隨意更改，以保證后臺(tái)匯總數(shù)據(jù)的一致性。 當(dāng)耗材品種或數(shù)量有改變時(shí)，如新耗材入庫(kù)或耗材停產(chǎn)等情況，總務(wù)護(hù)士應(yīng)及時(shí)停止舊表單的使用，此時(shí)申領(lǐng)者無(wú)法填寫(xiě)，接著以舊表單為基礎(chǔ)，更新表單，重新開(kāi)放填寫(xiě)權(quán)限，申領(lǐng)者即可使用新表單。 另外，為保證信息安全，金山表單只有管理者和總務(wù)護(hù)士有查看和編輯權(quán)限。

1.2.2.5 注意事項(xiàng) 全部錄入本科庫(kù)房專(zhuān)科材料近700 種，圖文式耗材表單占用頁(yè)面大，填寫(xiě)時(shí)間長(zhǎng)，因此，并非所有耗材都需要填入圖文式耗材表單，如每月申領(lǐng)頻率少于一次的耗材， 其可以填空題的形式寫(xiě)在第7 個(gè)一級(jí)目錄（其他類(lèi)）。

1.3 評(píng)價(jià)指標(biāo)

①圖文式耗材表單實(shí)施前后抽查3 個(gè)月（12周）的醫(yī)護(hù)人員34 人次申領(lǐng)相同耗材所需的登記時(shí)間（min/次）、每周總務(wù)護(hù)士領(lǐng)用派發(fā)相同耗材所需平均時(shí)間（min/次）、每月護(hù)理組長(zhǎng)計(jì)算所申領(lǐng)耗材成本所需平均時(shí)間（min/次）及統(tǒng)計(jì)庫(kù)存數(shù)量所需平均時(shí)間（min/次）。 ②科室員工的滿(mǎn)意度。

1.4 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

數(shù)據(jù)采用SPSS 20.0 統(tǒng)計(jì)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，定量資料符合正態(tài)分布采用均數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)差描述，比較采用配對(duì)資料t 檢驗(yàn)，檢驗(yàn)水準(zhǔn)α＝0.05。

2 結(jié)果

使用圖文式耗材表單前后登記、 領(lǐng)用和派發(fā)耗材所需時(shí)間比較見(jiàn)表1。 使用圖文式耗材表單后申領(lǐng)者每次登記耗材需求所需平均時(shí)間、 總務(wù)護(hù)士每周派發(fā)平均時(shí)間、 護(hù)理組長(zhǎng)每月計(jì)算耗材成本所需平均時(shí)間及統(tǒng)計(jì)庫(kù)存數(shù)量所需平均時(shí)間均多于使用前，前后比較，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（均P＜0.05）。 17位員工均選擇新的登記模式，滿(mǎn)意度為100%。

表1 使用圖文式耗材表單前后登記、領(lǐng)用和派發(fā)耗材所需時(shí)間比較 （±s）

表1 使用圖文式耗材表單前后登記、領(lǐng)用和派發(fā)耗材所需時(shí)間比較 （±s）

統(tǒng)計(jì)庫(kù)存數(shù)量時(shí)間(min/月)(n=3)使用前使用后項(xiàng)目登記需求時(shí)間(min/次)(n=34)領(lǐng)用派發(fā)時(shí)間(min/次)(n=12)計(jì)算成本時(shí)間(min/月)(n=3)tP 3.71±0.68 2.54±0.45 11.804＜0.001 92.01±18.09 54.34±9.61 13.397＜0.001 28.65±1.42 9.76±0.42 22.186＜0.001 32.79±1.19 6.95±1.73 21.280＜0.001

3 討論

3.1 圖文式耗材表單進(jìn)行耗材管理的優(yōu)勢(shì)分析

口腔門(mén)診二級(jí)庫(kù)耗材一般分為公用材料（一次性口罩、帽子、手套、棉球/紗布等防護(hù)用品或公用物）及專(zhuān)科材料2 大類(lèi)，后者需納入醫(yī)生個(gè)人成本支出。目前，多數(shù)口腔門(mén)診專(zhuān)科耗材管理仍使用手寫(xiě)的登記方式， 也有醫(yī)院購(gòu)買(mǎi)信息系統(tǒng)或單獨(dú)開(kāi)發(fā)專(zhuān)用軟件，但價(jià)格比較貴。既往本科室采用手寫(xiě)的登記方式，容易出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)潦草，登記不規(guī)范，申領(lǐng)的耗材與派發(fā)不符等問(wèn)題， 手工記賬不能滿(mǎn)足口腔門(mén)診耗材管理的復(fù)雜性、多樣性。 結(jié)合本科護(hù)理人手不足、無(wú)昂貴信息系統(tǒng)支持的實(shí)際情況， 應(yīng)用金山表單創(chuàng)建的圖文式需求表單，具有以下提高工作效率的優(yōu)點(diǎn)：一是圖文并茂，分類(lèi)清晰，方便快捷，減少出錯(cuò)。申領(lǐng)者手工登記耗材未必能準(zhǔn)確記住全稱(chēng)， 而圖文式耗材表單目錄歸類(lèi)清晰，樣式、價(jià)格和數(shù)量一目了然。且容易混淆的耗材附有具體型號(hào)的圖片， 如“車(chē)針TR－S14EF”附有顯示“9.0、19.9、198/020”的圖片，可查看該型號(hào)車(chē)針的工作部長(zhǎng)度、 車(chē)針全長(zhǎng)和最大直徑等再選擇。 圖文式耗材表使用前每周五總務(wù)護(hù)士需要到各椅位收集登記本，并依次領(lǐng)出不同耗材，而使用后護(hù)士只需要在后臺(tái)就可以查詢(xún)到申領(lǐng)者的耗材需求，查看表單中的“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”，在放置地點(diǎn)一次取出該類(lèi)耗材。另外，有時(shí)登記本的手寫(xiě)內(nèi)容字跡潦草，而打印版字跡清晰，方便總務(wù)護(hù)士查看核對(duì)，節(jié)省領(lǐng)用派發(fā)時(shí)間。 使用前護(hù)士每月需要憑登記本匯總各醫(yī)生的耗材成本，并匯總庫(kù)房數(shù)據(jù)，而使用后，護(hù)士只需要通過(guò)Excel 表即可計(jì)算醫(yī)生的成本并匯總庫(kù)存數(shù)量。 二是數(shù)據(jù)共享，提高監(jiān)管水平。 圖文式耗材表單無(wú)需昂貴的信息系統(tǒng)支持， 操作者可在手機(jī)或電腦多端登錄， 還可將收集結(jié)果的鏈接轉(zhuǎn)發(fā)分享，科室管理者在任何時(shí)間、地點(diǎn)和移動(dòng)端口均可查詢(xún)，加強(qiáng)對(duì)耗材申領(lǐng)的監(jiān)管，提高管理水平。 根據(jù)接診患者人數(shù)及臨床業(yè)務(wù)量，每周固定申領(lǐng)時(shí)間，限定不同耗材的申領(lǐng)數(shù)量， 如每周樹(shù)脂的申領(lǐng)數(shù)量不超過(guò)3 支，車(chē)針不超過(guò)5 盒，有利于科室更好掌握耗材的領(lǐng)用情況， 避免由于一次性領(lǐng)用過(guò)多造成過(guò)期等浪費(fèi)現(xiàn)象。 另外，圖文式耗材表單顯示耗材單價(jià)，申領(lǐng)者填寫(xiě)數(shù)量后會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的總價(jià)， 方便醫(yī)護(hù)人員更好地了解耗材成本核算， 有利于培養(yǎng)醫(yī)護(hù)人員耗材成本控制意識(shí)，從而長(zhǎng)期控制醫(yī)療成本支出。

3.2 確定庫(kù)存數(shù)量，做好耗材庫(kù)存管理

庫(kù)存是指處于儲(chǔ)存狀態(tài)的物品或商品。 若預(yù)測(cè)的庫(kù)存量過(guò)大會(huì)影響資金的合理配置和優(yōu)化， 若預(yù)測(cè)的庫(kù)存量過(guò)小則會(huì)造成患者就診流程受阻， 影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。因此，設(shè)置耗材最低、最高庫(kù)存限量，實(shí)現(xiàn)以最小的庫(kù)存量保證正常的醫(yī)療工作需要，又可防止庫(kù)存過(guò)量耗材，占用大量成本［9］。 科室根據(jù)后臺(tái)生成的Excel 匯總表計(jì)算出每月耗材的使用情況，在此基礎(chǔ)上將基數(shù)增加至5 的倍數(shù)，如A 品牌樹(shù)脂使用數(shù)量為32 支，其庫(kù)存數(shù)量設(shè)為35 支，當(dāng)申領(lǐng)者填寫(xiě)后，可通過(guò)表單掌握動(dòng)態(tài)的庫(kù)存數(shù)量，有利于耗材庫(kù)存管理。

4 結(jié)論

綜上所述， 使用圖文式耗材表單對(duì)口腔門(mén)診耗材進(jìn)行管理，操作簡(jiǎn)單，耗材領(lǐng)用情況清晰明了，不僅可節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，還可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)對(duì)耗材申領(lǐng)的監(jiān)管，值得推廣，尤其適合申領(lǐng)種類(lèi)、人員多，成本核算到個(gè)人，申領(lǐng)時(shí)需要查看圖片、價(jià)格、庫(kù)存的科室。