企業(yè)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

郭華

無論是什么企業(yè)，物資采購(gòu)一直都是關(guān)系企業(yè)生產(chǎn)和管理的核心問題，是企業(yè)管理不可或缺的—個(gè)環(huán)節(jié)。推行標(biāo)準(zhǔn)化物資采購(gòu)，高效整合企業(yè)采購(gòu)資源，減少企業(yè)采購(gòu)成本，對(duì)企業(yè)發(fā)展起著十分關(guān)鍵的作用。經(jīng)濟(jì)全球化背景下，各行業(yè)所面對(duì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，傳統(tǒng)的采購(gòu)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。在企業(yè)發(fā)展的過程中，企業(yè)急需探索一種新型管理方法，推動(dòng)物資采購(gòu)管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、戰(zhàn)略化和信息化方向發(fā)展。物資采購(gòu)作為企業(yè)管理中一項(xiàng)重要而又復(fù)雜的工作內(nèi)容，在實(shí)際工作中應(yīng)遵循一定的原則與方法才能達(dá)到預(yù)期效果。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)制定一套標(biāo)準(zhǔn)化制度和流程，推進(jìn)采購(gòu)工作的規(guī)范化，強(qiáng)化物資采購(gòu)制度與機(jī)制建設(shè)，做到采購(gòu)信息公開化，從而切實(shí)提升企業(yè)物資采購(gòu)的質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)推動(dòng)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

在新的社會(huì)形勢(shì)下，國(guó)內(nèi)中小型企業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)信息化。然而，廣大企業(yè)在物資管理工作中依然遵循傳統(tǒng)的采購(gòu)模式，為了提高企業(yè)物資管理水平，必須要對(duì)現(xiàn)有的采購(gòu)管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，將集中采購(gòu)與分散式采購(gòu)相結(jié)合起來，形成一種新的物資采購(gòu)管理模式。企業(yè)在發(fā)展過程中逐步表現(xiàn)出規(guī)模擴(kuò)大化的特征，對(duì)物資材料的需求也隨之增加。為了能夠滿足企業(yè)的正常運(yùn)行需求以及提高經(jīng)濟(jì)效益，很多企業(yè)都開始對(duì)物資進(jìn)行大規(guī)模的集中采購(gòu)，但是，不少企業(yè)并未從根本上控制采購(gòu)物資的標(biāo)準(zhǔn)流程。伴隨著企業(yè)的發(fā)展，物資設(shè)備不斷更新，集中采購(gòu)的規(guī)模變大，大量資金投入物資采購(gòu)增加了企業(yè)的現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)。為了推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)應(yīng)積極推進(jìn)基于標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)的企業(yè)物資采購(gòu)管理模式。

標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)的實(shí)質(zhì)就是通過制定設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及工藝標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的一整套企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，是全方位、全流程和全周期物資采購(gòu)流程。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，從產(chǎn)品到服務(wù)再到企業(yè)文化和管理制度，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開標(biāo)準(zhǔn)的支撐，企業(yè)物資采購(gòu)也不例外。采購(gòu)成本是企業(yè)成本結(jié)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，采購(gòu)成本直接影響到企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)成本、銷售成本以及企業(yè)的盈利能力等指標(biāo)，設(shè)備物資的采購(gòu)對(duì)于企業(yè)利潤(rùn)及整個(gè)產(chǎn)品的質(zhì)量都有著至關(guān)重要的影響。據(jù)有關(guān)研究資料顯示，企業(yè)管理過程中，若采購(gòu)成本所占比例減少1%，整體利潤(rùn)將會(huì)增加5%至10%。由此可以看出，若能強(qiáng)化企業(yè)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理，必然會(huì)顯著提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，控制企業(yè)物資采購(gòu)是降低產(chǎn)品成本和提升產(chǎn)品質(zhì)量最有效的方法之一。

標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)物資采購(gòu)運(yùn)行起著引導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用，標(biāo)準(zhǔn)的物資采購(gòu)為企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益提供了技術(shù)支撐，可以有效地降低物資成本，使企業(yè)采購(gòu)效益最大化。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，企業(yè)要想贏得更多消費(fèi)者，就必須走標(biāo)準(zhǔn)化管理道路，在設(shè)備和物資采購(gòu)與管理的過程中，要與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求相結(jié)合，建立完善的采購(gòu)制度，合理制定采購(gòu)計(jì)劃，嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)綜合電子集中采購(gòu)平臺(tái)的支持下，推動(dòng)物資采購(gòu)管理逐步完善，達(dá)到規(guī)范采購(gòu)行為的目的，實(shí)施科學(xué)物資管理。

二、企業(yè)物資采購(gòu)管理現(xiàn)狀與問題

（一）企業(yè)物資采購(gòu)?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)物資采購(gòu)?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)主要包括三個(gè)方面，其一，物資采購(gòu)時(shí)，受自然因素影響大，采購(gòu)及運(yùn)輸過程中，存在著無法抵御的各種不可抗力因素，有可能為企業(yè)帶來無法估量的損失。其二，采購(gòu)設(shè)備物資時(shí)，受社會(huì)因素制約，可能面臨許多難以預(yù)料的阻礙，統(tǒng)稱社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)。如國(guó)內(nèi)外形勢(shì)動(dòng)蕩等政治因素、通貨膨脹和物價(jià)過快上漲等經(jīng)濟(jì)因素，這使得物資材料的價(jià)格處于經(jīng)常變動(dòng)之中，增加了物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。其三，在市場(chǎng)環(huán)境持續(xù)起伏的情況下，企業(yè)物資采購(gòu)面臨著市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。盡管相關(guān)文件有明確的規(guī)定，買家在采購(gòu)設(shè)備物資時(shí)，需遵循公開和公平等原則，但受許多客觀因素制約，市場(chǎng)中大量虛假信息存在，采購(gòu)信息不對(duì)稱，造成原材料質(zhì)量要求及價(jià)格預(yù)算同采購(gòu)材料的實(shí)際需要不符，造成市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

1.缺乏協(xié)作管理意識(shí)

物資采購(gòu)要求有關(guān)采購(gòu)管理部門經(jīng)過合理預(yù)算，確定企業(yè)真正所需材料的數(shù)量及特定要求。物資采購(gòu)預(yù)算主要包括采購(gòu)成本預(yù)算、采購(gòu)質(zhì)量預(yù)算以及采購(gòu)進(jìn)度預(yù)算三方面內(nèi)容。但往往會(huì)出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象，合同部預(yù)算準(zhǔn)確性不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，實(shí)際采購(gòu)數(shù)量和所訂標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃之間存在重大出入。物資采購(gòu)管理屬于系統(tǒng)工作范疇，包括設(shè)備物資的購(gòu)置、入庫(kù)和領(lǐng)用及評(píng)估等諸多環(huán)節(jié)與程序，每個(gè)環(huán)節(jié)中所涉及的人、財(cái)和物資源都不一樣。通常情況下，不同環(huán)節(jié)都是由不同責(zé)任人承擔(dān)。因此，如果采購(gòu)過程中出現(xiàn)問題，需要相關(guān)人員進(jìn)行共同決策。只有各個(gè)環(huán)節(jié)的人員產(chǎn)生協(xié)同管理意識(shí)，強(qiáng)化溝通合作，才能使物資采購(gòu)管理發(fā)揮其應(yīng)有的效益。但是，目前，大多數(shù)企業(yè)物資采購(gòu)管理的各個(gè)部門、職位間協(xié)調(diào)意識(shí)不強(qiáng)，主要體現(xiàn)在計(jì)劃數(shù)量及預(yù)算偏離實(shí)際采購(gòu)、計(jì)劃外設(shè)備物資采購(gòu)和重復(fù)購(gòu)置設(shè)備物資等，這就導(dǎo)致了物資采購(gòu)成本過高及資源浪費(fèi)現(xiàn)象較為突出等問題。由于各部門之間缺乏有效及時(shí)的溝通，物資采購(gòu)計(jì)劃與企業(yè)實(shí)際需要嚴(yán)重脫節(jié)，各類物資采購(gòu)數(shù)量計(jì)劃科學(xué)性及合理性不強(qiáng)，將對(duì)企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)度產(chǎn)生影響，并且嚴(yán)重地影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)不強(qiáng)

從目前的情況來看，我國(guó)大部分企業(yè)對(duì)于物資采購(gòu)管理工作都比較重視，但是卻忽略了標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。在實(shí)踐中仍沿用傳統(tǒng)的思維，未真正意識(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)管理的真實(shí)價(jià)值。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，部分企業(yè)對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)部規(guī)律及風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于物資編碼以及物資分類等相關(guān)概念缺乏深入理解，導(dǎo)致設(shè)備物資采購(gòu)管理僅僅是一種表面現(xiàn)象，沒有注重強(qiáng)化設(shè)備物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致物資采購(gòu)控制措施不能得到有效實(shí)施，物資采購(gòu)處于混亂局面，常常造成采購(gòu)預(yù)算超支，給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成不利影響，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期持續(xù)健康發(fā)展極為不利。

三、強(qiáng)化企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)管理的措施

在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方式轉(zhuǎn)變過程中，加強(qiáng)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。促進(jìn)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)做好如下工作：

（一）在物資需求標(biāo)準(zhǔn)化方面

企業(yè)開展物資采購(gòu)的第一步就是要明確物資需求，物資需求標(biāo)準(zhǔn)化重點(diǎn)是要統(tǒng)一物資的性能、參數(shù)和型號(hào)等具體要求，減少物資“萬國(guó)牌”問題。從一定意義上說，物資需求并不簡(jiǎn)單地指代一種物料品種和設(shè)備，而是要將企業(yè)生產(chǎn)所涉及的物資全部納入需求標(biāo)準(zhǔn)化的范疇，統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化需求申報(bào)。企業(yè)應(yīng)建立完善的物資需求預(yù)測(cè)系統(tǒng)，以提高企業(yè)生產(chǎn)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)物資編碼標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)的技術(shù)條件和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，是促進(jìn)物資需求標(biāo)準(zhǔn)化的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。

對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展物資編碼評(píng)審工作。物資編碼應(yīng)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)所用物資的全部范圍，實(shí)現(xiàn)物資編碼全覆蓋。同時(shí)，物資編碼要保證準(zhǔn)確性，嚴(yán)格按照編碼的用途，根據(jù)物料屬性與編碼類別相匹配的原理，對(duì)已有編碼物資的說明，工業(yè)說明、自然屬性和其他特性開展綜合性評(píng)審，防止重碼和錯(cuò)碼，確保一物一碼。物資編碼還應(yīng)當(dāng)確保通用性，在通用性方面，即與企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行情況相結(jié)合，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)核心設(shè)備配件、專用物資質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)及利用環(huán)境開展評(píng)審，降低非標(biāo)、專利產(chǎn)品數(shù)量和產(chǎn)品獨(dú)家購(gòu)買等個(gè)性化要求，以提高編碼通用性。

此外，企業(yè)應(yīng)開展與安全生產(chǎn)有關(guān)的重大關(guān)鍵物資技術(shù)評(píng)審，根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)及綠色環(huán)保的要求，明確采購(gòu)的技術(shù)條件，加強(qiáng)對(duì)技術(shù)評(píng)審結(jié)果的運(yùn)用，需求計(jì)劃的制定過程中，嚴(yán)格落實(shí)評(píng)審結(jié)果，制定完善科學(xué)的物資采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)參數(shù)，將物資需求與產(chǎn)品規(guī)格品牌進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)需求批量的最大化整合，促進(jìn)需求標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）在管理標(biāo)準(zhǔn)化方面

物資管理標(biāo)準(zhǔn)化是物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理的制度基礎(chǔ)，管理標(biāo)準(zhǔn)化重在建立規(guī)范的、高效的和可執(zhí)行的業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制，以有力推動(dòng)采購(gòu)管理效能與效率的雙重提高。

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略需要，以管理優(yōu)化和提升水平為原則，適時(shí)更新并調(diào)整現(xiàn)有制度內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)管理的全覆蓋，使之更加符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化改造的需要，對(duì)各制度內(nèi)容進(jìn)行修改完善和刪節(jié)合并，保證系統(tǒng)的簡(jiǎn)約規(guī)范、實(shí)用高效以及較強(qiáng)的可操作性。

其次，企業(yè)應(yīng)以業(yè)務(wù)運(yùn)行情況為依據(jù)，調(diào)整優(yōu)化采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程操作程序化、簡(jiǎn)單化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的暢通和高效。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)、專家采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)范圍定義、組織方式、業(yè)務(wù)流程及配套基礎(chǔ)資料進(jìn)行規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行程序組織采購(gòu)。建立完善的評(píng)價(jià)體系與機(jī)制，為采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化提供有力支撐。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化工作的管理診斷，推動(dòng)不斷完善，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化水平的螺旋式提升。同時(shí)，構(gòu)建市場(chǎng)調(diào)研體系，進(jìn)一步把握物資市場(chǎng)價(jià)格及變化趨勢(shì)，從而在物資采購(gòu)價(jià)格上把握主動(dòng)權(quán)。此外，企業(yè)應(yīng)成立專業(yè)團(tuán)隊(duì)，重點(diǎn)督導(dǎo)、檢查及指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部物資的采購(gòu)管理，并及時(shí)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。

最后，確保采購(gòu)基礎(chǔ)資料標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際需要制定符合本企業(yè)發(fā)展規(guī)律和趨勢(shì)的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，提高基礎(chǔ)資料應(yīng)用價(jià)值。一方面，與國(guó)際接軌，參考國(guó)內(nèi)外一般商務(wù)及技術(shù)文件模式，對(duì)已有采購(gòu)基礎(chǔ)資料文本格式和內(nèi)容要素等標(biāo)準(zhǔn)化改造，推動(dòng)采購(gòu)文件的規(guī)范化和通用化。另一方面，本著有用、有效及切合實(shí)際的原則，針對(duì)已有采購(gòu)單據(jù)、采購(gòu)記錄、報(bào)表和其他基礎(chǔ)資料統(tǒng)一規(guī)范，減少重復(fù)的、多余的基礎(chǔ)資料。通過采購(gòu)基礎(chǔ)資料的標(biāo)準(zhǔn)化，確立一套與采購(gòu)實(shí)際相匹配的基礎(chǔ)資料體系，有利于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)全程展現(xiàn)與工作驗(yàn)證。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一物資數(shù)據(jù)采集、取數(shù)邏輯和統(tǒng)計(jì)口徑，保證統(tǒng)計(jì)方式、手段、時(shí)點(diǎn)范圍和計(jì)算口徑一致，確保數(shù)據(jù)來源、指標(biāo)計(jì)算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的精確、真實(shí)和可信。

（三）在信息標(biāo)準(zhǔn)化方面

為推動(dòng)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)應(yīng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理操作平臺(tái)。融合電子商務(wù)、ERP和CMIS等技術(shù)，建立電子采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃報(bào)告、采購(gòu)實(shí)際過程和合同備案等全程在線辦理。以信息公開和在線監(jiān)督為手段，融合數(shù)字歸檔和其他功能，做到采購(gòu)信息的公開透明、采購(gòu)流程的永久追溯。建立基于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的采購(gòu)智能決策支持系統(tǒng)，全面支撐采購(gòu)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升采購(gòu)效率，提高采購(gòu)管理水平。同時(shí)，企業(yè)可把規(guī)章制度、管理程序和業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制點(diǎn)植入電子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理系統(tǒng)的自動(dòng)控制，保證規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行及業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)操作。此外，可依靠物料編碼，把材料的性能屬性、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和品牌名稱錄入電子系統(tǒng)進(jìn)行信息化處理，在相應(yīng)物料編碼中對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行賦值。通俗地說，就是把標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)果、技術(shù)結(jié)果和規(guī)范技術(shù)條件一一對(duì)應(yīng)物料編碼。

結(jié)語(yǔ)：

企業(yè)物資采購(gòu)為其開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供了重要保障。企業(yè)必須不斷加大物資采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度，推進(jìn)物資采購(gòu)信息化工作，完善企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)體系，以提高企業(yè)物資采購(gòu)管理水平。