基于互聯(lián)網+會務系統(tǒng)的醫(yī)學學術會議管理效能研究：以廣東A醫(yī)學協(xié)會為例*

——王標輝 陳華紅 葉利明 李曉彪 龐 瑩 陳曉明 劉仕杰

隨著醫(yī)學科學的迅猛發(fā)展，學術交流日益頻繁。據(jù)統(tǒng)計，2019年-2021年廣東省級以上繼續(xù)教育學術會議項目分別為4 464項、4 828項、5 311項，呈逐年遞增[1]。面對日益增多的學術會議，如何加強科學設計，做好精細化管理[2]，如何監(jiān)督學術質量，整合資源，以及建立標準對學術會議進行評價[3]，這都是當前亟需解決的問題。信息技術和網絡技術的快速發(fā)展，加快了會議信息化步伐，會務管理也更加科學化、精細化。本研究以廣東A醫(yī)學協(xié)會為研究對象，分析互聯(lián)網+會務系統(tǒng)對醫(yī)學學術會議管理效能提升情況，旨在為會務信息管理提供借鑒。

1 系統(tǒng)設計

廣東A醫(yī)學協(xié)會應用的會議管理系統(tǒng)，主要是基于協(xié)會的會務工作的實際，主要包括三個核心模塊：會議流程管理、學術質量監(jiān)督管理、線上學術交流管理。詳見圖 1。

圖1 會議管理系統(tǒng)框架

2 系統(tǒng)功能

2.1 學術會議流程管理模塊

這是會議系統(tǒng)最復雜也是最重要的一個環(huán)節(jié)，會前、會中、會后側重點和安排均不一樣，合理有序的流程管理，有助于主辦者管控會議執(zhí)行進度[4]。會前，首先需要進行會議申請，經上級審核，方可進行會議籌備和發(fā)放通知。會議征文是非常重要的環(huán)節(jié)，會議征文的數(shù)量及質量，直接影響會議的學術價值，通過會務系統(tǒng)進行征文，既方便了投稿，又有利于主辦者歸類和統(tǒng)計。搭建學術網站及微官網，方便與會者查看會議通知、投稿進度、會議議程、預報名及繳費、預定住宿等，也方便主辦者對外發(fā)布重要會議信息，例如疫情防控通知等。通過會務系統(tǒng)進行展覽招商，有意向的廠家可以在系統(tǒng)上進行申請和登記，將參展合同上傳至會務系統(tǒng)，經過審核并簽訂合同后，可在線選取展位。經過學術委員會討論后，可通過會務系統(tǒng)進行會議議程編輯和制作；被邀請的專家、講者等，可通過系統(tǒng)進行學術任務確認，方便主辦者及時跟進。

2.2 學術質量監(jiān)督管理模塊

通過議程傳輸系統(tǒng)，建立課件資料庫，定期分析同一時間或同一講者課件內容的重復比或復制比；授課后，可向參會學員推送學術專題問卷/投票調查評估，記錄反饋意見。現(xiàn)場講者確認學術任務后，會務系統(tǒng)可自動統(tǒng)計出勤率、授課準時/超時率、學員滿意度等數(shù)據(jù)。通過以上措施，會后結合主辦單位意見等，為其學術質量做出相應的評分。

2.3 線上學術交流管理模塊

在召開線下會議的同時，開通線上學術交流，可以跨越地域、時間限制，方便高效、便捷、多元地學習交流，這既是新技術帶來的突破，也是主動適應特殊時期疫情防控的要求[5]，學術界應對疫情防控形勢的轉型升級。參會廠商不僅可以通過線下展會，也可以通過制作3D在線展覽。參會者可通過會務系統(tǒng)，隨時查看現(xiàn)場照片；不能前來現(xiàn)場做學術報告的講者可以通過網絡直播授課，不能前來現(xiàn)場聽課的學員可以通過會務系統(tǒng)觀看會議直播。會議期間因時間沖突不能參會的學員，會后可以通過會務系統(tǒng)進行點播和回放，或者通過線上查看視頻回放，繼續(xù)擴大會議的影響力。

3 效果分析

基于互聯(lián)網技術的會務系統(tǒng)的研究和建設，逐步實現(xiàn)了由傳統(tǒng)生產經營模式逐步向互聯(lián)網時代下的智慧生態(tài)體系過渡，通過會務系統(tǒng)促進醫(yī)學學術會議籌備工作內部形成有機統(tǒng)一[6]。廣東A醫(yī)學協(xié)會于2019年啟用該會務系統(tǒng)并進行實證研究，探索其對醫(yī)學學術會議管理效能的影響。

3.1 一般資料

采用隨機抽樣法選取廣東A醫(yī)學協(xié)會20個?？品謺?，分別收集20個?？品謺?016年-2021年連續(xù)主辦的年會會議數(shù)據(jù)，共計120個醫(yī)學學術會議，根據(jù)會務系統(tǒng)啟用前后分為對照組(2016年-2018年)和實驗組(2019年-2021年)各60個，兩組一般資料進行卡方檢驗，差異無統(tǒng)計學意義(P>0.05)。

3.2 方法

3.2.1 研究內容 主要包括參會人員的性別、職稱、地區(qū)分布、住宿預訂準確率、用餐預訂準確率、物料發(fā)放準確率、講者及主持出勤率、會場上座率、投稿量、參會人數(shù)、滿意度等。

3.2.2 統(tǒng)計學分析 建立數(shù)據(jù)庫，采用Amos 17.0和 SPSS 20.0軟件進行統(tǒng)計分析。主要統(tǒng)計學方法有統(tǒng)計描述、t檢驗、χ2檢驗等。

3.3 研究結果

3.3.1 使用系統(tǒng)前后參會人員的性別、職稱、地區(qū)分布比較 使用系統(tǒng)前后參會人員的性別(χ2=0.225，P=0.635)無統(tǒng)計學意義，職稱(χ2=1 574.737，P<0.001)、地區(qū)分布(χ2=863.608，P<0.001)具有統(tǒng)計學意義(P<0.05)，結果見表1。

表1 使用系統(tǒng)前后參會人員的一般情況比較/人(%)

3.3.2 使用系統(tǒng)前后會議住宿預訂準確率、用餐預訂準確率、物料發(fā)放準確率、講者及主持出勤率、會場上座率、參會人員滿意度、投稿量、參會人數(shù)比較 使用系統(tǒng)前后會議住宿預訂準確率、用餐預訂準確率、物料發(fā)放準確率、講者及主持出勤率、會場上座率、參會人員滿意度、參會人數(shù)具有統(tǒng)計學意義(P<0.05)，結果見表2，投稿量無顯著意義(P>0.05)，結果見表2。

表2 使用系統(tǒng)前后管理效能比較

4 討論

4.1 基于互聯(lián)網+會務系統(tǒng)的設計思想

在項目開展之初，我們在原有的網上報名及投稿系統(tǒng)的基礎上，查閱了大量關于會務系統(tǒng)應用的資料，并參考了許多會務應用網站，得知現(xiàn)有的會務系統(tǒng)還停留在發(fā)布通知、網上報名等常規(guī)性工作階段，建立一個涵蓋會議進度管理、學術質量管理、線上學術交流等綜合會務系統(tǒng)具有較大的發(fā)展前景。 系統(tǒng)采用分層設計，包括事務性工作功能、會議整體結構設計、美觀設計等。該會務系統(tǒng)初步試用后，征求意見、總結經驗、更新功能，慢慢形成一個功能齊全、方便實用、符合實際需求的會務綜合管理系統(tǒng)。

4.2 互聯(lián)網+會務系統(tǒng)的優(yōu)勢及效果分析

4.2.1 有利于資源整合，形成自動化會議管理模式 醫(yī)學學術會議數(shù)量大，參會人員多，會務工作內容繁雜，一般至少提前半年啟動，相關工作之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，需要設計較為全面的管理模塊，利用信息化技術對會議的執(zhí)行進度和環(huán)節(jié)進行管理[7]。該會務系統(tǒng)整合了各方面、各階段的內容，通過主辦方與參會人員、授課專家、參展廠家、供應商等進行交互和信息傳遞，提高了溝通效率，減少了主辦方的工作量，保證了會議的學術質量。同時，通過系統(tǒng)的流程管理，可以更好地展示會議進度，減少會議出錯環(huán)節(jié)，提高會議籌備質量，保障會議順利召開，如圖2所示。此外，未來還應該完善會議系統(tǒng)服務功能，促進其與會員服務系統(tǒng)、組織管理系統(tǒng)及其他系統(tǒng)關聯(lián)。會議系統(tǒng)作為信息集合中樞，需要繼續(xù)加強“自動化”能力，進一步強化基于互聯(lián)網+會務系統(tǒng)的“自動化”能力，提高信息資源的共享、采集效率和信息識別準確率，整合各類資源，形成自動化會議管理。

圖2 自動化會議管理流程圖

4.2.2 提高了醫(yī)學學術會議管理效能 使用該系統(tǒng)后，籌備工作效率大幅度提高。相關分析結果顯示，實驗組中的會議住宿預訂準確率、用餐預訂準確率、物料發(fā)放準確率、會場上座率均顯著高于對照組。啟用互聯(lián)網+會務系統(tǒng)后，參會學員需通過會務系統(tǒng)進行預報名并在線繳納費用，如有特殊情況臨時不能參會，需要在會務系統(tǒng)上申請并說明理由，經主辦方審核通過后即可退費。相比較傳統(tǒng)會議模式，主辦方可以在會前得到參會學員準確的預報名數(shù)據(jù)(包括預定住宿、用餐、投稿等)，并對數(shù)據(jù)進行校驗追蹤，提高了系統(tǒng)的反饋功能[8]，從而方便主辦方統(tǒng)籌整個學術會議的物料印刷、參會住房、用餐安排及會場座位安排，大大降低了人力成本[9]。

會議學術質量管理得到進一步提升。本研究結果顯示，實驗組中的講者及主持出勤率均顯著高于對照組。經過學術委員會討論并確定會議日程后，會議籌備組工作人員將在會務系統(tǒng)上將學術安排精準發(fā)送給授課講者、主持人及大會嘉賓，同時提醒講者及主持人學術任務的時間、地點，并在完成學術任務后掃描二維碼領取勞務報酬，雙管齊下，進而提高講者及主持人出勤率。學術質量是一個學術會議成功與否的根本，如何有效地組織最好的學術專題一直是管理者面臨的難題[10]。會務系統(tǒng)還給參會人員一個反饋意見和討論的渠道，聯(lián)動了線上線下的學術交流，解決了因時間安排關系，授課專家無法一一回答學員疑惑的問題。授課專家收到學員反饋后，可以完善或調整授課內容，使雙方信息溝通順暢。同時，建立課件資料庫、學術專題問卷調查系統(tǒng)，記錄課件和學術講座的反饋意見并進行評估，逐步建立重復課件、低水平課件的淘汰機制，以及講者考評機制，評選優(yōu)秀講者，積極展現(xiàn)優(yōu)秀專題講座，維護學術的權威性。此外，醫(yī)學學術會議有會議論文、大會專題報告視頻、辯論賽視頻、手術視頻等學術資源，未來會務系統(tǒng)要在保護作者知識產權的前提下，進一步向參會者開放獲取及共享權限，提升其學術價值和學術影響力，吸引更多參會者關注。

高效滿足參會者需求離不開專業(yè)的會務服務，而會務服務水平的高低則直接影響到參會者的滿意度[11]，因此，我們需要繼續(xù)提升會務服務專業(yè)化程度，完善會議全過程服務水平[12]。本研究還發(fā)現(xiàn)，實驗組中的參會人員滿意度顯著高于對照組，其中最主要的原因就是通過會務系統(tǒng)，參會人員與主辦方、授課專家、大會嘉賓的信息溝通渠道更加順暢，參會者的差異化需求能得到滿足，減少了信息不對稱帶來的各種不便。同時，參會人員也可以通過線上線下相結合的方式，突破時間、地域的限制來參與學術交流。會務系統(tǒng)中個人信息被更多、更廣泛、更有效率的應用是未來趨勢，這有利于主辦方提升會議決策的科學性、準確性和靈活性。但醫(yī)療相關信息安全法規(guī)缺乏，政策監(jiān)管措施不到位、隱私保護意識薄弱等問題突出[13]，因此會務系統(tǒng)未來還需要應進一步加強個人信息風險防控，提高個人信息保護方面的保障能力和水平。

線上會議多元化發(fā)展，讓學術交流的受眾更廣。本研究發(fā)現(xiàn)，實驗組中的初、中級職稱人數(shù)占比、粵東西北地區(qū)人數(shù)占比顯著高于對照組。當前醫(yī)療資源分配并不均衡，在互聯(lián)網+背景下，醫(yī)學學術交流將迎來新的發(fā)展契機[14]。啟用會務系統(tǒng)后，更多的基層和初、中級的醫(yī)務人員可以通過線上方式來參與學術交流，可以線上觀看會議直播、會議視頻、在線投稿、分享電子壁報、參與會議討論和提問等。另外，受到新冠肺炎疫情等因素的影響，線下參會人數(shù)減少，為滿足特殊時期學術知識交流的需要，學術會議采用線上線下相結合的模式，加上會議宣傳方式多元化，醫(yī)務人員對線上學術交流的態(tài)度轉變，這也促進了初、中級職稱和粵東西北地區(qū)醫(yī)務人員線上參會比例的上升。

4.3 疫情防疫政策等對會務系統(tǒng)的影響

本研究結果分析還發(fā)現(xiàn)，實驗組中的投稿量與對照組無顯著性差異，參會人數(shù)與對照組有顯著性差異，但實驗組的參會人數(shù)期望均值小于對照組。這可能是因為新冠肺炎疫情對醫(yī)學學術會議產生了巨大的沖擊。為保持社交距離，2020年廣東A醫(yī)學協(xié)會很多常規(guī)醫(yī)學學術會議普遍取消、延期或改為線上交流，2021年除了少數(shù)?？品謺W術會議因疫情影響取消外，基本都采用線上線下相結合方式召開。會議參會人數(shù)、投稿量除了與學科發(fā)展、會議服務水平及會議質量相關外，還受疫情與政策影響。

5 未來改進方向

本研究雖然取得預期效果，但仍有一定的局限性。首先，系統(tǒng)的構建雖然考慮到了學術質量管理，但是實際搭建過程中，由于缺少科學合理的學術會議質量綜合評價方法，只能為學術會議質量評價提供部分數(shù)據(jù)，未能形成參會者主觀評價、會議客觀數(shù)據(jù)分析、影響力大數(shù)據(jù)分析等多元手段的綜合評價框架。其次，研究中隨機選取的醫(yī)學學術會議沒有按照其規(guī)模大小分類而隨機抽取，中小型會議往往主題聚焦較好、交流互動環(huán)節(jié)多樣；而大型會議則具有成果形式多、傳播渠道多、學術專題方向多等特征。會議規(guī)模顯著影響學術會議的整體水平，今后研究可擴大樣本量，并按規(guī)模大小進行分類。最后，本研究用調查問卷收集參會人員滿意度等信息時，應該向參會人員收集對會務系統(tǒng)的設計與應用的改進意見和建議，再有針對性的展開研究，為完善系統(tǒng)后期提供參考。