基于養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的高校人事檔案管理思考

■陳建群

（中南大學(xué)）

引 言

自2014年10月1日起我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革以來，高校同步進(jìn)行該項(xiàng)改革，隨著改革的推進(jìn)，在個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)參保信息采集、視同繳費(fèi)年限的審核和基本養(yǎng)老金待遇核定過程中，凸顯了高校人事檔案的重要和權(quán)威支撐作用。本文通過高校參加養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革利用人事檔案過程中遇到的問題，結(jié)合高校人事檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)如何做好高校人事檔案管理工作，發(fā)揮好人事檔案的支撐作用以推進(jìn)高校養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革提出了對(duì)策。

1 人事檔案在高校養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革中的重要性

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是不可替代的原始記錄，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，具有法律效用，具有概括地反映職工個(gè)人全貌的全面性、直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的現(xiàn)實(shí)性、材料客觀的真實(shí)性、隨著職工工作生活延伸新的文件材料不斷形成的動(dòng)態(tài)性、人事檔案的管理與職工的人事管理相統(tǒng)一即“檔隨人走”的流動(dòng)性和機(jī)密性六大特點(diǎn)。

1.1 人事檔案是參保數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)

高校實(shí)施養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革首先需要參保登記。在個(gè)人參保登記中，根據(jù)個(gè)人檔案核定為事業(yè)編制后納入?yún)⒈Ｈ藛T范圍，當(dāng)前我國(guó)高校用人方式多種多樣：有固定期限或無固定期限的事業(yè)編制、非事業(yè)編制（勞務(wù)派遣）、編制內(nèi)或編制外的人事代理、勞動(dòng)合同制用工等，同一個(gè)職工在高校工作可能在不同時(shí)間存在不同的身份。厘清改革啟動(dòng)時(shí)間點(diǎn)在編在職人員和編制內(nèi)已退休人員名單后，根據(jù)個(gè)人檔案采集參保人員基本信息：在職人員姓名、出生日期、人員類別、工資類別、參加工作時(shí)間、是否勞動(dòng)合同制工人、工作間斷時(shí)間、改革后職務(wù)（稱）、崗位工資和薪級(jí)工資、參加機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)和企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)情況；退休人員包括參工時(shí)間、退休時(shí)間、退休類別、退休待遇等一系列的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，這是一項(xiàng)精準(zhǔn)、繁雜的工作。

1.2 人事檔案是視同繳費(fèi)年限審核的基礎(chǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革前參加工作，改革后的退休人員（以下稱“中人”），達(dá)到法定退休年齡的中人，高校按照人事管理權(quán)限為其辦理退休手續(xù)，執(zhí)行基本養(yǎng)老金新計(jì)發(fā)辦法發(fā)放養(yǎng)老待遇。這一過程中需要使用個(gè)人檔案核定的事項(xiàng)有出生日期，參工時(shí)間，參工時(shí)間至退休時(shí)每段工作經(jīng)歷根據(jù)工作單位和單位性質(zhì)、個(gè)人身份和用工形式、參加養(yǎng)老保險(xiǎn)類型和繳費(fèi)起止時(shí)間而核算的視同繳費(fèi)年限。

2 高校人事檔案中與養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革相關(guān)材料的現(xiàn)狀

2.1 反映某段工作或?qū)W習(xí)經(jīng)歷的檔案存在缺失

2.1.1 高校人員流動(dòng)造成的檔案缺失

高校的人才隊(duì)伍建設(shè)影響著高校的可持續(xù)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力。高校人才引進(jìn)是師資隊(duì)伍建設(shè)一項(xiàng)重要內(nèi)容，高校為了引進(jìn)高端人才，打破常規(guī)人事辦理程序。當(dāng)職工調(diào)動(dòng)不再履行和原單位協(xié)議時(shí)，原單位為了維護(hù)自身的利益則采取不轉(zhuǎn)檔案等手段，出現(xiàn)人已離開原單位多年檔案沒有轉(zhuǎn)到新單位的情況，一些高校對(duì)急需引進(jìn)的人才在檔案調(diào)不到的情況下，嘗試新建或重建一份人事檔案，這一做法不符合國(guó)家人事檔案制度“一人一檔”“檔隨人走”的要求，造成了“人檔分離”“一人多檔”等問題。普遍缺失的材料有知青下鄉(xiāng)材料、民辦教師材料、征兵入伍材料等，有些僅能從個(gè)人履歷記載中獲得這些工作經(jīng)歷信息，個(gè)人履歷不能用來作為工作經(jīng)歷的權(quán)威佐證。

高校在人才隊(duì)伍建設(shè)的另一種常用的方式是吸引人才回國(guó)。20世紀(jì)90年代開始，隨著我國(guó)放開對(duì)自費(fèi)留學(xué)的限制等政策出臺(tái)，自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人數(shù)呈現(xiàn)井噴式增長(zhǎng)，由1990年的58.57%到2001年的90.57%，形成了公派留學(xué)為引領(lǐng)和自費(fèi)留學(xué)為主體的留學(xué)格局，高校引進(jìn)出國(guó)留學(xué)人員有利于高校建設(shè)高水平學(xué)科梯隊(duì)和促進(jìn)學(xué)術(shù)帶頭人的快速成長(zhǎng)，但是，由于當(dāng)年出國(guó)留學(xué)時(shí)不少人員特別是部分自費(fèi)留學(xué)人員對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，存在自己保管檔案、檔案遺失甚至檔案記錄失實(shí)等情況。根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策規(guī)定，國(guó)外攻讀博士學(xué)位的年限，獲學(xué)位后回國(guó)服務(wù)國(guó)內(nèi)計(jì)算工齡，即在視同繳費(fèi)年限審核時(shí)認(rèn)定為視同繳費(fèi)年限，目前，有部分出國(guó)留學(xué)經(jīng)歷的教職工已到達(dá)退休年齡，由于檔案缺失造成繳費(fèi)年限核定困難。

2.1.2 高校人事檔案管理部門收集過程中造成的檔案缺失

在高校，檔案工作普遍被認(rèn)為就是收集、裝訂、管理等事務(wù)工作，許多高校人事檔案管理與人事管理工作脫節(jié)，收集制度不完善，監(jiān)督機(jī)制不完善。對(duì)歸檔后的材料缺少檢查等相應(yīng)流程，分散在人事管理工作過程中產(chǎn)生的材料缺乏，沒有做到應(yīng)歸盡歸，造成反映重要信息的檔案材料缺失，如人員調(diào)動(dòng)的材料、在職研究生的薪酬信息等。

2.2 關(guān)鍵基本信息不真實(shí)

在養(yǎng)老保險(xiǎn)參?；緮?shù)據(jù)采集、視同繳費(fèi)年限審核的過程中，發(fā)現(xiàn)存在不同時(shí)期、不同檔案材料上基本信息記載前后不一致，常見的有出生日期、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。教職工的出生日期作為客觀存在的自然情況，是唯一的，但在同一人事檔案歷次填寫的材料中，存在年齡填報(bào)隨意，跨月跨年甚至跨幾年的現(xiàn)象，常見的有公歷與農(nóng)歷混淆，或?yàn)槿胛?、招工、入團(tuán)等根據(jù)需要填寫出生日期。存在參加工作時(shí)間越填越早，工作經(jīng)歷也不盡一致的現(xiàn)象。

2.3 存在單位認(rèn)定不科學(xué)的現(xiàn)象

人事檔案中存在沒有嚴(yán)格按國(guó)家政策或?qū)?guó)家政策理解不到位進(jìn)行的工齡認(rèn)定情況，如臨時(shí)工轉(zhuǎn)正式工，不是同一個(gè)單位也認(rèn)定臨時(shí)工為連續(xù)工齡，又如教職工民辦教師后招工，或讀大學(xué)后錄用為國(guó)家職工未繼續(xù)從事原工作的，把民辦教師工作時(shí)間段認(rèn)定為連續(xù)工齡，且進(jìn)行過工資套改，教職工已認(rèn)定本人的連續(xù)工齡長(zhǎng)度，導(dǎo)致在退休辦理時(shí)對(duì)核定的視同繳費(fèi)年限結(jié)果不認(rèn)可，要求按以前單位的認(rèn)定來核定退休待遇。

2.4 人事檔案歸檔分類不全面

目前，人事檔案的內(nèi)容一般劃分為十大類，是工作人員各時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。但在養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革推進(jìn)過程中，發(fā)現(xiàn)高校人事檔案中有關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案如高校畢業(yè)生報(bào)到證、工資轉(zhuǎn)移單、企業(yè)和勞動(dòng)合同制工人基本養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證等相關(guān)材料的缺失，造成“視同繳費(fèi)年限”及“實(shí)際繳費(fèi)年限”審核困難，增加待遇核定工作難度。

2.5 高校人事檔案信息化建設(shè)落后

我國(guó)高校人事檔案管理的方式仍以人工操作為主，這種管理方式在需要大量查詢檢索時(shí)利用難度大，即是實(shí)現(xiàn)信息化，也主要是由高校人事檔案室（科）一個(gè)部門應(yīng)用的信息化，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)信息不全，且沒有建立與人事檔案形成來源的其他處室的聯(lián)接，這種信息化管理體現(xiàn)的是人事檔案封閉式管理制度：管好、管死、管嚴(yán)格。信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思路沒有考慮其他處室和職工對(duì)人事檔案日益增長(zhǎng)需求的便利化，這種建立在管理思維環(huán)境下設(shè)計(jì)的信息系統(tǒng)，信息不全面不準(zhǔn)確，使用效率低下。

3 新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作的對(duì)策

3.1 建立健全高校人事檔案管理制度

3.1.1 要健全檔案移交制度

要進(jìn)一步健全檔案移交制度，確保人事檔案?jìng)鬟f的及時(shí)性、安全性，建立規(guī)范的人事檔案收發(fā)登記制度和傳遞、查閱、接收制度，對(duì)不按程序轉(zhuǎn)遞的人事檔案，尤其是自帶檔案要嚴(yán)格審查甚至拒絕接收，以保證檔案的嚴(yán)肅性和保密性；建立對(duì)新入校人員的檔案清查制度，認(rèn)真清查簡(jiǎn)歷中有記載而無檔案支撐的材料歸檔，如招工、聘用、下鄉(xiāng)、民辦教師、赤腳醫(yī)生等材料，注意教職工歷次調(diào)動(dòng)等人事文件歸檔情況。

3.1.2 建立健全檔案歸檔和借閱制度

嚴(yán)格材料歸檔和使用各個(gè)環(huán)節(jié)，收集上要及時(shí)和完整，隨著教職工工作、生活道路延伸，對(duì)新增的學(xué)歷學(xué)位、職稱職級(jí)晉升、工人考工、職務(wù)升降、延長(zhǎng)退休、轉(zhuǎn)崗、辭職、自動(dòng)離職等應(yīng)歸檔材料及時(shí)歸檔，全面、真實(shí)和立體地反映教職工成長(zhǎng)全貌，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通與合作，做到應(yīng)歸盡歸。鑒別上遵循取之有據(jù)，整理上嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，不破壞原始材料。借閱時(shí)注意檔案安全，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，完善登記與歸還臺(tái)賬。

3.2 重視高校人事檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)和管理工作

3.2.1 重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平，提高責(zé)任意識(shí)，人事檔案管理工作絕不僅是檔案信息的收集、更新與安全保護(hù)，培養(yǎng)具有開拓精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、知識(shí)面廣、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)人事檔案管理人員，提高檔案信息化管理的水平，在做好日常人事檔案收集、填錄基礎(chǔ)上提高審核和鑒別能力和水平，使之更好地服務(wù)于高校人力資源管理和高校中心工作。

3.2.2 開展高校人事檔案審核、溝通機(jī)制

建立檔案審核鑒別制度，維護(hù)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，這既是高校把好選人用人關(guān)的重要依據(jù)，又是養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革新要求，有利于提升人事管理工作質(zhì)量和效率。全面清查檔案中存在的歷史不清晰、檔案缺失，出生日期、參工時(shí)間等不一致問題，并就審核情況與教職工本人溝通，最后的認(rèn)定結(jié)果由職工本人簽字確認(rèn)，以確保信息準(zhǔn)確與統(tǒng)一。檔案審核作為一項(xiàng)專業(yè)性與政策性很強(qiáng)的工作，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)政策執(zhí)行，審核人員需要認(rèn)真把握和研究不同時(shí)期國(guó)家政策，否則很容易在審核中出現(xiàn)誤差，如2006年10月之前和之后對(duì)于出生日期的認(rèn)定、國(guó)家職工在1979年之前和之后在普通高等學(xué)校本、?？茖W(xué)習(xí)時(shí)間是否為工齡的認(rèn)定國(guó)家政策差異就很大。

3.2.3 加強(qiáng)宣傳，提高教職工檔案意識(shí)

從人事檔案信息資料形成源頭把控好檔案資料質(zhì)量，保證人事檔案資料的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)宣傳提高教職工檔案意識(shí)，按照組織人事部門要求，規(guī)范填寫各類資料，不得涂改、虛填。人事檔案承載著檔案主體的情感寄托，某時(shí)間段檔案的缺失相當(dāng)于該時(shí)間段歷史記載的缺失，將導(dǎo)致檔案主體歷史情感的缺失。在退休辦理時(shí)，對(duì)于個(gè)人檔案中出生日期前后記載不一致的情況，原則上按最先最早原則認(rèn)定，在特定的情況，可提供原始戶籍檔案進(jìn)行認(rèn)定，目前普遍的做法是在教職工臨近退休時(shí)進(jìn)行認(rèn)定的。到退休時(shí)以個(gè)人檔案中記載的出生日期來確定法定退休時(shí)間，導(dǎo)致與該教職工在工作時(shí)間段的晉升，轉(zhuǎn)干，考工等記載的出生日期不一致，甚至出現(xiàn)晉升職稱（職級(jí)）的時(shí)間在按個(gè)人檔案核定的退休時(shí)間后而不能按晉級(jí)后的職稱（職級(jí)）享受退休待遇的情況，也給職工帶來一定情感困惑。

3.3 新增養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料類型

隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革深化，應(yīng)該在個(gè)人檔案中增設(shè)“個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)材料”類型，主要用于收集工作單位調(diào)動(dòng)等人事文件、工資轉(zhuǎn)移單、企業(yè)或勞動(dòng)合同制或試點(diǎn)期間的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)材料，以及含有出生日期、參加工作時(shí)間、個(gè)人工作經(jīng)歷等的檔案專項(xiàng)核定表，為視同繳費(fèi)工作的審核提供依據(jù)。

3.4 開發(fā)高校人事檔案管理系統(tǒng)，從信息化邁向數(shù)據(jù)化

信息化時(shí)代，因?yàn)榧夹g(shù)手段有限，對(duì)于高校人事檔案中信息以數(shù)據(jù)的形式人為的錄入人事信息管理系統(tǒng)，依靠關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，為結(jié)構(gòu)性文字描述。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、VR技術(shù)等一系列新興技術(shù)在經(jīng)歷了前期摸索式發(fā)展，并逐漸向各行各業(yè)下沉后，大可利用這些技術(shù)把高校人事檔案在計(jì)算機(jī)世界進(jìn)行全息重建，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，對(duì)已有檔案和新增人事檔案資料數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化核心——高效率，探索整合已有的信息化系統(tǒng)，如薪酬系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、社保參保系統(tǒng)和養(yǎng)老金發(fā)放系統(tǒng)等，打破高校人事檔案封閉式管理制度，增強(qiáng)資源共享意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，通過信息技術(shù)與加密技術(shù)對(duì)整合的管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限劃分與加密，教職工通過登錄管理系統(tǒng)掌握本人人事檔案材料中記載的出生和參工日期等信息，及時(shí)消除由個(gè)人人事檔案中記載信息核定的退休時(shí)間、連續(xù)工齡與本人認(rèn)為的退休時(shí)間、連續(xù)工齡不一致的矛盾，消除退休人員心里上的落差，提高教職工的歸屬感、幸福感。

4 結(jié) 語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革是加快推進(jìn)社會(huì)保障體系建設(shè)、確保實(shí)現(xiàn)第一個(gè)“一百年”目標(biāo)的重大舉措，是貫徹黨中央全面深化改革、全面推進(jìn)依法治國(guó)的決策在社會(huì)保障領(lǐng)域的具體實(shí)踐，高校人事檔案管理部門要把握這一契機(jī)，創(chuàng)新高校人事檔案管理工作，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革發(fā)揮數(shù)據(jù)支撐作用。