淺談如何做好機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作

鄭靜薇

（泉州市德化縣人大常委會辦公室）

機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作的主要內(nèi)容有：文書寫作、公文處理工作、公文整理與歸檔工作、會議工作、接待工作、辦公設(shè)備管理工作、辦公用品管理工作、隨從工作、值班工作、印信管理工作、保密工作等等。機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員是機(jī)關(guān)內(nèi)部承擔(dān)行政事務(wù)管理和服務(wù)的工作人員，其工作完成的好壞直接影響到整個機(jī)關(guān)單位的利益。下面，本人結(jié)合二十多年的工作經(jīng)驗，談?wù)勅绾蝺?yōu)質(zhì)高效做好機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作。

一、機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作基本要求

機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作涉及領(lǐng)域廣泛，具有輔助性、從屬性、服務(wù)性、綜合性、靈活性的特點，機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員要及時主動輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的“手足”和“耳目”，這就要求其具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，良好的思想文化素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力，才能高效完成各項工作任務(wù)。

（一）強(qiáng)學(xué)習(xí)提素質(zhì)

機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員除平時加強(qiáng)個人自學(xué)外，還要積極參加有關(guān)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、學(xué)歷進(jìn)修等，堅決克服忙事務(wù)疏于學(xué)習(xí)的傾向，堅持把學(xué)習(xí)放到首要位置，把加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識作為提高自身素質(zhì)的一個重要手段，不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的實效。除了熟練掌握業(yè)務(wù)理論知識外，平時還要善于在實踐中創(chuàng)新，虛心向領(lǐng)導(dǎo)和老同志學(xué)習(xí)豐富的工作經(jīng)驗和優(yōu)良作風(fēng)，不斷提出新問題，走出新路子，完成“小保姆”到“大管家”的角色轉(zhuǎn)換。同時要不斷拓寬知識領(lǐng)域，加強(qiáng)對黨的路線方針政策、經(jīng)濟(jì)知識、人文歷史知識、現(xiàn)代辦公技術(shù)等方面的學(xué)習(xí)，善思考，多積累，?？偨Y(jié)，通過廣泛參加教育培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)型、復(fù)合型人才，進(jìn)一步堅定政治立場，牢固樹立宗旨意識、服務(wù)意識和大局意識，不斷提升工作能力。

（二）強(qiáng)責(zé)任抓落實

機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員要堅持“辦公室工作無小事”的工作理念，秉著愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、吃苦耐勞的精神，多思考、多鉆研，凡事都要作出詳細(xì)周密的安排，面對千頭萬緒的工作要學(xué)會“十個指頭彈鋼琴”，不錯辦、不誤辦、不漏辦，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，多請示多報告，盡職盡責(zé)不越權(quán)，工作到位不越位，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，敢字為先，勇于擔(dān)當(dāng)，應(yīng)對各種風(fēng)險考驗，牢牢掌握工作主動權(quán)，在解決實際問題中提高能力。時時自我激勵和自我鞭策，扛起為民造福的責(zé)任，以實際行動彰顯共產(chǎn)黨人先鋒本色。

（三）強(qiáng)服務(wù)展作為

機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員要牢記全心全心為人民服務(wù)的宗旨，對上級領(lǐng)導(dǎo)、部門和基層、人民群眾要主動服務(wù)、靠前服務(wù)。樹立群眾工作“無小事、無難事、應(yīng)常做”的思想意識，不斷強(qiáng)化公仆意識，發(fā)揮為人民服務(wù)的孺子牛精神，深入到群眾當(dāng)中，耐心聽取群眾訴求，拉近與群眾距離。對群眾的需求和領(lǐng)導(dǎo)交代的事情要雷厲風(fēng)行，堅決克服推諉扯皮和消極對待現(xiàn)象，正確對待苦與樂、得與失的關(guān)系，以一樁樁小麻煩的順利解決、一件件小事情的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，塑造機(jī)關(guān)事務(wù)部門的良好形象。在平凡的工作中兢兢業(yè)業(yè)，默默無聞，以實績論英雄，甘當(dāng)機(jī)關(guān)事務(wù)工作的“老黃?！保詫崒嵲谠诘男袆盂`行一名共產(chǎn)黨員的光榮使命，在平凡的工作崗位上譜寫黨員與群眾同心同向的壯麗凱歌。

（四）強(qiáng)作風(fēng)作表率

機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員在工作中要有堅定的政治立場，帶頭講政治，提高思想站位，堅定理想信念，樹立求真務(wù)實、愛崗敬業(yè)的公仆形象，嚴(yán)于律己、清正廉潔的廉潔形象，培養(yǎng)良好的道德情操和高尚的精神追求，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律約束自己，模范執(zhí)行黨章黨規(guī)，自覺遵守政治紀(jì)律、組織紀(jì)律和工作紀(jì)律，按原則和規(guī)矩辦事，經(jīng)受一切考驗，做嚴(yán)守黨的紀(jì)律的表率。

二、機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作總體思路

要做好機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作，必須立足服從和服務(wù)好各項工作，充分發(fā)揮參謀助手作用，不斷提高“三服務(wù)”水平。

（一）圍繞“一個主題”

緊緊圍繞“提素質(zhì)、強(qiáng)服務(wù)、樹形象”主題，充分發(fā)揮辦公室的服務(wù)職能作用，創(chuàng)造性地開展工作，進(jìn)一步提升辦公室整體工作水平，推動各項工作再上新臺階，展示出良好的“窗口”形象。

（二）妥善處理“兩個關(guān)系”

一是處理好重點工作與日常工作的關(guān)系。圍繞中心抓落實，突出重點不放松，確保各項工作任務(wù)圓滿完成。二是處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系。行政事務(wù)人員除了要繼承老同志的先進(jìn)工作經(jīng)驗外，還應(yīng)勇于創(chuàng)新，不空談、勤于思考，在日常工作中捕捉有價值的信息，不斷提出新問題，走出新路子，以優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)的工作為目的提供情報信息資料與合理化建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)化決策。

（三）提升“三種能力”

一是提升駕馭全局戰(zhàn)略的思維能力。二是提升綜合協(xié)調(diào)的服務(wù)能力。三是提升工作的綜合執(zhí)行力。

三、機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作的處理技巧

（一）公文辦理工作

公文辦理質(zhì)量好壞和效率高低，是履行政務(wù)職能，體現(xiàn)服務(wù)能力和工作水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。行政事務(wù)人員要從講政治的高度和工作全局的角度，樹立大局意識、擔(dān)當(dāng)意識、責(zé)任意識和團(tuán)隊意識，在公文辦理工作中進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)作，認(rèn)真落實各項規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行辦文時限，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，齊心協(xié)力共同提高公文辦理的質(zhì)量和效率。對所有制發(fā)文件，要嚴(yán)格把好公文“政治政策關(guān)”“格式體例關(guān)”“行文規(guī)則關(guān)”“內(nèi)容結(jié)構(gòu)關(guān)”和“語言表述關(guān)”，確保字斟句酌，仔細(xì)推敲，避免公文差錯和失誤，確保用語規(guī)范一致、引文或援引法條準(zhǔn)確、專業(yè)，杜絕公文行文不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范現(xiàn)象，切實提升公文質(zhì)效。及時收文并呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，做好上傳下達(dá)工作。緊急重要的公文隨到隨辦，快速、準(zhǔn)確地把上級的指示和信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，確保政令暢通，為領(lǐng)導(dǎo)實施科學(xué)決策和指導(dǎo)工作提供依據(jù)。

（二）會務(wù)工作

會務(wù)工作事無巨細(xì)，會前會中會后都要精心組織，周密安排，確保萬無一失。主要做好“三個服務(wù)”：一是超前服務(wù)。根據(jù)會議內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)要求，提前擬定具體會議預(yù)案，將會務(wù)工作進(jìn)行責(zé)任分解，明確分工，每項任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照方案要求抓落實。二是規(guī)范服務(wù)。通過在工作實踐中不斷摸索，創(chuàng)新工作方式方法，始終堅持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，不折不扣執(zhí)行各項工作程序，考慮問題全面，注重細(xì)節(jié)，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好會前會中會后各項工作。三是高效服務(wù)。注意主動協(xié)調(diào)各部門與各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系，做好上下左右協(xié)調(diào)，全面掌握情況，實現(xiàn)最佳服務(wù)。每次會后對會議的組織流程進(jìn)行反思，及時總結(jié)會議組織的標(biāo)準(zhǔn)流程，為以后的會務(wù)工作提供參考。

（三）綜合文稿工作

文稿工作有領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報材料、典型發(fā)言、交流研討、調(diào)查報告、署名文章等。機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員要認(rèn)真對待每篇文稿，真正實現(xiàn)以文輔政。綜合文稿起草必須把準(zhǔn)確領(lǐng)會和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖作為切入點，如果對領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)悟不透，把握不準(zhǔn)，只能通過平時工作中的觀察、領(lǐng)悟和經(jīng)驗靈活把握或機(jī)動處理。要大量收集寫作素材，認(rèn)真設(shè)計布局謀篇，運(yùn)用好文章的語言，提高服務(wù)水平和寫作效率，強(qiáng)化精品意識，彰顯領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格。

（四）接待工作

接待工作要遵循熱情大方、細(xì)致周到，注重禮儀、勤儉節(jié)約，保守秘密、確保安全，嚴(yán)守紀(jì)律、內(nèi)外有別的原則，領(lǐng)受到接待任務(wù)后，要詳細(xì)了解接待對象有關(guān)情況，來意、時間、主要活動、日程安排等需要接待辦理的事宜，擬定接待方案，如接待方針、規(guī)格、活動方式、日程安排、住宿標(biāo)準(zhǔn)、陪同人員、參觀瀏覽、交通用車、安全保衛(wèi)等。對重要客人的迎送接待、參觀路線、陪同人員及有關(guān)材料準(zhǔn)備作合理安排，并做好先期踩點、安全保衛(wèi)和宣傳報道工作。接待中要遵守中央八項規(guī)定的要求嚴(yán)禁用公款進(jìn)行宴請，嚴(yán)格控制住宿標(biāo)準(zhǔn)、工作餐標(biāo)準(zhǔn)、宴請標(biāo)準(zhǔn)，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)。接待結(jié)束后要按照上級有關(guān)規(guī)定做好接待來賓的經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作，做好有關(guān)材料的整理歸檔工作。

（五）調(diào)研工作

調(diào)查研究工作是機(jī)關(guān)工作中的一個重要工作方法，其目的是通過調(diào)查掌握情況，發(fā)現(xiàn)問題，尋找解決的辦法，總結(jié)經(jīng)驗進(jìn)行典型推廣。行政事務(wù)人員要把調(diào)查研究作為做好工作的基本功，以實事求是的態(tài)度深入一線，真正調(diào)查到情況、研究出成果。調(diào)研中要圍繞經(jīng)濟(jì)社會事業(yè)發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)心的重點、熱點、難點問題，主動研究和探討帶有方向性、全局性、戰(zhàn)略性的課題，多為領(lǐng)導(dǎo)出好思路。切實深入到一線“解剖麻雀”，真正做到沉下去、蹲得住，使調(diào)查研究的成果具有更強(qiáng)的思想性、政策性和可操作性。同時及時跟蹤調(diào)研工作進(jìn)展情況，做好調(diào)研成果的催辦、反饋工作，突出發(fā)揮重點課題的決策參考作用。

（六）信息工作

為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的信息是機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員發(fā)揮參謀助手作用的一項工作。信息工作要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策需要，強(qiáng)化服務(wù)意識，拓展工作領(lǐng)域，夯實工作基礎(chǔ)，有效開展運(yùn)作。一是增加數(shù)量。立足實際，及時傳達(dá)上級方針政策和安排部署，廣泛收集各個方面信息，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗和做法，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供參考依據(jù)。二是提升質(zhì)量。著重大事、要事、難事，加強(qiáng)信息跟蹤和專題調(diào)研，對收集到的信息進(jìn)行科學(xué)分析、判斷、歸納、綜合，挖掘和開發(fā)高層次信息。主動了解各項工作的進(jìn)展，提高信息的可信度和準(zhǔn)確度，提供精品信息。

（七）隨從工作

隨從工作應(yīng)做到計劃周密，眼明手快，靈活應(yīng)變。機(jī)關(guān)行政事務(wù)類隨從工作有會議調(diào)研型、處理問題型、檢查考核型、看望情況型等不同的工作性質(zhì)，因此隨從人員要根據(jù)工作性質(zhì)的不同，做好行程安排，在工作上要當(dāng)好辦事員、生活上當(dāng)好服務(wù)員、安全上當(dāng)好警衛(wèi)員，保障領(lǐng)導(dǎo)行程不出問題或在問題發(fā)生時有應(yīng)對方案。隨從人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)，做到不該說的不說、不該問的不問，做事干練，紀(jì)律嚴(yán)明。

（八）印章管理工作

印章具有代表作用、憑信作用和權(quán)威作用，印章管理是行政事務(wù)部門的一項重要職責(zé)。印章應(yīng)指定專人保管使用，不可隨意交由他人代管。保管人因事請假或外出，經(jīng)批準(zhǔn)可委托其他人員代管。發(fā)現(xiàn)印章有異常情況或丟失，應(yīng)及時處理。必要時上報公安機(jī)關(guān)。使用印章要嚴(yán)格手續(xù)，凡文件用印，要查看原稿上是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名，領(lǐng)導(dǎo)未簽字的文件不得用印，文件要與制發(fā)文件的相關(guān)相一致。文件以外用印，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重要材料要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（九）辦公用品采購、發(fā)放和管理工作

辦公用品的采購要根據(jù)辦公需要，調(diào)查市場上辦公用品的基本情況，掌握其性能、功能及價格，選擇最適合的行政事務(wù)部門工作需要的辦公用品，科學(xué)編制采購計劃，按照貨比三家、物美價廉的原則進(jìn)行采購驗收入庫。準(zhǔn)確核對物品的數(shù)量、價格是否與發(fā)票相符。辦公用品的發(fā)放實行專人負(fù)責(zé)，發(fā)放和領(lǐng)用過程要做好登記，隨時更新庫存記錄，嚴(yán)格按照辦公用品發(fā)放制度執(zhí)行，根據(jù)實際需要發(fā)放，避免浪費(fèi)。辦公用品的管理環(huán)節(jié)要統(tǒng)一，明確辦公用品的負(fù)責(zé)人員以及職責(zé)，定期調(diào)查和核對辦公用品購買情況與實際使用情況。

（十）文檔整理歸檔工作

文件的整理歸檔可按年度進(jìn)行，也可實行季度整理歸檔。收發(fā)文件的登記是保證文件完整齊全的一項重要措施，收文登記要對文件下發(fā)單位、文件名稱、下發(fā)時間及文件要求等進(jìn)行詳細(xì)登記，及時收集有價值的文件材料，明確登記程序，對屬于歸檔范圍內(nèi)辦理完畢的文件材料進(jìn)行收集。對收集的各類文件材料要檢查其有效性、完整性，種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、附件是否齊全完整。收集好的文件材料經(jīng)過檢查后進(jìn)行整理歸檔，可根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好檔案盒分類存放保管，相對較散的文件組成一卷歸為散卷，立卷完畢后進(jìn)行裝訂、裝盒、入柜保管。

（十一）保密工作

保密工作關(guān)系重大，是國家安全利益、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展穩(wěn)定、人民財產(chǎn)安全的重要保障，也是機(jī)關(guān)后勤保障的重要內(nèi)容。做好保密工作要突出涉密重點，積極防范，強(qiáng)化全流程監(jiān)管，全面筑牢安全責(zé)任，夯實安全底線。各單位部門要確實加強(qiáng)對行政事務(wù)人員的保密教育，組織學(xué)習(xí)《保密法》和保密文件，傳閱保密雜志，觀看保密教育片及不定期通報泄密等多種方式，增強(qiáng)行政事務(wù)人員的保密意識，遵守保密紀(jì)律，講究保密藝術(shù)，認(rèn)真做好文書保密 、會議保密、涉外保密、涉密信息系統(tǒng)保密等工作。

四、結(jié)語

總之，在新的形勢下，機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員服務(wù)工作任重而道遠(yuǎn)。因此，機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員必須增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，著眼于新思路、新視野、新舉措，著力研究適應(yīng)新時期發(fā)展形勢的新內(nèi)容、新方法，與時俱進(jìn)，克服求穩(wěn)和保守思想，開拓創(chuàng)新，在工作經(jīng)驗中磨煉技巧，實現(xiàn)自身素質(zhì)與工作能力的提高，全身心投入到機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)中，做好后勤服務(wù)保障，努力提升服務(wù)水平。

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行政事務(wù)是指國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體內(nèi)部的日常管理事務(wù)與各項服務(wù)。如，收發(fā)文檔、辦文辦會、接待來賓、收支買辦、車輛、安全、福利、衛(wèi)生、后勤補(bǔ)給及保障等方方面面的日常工作都是行政事務(wù)。

每個公司都有作為處理行政事物的部門，大公司一般有專業(yè)的行政部門，而小公司由于規(guī)模較小便與其他部門合并一起，如辦公室等；行政事務(wù)一般都比較瑣碎，但作為部門主管則要有一個明確的目標(biāo)來解決那些瑣碎的行政事務(wù)，行政事務(wù)對公司也至關(guān)重要，因為很多外部顧客或來應(yīng)聘的員工首先與公司接觸的就是行政部門，這對于公司的內(nèi)、外部形象有著重要的作用。