事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與路徑分析

馮麗麗

（四平市社會(huì)福利企業(yè)服務(wù)中心，吉林 四平 136000）

1 引言

個(gè)人檔案在我國(guó)具有重要的歷史意義，它的管理長(zhǎng)期以來(lái)沿用紙質(zhì)形式，盡管通過(guò)完善制度、設(shè)置部門專職保管等形式，形成了我國(guó)特色的人事檔案管理系統(tǒng)，但是在信息時(shí)代，也暴露出了傳統(tǒng)人事檔案管理的不足之處。無(wú)論是從占地面積、儲(chǔ)存形式、借閱便捷、管理成本任何一條來(lái)看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已無(wú)法與信息化后的電子檔案相比。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，我們要克服傳統(tǒng)思想帶來(lái)的阻力，加大技術(shù)投入，從人才培養(yǎng)抓起，最終形成全社會(huì)人事檔案信息化管理，形成新時(shí)代的檔案管理特色。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

人事檔案是記錄一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、政治面貌、所獲獎(jiǎng)勵(lì)與處分的文本資料，事業(yè)單位人事檔案的建立，可以作為員工提拔任用的參考，對(duì)于完善事業(yè)單位人事管理與組織構(gòu)架具有重要作用?？茖W(xué)地管理人事檔案，有利于合理利用組織內(nèi)的人才，優(yōu)化人力資源分配，做到人盡其才。在事業(yè)單位中，人事檔案對(duì)于單位的發(fā)展具有重要意義，它見證了該單位的發(fā)展歷程，具有特殊的歷史含義。

隨著電子化信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化建設(shè)也被各個(gè)事業(yè)單位所重視。由于傳統(tǒng)人事檔案在管理、借閱、占地空間、查詢等方面已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，因此對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行信息化管理，具有現(xiàn)實(shí)意義。

2.1 減小占地面積，降低儲(chǔ)存環(huán)境要求

提到人事檔案，大多數(shù)人會(huì)想到厚厚的灰塵、一摞一摞的牛皮紙檔案袋。傳統(tǒng)事業(yè)單位為了放置數(shù)量龐大的人事檔案，往往占用較大空間，需要雇傭?qū)Ｈ诉M(jìn)行看守防護(hù)。紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，要預(yù)防受潮、蟲蛀、鼠咬，還要保證檔案的完整與不被丟失，這需要投入大量人力物力。目前來(lái)看，利用信息技術(shù)存放管理檔案，相比現(xiàn)有檔案存放方式存在巨大優(yōu)勢(shì)。將人事檔案電子化，只需幾塊硬盤即可儲(chǔ)存大量人事檔案信息，不但減少了占地面積，而且管理過(guò)程十分便捷，常規(guī)環(huán)境下即可完成檔案管理工作。

2.2 提高人事檔案管理效率

隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為代表，我們已全面進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)在我們生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。利用計(jì)算機(jī)快速查詢我們所需要的信息已經(jīng)成為人們獲得信息的主要途徑。在事業(yè)單位人事檔案中，傳統(tǒng)依靠人力的檔案管理工作，相比于利用信息技術(shù)查詢，流程復(fù)雜、反應(yīng)慢、效率低。將人事檔案輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化處理后，檔案的管理、查詢工作只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查詢，即可立刻獲得結(jié)果，不但高效精準(zhǔn)，還能降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)人員高效操作。

2.3 人事檔案內(nèi)容更加豐富翔實(shí)

傳統(tǒng)人事檔案主要內(nèi)容為文字，雖然能較為全面地反映并記錄一個(gè)人的基本情況，但是在信息技術(shù)發(fā)展迅速的當(dāng)下，人事檔案內(nèi)容也要與時(shí)俱進(jìn)，一些視頻、圖片、音頻等內(nèi)容成為個(gè)人檔案的重要組成部分。移動(dòng)自媒體的迅速發(fā)展，為人們提供了海量視頻內(nèi)容，越來(lái)越多的信息以視頻形式傳播，人事檔案在記錄過(guò)程中要與時(shí)俱進(jìn)，不但要將文字信息作為檔案存儲(chǔ)內(nèi)容，還要增加視頻、圖片等多媒體資料，豐富檔案的存儲(chǔ)形式。這就要求我們?cè)跈n案管理中要跟上技術(shù)發(fā)展，通過(guò)信息化建設(shè)，豐富人事檔案的儲(chǔ)存形式，擴(kuò)大人事檔案的儲(chǔ)存范圍與內(nèi)容。

2.4 提高事業(yè)單位管理形象

事業(yè)單位不同于普通企業(yè)，在我國(guó)更強(qiáng)調(diào)的是公益性質(zhì)，因此在日常管理中，與我們普通百姓的日常生活緊密相關(guān)。事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，不但可以提高工作人員的效率，提升人事檔案管理水平，還能改善事業(yè)單位形象。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠更好地服務(wù)群眾，為百姓及時(shí)提供所需信息，減少百姓的等待時(shí)間，提高百姓對(duì)政府服務(wù)水平的滿意度。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)也能提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平，促使事業(yè)單位從制度層面確定信息化建設(shè)制度體系的建立，充分滿足信息化時(shí)代下事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。

3 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

3.1 無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不能充分利用檔案

人事檔案在我國(guó)事業(yè)單位中具有重要地位，各單位也根據(jù)要求設(shè)立了管理規(guī)章制度，安排專人進(jìn)行管理，但是在實(shí)際工作中，部分事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案管理只需要收集相關(guān)資料并進(jìn)行分類保管即可，缺少深層次的認(rèn)知。人事檔案對(duì)于人才發(fā)掘、崗位調(diào)整、單位發(fā)展具有實(shí)際意義，妥善利用人事檔案，不但能夠提高人力管理水平，還能為事業(yè)單位效益提升做出有益幫助。目前我國(guó)事業(yè)單位檔案無(wú)論是管理水平還是利用方式，都很難稱得上重視，這就造成目前人事檔案管理工作水平長(zhǎng)期得不到有效提升，對(duì)事業(yè)單位的促進(jìn)作用自然不明顯。

3.2 人事檔案管理者綜合素質(zhì)要求高，待遇低

人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)，需要管理人員有豐富的知識(shí)和良好的溝通交流能力，對(duì)于管理者的綜合素質(zhì)要求較高。在人員眾多、流動(dòng)頻繁的事業(yè)單位，管理者不但要熟悉工作流程，還要對(duì)檔案管理工作所在的事業(yè)單位十分熟悉，能夠高效溝通業(yè)務(wù)，處理工作中復(fù)雜的人際關(guān)系，同時(shí)專業(yè)能力過(guò)硬，這樣才能做好檔案管理工作。目前的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理者的待遇普遍偏低，無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的復(fù)雜性和重要性，因此，培養(yǎng)綜合能力強(qiáng)的檔案管理者較為困難。

4 目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

4.1 硬件與軟件不通用，管理思想需要轉(zhuǎn)變

目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有充分考慮到數(shù)據(jù)聯(lián)通。各個(gè)事業(yè)單位對(duì)人事檔案要求不同，造成信息化建設(shè)過(guò)程中檔案的數(shù)據(jù)格式、儲(chǔ)存方式、軟件管理等五花八門，各個(gè)單位之間要想做到數(shù)據(jù)互通、共享，需要做到硬件格式統(tǒng)一，軟件開發(fā)功能兼容。在檔案信息化建設(shè)中，管理者思維模式還處在紙質(zhì)時(shí)代，無(wú)法從思想上轉(zhuǎn)變管理思路，不能充分挖掘發(fā)揮信息化管理的潛力，只是實(shí)現(xiàn)了儲(chǔ)存方式的改變。

4.2 個(gè)人檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在個(gè)人檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的核心，要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就必須確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前在個(gè)人檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，各個(gè)單位根據(jù)自己的需求，制定檔案管理信息系統(tǒng)和軟件使用功能，這能夠大大方便內(nèi)部人事檔案管理工作，提高管理效率，但是在與其他單位進(jìn)行數(shù)據(jù)共享時(shí)，就由于軟件兼容、數(shù)據(jù)格式等問(wèn)題，限制了人事檔案更大范圍內(nèi)的利用。目前由于缺少信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致個(gè)人檔案管理工作信息化只是實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部管理，距離真正的個(gè)人檔案信息化管理還有很遠(yuǎn)的路要走。

4.3 資金投入來(lái)源與金額不穩(wěn)定

在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，必然要投入資金對(duì)軟件、硬件進(jìn)行建設(shè)維護(hù)。信息化建設(shè)不但需要在初期投入資金購(gòu)買電腦、存儲(chǔ)硬盤、掃描儀、軟件等，還需要每年撥付專項(xiàng)款用于人員技術(shù)培訓(xùn)、硬件的更新?lián)Q代、軟件的續(xù)費(fèi)等。人事檔案信息化建設(shè)需要有穩(wěn)定的資金投入，而不是一次性投入。目前檔案管理在事業(yè)單位屬于從屬部門，自身沒(méi)有創(chuàng)收能力，因此，在資金來(lái)源上高度依賴財(cái)政資金。事業(yè)檔案管理部門屬于基層部門，對(duì)于資金的申請(qǐng)和使用權(quán)限小，上級(jí)部門對(duì)于資金投入不是很積極。

4.4 人員素質(zhì)與能力距離信息化建設(shè)要求有差距

不可否認(rèn)，檔案管理崗位上有很多業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的管理員，但是在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，暴露出現(xiàn)有的管理者不能適應(yīng)新崗位需求、管理培訓(xùn)沿用舊制度、不能適應(yīng)信息化建設(shè)后檔案管理工作的情況。由于之前一些事業(yè)單位對(duì)人事檔案的不重視，因此，檔案管理者很多只是具備基本的檔案收錄與查找能力，對(duì)于信息化建設(shè)后的檔案管理工作，則完全不熟悉。在單位開展檔案管理培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容陳舊，對(duì)于檔案管理信息化培訓(xùn)的教師數(shù)量少，限制了既有檔案管理者水平的進(jìn)一步提高。個(gè)人檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，歸根結(jié)底還是需要一線檔案管理員提高自身水平，努力學(xué)習(xí)信息化技術(shù)。

5 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)路徑

5.1 從思想源頭重視人事檔案信息化建設(shè)

在開展人事檔案信息化建設(shè)工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)的重要性。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理工作如果沿用舊思路、舊方法管理，不但效率低下，還容易養(yǎng)成固守成規(guī)、不思進(jìn)取的工作作風(fēng)。人事檔案信息化建設(shè)能夠打破信息割裂，實(shí)現(xiàn)各個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理的高效互動(dòng)，提高人事檔案共享。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于人為因素導(dǎo)致的檔案損壞、丟失等問(wèn)題屢見不鮮，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，提高了檔案管理可靠性與便捷性，通過(guò)開展宣傳，讓每個(gè)人認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)后的優(yōu)勢(shì)，便于個(gè)人檔案信息化建設(shè)工作的全面推進(jìn)。

5.2 提高人事檔案管理者的綜合水平

人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，離不開管理者的綜合水平。人事檔案工作由于涉及千百個(gè)個(gè)人群體的檔案資料，里面有每個(gè)人的個(gè)人信息，為了確保信息安全，對(duì)管理者品性的要求較高。除了對(duì)檔案管理者定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)思想道德教育，認(rèn)識(shí)到檔案管理者這一崗位的特殊性和保密性。對(duì)于檔案信息化建設(shè)，要從思想理念上，讓每個(gè)人認(rèn)識(shí)到推進(jìn)這一工作的必要性和緊迫性，從而在實(shí)際工作中轉(zhuǎn)變舊思想，運(yùn)用信息技術(shù)帶來(lái)的管理理念開展工作，鍛造培養(yǎng)一批技術(shù)成熟、操作熟練、品德優(yōu)秀的個(gè)人檔案管理者。

5.3 制定檔案信息化建設(shè)方案與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要首先根據(jù)單位實(shí)際情況，確定建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和思路，對(duì)于檔案上傳的資料，要有統(tǒng)一格式與內(nèi)容模板，同時(shí)考慮到軟件的兼容性，能夠讓用戶高效、便捷地查詢和使用。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要注重權(quán)限設(shè)置，設(shè)置好查詢、下載、借閱等不同情形下的權(quán)限申請(qǐng)和批準(zhǔn)途徑。在完成檔案數(shù)字化后，還要根據(jù)規(guī)定，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，保證電子檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與權(quán)威性。人事檔案信息化建設(shè)成果應(yīng)該體現(xiàn)在信息的高共享性與便捷性上，應(yīng)當(dāng)設(shè)立人事檔案服務(wù)網(wǎng)站，或者嵌入所在事業(yè)單位官網(wǎng)，根據(jù)政府信息公開要求，供單位內(nèi)部與有需求的人員查詢。

5.4 做好個(gè)人檔案數(shù)據(jù)信息防護(hù)工作

信息安全是信息化建設(shè)中的重要課題。在推進(jìn)個(gè)人檔案信息化的過(guò)程中，要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，在進(jìn)行信息上傳與信息錄入時(shí)，要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行殺毒檢測(cè)，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行數(shù)據(jù)采集與上傳管理規(guī)定。針對(duì)檔案數(shù)字化后的存儲(chǔ)，要定期備份，保證備份硬盤正?？煽?。由于大儲(chǔ)量硬盤在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)的優(yōu)勢(shì)，單位在對(duì)其保管時(shí)要安排專人負(fù)責(zé)，定期查看數(shù)據(jù)儲(chǔ)存情況，保證硬盤數(shù)據(jù)可讀。對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理要與電子檔案分開存放，保證檔案資料完整。

5.5 加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入

在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，硬件設(shè)備的投入是一筆不小的費(fèi)用，由于硬件設(shè)備的更新?lián)Q代較快，為了保證電子檔案使用體驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)定期投入資金對(duì)存儲(chǔ)硬盤、掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行更換。在費(fèi)用預(yù)算過(guò)程中，還需要考慮到對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，現(xiàn)在信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理人員需要定期培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)安全等計(jì)算機(jī)技術(shù)。電子檔案在錄入后，還要根據(jù)人事檔案信息變更，定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的內(nèi)容，確保定期完成數(shù)據(jù)更新。在針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作時(shí)，軟件要實(shí)時(shí)優(yōu)化改進(jìn)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容性，拓展數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的功能拓展。以上這些工作的完成，需要建設(shè)單位定期投入資金，因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要安排好運(yùn)營(yíng)資金，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的正常使用。

5.6 建設(shè)完善的信息管理制度

在建設(shè)檔案管理信息化時(shí)，要通過(guò)設(shè)立管理制度，規(guī)范檔案信息管理。首先要根據(jù)單位實(shí)際情況，優(yōu)化檔案的借閱、下載等流程，確保單位人員清楚檔案管理規(guī)范，嚴(yán)格按照管理制度執(zhí)行；其次要設(shè)定考核機(jī)制，對(duì)于檔案管理中優(yōu)秀工作者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性與責(zé)任心；最后要根據(jù)檔案實(shí)際情況，定期更新數(shù)據(jù)系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案管理流程，提高使用滿意度。

6 結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化是必然，必須從思想上重視、硬件上滿足、軟件上匹配，加強(qiáng)檔案管理者的信息技術(shù)水平，通過(guò)開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理者的安全意識(shí)與操作技能。通過(guò)建設(shè)人事檔案信息化系統(tǒng)，能夠提高我國(guó)檔案管理水平，促進(jìn)信息化建設(shè)在事業(yè)單位的發(fā)展，更好地服務(wù)于人民群眾。