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      論醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展趨勢

      2023-01-08 08:31:59吳語硯卓
      智庫時代 2022年30期
      關鍵詞:檔案管理信息化醫(yī)院

      吳語硯卓

      (四川省達州市中心醫(yī)院)

      信息化不僅僅是一場技術革命,更是新時代的標志,其發(fā)展之勢不可逆。現代信息技術在醫(yī)院檔案管理工作中的應用植入,搭建了更為便捷的操作平臺,減少了人力、物力等資源浪費,且數據處理更加高效和精準。某種維度上,中國特色社會主義現代化視角下,任何工作的進展都有賴于豐富信息資源的支持,檔案管理的價值愈加突出。在這樣的環(huán)境背景下,醫(yī)院檔案信息化管理變革勢在必行,其中面臨著重重機遇和挑戰(zhàn),未來進展空間不可估量。

      一、醫(yī)院檔案管理的相關簡述

      (一)價值

      醫(yī)院作為公共服務的一類,日常工作中產生了海量的數據信息,對其有效整理與應用為進一步升級綜合服務水平提供了有力支持,檔案成為了重要的管理輔助手段。事實上,醫(yī)院檔案集合了會議記錄、報表、病例以及文件等各類信息,方便日后查詢使用。對于醫(yī)生而言,其工作的核心是為病人服務,盡快促進其身體恢復健康,基于檔案管理,記錄病人詳細的身體信息,繼而對癥下藥,提高了服務的效率及質量,對醫(yī)院信度的維護亦有積極作用。同時,檔案還記錄了醫(yī)院各時段的工作發(fā)展狀況,能夠指導醫(yī)院做出正確的管理決策,從而保證其較為強勁的綜合競爭力,是促進其可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標實現的有力保障。另外,醫(yī)療事業(yè)發(fā)展實踐中,受多重因素影響,其中難免會出現這樣或那樣的問題,其產生的根本在于信息處于開環(huán)狀態(tài)。而檔案管理則形成了信息閉環(huán)結構,幫助醫(yī)院各級員工更加清醒、客觀地認知自我工作狀態(tài),及時糾正偏差,力求最高的職業(yè)效能價值創(chuàng)造。因此,醫(yī)院檔案管理十分重要和必要。

      (二)特點

      醫(yī)院檔案管理有著鮮明的屬性特點,表現為社會性、綜合性、系統(tǒng)性以及保密性等。社會性,由醫(yī)院本身的社會定位決定,是黨和國家改善民生環(huán)境的關鍵一環(huán),朝向不同群體服務,致力于為促進人民健康服務。同時,醫(yī)院檔案管理的社會性還體現在其科研創(chuàng)新的功能上,包括科研課題、科研試驗等數據材料,驅動著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展;綜合性則是指檔案記錄了醫(yī)院各類活動的過程及結果,涉及到了臨床治療、產品制造、護理服務等,此外還涉及財務、法治、設備、基建等領域。包含了文書、財務、設備、基建等各類綜合性檔案內容,能夠為管理決策提供綜合性參考;系統(tǒng)性,醫(yī)院檔案記錄了各個科室部門的活動情況,其所形成的載體數量大、種類多,如紙質檔案、聲像檔案、實物檔案體以及電子檔案等,決定了其整個構成體系的系統(tǒng)性、復雜性;保密性,醫(yī)院檔案尤其是人事檔案、診療檔案等關聯(lián)到廣大人民群眾的切身利益,一旦泄露極可能給當事人造成難以估量的損失,做好相關保密工作是國家法制的基本要求,亦由檔案管理的屬性特點決定。

      二、醫(yī)院檔案信息化管理現狀

      (一)優(yōu)勢

      醫(yī)院檔案管理具有復雜性、系統(tǒng)性、多樣性等特點,傳統(tǒng)人工操作模式下,信息整理、記錄、分析等需要大量的人力、物力和財力支持,并且出錯率較高。而信息化技術的應用灌入,則從根本上扭轉了這一局面,數字化的運行模式,集成了計算機技術、掃描技術、多媒體技術以及存儲技術等,重置了上述工作操作流程,整個過程變得更加簡潔和高效?;凇盎ヂ?lián)網+”的強大功能負載,可實現醫(yī)院檔案數據的實時在線傳輸,而人工智能技術應用的加持,亦可更加精準地發(fā)現措施,隨時進行修改,并利用痕跡管理技術,方便日后查閱把控。同時,醫(yī)院檔案信息化管理模態(tài)下,若想查詢檔案的借記情況,只需在操作系統(tǒng)上點擊查詢按鈕即可,在不接觸檔案的情況下,即可方便、快捷地檢索到相關信息,延長了紙質檔案的存放壽命。除此之外,信息化強大的數據處理功能,可以通過文字、圖片、視頻、動畫等多種方式呈現信息,直觀性更強,有利于醫(yī)院管理決策應用,并由此產生巨大的價值效益。

      (二)問題

      目前來講,在國家“互聯(lián)網+”的宏觀戰(zhàn)略導引下,信息化變革迅速席卷各個行業(yè)領域,包括政治、文化、經濟以及科技等,醫(yī)院檔案管理發(fā)展亦是由此迎來了新的機遇,現實中相關建設取得了一定成效。但是就客觀實際而言,受多重因素影響,當前階段的醫(yī)院檔案信息化管理仍舊存在不少問題,未來有著巨大的進展空間。具體而言,經濟市場驅動下,醫(yī)院的運行機制體系發(fā)生了較大變化,其相互間的競爭越發(fā)激烈,很多醫(yī)院開始關注經濟指標,對檔案管理的重視不足,信息化意識薄弱,相應投入機制缺位,導致該項工作發(fā)展舉步維艱。在未有足夠的軟硬件物質支持下,醫(yī)院檔案信息化管理更多地存在于思想意識,很多工作難有進展,上級領導層不夠重視。同時,醫(yī)院檔案管理從業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng)薄弱,其專業(yè)技能結構較為單一,影響了醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展。

      三、醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展趨勢

      (一)裝備先進

      1.硬件裝備

      在科技發(fā)展的動態(tài)前沿,信息化始終是引領時代的風向標,其在人們現實生產生活中的應用滲透,為各行各業(yè)創(chuàng)新改革增加了強勁的驅動力。對此,醫(yī)院檔案管理信息化管理乃為大勢所趨,為之鑄就了新的工作格局,應引起醫(yī)院的高度重視,并結合自身實際情況,協(xié)調好各方面資源配置,適度加大相關建設投入,努力營造良好的硬件裝備環(huán)境支持,從而最大限度地發(fā)揮其應用效能。具體而言,醫(yī)院檔案信息化管理硬件裝備一般包括計算機、服務器、網絡等。在相關建設實踐中,基于對我國宏觀醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展考量,醫(yī)院管理與服務構成中形成了龐大的數據集,含括了多種類型的資源,其所對應的存儲需求存有差異。因此,醫(yī)院檔案信息化管理硬件配備,應立足長遠,預留充分的存儲空間,合理擴展計算機硬盤容量,滿足新增數據的存儲需求同時,提高系統(tǒng)運行速率。另外,科學布局檔案庫房,了解客觀環(huán)境變化可能造成的風險,如鼠害、火災、濕潮等,為中心數據機房配置恒溫恒濕系統(tǒng)。

      2.軟件裝備

      系統(tǒng)軟件支持是實現醫(yī)院檔案信息化管理的必要一環(huán),應秉持可靠、通用、節(jié)約等原則導向,充分考慮其開源性,進行定制開發(fā),確保其對醫(yī)院檔案管理需求的適應性,能夠靈活自定義地完成模塊操作。同時,醫(yī)院檔案管理還需基于“互聯(lián)網+”,有機地鏈入檔案部門的監(jiān)管系統(tǒng),確保信息收集、整合和傳遞等動作可控。現實中,醫(yī)院的核心職能是醫(yī)療服務, 單純依靠自身力量很難進行檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)。對此,醫(yī)院可通過公開招標的方式,面向公開、自由的經濟市場尋求第三方專業(yè)機構支持,明確檔案信息化管理需求,協(xié)同進行定制模塊開發(fā),保證操作安全性、可靠性以及便捷性,從而提高信息處理速率和質量。基于此,醫(yī)院組織檔案管理人員進行數據庫建設,逐步推動已有檔案資源的數字化變革,從低到高、從單個到群體,最終覆蓋檔案管理的整個動態(tài)流程。另外,伴隨著醫(yī)院檔案信息化管理軟硬件裝備日漸成熟,還需重視人工智能技術的應用導入,減少人工操作,推動其標準化、規(guī)范化以及高效化建設。

      (二)制度健全

      1.宏觀法治

      全面依法治國戰(zhàn)略視角下,醫(yī)院檔案信息化管理亦需遵循國家法制指導,從而維系該項工作的健康、持續(xù)發(fā)展。自從《中華人民共和國檔案法》頒布實施以來,經過歷次修訂,其內容結構越發(fā)健全,但是相比于檔案信息化管理的發(fā)展仍存在一定的滯后性。某種維度上,檔案最重要的價值體現是憑證依據,具有原始性的特點。事實上,根據國家相關法律規(guī)范要求,為了保證檔案的原始性及其憑證價值,檔案必須是實物原件。但是,在信息化管理視角下,醫(yī)院檔案的存在形態(tài)越發(fā)多樣,其中不少進行了電子化、數字化處理,與法律意志相背離。對此,要緊跟時代發(fā)展潮流,進一步修繕法制法規(guī)內容,針對檔案信息化管理特性予以調整或補充,提升其對現實的適用性。在此基礎上,加大對檔案管理相關法律法規(guī)的宣傳,強化醫(yī)院及各級從業(yè)人員的法律意識,深刻理解檔案法規(guī)的一般性條款,充分行使權利和履行義務,在合法合規(guī)的情況下進行創(chuàng)新,如此才能實現該項工作的持續(xù)發(fā)展。

      2.內部控制

      標準化、規(guī)范化是醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展的必然趨勢,并覆蓋到各版塊工作中去,包括管理、業(yè)務、技術等。在此過程中,醫(yī)院檔案信息化管理的標準化要秉持前瞻性、系統(tǒng)性的原則導向,即根據社會宏觀發(fā)展趨勢,科學謀定醫(yī)院檔案信息化管理的未來,充分運用以往的經驗積累,建立健全內控機制體系,并按照系統(tǒng)性原則,關注醫(yī)院檔案信息化管理的流程設計,以“精細化管理”理念為先導,明確崗位工作內容及要求,制定科學的分級、分層戰(zhàn)略目標,勢必能夠取得良好效果。簡單來講,內部控制視角下,醫(yī)院檔案信息化管理標準應當涵括以下幾個板塊:一、數據標準,規(guī)范數據交換格式,確保其在不同媒介載體上的可轉換性,由此來延展電子檔案的功能,使之更好地服務應用,為進一步的醫(yī)院檔案信息化作好鋪墊;二、資源標準,可參照《全國革命歷史檔案數據采集標準》《健康檔案基本架構與數據標準》等規(guī)范,統(tǒng)一檔案資源的收錄、整理及存儲方式,方便日后操作;三、應用標準,給予不同身份相應的權限,提高其安全性。

      (三)應用安全

      1.技術支持

      如上所述,醫(yī)院檔案具有高度的保密性,事關醫(yī)護、病患等的切身利益。醫(yī)院檔案信息化管理在輸出多重便捷服務的同時,在高度開放、自由的虛擬網絡空間形態(tài)下,亦面臨著嚴峻的數據安全威脅,進而可能影響醫(yī)院聲譽。習近平總書記強調,“安全是發(fā)展的保障,發(fā)展是安全的目的?!币虼?,在醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展進程中,安全建設至關重要,并從硬件安全和網絡安全兩個視角切入,充分運用現代科技支持,采取有效防護策略。其中,硬件安全又包括環(huán)境安全、線路安全和設備安全等,任何一環(huán)的疏漏都可能導致數據丟失,進而造成難以估量的損失。對此,要建立健全安全防護條例,指導相關工作人員認真做好日常檢查,及時發(fā)現問題、解決問題,并基于網絡進行數據備份;網絡面臨著黑客攻擊、病毒感染等風險,要定期查驗運行系統(tǒng)漏洞,聘請專業(yè)機構進行升級,并安裝防火墻、360病毒查殺等軟件,予以動態(tài)更新,搭配上嚴格的物理隔離,有效降低網絡安全風險。

      2.意識保障

      人是醫(yī)院檔案信息化管理安全建設的主體和關鍵影響因素??陀^維度上講,伴隨著現代科學技術的發(fā)展,計算機應用系統(tǒng)不斷升級,安全防護舉措越發(fā)完善,但是醫(yī)院檔案信息化管理仍舊面臨著嚴峻的環(huán)境,單純地依靠安全技術存在一定的局限性,提升員工能動意識勢在必行。對此,一方面,要通過強有力的內部控制手段,規(guī)范醫(yī)院檔案信息化管理操作行為,細化各崗位安全責任,配置不同身份對等登錄權限,盡量選擇內網通道進行檔案信息傳輸或交互,并針對其中發(fā)現的問題責任到個人,給予適度懲戒,以此來喚醒他們的安全意識;另一方面,加大對醫(yī)院檔案信息化安全管理的宣傳,組織專題講座活動,并可基于網絡通過圖片、視頻、動畫等方式,形象呈現醫(yī)院檔案信息化安全風險造成的危害,針對性地講解相關應急解決方案,從而有效提升員工的安全防護能力。如此,唯有建立起醫(yī)院全體員工堅固的“安全意識”防護網,充分調動各級力量,有機地貫穿于各環(huán)節(jié)工作中,才能最大限度地提升醫(yī)院檔案信息化管理安全性。

      (四)人才專業(yè)

      1.優(yōu)化結構

      新經濟常態(tài)下,人才作為驅動社會發(fā)展的中軸,亦是醫(yī)院檔案信息化管理實現的重要保障。從某種維度上講,醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展,是“科技+”創(chuàng)新的過程,對從業(yè)人才提出了較高的素質素養(yǎng)水平要求,包括知識結構、職業(yè)道德、專業(yè)技能以及信息認識等。因此,醫(yī)院應當樹立高度的人才戰(zhàn)略意識,將之作為檔案信息化管理發(fā)展的關鍵資源,結合自身實際情況,面向開放、自由的經濟市場,主動吸引高端人才就業(yè),在優(yōu)化檔案管理隊伍結構的同時,為之灌入源源不斷的活力。醫(yī)院檔案信息化發(fā)展過程中,要緊密結合自身工作實際,明確相關崗位職能,進而科學判別所需求的人才類型,包括管理人才、創(chuàng)新人才亦或應用人才,從而以定向招錄的方式,在全面、客觀考量應聘者綜合素質水平的基礎上,擇優(yōu)錄取。另外,基于定崗定責,編制科學的薪酬管理制度,加強人本關懷滲透,幫助員工解決日常生活、工作中的問題,既要引進人才,又需留住人才,逐步推動檔案管理隊伍的“年輕化”,為信息化發(fā)展鋪筑厚實的基礎。

      2.加強培訓

      醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展作為一項龐雜的系統(tǒng)化工程,過程中面臨著重重機遇和挑戰(zhàn),由于前期經驗積累不足,實踐中無可避免地會出現問題。因此,要以動態(tài)發(fā)展的眼光審視醫(yī)院檔案信息化,從不同的方位視角對整個實踐過程進行審查,在積累有益經驗的同時,及時發(fā)現其中遇到的問題,進而反思員工的短板或不足,繼而有針對性地組織多樣化的培訓活動?;诖?,緊密關注檔案信息化管理領域的動態(tài),及時更新從業(yè)職工的思想理念,不斷充實他們的知識涵養(yǎng)結構,搭建良好的互動發(fā)展平臺,共享有效工作經驗,激勵創(chuàng)新創(chuàng)造的同時,提升職工的崗位適應能力,從而使之做出更大貢獻。同時,對于員工個體而言,亦需不斷加強自主學習和終身學習,了解醫(yī)院檔案信息化管理的必然趨勢,善于通過網絡、培訓等多種渠道,開拓知識視界,保持與時代發(fā)展同步,并從中汲取有益經驗,在不斷的工作實踐中淬煉和升華,最終尋求一套符合醫(yī)院檔案信息化管理需求的方法體系,以此來突出工作價值,這是個體追求職業(yè)發(fā)展的重要路徑。

      四、結語

      總而言之,醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展十分重要和必要,作為一項龐雜的系統(tǒng)化工程,首先要了解醫(yī)院檔案的基本特性特點,基于對其現實踐行情況的分析,堅持問題導向功能,從裝備先進、制度健全、應用安全以及人才專業(yè)等維度視角切入,采取一系列有效發(fā)展戰(zhàn)略,最大限度地發(fā)揮檔案的應有價值。筆者希望學術界持續(xù)關注此類課題研究,善于從不同維度視角切入,結合實際情況,有針對性地提出更多有效的醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展策略,使之價值得到進一步挖掘。

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