對(duì)煤炭企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)轉(zhuǎn)型的探討

侯 樂(lè)

(中煤西安設(shè)計(jì)工程有限責(zé)任公司，陜西 西安 710054)

0 引言

在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)早已經(jīng)滲透到經(jīng)濟(jì)生活中的各個(gè)方面，以信息技術(shù)為驅(qū)動(dòng)的組織管理升級(jí)和轉(zhuǎn)型是各個(gè)企業(yè)提升生產(chǎn)效率和競(jìng)爭(zhēng)力、保持發(fā)展的重要途徑。其中采購(gòu)管理的數(shù)字化是近期被廣泛關(guān)注和進(jìn)行改革提升的重要環(huán)節(jié)。煤炭企業(yè)是我國(guó)能源供給重要的支柱，由于其特殊的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，使得煤炭企業(yè)的采購(gòu)物資具有數(shù)量大、品類多、消耗快等特征，這對(duì)企業(yè)的采購(gòu)管理就有著更高更多的要求，在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式下容易出現(xiàn)效率低下、成本難控制、供應(yīng)商信息混亂、庫(kù)存不合理等影響企業(yè)效益的諸多問(wèn)題。相比傳統(tǒng)的采購(gòu)手段，引入數(shù)字化管理的采購(gòu)可以有效地提高工作效率，提升管理的智能化水平，降低采購(gòu)成本[1]，從而使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中擁有更強(qiáng)的生命力。

1 煤炭企業(yè)采購(gòu)的特點(diǎn)

對(duì)于煤炭企業(yè)來(lái)講，物資采購(gòu)及管理是其生產(chǎn)的首要流程，設(shè)備、物資采購(gòu)管理需要保持非常良好的水平，才可以保證企業(yè)正常生產(chǎn)。由于煤炭生產(chǎn)過(guò)程復(fù)雜，生產(chǎn)環(huán)節(jié)繁復(fù)，造成其采購(gòu)及管理具有以下的特點(diǎn)。

1.1 采購(gòu)品類眾多，采購(gòu)數(shù)量較大

從礦下采掘運(yùn)輸設(shè)備、開(kāi)采后的洗選設(shè)備等大型機(jī)械裝備，到電氣儀器儀表、礦用五金等物料物資，煤炭企業(yè)的采購(gòu)品類相比其他生產(chǎn)類企業(yè)偏多。據(jù)統(tǒng)計(jì)，陜西煤炭企業(yè)的采購(gòu)涉及到的設(shè)備和物資品類多達(dá)10萬(wàn)種[2]。煤炭企業(yè)生產(chǎn)相關(guān)的采購(gòu)主要有2類，一類是直接參與生產(chǎn)的主要設(shè)備及配件，另一類是輔助生產(chǎn)的物資物料[3]。其中第1類主要是指跟采煤、掘進(jìn)、巷道支護(hù)等生產(chǎn)相關(guān)的設(shè)備和材料，第2類主要包含如勞保產(chǎn)品、辦公用品等輔助物料[4]。不同類型的設(shè)備和物資對(duì)應(yīng)著不同的采購(gòu)渠道以及采購(gòu)管理方式，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料及工作跟進(jìn)內(nèi)容，這樣對(duì)采購(gòu)人員及管理水平就有著很高的要求。

1.2 采購(gòu)成本高昂，資金占用率高

煤炭生產(chǎn)中所需的大型設(shè)備普遍價(jià)格高昂，而且相關(guān)配件損耗率大，需要足夠和靈活庫(kù)存儲(chǔ)備，同時(shí)采購(gòu)所涉及的整體品類多、數(shù)量大，采購(gòu)成本占整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本的比例非常大，所以采購(gòu)端對(duì)品質(zhì)、成交金額、購(gòu)貨周期的把控對(duì)企業(yè)的效益有著很大的影響。

1.3 采購(gòu)、物流、庫(kù)存相互配合度要求高

煤炭生產(chǎn)中很多配件以及物資消耗大，且消耗速度快，這就需要采購(gòu)、物流和庫(kù)存多個(gè)環(huán)節(jié)銜接緊密。一方面，采購(gòu)過(guò)量，造成資金和庫(kù)存壓力，采購(gòu)過(guò)慢或者物流因素影響配送周期，則會(huì)造成庫(kù)存短缺從而影響生產(chǎn)進(jìn)程；另一方面，如果庫(kù)存信息反饋不及時(shí)或不準(zhǔn)確，同樣會(huì)造成采購(gòu)滯后等問(wèn)題。所以采購(gòu)雖然是生產(chǎn)前段的一個(gè)環(huán)節(jié)，但并非是獨(dú)立的，需要基于物流、庫(kù)存以及生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和管理。

1.4 采購(gòu)方式途徑多樣化，供應(yīng)商管理難度大

由于煤炭企業(yè)采購(gòu)所涉品類眾多，其中包含主要以招標(biāo)形式采購(gòu)的大型機(jī)械設(shè)備，也包含根據(jù)生產(chǎn)需求進(jìn)行采購(gòu)的定制類產(chǎn)品，還有可以通過(guò)電商平臺(tái)進(jìn)行交易的通用配件或物資。不同的物資需求對(duì)應(yīng)著不同的采購(gòu)方式和渠道，同時(shí)也意味著供應(yīng)商數(shù)量和類型也會(huì)非常多，每個(gè)不同的采購(gòu)渠道都有不同交易類型、物流方式等。采購(gòu)中產(chǎn)生繁雜的工作內(nèi)容如詢價(jià)對(duì)比、供應(yīng)商篩選、合同條款商定、綜合數(shù)據(jù)和信息處理等等，對(duì)采購(gòu)人員及企業(yè)的采購(gòu)管理造成很大的挑戰(zhàn)。

2 煤炭企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)有主要問(wèn)題

改革開(kāi)放以來(lái)，經(jīng)過(guò)數(shù)十年的發(fā)展，大多數(shù)煤炭企業(yè)已經(jīng)建立了相對(duì)完善的采購(gòu)相關(guān)制度措施以及相對(duì)穩(wěn)定的方法和流程，但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的采購(gòu)方式則凸顯出很多的問(wèn)題。

2.1 管理流程繁瑣，采購(gòu)效率低

大多數(shù)煤炭企業(yè)的采購(gòu)管理還停留在人工管理階段，通常流程節(jié)點(diǎn)多、操作事務(wù)繁雜，這樣的低信息化程度容易導(dǎo)致重復(fù)性勞動(dòng)偏高，對(duì)采購(gòu)人員的需求數(shù)量較大，且工作效率低下。同時(shí)采購(gòu)訂單的分散性，使得總體采購(gòu)的數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)匯總，容易造成庫(kù)存積壓、資金流動(dòng)性差等問(wèn)題。

2.2 缺乏數(shù)據(jù)支撐，采購(gòu)成本高

雖然大多企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作有完整的制度和流程要求，但是采購(gòu)工作的成效主要基于人員個(gè)體的工作規(guī)范程度和能力大小。缺乏詢價(jià)對(duì)比、市場(chǎng)調(diào)查的情況也比較普遍，使得采購(gòu)管理所需要的數(shù)據(jù)信息缺失，不能夠良好的支撐采購(gòu)決策或相關(guān)策略。加上采購(gòu)過(guò)程信息封閉、不透明等原因，通常會(huì)增加煤炭企業(yè)采購(gòu)成本，限制了資金的流動(dòng)性。

2.3 供應(yīng)商管理缺乏系統(tǒng)規(guī)范

煤炭生產(chǎn)過(guò)程中消耗的物資多達(dá)數(shù)萬(wàn)種，供應(yīng)商數(shù)量龐大，而且每個(gè)供應(yīng)商的市場(chǎng)地位不盡相同[5]。傳統(tǒng)的采購(gòu)系統(tǒng)中，供應(yīng)商選擇范圍小，迭代慢，與每個(gè)供應(yīng)商單一的合作關(guān)系難以形成整體的采購(gòu)策略，詢價(jià)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)價(jià)采購(gòu)多種采購(gòu)模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)模式化管理，采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的價(jià)格、物流、品控情況等數(shù)據(jù)信息不能有效整合，這對(duì)于煤炭企業(yè)來(lái)講，無(wú)疑會(huì)增加資金和人力成本。

3 應(yīng)用數(shù)字化采購(gòu)的必要性

在日新月異的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，市場(chǎng)不斷在變化，加上粗放型到集約型發(fā)展模式的轉(zhuǎn)化，以及環(huán)保等政策的要求，煤炭企業(yè)面臨著很多新的挑戰(zhàn)，需要進(jìn)行生產(chǎn)和管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)來(lái)適應(yīng)新的環(huán)境和發(fā)展趨勢(shì)。其中數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就是通過(guò)數(shù)字化的方式來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的目標(biāo)，把企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理信息的部分甚至全部互聯(lián)網(wǎng)化[6]，利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)和手段來(lái)創(chuàng)造性地提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，解決其面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，增強(qiáng)企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。數(shù)字技術(shù)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)是未來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重點(diǎn)方向，也是煤炭產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的助推器[7]。采購(gòu)是煤炭企業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)下已經(jīng)從原來(lái)單純的生產(chǎn)輔助職能轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾睦麧?rùn)來(lái)源和競(jìng)爭(zhēng)力形成的驅(qū)動(dòng)力[8]。通過(guò)對(duì)采購(gòu)模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效化、智能化、精益化的管理提升。

3.1 提升采購(gòu)及管理工作效率

當(dāng)前市場(chǎng)變化快速，產(chǎn)品更迭、交付的速度越來(lái)越快，這樣對(duì)煤炭企業(yè)的綜合生產(chǎn)管理效率要求越來(lái)越高，其中作為生產(chǎn)能力保障的采購(gòu)工作也面臨同樣的要求。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式受限于時(shí)間和空間的約束，難以有進(jìn)一步提升和改善的空間。另外，采購(gòu)工作中超過(guò)一半的工作屬于事務(wù)性工作，比如記賬、對(duì)賬、合規(guī)化審核等等，對(duì)人力的需求很大。而數(shù)字化的采購(gòu)模式可以突破傳統(tǒng)模式的受限，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，可以進(jìn)行快速的采購(gòu)部署，在線完成從尋源、評(píng)估、談判、訂單執(zhí)行等全部的采購(gòu)過(guò)程，很大程度上釋放了人力成本。采購(gòu)流程得以規(guī)范的同時(shí)企業(yè)內(nèi)部的信息透明化，部門之間的數(shù)據(jù)互通、采購(gòu)項(xiàng)目的審核簽署的效率也會(huì)得到很大的提升。根據(jù)一項(xiàng)對(duì)于大型電力企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的研究數(shù)據(jù)，數(shù)字化采購(gòu)管理系統(tǒng)上線后，通過(guò)嚴(yán)密的計(jì)劃管理，相對(duì)傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)工作方式，從接收招標(biāo)工作聯(lián)系函到評(píng)完標(biāo)平均節(jié)約9天[9]。

3.2 控制支出與節(jié)約成本

通過(guò)數(shù)字化，煤炭企業(yè)可以建立完善的采購(gòu)信息體系，實(shí)現(xiàn)管理的全程可視化。在此體系中可以更直觀地了解各采購(gòu)品類、不同供應(yīng)商的產(chǎn)品及價(jià)格信息、訂單、物流等情況?？梢愿玫匕芽刭Y金使用，在更清晰地了解市場(chǎng)行情的情況下，做出最經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)決策。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立市場(chǎng)價(jià)格預(yù)測(cè)系統(tǒng)，對(duì)不同品類的機(jī)械設(shè)備和物料的價(jià)格、可替代產(chǎn)品、市場(chǎng)波動(dòng)等進(jìn)行分析，可以為煤炭企業(yè)的采購(gòu)決策提供支持，提高采購(gòu)部門的運(yùn)行效率。麥肯錫的一份研究顯示，如果采用數(shù)字化的采購(gòu)計(jì)劃，企業(yè)每年可節(jié)約20%～30%的成本，交易性采購(gòu)可節(jié)省30%的時(shí)間[1]。

3.3 構(gòu)建智慧型供應(yīng)商管理體系

煤炭企業(yè)由于采購(gòu)品類眾多，且各品類之間的差異很大，這樣對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商數(shù)量和類型就很繁雜。數(shù)字化的采購(gòu)管理下，有關(guān)供應(yīng)商的所有信息都會(huì)在大數(shù)據(jù)下進(jìn)行整合，從系統(tǒng)中可以輕松提取每個(gè)品類供應(yīng)商優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品、供應(yīng)商之間價(jià)格和交貨周期的對(duì)比以及供應(yīng)商經(jīng)驗(yàn)狀況、信用水平等信息。通過(guò)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)洞察、預(yù)測(cè)分析、區(qū)塊鏈和人工智能等技術(shù)的運(yùn)用，采購(gòu)部門將變得比以往更簡(jiǎn)單、更智慧且更具戰(zhàn)略性[10]，從而幫助煤炭企業(yè)更高效地選擇合適的供應(yīng)商，做出更科學(xué)的采購(gòu)決策來(lái)提高交易效率、降低成本，同時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

4 煤炭企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)

雖然數(shù)字化采購(gòu)管理的轉(zhuǎn)型對(duì)煤炭企業(yè)整體的改革升級(jí)有著良性的作用和較高的價(jià)值，但是對(duì)傳統(tǒng)模式進(jìn)行變革對(duì)每個(gè)企業(yè)來(lái)講都是極大的挑戰(zhàn)。根據(jù)2017年《福布斯》數(shù)據(jù)，所有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)中，84%的企業(yè)轉(zhuǎn)型失敗，只有很少一部分轉(zhuǎn)型成功[11]。要想順利地實(shí)現(xiàn)成功轉(zhuǎn)型，除了高層的決策，政策性的支持，還需要清晰數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)，找到真正適合企業(yè)自身需求的體系設(shè)計(jì)和規(guī)劃。同時(shí)更需要企業(yè)相關(guān)部門以及員工的積極配合。

4.1 目標(biāo)與流程

每個(gè)煤炭企業(yè)在生產(chǎn)規(guī)模、開(kāi)采方式、經(jīng)營(yíng)類型，以及采掘設(shè)備等方面都存在不同的差異。針對(duì)數(shù)字化采購(gòu)升級(jí)，應(yīng)依據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行轉(zhuǎn)型目標(biāo)的設(shè)定，以及具體改革流程的規(guī)劃。對(duì)采購(gòu)數(shù)字化變革的具體內(nèi)容要做詳細(xì)的研究和制定，明確期望通過(guò)變革可以產(chǎn)生的效益，計(jì)算投入產(chǎn)出比，明晰變革所需投入的成本及所需要的步驟和時(shí)間。一方面，確立目標(biāo)和計(jì)劃后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)就變革轉(zhuǎn)型與政策上的支持，使政策與變革目標(biāo)保持一致，使在數(shù)字化的過(guò)程中，各個(gè)階段的操作有具體的規(guī)則依據(jù)。另一方面，將變革流程具體化，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行操作的細(xì)化，讓變革所涉及的部門和人員都能夠清晰要采取的措施以及工作目標(biāo)，使每個(gè)人的工作方向與整體項(xiàng)目的進(jìn)程高度一致，并將個(gè)人和部門的績(jī)效考評(píng)與整體的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一。

4.2 第三方服務(wù)選擇與合作

數(shù)字化采購(gòu)是建立在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等綜合信息技術(shù)之上的工作管理體系[5]，企業(yè)在轉(zhuǎn)型的過(guò)程中需要通過(guò)第三方的服務(wù)平臺(tái)或者技術(shù)提供商來(lái)最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。煤炭企業(yè)可以根據(jù)自身的規(guī)模來(lái)選擇適合的服務(wù)或模式。中小型企業(yè)根據(jù)采購(gòu)規(guī)模以及轉(zhuǎn)型預(yù)算，可以考慮比較成熟的電商平臺(tái)企業(yè)端，如京東企業(yè)購(gòu)、阿里大企業(yè)采購(gòu)等等，將一些通用物資的采購(gòu)從尋源到訂貨、物流、倉(cāng)儲(chǔ)等部分流程上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。針對(duì)大型煤炭企業(yè)，可以通過(guò)同第三方技術(shù)提供商進(jìn)行合作，完全結(jié)合煤炭生產(chǎn)需求的特點(diǎn)，建立數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部數(shù)據(jù)和信息的大集合，完成從采購(gòu)策略規(guī)劃、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、價(jià)格對(duì)比、供應(yīng)商管理、物流追蹤、訂單和資金管理、庫(kù)存、流程數(shù)據(jù)可視化等全系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

4.3 組織和流程調(diào)整與重塑

數(shù)字化采購(gòu)的轉(zhuǎn)型升級(jí)意味著對(duì)企業(yè)原有采購(gòu)模式的推翻以及新模式的重建。新的模式將大量的工作轉(zhuǎn)移到了互聯(lián)網(wǎng)上，操作的具體方式和步驟發(fā)生了很大的變化。要保證新模式下工作的順利開(kāi)展，需要重新制定底層業(yè)務(wù)的操作流程。與原有模式下的工作流程進(jìn)行比較，詳細(xì)說(shuō)明新的流程發(fā)生了哪些變化，需要哪些新的操作方法和技術(shù)需求，確保每個(gè)執(zhí)行人員能夠理解和運(yùn)用。同時(shí)，數(shù)字化采購(gòu)的轉(zhuǎn)型導(dǎo)致采購(gòu)部門原有的組織結(jié)構(gòu)已不能適應(yīng)新型的管理模式，需要根據(jù)新的管理模式調(diào)整適合的組織結(jié)構(gòu)，使管理更扁平、更高效。

除了上述針對(duì)數(shù)字化采購(gòu)轉(zhuǎn)型需要采取的措施外，煤炭企業(yè)還需要從風(fēng)險(xiǎn)控制、教育培訓(xùn)、跨部門協(xié)調(diào)、技術(shù)評(píng)估等方面進(jìn)行綜合協(xié)作，才能確保變革的順利開(kāi)展和實(shí)施。

5 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)的大趨勢(shì)，作為采購(gòu)占比重的煤炭企業(yè)，傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的市場(chǎng)環(huán)境。將數(shù)字化采購(gòu)轉(zhuǎn)型作為整體數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的切入口，可以有效地提升企業(yè)的采購(gòu)效率，從采購(gòu)端降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，建立一個(gè)智慧型的采購(gòu)管理體系。同時(shí)，數(shù)字化的采購(gòu)轉(zhuǎn)型對(duì)于任何企業(yè)來(lái)講都非一蹴而就的事情，有研究表明我國(guó)大部分煤炭企業(yè)，要完成轉(zhuǎn)型升級(jí)的艱巨任務(wù)大概需要10年左右的時(shí)間[12]。無(wú)論是技術(shù)的引入、人員工作水平的提升，還是整個(gè)采購(gòu)流程的重塑，都需要企業(yè)的高層及管理人員進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，提高整體的管理水平，制定詳細(xì)的改革流程和計(jì)劃；同時(shí)在戰(zhàn)略上進(jìn)行合理統(tǒng)籌，尋求切實(shí)可行的轉(zhuǎn)型路線。