基于SWOT模型的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理分析

袁 海 芳

基于SWOT模型的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理分析

袁 海 芳

（邯鄲市土地儲(chǔ)備中心，河北 邯鄲 056000）

隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的記錄方式和載體形式也發(fā)生了諸多變化，實(shí)現(xiàn)了從甲骨文、金文、石刻到電子檔案的變革。機(jī)關(guān)檔案作為一種寶貴的資源，具有重要的實(shí)用價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化建設(shè)既是適應(yīng)信息化社會(huì)潮流的需要，也是提高檔案管理水平和服務(wù)能力、創(chuàng)新社會(huì)治理方式的現(xiàn)實(shí)要求。

1 機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化及SWOT模型簡介

1.1 機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化

根據(jù)2019年實(shí)施的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，機(jī)關(guān)檔案指的是在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化是指運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、高速掃描以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等，將機(jī)關(guān)紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件或者已經(jīng)歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與電子檔案的信息化轉(zhuǎn)化兩個(gè)過程[1]。數(shù)字化檔案呈現(xiàn)出容量大、內(nèi)容豐富、方便快捷、容易更改與資源共享等特點(diǎn)，目前正朝著信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案檢索智能化、用戶使用方便化等方向發(fā)展。

1.2 SWOT模型

SWOT模型（也稱TOWS分析法、道斯矩陣）即態(tài)勢分析法，是競爭情報(bào)分析中常用的方法之一。所謂SWOT分析，是指通過調(diào)查研究，將與研究對象相關(guān)的優(yōu)勢（Strength）、劣勢（Weakness）、機(jī)會(huì)（Opportunity）、威脅（Threat）四大基本要素依照矩陣形式進(jìn)行排列，并通過兩兩匹配的方式把不同要素組合起來加以分析，從而得出一系列具有決策性的結(jié)論的研究方法[2]。在SWOT模型廣泛運(yùn)用的背景下，本文基于該模型，對現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以期為機(jī)關(guān)高效開展檔案管理，提升檔案利用效能提供參考。

2 基于SWOT模型的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

2.1 優(yōu)勢分析

機(jī)關(guān)檔案部門掌握著機(jī)關(guān)黨群工作、人事變動(dòng)、行政管理等多種類型豐富的資料，為機(jī)關(guān)的高效運(yùn)行與人事管理提供了強(qiáng)有力的資源保障。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案部門已從原來的以紙質(zhì)檔案為主體的實(shí)體檔案管理發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種資源互相融合的實(shí)體與虛擬并存的資源庫管理。與此同時(shí)，目前行政機(jī)關(guān)大量的行政審批和行政許可均在網(wǎng)絡(luò)上完成，公共資源市場化交易、公共權(quán)力的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行等過程中產(chǎn)生和形成了大量電子化、數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化能夠全面、及時(shí)地為社會(huì)治理提供最基礎(chǔ)、最原始的數(shù)據(jù)、憑證材料，為依法管理國家事務(wù)、社會(huì)事務(wù)以及提高自身依法行政水平提供了保障。

2.2 劣勢分析

2.2.1 對機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度不夠

機(jī)關(guān)檔案管理工作具有內(nèi)部性、封閉性、保密性、延續(xù)性的特點(diǎn)，短時(shí)間內(nèi)難以凸顯工作成績。同時(shí)，受限于地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、機(jī)關(guān)人員編制、傳統(tǒng)觀念等因素，導(dǎo)致機(jī)關(guān)在涉及檔案管理的人財(cái)物投入相對較少，使得基層檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)發(fā)展緩慢、不均衡的現(xiàn)象。

2.2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

統(tǒng)一完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是做好機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的前提和基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)共享的保障。這里主要存在兩方面的問題：其一，雖然國家和各省均出臺(tái)了關(guān)于電子文件歸檔、人事檔案管理等方面的規(guī)定，但是這些規(guī)定站位宏觀，缺少具體的操作性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各個(gè)機(jī)關(guān)在實(shí)際操作中執(zhí)行各自約定俗成的標(biāo)準(zhǔn)，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息跨區(qū)域流通與共享。其二，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，出現(xiàn)了各式各樣新的載體的檔案資料。這些新興事物的收集、歸檔需要全新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。以數(shù)碼照片為例，目前國家檔案局的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》規(guī)范中，沒有明確規(guī)定照片拍攝者與檔案人員的責(zé)任分工、照片檔案的組號(hào)選定以及軟件管理方法等內(nèi)容。

2.2.3 缺少檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才

在機(jī)關(guān)各個(gè)業(yè)務(wù)科室中，檔案管理部門一般處于弱勢地位，人員配備力量薄弱，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理要求的專業(yè)人才更是稀少?，F(xiàn)實(shí)工作中，除了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或團(tuán)體，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理的重要性與專業(yè)性，從事檔案管理的人員多是即將退休或者年齡較大的工作人員，缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，沒有做到及時(shí)跟進(jìn)學(xué)習(xí)最新檔案管理?xiàng)l例與標(biāo)準(zhǔn)，不能滿足國家對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。

2.2.4 檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)備落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)的信息化與檔案信息的數(shù)據(jù)化成為當(dāng)前乃至未來一段時(shí)間的發(fā)展趨勢。但是現(xiàn)實(shí)生活中，機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化管理相對滯后，表現(xiàn)在一些機(jī)關(guān)開展檔案數(shù)字化的時(shí)間較晚，沒有及時(shí)配備或開發(fā)相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，檔案管理人員的管理理念和專業(yè)技能不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)檔案數(shù)字化水平較低的問題。

2.2.5 檔案管理數(shù)字化安全力量薄弱

機(jī)關(guān)檔案承載著黨和國家的秘密，所以做好檔案資料的保密工作對于檔案數(shù)字化管理提出了挑戰(zhàn)。目前，由于檔案專業(yè)性的需求，一些機(jī)關(guān)采用外包的方式進(jìn)行檔案管理，但是也出現(xiàn)了檔案泄密的事件，檔案數(shù)字化管理的安全問題亟需引起重視。

2.3 機(jī)會(huì)分析

2.3.1 制度保障指明方向

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”2021年5月31日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展指明了主要任務(wù)、發(fā)展目標(biāo)與行動(dòng)路徑。規(guī)劃要求，加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，大力推進(jìn)“增量電子化”，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸、電子檔案應(yīng)收盡收；繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，中央和國家機(jī)關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到80%，加快推進(jìn)對重要檔案數(shù)字化成果進(jìn)行文字識(shí)別和語音識(shí)別。

2.3.2 法律保障日益健全

1987年，第六屆全國人大常委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過了《中華人民共和國檔案法》。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，國家主席習(xí)近平簽署第四十七號(hào)主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。隨著新《檔案法》的頒布實(shí)施，檔案管理的制度設(shè)計(jì)、內(nèi)容建設(shè)、日常管理等有了更加明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，逐步構(gòu)建起以檔案法為核心，若干檔案行政法規(guī)和檔案行政規(guī)章組成的互相聯(lián)系與協(xié)調(diào)的檔案法規(guī)體系。

2.3.3 信息化技術(shù)不斷進(jìn)步

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能為代表的新興技術(shù)，使社會(huì)各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變革。這一方面帶了檔案管理理念的更新，表現(xiàn)在由以往的封閉式管理趨向于參與式、共享式管理，更加注重檔案資源的利用效力與效能；另一方面，變革了檔案管理的設(shè)備、內(nèi)容和形式，如何提高檔案的利用率、提高服務(wù)效能就成為新時(shí)期需要解決的命題。

2.4 威脅分析

2.4.1 安全問題

長期以來，機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)行的是內(nèi)向型、封閉式管理，保密要求十分嚴(yán)格。然而，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案在收集、管理、保存、利用、移交等環(huán)節(jié)增加了外部的風(fēng)險(xiǎn)性。檔案管理系統(tǒng)一旦受到計(jì)算機(jī)黑客的攻擊，將導(dǎo)致信息泄密，甚至于影響社會(huì)的安全穩(wěn)定。

2.4.2 真實(shí)性問題

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子檔案的形式不斷豐富，除了原始的實(shí)物憑證、一手資料外，還出現(xiàn)了照片、視頻、音頻等多種媒體混合的檔案資料。檔案載體的多樣化在一定程度上可以豐富檔案的內(nèi)容，提高檔案的價(jià)值和保存度，但是PS、人工智能換臉等技術(shù)的發(fā)展也給檔案收集與鑒別工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。這些失真的材料，會(huì)影響檔案記錄的真實(shí)性，誤導(dǎo)機(jī)關(guān)單位的人事考核、方案決策等，影響機(jī)關(guān)單位的高效率管理。

3 提高機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的建議

3.1 加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理工作的重視

第一，認(rèn)真貫徹落實(shí)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》、新《檔案法》，把推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字建設(shè)納入到本單位長期重點(diǎn)工作之中，統(tǒng)籌做好檔案數(shù)字化建設(shè)的短、中長期發(fā)展規(guī)劃，明確機(jī)關(guān)檔案管理的目標(biāo)任務(wù)與實(shí)現(xiàn)路徑。

第二，將機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)納入機(jī)關(guān)日常辦公之中，加強(qiáng)檔案管理的宣傳教育。一方面，組織機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，擴(kuò)大檔案管理工作的知曉度，提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度；另一方面，通過加強(qiáng)日常教育、開展“檔案知識(shí)活動(dòng)月”、樹立先進(jìn)典型等多種方式，培養(yǎng)機(jī)關(guān)干部檔案管理的自覺意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在單位內(nèi)部營造“時(shí)時(shí)關(guān)心檔案，事事皆可歸檔”的良好氛圍。

第三，積極爭取檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，將此類費(fèi)用固定列為機(jī)關(guān)每年預(yù)算之中，通過購置先進(jìn)的檔案管理硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施，更好地適應(yīng)新形勢下機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

3.2 建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

為了適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代檔案收集、管理和利用的現(xiàn)實(shí)需求，制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)尤為重要。其一，建議國家檔案局與國家機(jī)關(guān)部委立足機(jī)關(guān)部門實(shí)際，根據(jù)不同檔案管理使用權(quán)限制定出適應(yīng)我國各類機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的標(biāo)準(zhǔn)體系和工作規(guī)范，用以指導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的貫徹落實(shí)；其二，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，逐步更新完善數(shù)字化檔案管理相關(guān)規(guī)范。對于現(xiàn)行規(guī)定沒有覆蓋的新型檔案形式，出臺(tái)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理概念術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化、代號(hào)代碼的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化與檔案查閱利用標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化事業(yè)快速發(fā)展。

3.3 夯實(shí)人才支撐，壯大專業(yè)管理隊(duì)伍

首先，堅(jiān)持“引進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合的原則，加大檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)力度，在機(jī)關(guān)單位招聘中適時(shí)增加檔案管理的編制，選擇一批政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的人員專職從事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的專業(yè)化。其次，堅(jiān)持每年制定檔案管理學(xué)習(xí)要點(diǎn)和培訓(xùn)計(jì)劃，邀請專門從事檔案管理的高校老師、專業(yè)人士開辦檔案管理大講堂、檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)等，更新檔案管理理念，提高檔案管理水平，形成“時(shí)時(shí)考慮歸檔，事事皆可成檔”的良好氛圍。最后，鼓勵(lì)、支持檔案管理人員外出學(xué)習(xí)與繼續(xù)深造，緊跟檔案管理的時(shí)代要求，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，持續(xù)推動(dòng)檔案管理事業(yè)的高效可持續(xù)發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控，確保檔案管理安全

機(jī)關(guān)檔案涉及國家行政機(jī)關(guān)的諸多工作秘密，因此做好機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案的安全防護(hù)工作尤為重要。一是根據(jù)國家和上級機(jī)關(guān)關(guān)于檔案安全管理的要求和規(guī)則，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際工作的開展情況，因地制宜制定本機(jī)關(guān)具體的檔案安全保密制度和保障體系，建立由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的工作小組，明確責(zé)任到具體處室和工作人員，規(guī)范檔案工作流程與安全監(jiān)管；二是加強(qiáng)檔案信息資料的存儲(chǔ)安全監(jiān)管，選擇具有相關(guān)資質(zhì)且有一定經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)公司來承包檔案的數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)，定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，修補(bǔ)漏洞，提高檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。同時(shí)，對數(shù)字檔案實(shí)行“云備份”制度，嚴(yán)格執(zhí)行“涉密不上網(wǎng)”的規(guī)定，筑牢檔案管理的防火墻，防止出現(xiàn)數(shù)字檔案遭遇病毒襲擊，出現(xiàn)泄密事件等事故。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展不僅豐富了檔案管理的載體與形式，同時(shí)也為檔案數(shù)字化管理指明了新方向。本文通過使用SWOT分析法，從實(shí)際出發(fā)，深入分析了目前機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會(huì)與威脅。機(jī)關(guān)單位只有充分發(fā)揮自身豐富文獻(xiàn)資源、穩(wěn)定的組織架構(gòu)的優(yōu)勢，借助制度、法律和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的機(jī)會(huì)，才能更好地克服各種劣勢，避免威脅，適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，為提高機(jī)關(guān)數(shù)字化建設(shè)乃至國家治理能力與效力貢獻(xiàn)力量。

[1] 劉金湘.機(jī)關(guān)檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].檔案天地,2017(3):53.

[2] 司馬懿茹,等.基于SWOT模型的高校嵌入式學(xué)科服務(wù)路徑選擇[J].蘭臺(tái)世界,2022(4):127.

責(zé)任編校：曹迎春