新形勢下加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室職能管理的探究

徐海霞

（四川鑫順礦業(yè)股份有限公司，四川 成都 610051）

一、國有企業(yè)辦公室職能管理概述

國有企業(yè)辦公室是協(xié)調(diào)國有企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)問題的綜合辦公行政部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)企業(yè)行政類機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作，在國有企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，是保證國有企業(yè)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部門，是聯(lián)系各部門之間的樞紐。作為國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部重要的業(yè)務(wù)助手，辦公室人員需要認(rèn)真把握企業(yè)大局，服務(wù)黨委領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)好基層工作的指導(dǎo)原則，做好本職工作相關(guān)環(huán)節(jié)的服務(wù)工作。從具體職能方面劃分來說，國有企業(yè)辦公室承擔(dān)起了政府服務(wù)、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和督辦等工作內(nèi)容。我們應(yīng)當(dāng)知道國有企業(yè)發(fā)展是我們國民經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展大局中非常重要的一部分，同一般企業(yè)相比，工作方式內(nèi)容和工作管理方法模式仍存在明顯的體制差異性，這一點(diǎn)就需要各級辦公室及管理崗位人員要按照新時(shí)期任務(wù)下，及時(shí)對各類辦公室職能及其管理辦法進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新改進(jìn)和動態(tài)調(diào)整，以真正符合我們新時(shí)代企業(yè)發(fā)展規(guī)律的客觀需求，讓廣大國有企業(yè)工作得到全面進(jìn)一步發(fā)展。國有企業(yè)辦公室的規(guī)范化職能管理是使用科學(xué)的理論知識、實(shí)踐技能、工具和方法，通過有效的人際溝通和協(xié)調(diào)，整合所有資源的管理目標(biāo)和需求。國有企業(yè)辦公室人員的協(xié)調(diào)工作非常重要，如果協(xié)調(diào)不好各方面的關(guān)系，那就很容易發(fā)生推諉扯皮的事情，甚至?xí)霈F(xiàn)管理上的錯(cuò)位。在辦公室職能管理工作中會遇到很多突發(fā)的事情，不能只憑借工作經(jīng)驗(yàn)來解決，還需要一定的管理水平和理論水平來規(guī)范化管理。國有企業(yè)辦公室職能管理具有以下幾個(gè)方面：

1.對上下各部門工作進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)。國有企業(yè)對上下部門的協(xié)調(diào)管理工作是指在各部門之間進(jìn)行傳達(dá)消息、促進(jìn)相互溝通，解決部門之間的矛盾，維護(hù)各部門關(guān)系。從某種程度上來講，國有企業(yè)辦公室在國有企業(yè)中起著橋梁的作用，是聯(lián)系上下各部門之間的樞紐。

2.平行協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間業(yè)務(wù)的垂直管理分工和協(xié)調(diào)。國有企業(yè)辦公室工作人員除了應(yīng)該對所屬企業(yè)之間的垂直上下級部門工作進(jìn)行全面有效系統(tǒng)的協(xié)作溝通，還要注重對其平行部門進(jìn)行組織人員關(guān)系的有效協(xié)調(diào)管理和部門工作職能的綜合協(xié)調(diào)，對其各部門人員進(jìn)行規(guī)范的組織管理，解決企業(yè)平行各部門成員之間發(fā)生的各類矛盾和相關(guān)業(yè)務(wù)溝通銜接問題，達(dá)到協(xié)調(diào)各部門職能發(fā)展的整體平衡，使得單位各部門都能夠凝聚形成團(tuán)結(jié)統(tǒng)一協(xié)調(diào)的核心力量，共同來推動企業(yè)整個(gè)垂直單位之間的進(jìn)步。

3.協(xié)調(diào)國有企業(yè)與外部之間聯(lián)系。辦公室工作職能還應(yīng)該包括對外投資管理等的具體協(xié)調(diào)。隨著近幾年我國地方經(jīng)濟(jì)社會各項(xiàng)事業(yè)的較快速向前發(fā)展和中國市場經(jīng)濟(jì)一體化的大發(fā)展與需求，國有企業(yè)與其他各類企業(yè)協(xié)調(diào)的關(guān)系也變得越來越復(fù)雜。協(xié)調(diào)國有企業(yè)和與社會其他各種企業(yè)間的利益關(guān)系，也是企業(yè)辦公室工作管理重要的一種工作職能。國有企業(yè)辦公室也要注重同當(dāng)?shù)仄渌笾行推髽I(yè)主管部門以及地方政府部門間的良好協(xié)同關(guān)系，國有企業(yè)辦公室以外的政府工作部門人員應(yīng)該是我們整個(gè)國有企業(yè)的共同代表，負(fù)責(zé)收集傳遞廣大企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的反饋意見，從而也可以借此實(shí)現(xiàn)一種良好外部協(xié)同服務(wù)關(guān)系來達(dá)到促進(jìn)國家共同繁榮的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、新形勢下加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室職能管理的重要性

在如今日趨激烈的今天，國有企業(yè)也逐漸成為世界經(jīng)濟(jì)競爭的關(guān)鍵，是市場經(jīng)濟(jì)體制的有機(jī)組成部分。國有企業(yè)辦公室職能管理應(yīng)該在當(dāng)代企業(yè)管理中具有調(diào)度、指揮和服務(wù)的基本職能。作為行政中樞，做好國有企業(yè)辦公室工作有著非常深遠(yuǎn)的意義，更需要扎實(shí)的態(tài)度。過硬的綜合素質(zhì)以及科學(xué)完善的管理才能。國有企業(yè)辦公室的職能管理非常重要，任務(wù)也非常間距。辦公室職能管理工作的范圍也十分廣泛，既要負(fù)責(zé)搜集第一時(shí)間的精準(zhǔn)信息，輔助企業(yè)管理層做出決策，又需要安排好辦公，反饋真實(shí)情況，掌握上傳下達(dá)的技巧，搞好協(xié)調(diào)交流。根據(jù)辦公室工作的內(nèi)容以及工作性質(zhì)需求，企業(yè)往往都會將辦公室設(shè)置為窗口部門，來處理繁瑣的工作內(nèi)容以及其他比較瑣碎的事情。國有企業(yè)辦公室是企業(yè)進(jìn)行各種管理工作的大腦，負(fù)責(zé)管控和維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)行，并且還要為高層領(lǐng)導(dǎo)提供企業(yè)發(fā)展決策的工作支持和數(shù)據(jù)整理。為了保證辦公室的工作質(zhì)量，必須加強(qiáng)和完善辦公室管理職能，促進(jìn)各項(xiàng)政務(wù)、事務(wù)以及服務(wù)工作規(guī)范化開展。

（一）有利于簡化國有企業(yè)辦公室的工作流程

根據(jù)我國政府相關(guān)管理政策法規(guī)和現(xiàn)階段我國發(fā)展的客觀國情，我國眾多的國有企業(yè)目前都是具有較大經(jīng)營發(fā)展建設(shè)規(guī)模的，這就讓企業(yè)辦公室日常管理工作具有更多具體職能，涉及著較多領(lǐng)域的行政工作范圍，比如經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)的調(diào)研制定、企業(yè)文化活動的推廣宣傳、行政工作事務(wù)的組織管理等。換句話來說，我國國有企業(yè)每年的日常工作量已經(jīng)比較龐大，除了進(jìn)行一些基礎(chǔ)性和輔助性工作任務(wù)外，還時(shí)常需要處理一些較為瑣碎復(fù)雜的事情，突發(fā)情況也比較常見，這些情況都增加了辦公室的難度程度。因此要加強(qiáng)國有企業(yè)職工對辦公室工作內(nèi)容的認(rèn)識，適時(shí)分解任務(wù)，安排專人負(fù)責(zé)，簡化流程，提高工作效率，這將是今后開展工作研究的一項(xiàng)重點(diǎn)。

（二）為決策者提供有效的依據(jù)

對于一些國有企業(yè)辦公室來說，每天都要負(fù)責(zé)處理多方面的政務(wù)工作，這實(shí)際上就是要求辦公室人員掌握大量相關(guān)的工作信息和相關(guān)數(shù)據(jù)，比如掌握企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際經(jīng)營情況。這基本上可以直接為領(lǐng)導(dǎo)層提供多方面信息服務(wù)和工作數(shù)據(jù)信息上的支持，保證一些國有企業(yè)辦公業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。

（三）有利于提高辦公室的整體工作效率

對于國有企業(yè)辦公室來說，管理工作比較復(fù)雜，因此就容易出現(xiàn)工作上的疏漏和疏忽，這就要求辦公室對整理工作進(jìn)行針對性地劃分，讓辦公室人員熟悉和清楚自己的工作職能和范圍。建立各項(xiàng)工作的辦公流程和相關(guān)規(guī)章制度，在這種辦公室環(huán)境下，才能提高辦公室的整體工作效率和工作能力。

（四）保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶

由于辦公室工作的職能，任何一個(gè)單位都往往將行政管理崗位設(shè)置在窗口位置上，同時(shí)處理著很多繁瑣的事情。雖然辦公室工作有重復(fù)、瑣碎，但是卻代表著一個(gè)企業(yè)的形象。人們的習(xí)慣也是從窗口來看全面，對這個(gè)企業(yè)的整體服務(wù)進(jìn)行評價(jià)。我們以日常工作中的電話轉(zhuǎn)接工作為例，表面上是按部就班的工作，但是卻是在第一時(shí)間內(nèi)反映了企業(yè)的第一形象，包括各種情況的反映、通訊、上傳下達(dá)。只有對單位的整體情況了然于心，同時(shí)研究說話的語氣，注意說話的態(tài)度，才能讓來電者滿意和信服，給人留下良好的形象，所以辦公室行政人員不僅影響和代表了辦公室工作，還關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的威信和形象。

（五）促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門協(xié)調(diào)運(yùn)作的潤滑劑

從辦公室的整體效率來看，其他部門僅僅是負(fù)責(zé)本部門的各項(xiàng)專職工作，而對各環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)的銜接以及準(zhǔn)確合理的溝通，都需要依靠辦公室進(jìn)行解決和處理。只有對行政管理工作職能和位置有充分的理解和認(rèn)識，才能做好各項(xiàng)工作，才能服務(wù)于各基層部門。辦公室行政管理人員應(yīng)該梳理全方位的服務(wù)理念，進(jìn)一步提高辦事效率，促進(jìn)各個(gè)部門和各項(xiàng)工作科學(xué)有序的開展和進(jìn)行。

三、新形勢下加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室職能管理策略

（一）正確定位、明確目標(biāo)、做好頂層設(shè)計(jì)

企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的最高行動目標(biāo)和最高指南，國有企業(yè)辦公室根據(jù)企業(yè)定位，牽頭或協(xié)助制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，做好頂層設(shè)計(jì)，保障企業(yè)落實(shí)職能管理、資產(chǎn)保值增值、利潤持續(xù)增長、職工收入和福利提高、實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)利益最大化。

（二）圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行辦公室日常工作的優(yōu)化改革

國有企業(yè)辦公室要具有高度的政治敏感度，要始終保持清醒的頭腦，要在學(xué)習(xí)和把握中央會議精神上走在前列，做好帶頭作用。辦公室要對上級部門的各項(xiàng)決策、部署和安排先行一步，深刻理解。辦公室要深化國有企業(yè)各項(xiàng)改革政策把握準(zhǔn)確，了解詳細(xì)。國有企業(yè)辦公室要在日常工作中緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略核心，進(jìn)行優(yōu)化改革，堅(jiān)持將黨的建設(shè)、安全生產(chǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營和項(xiàng)目管理等一系列工作有機(jī)地進(jìn)行融合，有效進(jìn)行溝通。

（三）健全內(nèi)部管理機(jī)制，科學(xué)進(jìn)行內(nèi)部分工

國有企業(yè)辦公室需要健全內(nèi)部管理機(jī)制，圍繞內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能分工進(jìn)行改革創(chuàng)新，從而推動辦公室管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。我們從國有企業(yè)辦公室的職責(zé)范圍進(jìn)行分析，辦公室工作人員需要完成企業(yè)內(nèi)部的綜合分析工作，收集內(nèi)部各項(xiàng)信息，并為相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供咨詢服務(wù)等。因?yàn)閲衅髽I(yè)辦公室所涉及的工作內(nèi)容比較繁瑣，種類復(fù)雜，因此需要辦公室就部門職能進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo)。我們從具體情況角度分析，辦公室應(yīng)該重新審視企業(yè)內(nèi)部的組織網(wǎng)絡(luò)，明確劃分相關(guān)聯(lián)的各個(gè)部門權(quán)責(zé)，并且細(xì)化到不同的崗位以及工作人員上，將所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行細(xì)致化，這樣才能確保能夠順利開展和推動不同業(yè)務(wù)部門的工作，防止因權(quán)責(zé)不清出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況。

（四）制定精細(xì)化管理規(guī)劃，以制度促落實(shí)

國有企業(yè)辦公室要對企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展任務(wù)進(jìn)行精細(xì)化規(guī)劃，特別要重點(diǎn)關(guān)注工作實(shí)施的情況，認(rèn)真把握工作進(jìn)度和負(fù)責(zé)人具體情況，保證能夠按時(shí)保質(zhì)地完成工作目標(biāo)，對一些落實(shí)不夠的地方提出督辦警示。同時(shí)推進(jìn)辦公室制度體系的建設(shè)，抓好制度的執(zhí)行，任務(wù)的分解，建立合理科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按制度辦事，以制度促進(jìn)落實(shí)，不斷提高工作質(zhì)量。

（五）加強(qiáng)公文監(jiān)督管理

做好公文監(jiān)督工作，這不僅需要完善公文辦理機(jī)制，安全高效地做好文件傳閱，并遵循一些基本原則。一是遵循急件急辦的原則，對于緊急文件，要第一時(shí)間送達(dá)，不能耽擱延誤；二是傳閱文件要按照緊急程度有序擺放；三是時(shí)效性強(qiáng)的文件要注意多頭分送。同時(shí)還需要建立公文辦理問詢以及登記制度。國有企業(yè)辦公室需要周期進(jìn)行公文辦理檢查，按期督促公文辦理的完成。

（六）深化信息化技術(shù)并有效運(yùn)用

新形勢下，隨著各行各業(yè)快速發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)市場競爭也變得越來越激烈，國有企業(yè)想要在競爭激烈的市場中一直保持穩(wěn)定的地位，除了需要加強(qiáng)辦公室職能管理的工作之外，還要合理地運(yùn)用信息化技術(shù)，巧妙地運(yùn)用信息化技術(shù)。這樣才能更好地滿足國有企業(yè)發(fā)展的需求，從而為國有企業(yè)快速提升辦公室職能管理水平提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。在現(xiàn)代化信息技術(shù)時(shí)代，國有企業(yè)需要不斷地結(jié)合新時(shí)代發(fā)展的未來趨勢，科學(xué)、合理地制定辦公室職能管理策略，這樣可以有效地規(guī)避國有企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營過程中出現(xiàn)的問題。國有企業(yè)對于信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，可以建立內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，將信息化管理系統(tǒng)真正落實(shí)到辦公室職能管理中去，進(jìn)一步優(yōu)化OA系統(tǒng)、工作督查系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，從而提高辦公室管理的工作效率和工作質(zhì)量，從而促進(jìn)國有企業(yè)的整體工作，促進(jìn)國有企業(yè)的長久發(fā)展。

（七）加強(qiáng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)自身建設(shè)，增強(qiáng)質(zhì)量服務(wù)意識

國有企業(yè)辦公室人員最基本重要的一種工作職能是綜合服務(wù)整個(gè)企業(yè)。盡管目前我們都知道工作人員在處理日常政務(wù)的各項(xiàng)工作活動過程中，服務(wù)的工作對象本身也都具有明顯差異性。但是實(shí)際辦公室日常工作涵蓋范疇廣泛，辦公室人員要始終樹立好正確的行政服務(wù)意識，永遠(yuǎn)把從事的服務(wù)工作職位明確定位在具體的崗位范圍上，尤其是面對各個(gè)基層單位、部門人員以及群眾的時(shí)候，態(tài)度端正謙和，積極尋求解決問題的辦法，始終堅(jiān)持認(rèn)真履行職責(zé)和義務(wù)。

（八）提高人員管理質(zhì)量

第一，需要加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室工作人員的工作考核。我們知道國有企業(yè)辦公室目前還存在很多問題，這其實(shí)很重要的原因是辦公室管理人員質(zhì)量不高，這就涉及到對相關(guān)工作人員的考核制度不夠完善。現(xiàn)階段有一些國有企業(yè)對工作人員的工作還處于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理階段，員工干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣，這就非常不利于辦公室工作人員的質(zhì)量提高。如果國有企業(yè)能夠?qū)k公室的績效考核進(jìn)行科學(xué)有效的管理，并將績效和業(yè)績相掛鉤來促進(jìn)辦公室工作人員的質(zhì)量提高，這是一個(gè)非常有效的辦法。辦公室工作人員的工作考核職責(zé)包括工作態(tài)度、工作效率、工作行為以及服務(wù)滿意度，這些都作為基本工作考核指標(biāo)，并與工資掛鉤，來提高辦公室工作人員的整體綜合質(zhì)量。

第二，需要明確辦公室工作人員的崗位職責(zé)。國有企業(yè)辦公室在加強(qiáng)職能管理工作時(shí)，應(yīng)該遵循國有企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展為核心的宗旨，來明確辦公室員工的崗位職責(zé)，做好企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)工作，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室的監(jiān)督執(zhí)行能力和力度，嚴(yán)格把握工作質(zhì)量和工作效率，優(yōu)化工作管理流程，從而可以更好地細(xì)化企業(yè)管理工作任務(wù)，幫助員工更好的認(rèn)識自己的崗位職責(zé)和責(zé)任，將繁瑣復(fù)雜的工作內(nèi)容變得更加細(xì)致化，從而保證企業(yè)管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。國有企業(yè)辦公室應(yīng)該根據(jù)每個(gè)員工的工作能力和優(yōu)勢，將員工分配到合適的工作崗位中，這樣可以有效激發(fā)員工的個(gè)人潛力，提升員工的工作責(zé)任感，大幅度提升國有企業(yè)綜合辦公室的整體工作效率。

第三，需要加強(qiáng)辦公室工作人員的組織協(xié)調(diào)能力。首先，提前了解各項(xiàng)工作情況，增強(qiáng)參謀服務(wù)水平。高標(biāo)準(zhǔn)和高質(zhì)量做好參謀服務(wù)工作，需要增強(qiáng)工作的預(yù)見性，這樣才能切實(shí)提高參謀服務(wù)的水平。其次，提升綜合協(xié)調(diào)服務(wù)的執(zhí)行力，促進(jìn)工作有序開展進(jìn)行。辦公室的一個(gè)非常重要的職能就是溝通聯(lián)系各級各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)職能的關(guān)鍵是要有全局觀念和執(zhí)行意識，通過綜合協(xié)調(diào)全面推進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作。最后，提高對外溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)技巧，推進(jìn)工作順利開展。辦公室綜合協(xié)調(diào)服務(wù)工作一個(gè)很重要的職能就是上下聯(lián)系，左右溝通，為把辦公室綜合協(xié)調(diào)服務(wù)工作做好，這就需要掌握一定的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)技巧，以確保工作的順利開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公室是整個(gè)國有企業(yè)形象的縮影，負(fù)責(zé)完成企業(yè)內(nèi)部各種復(fù)雜信息的傳遞和管理，是企業(yè)對外溝通和對內(nèi)管理的樞紐。在當(dāng)前新形勢下，隨著我國國有企業(yè)改革的不斷深入，辦公室應(yīng)該最大限度發(fā)揮自身價(jià)值，積極推動辦公室業(yè)務(wù)的改革創(chuàng)新，為國民經(jīng)濟(jì)的健康持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。