公立醫(yī)院后勤物資采供管理路徑探討

曲躍宇 山西省針灸醫(yī)院

調(diào)查顯示，對(duì)于一所開放床位達(dá)到2000 張以上的三甲醫(yī)院而言，所需要的后勤物資種類需要在2000 種以上。從這些數(shù)據(jù)不難看出醫(yī)院后勤物資供應(yīng)數(shù)量多、種類廣、項(xiàng)目雜等特點(diǎn)，除了必要醫(yī)療設(shè)備以及藥品之外，所有物資基本囊括其中。在傳統(tǒng)科室成本核算中，并沒有涉及后勤物資消耗，現(xiàn)階段，醫(yī)療領(lǐng)域的改革正在大力進(jìn)行，臨床科室績(jī)效考核制度并未全面完善。因此，如何采取科學(xué)的措施來制定后勤物資采購管理體系，進(jìn)而將采購流程、成本以及供應(yīng)滿意度等作為管理體系的內(nèi)容成為當(dāng)前諸多醫(yī)院關(guān)注和重視的焦點(diǎn)，這實(shí)際也是公立醫(yī)院優(yōu)化采購管理的主要任務(wù)。

一、醫(yī)院后勤物資采供管理常見問題以及原因分析

（一）物資采購流程不夠規(guī)范

公立醫(yī)院的物資采購流程應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購金額和種類，針對(duì)性采用差異性采購措施，在采購中滿足規(guī)范化、透明化和制度化的要求。公立醫(yī)院幾乎屬于事業(yè)單位，所采用的采購模式幾乎和政府一致，但這種采購方式無法滿足全面覆蓋的需求，仍存在部分醫(yī)院采購比較隨意。此外，部分公立醫(yī)院在招標(biāo)采購的過程中，并未對(duì)物質(zhì)進(jìn)行有效分類和匯總，呈現(xiàn)出來的計(jì)劃性并不強(qiáng)[1]，臨時(shí)采購和采購遺漏成為常態(tài)，進(jìn)而增加了采購成本、流通成本以及庫存壓力。通過對(duì)物資請(qǐng)購權(quán)限進(jìn)行分析，通常后勤部需要編制物資采購計(jì)劃，而非常規(guī)物資需要科室提出書面申請(qǐng)，再進(jìn)行統(tǒng)一采購，但當(dāng)前公立醫(yī)院存在缺少常規(guī)物資目錄的問題，導(dǎo)致部分需要物資的科室不理解申購流程，采購效率大打折扣，進(jìn)而影響到一線臨床醫(yī)學(xué)工作的開展。

（二）采供工作人員綜合素質(zhì)比較低

我國醫(yī)療事業(yè)一直受到相關(guān)部門的重視，很多公立醫(yī)院為提升自己的專業(yè)能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力，在藥物、器械等方面都投入了很大的人力、物力，積極構(gòu)建專業(yè)醫(yī)學(xué)團(tuán)隊(duì)，卻忽略了后勤投入。很多醫(yī)院存在后勤物資采購人員不專業(yè)的情況，還有一部分醫(yī)院存在兼職現(xiàn)象。醫(yī)療體系自身具有特殊性，對(duì)采購管理人員專業(yè)的包容性較高，因此采供人員的專業(yè)素質(zhì)、敬業(yè)程度良莠不齊。加之他們?nèi)肼氁院?，醫(yī)院并未提供相關(guān)的培訓(xùn)，就使得這些采供人員的管理知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，在成本控制方面缺乏明確的意識(shí)，綜合素質(zhì)較低，能力不足。在采購中常常會(huì)買錯(cuò)、少買、多買等，難以適應(yīng)當(dāng)前我國公立醫(yī)院日趨復(fù)雜且十分多樣的采供工作要求[2]。

（三）缺少科學(xué)合理的供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理體系

物資采購必然要涉及采購方與供應(yīng)方雙方的溝通交流，現(xiàn)階段，醫(yī)院在下游供應(yīng)商管理方面的體系和手段都比較單一落后，比較習(xí)慣使用傳統(tǒng)的管理措施。比如，無法及時(shí)更新供應(yīng)商和商品降價(jià)等相關(guān)信息，這些信息涉及了供應(yīng)商的授權(quán)期限和經(jīng)營條件等。對(duì)于公立醫(yī)院而言，未能全面了解和掌握供應(yīng)商的相關(guān)信息，在采購的過程中容易產(chǎn)生合同履行風(fēng)險(xiǎn)。此外，從供應(yīng)商的角度進(jìn)行分析，由于準(zhǔn)入管理存在盲目性和無序性，進(jìn)而給物資采購帶來負(fù)面影響，增加物資采購工作量，采購效率低，無法及時(shí)供應(yīng)。目前，很多醫(yī)院并沒有比較明確的供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商的資質(zhì)審查與管理隨意、無序。即便確定供應(yīng)商之后，也未有效構(gòu)建比較合理和科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制，同時(shí)還未對(duì)供應(yīng)商所提供的商品和服務(wù)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)[3]；同時(shí)，對(duì)供應(yīng)商的后續(xù)管理也比較松懈。

（四）醫(yī)院內(nèi)部控制監(jiān)管不到位

醫(yī)院監(jiān)督物資采購的部門主要是內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門，需要嚴(yán)格監(jiān)管醫(yī)療器械采購，在國家強(qiáng)制執(zhí)行的形勢(shì)要求下，很多醫(yī)院都針對(duì)性設(shè)置好配套監(jiān)督考核機(jī)制，但對(duì)于后勤物資采購部門而言，往往存在監(jiān)督缺失和監(jiān)管機(jī)制薄弱等現(xiàn)象。與此同時(shí)，我國大多數(shù)醫(yī)院的監(jiān)督部門的監(jiān)管范圍存在局限性，監(jiān)督內(nèi)容和體制等還不完善，無法對(duì)醫(yī)院的日常采購工作形成全面監(jiān)督。另外，物資采購涉及大量資金，如果監(jiān)管力度不足很容易出現(xiàn)一些經(jīng)濟(jì)管理缺失的問題，采購人員工作相對(duì)固定，缺乏對(duì)崗位的監(jiān)督與制約[4]，增加了一些不法分子挪用資金、采購腐敗的風(fēng)險(xiǎn)。

二、如何改善后勤物資采購管理存在的問題

（一）建立健全內(nèi)控制度，并按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行

1.以內(nèi)控制度降低采購成本

通過對(duì)江蘇省蘇北人民醫(yī)院的后勤物資采購流程進(jìn)行分析，該醫(yī)院在集中招標(biāo)采購管理制度的基礎(chǔ)上，不斷結(jié)合后勤物資招標(biāo)采購情況，進(jìn)而針對(duì)性制定和完善招標(biāo)采購流程，健全內(nèi)部管理制度。在采購的過程中，嚴(yán)格遵循政府采購規(guī)范，并強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部控制措施，同時(shí)對(duì)非常規(guī)物資采購加大招標(biāo)力度，科學(xué)、合理編制常規(guī)物資的采購計(jì)劃。

在進(jìn)行公開招標(biāo)時(shí)，公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)選擇具備ISO9000 質(zhì)量管理體系認(rèn)證的專職代理機(jī)構(gòu)，尤其是成套機(jī)電設(shè)備的招標(biāo)，要充分發(fā)揮和利用專業(yè)代理機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)，拓展代理服務(wù)的廣度和深度。延伸努“招前”“招后”技術(shù)服務(wù)，增加技術(shù)含量。另外，江蘇省蘇北人民醫(yī)院在進(jìn)行物資采購之前，進(jìn)行了網(wǎng)上公開詢比價(jià)，2019年-2020年一年時(shí)間內(nèi)進(jìn)行了一百三十多次公開詢比價(jià)，分別為醫(yī)院物資采購節(jié)約了19.6%和22.5%的成本。除此之外，還采用帶量采購模式，該模式同樣可以實(shí)現(xiàn)降低物資采購成本的目的。據(jù)調(diào)查，2019年度，醫(yī)院所需物資中，生活垃圾袋與分體空調(diào)的采購單價(jià)較往年分別降低了68%和33%，這兩項(xiàng)采購為醫(yī)院節(jié)約成本將近27萬元；2020年，醫(yī)院通過公開詢比價(jià)的方式，購入比原先單價(jià)再降低26.6%的分體空調(diào)，采購成本再節(jié)約8—10 萬元。

2.建立采購部門專用郵箱，發(fā)放訂單

傳統(tǒng)的醫(yī)院后勤物資采購具有隨意性，常常以口頭訂貨的方式實(shí)現(xiàn)物資采購交易，這種方式不僅給管理和監(jiān)督造成了困難，而且在采買過程中很容易出現(xiàn)物資采購數(shù)量上的錯(cuò)誤。鑒于此，江蘇省蘇北人民醫(yī)院實(shí)行郵箱發(fā)放訂單制度，避免口頭訂貨。在訂單中，除了有明確的物資數(shù)量之外，還涉及了所需物資的單價(jià)、規(guī)格等相關(guān)信息，進(jìn)而有效避免采購部門和供貨商之間存在的信息不對(duì)稱現(xiàn)象，能夠提高采購質(zhì)量和滿意度。

（二）加強(qiáng)采購人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，規(guī)范采購流程

由于公立醫(yī)院采購部門相關(guān)人員綜合素質(zhì)欠缺，醫(yī)院需要針對(duì)性制定相關(guān)培訓(xùn)措施，對(duì)此類人員開展定期培訓(xùn)，在有必要和有條件的情況下，可以安排到周邊醫(yī)院進(jìn)行學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)；此外，還可針對(duì)性邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)院傳授知識(shí)和技能，通過這種方式來提高采購人員的業(yè)務(wù)技能，與此同時(shí)，醫(yī)院要加強(qiáng)全院的廉潔意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)政策宣傳；建立考核機(jī)制，鼓勵(lì)采供人員不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)；要求采購人員到臨床科室等實(shí)地去了解后勤物資使用情況，經(jīng)常與維修人員、臨床科室人員溝通，豐富采購工作經(jīng)驗(yàn)，提升自己的業(yè)務(wù)水平[5]，這樣才可以明確具體的采購需求。另外，還要對(duì)采供人員實(shí)行輪崗制度，避免貪污腐敗等現(xiàn)象的發(fā)生。

另外，醫(yī)院應(yīng)制定詳細(xì)的后勤物資采購流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。首先，制定計(jì)劃，倉庫保管員要根據(jù)日常使用量擬定采購計(jì)劃單，得到審批許可后交由采購人員進(jìn)行校對(duì)和采買。其次，進(jìn)行詢價(jià)，在采買過程中，采購人員要按照貨比三家、質(zhì)量第一的原則進(jìn)行后勤物資詢價(jià)。在完成物資購買以后對(duì)物資數(shù)量、價(jià)格等相關(guān)信息進(jìn)行登記和入庫。最后，流程透明化，接受公眾監(jiān)督。醫(yī)院采購部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國政府采購法》[6]，將采購渠道、價(jià)格、招標(biāo)議標(biāo)程序全部公開；并且在采購過程中也要做到各環(huán)節(jié)的公開透明，杜絕任何徇私舞弊、以權(quán)謀私的現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)資產(chǎn)管理，明確物資請(qǐng)購權(quán)限

固定資產(chǎn)管理是公立醫(yī)院的重要工作內(nèi)容，是采購工作的尾聲。在資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)，江蘇省蘇北人民醫(yī)院推行臨床科室“同質(zhì)化”，通過對(duì)這種方法進(jìn)行分析，主要重點(diǎn)在于加強(qiáng)審核科室申購物資，對(duì)于“同質(zhì)化”而言，主要強(qiáng)調(diào)的是一視同仁，明確科室所需物資，均等對(duì)相關(guān)科室分配所需物資。但對(duì)于醫(yī)院科室而言，經(jīng)常發(fā)生調(diào)整，無法將具有針對(duì)性的物資調(diào)劑到相關(guān)科室，對(duì)此，在物資采購之前，需要有效減少個(gè)性化物資，尤其比較特殊的是固定資產(chǎn)類相關(guān)物資。

（四）強(qiáng)化供應(yīng)商管理途徑

下游供應(yīng)商是提供醫(yī)院所需后勤物資的重要部門，因此供應(yīng)商管理也是醫(yī)院物資采購管理體系中不可或缺的一部分。首先，建立供應(yīng)商評(píng)估準(zhǔn)入制度，并且在供應(yīng)過程中隨時(shí)注意和尋找更加合適的供應(yīng)商，采購部門定期擬定新供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃。評(píng)估準(zhǔn)入制度建立起來以后，醫(yī)院采購部門要嚴(yán)格按審核其資格以及備選供應(yīng)商的資格，實(shí)行末位淘汰制，淘汰不符合要求的備選供應(yīng)商。

其次，定期進(jìn)行巡查，對(duì)后勤物資使用進(jìn)行跟蹤調(diào)查；還要注重全院對(duì)后勤物資供應(yīng)滿意度的調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果及時(shí)整改；為考核供應(yīng)商的日常產(chǎn)品供應(yīng)質(zhì)量，醫(yī)院要定期召開科室座談會(huì)，根據(jù)相關(guān)記錄和滿意度，征求各部門意見及建議，以幫助醫(yī)院做好取締和更換供應(yīng)商的決策。根據(jù)后勤物資供應(yīng)滿意度調(diào)查結(jié)果，對(duì)于總分低于80 分的供應(yīng)商，醫(yī)院在第二年應(yīng)終止合作。不斷優(yōu)化供應(yīng)商隊(duì)伍，提升服務(wù)質(zhì)量。

（五）實(shí)行多部門聯(lián)合監(jiān)督制度

后勤物資采購工作不僅僅是采購部門的工作，因?yàn)榕c資金方面存在較大的聯(lián)系，因此還要和財(cái)務(wù)部門建立緊密的聯(lián)系，與監(jiān)督部門進(jìn)行采購流程、采購管理工作的對(duì)接。鑒于此，醫(yī)院所有的物資采購工作要與資金管理部門、采購監(jiān)控關(guān)鍵部門進(jìn)行聯(lián)合作業(yè)。從技術(shù)編制、預(yù)算執(zhí)行、供應(yīng)商招投標(biāo)、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、合同簽訂到最終付款，整個(gè)流程都需要醫(yī)院聯(lián)合審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察及財(cái)務(wù)部門一起做到事前、事中、事后監(jiān)督，從而使得采購過程的監(jiān)督更加具備實(shí)效性[7]。

三、公立醫(yī)院后勤物資采供管理成效

公立醫(yī)院在解決后勤物資采供管理存在的問題后，能夠有效提高管理成效，滿足后勤物資采供管理效率提高需求，規(guī)范化采購管理，對(duì)降低成本和提高外部協(xié)調(diào)性等具有重要作用。

（一）提升采購管理效率

通過對(duì)公立醫(yī)院實(shí)施后勤物資采供管理進(jìn)行分析，實(shí)行郵箱發(fā)放訂單制度實(shí)際是一種信息化管理措施，有助于管控相關(guān)采購流程，可以對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)限規(guī)定，滿足申請(qǐng)、審批等環(huán)節(jié)的追溯需求，可以加快整個(gè)進(jìn)度。此外，可以將采購功能集中到后勤辦公室，相關(guān)管理部門就不用將精力集中在采購上，主要將精力集中在物資采購的論證、審批等環(huán)節(jié)，后勤辦公室按照規(guī)定程序有序開展采購工作，有效規(guī)避采購?fù)涎蝇F(xiàn)象。

（二）滿足采購規(guī)范化管理需求

公立醫(yī)院在物資采購的過程中，需要精準(zhǔn)把握采購管理政策，此外，要制定統(tǒng)一規(guī)范的流程，滿足物資采購有制度可依，相關(guān)部門的工作易于協(xié)調(diào)。在采用的過程中，可進(jìn)行全程監(jiān)控，進(jìn)而使相關(guān)部門形成制約，規(guī)避單個(gè)部門采購統(tǒng)囊現(xiàn)象，進(jìn)而避免不規(guī)范采購工作。

（三）降低采購成本

對(duì)采購人員專業(yè)培訓(xùn)后，可以提高這些人員的采購技巧和對(duì)市場(chǎng)的熟悉程度，采購質(zhì)量明顯提升，同時(shí)還能降低采購成本。比如，可以在信息化改造的基礎(chǔ)上進(jìn)行采購管理，有效完成相關(guān)采購任務(wù)，這種管理措施可以縮減采購人員，既能節(jié)省采購和倉管的人力，同時(shí)還能降低公立醫(yī)院工作開展成本。

四、結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化公立醫(yī)院后勤物資采購體系對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和管理效率提高具有重要作用，但當(dāng)前很多公立醫(yī)院后勤物資采購方面存在著諸多問題，為提高物資采購管理效率，需要針對(duì)性解決相關(guān)問題，優(yōu)化醫(yī)院后勤物資采購管理措施，有效提高采購成效，進(jìn)而全面體現(xiàn)出公立醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，本文提出幾點(diǎn)策略，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門提供借鑒。