行政事業(yè)單位部門決算管理探析

付立平

（河北冀州中學(xué)，河北 衡水 053200）

0 引言

近年來，為緩解財政壓力、提高資金利用率和預(yù)算合理性，我國正在推動公共財政體系的深化改革，并取得了諸多顯著成果。與此同時，鑒于行政事業(yè)單位原有的管理模式較為粗放，實際管理效果不理想，并未發(fā)揮出應(yīng)有的作用，且在管理期間暴露出諸多問題，國家對行政事業(yè)單位部門決算管理水平提出了更高的要求。在這一背景下，對部門決算管理體系進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化是行政事業(yè)單位的重點工作，同時也是加快公共財政體系改革進(jìn)程的重要舉措。

1 行政事業(yè)單位開展部門決算管理工作的意義

1.1 提供預(yù)算依據(jù)

部門決算是指對部門預(yù)算實施情況進(jìn)行監(jiān)督、審核的綜合性活動，負(fù)責(zé)記錄部門預(yù)算執(zhí)行情況，從中分析預(yù)算在合理性、可行性方面是否存在問題，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題采取改進(jìn)措施，防止同類問題再次出現(xiàn)。因此，行政事業(yè)單位開展部門決算管理工作，既可以發(fā)現(xiàn)各類問題，并加以妥善處理，同時可以將上一階段部門決算報告作為制定下一階段部門預(yù)算的主要依據(jù)，以此來提高資金利用率，避免資金無效使用，確保后續(xù)制定的各項部門預(yù)算科學(xué)合理，并取得預(yù)期執(zhí)行效果。

1.2 有助于實現(xiàn)動態(tài)化管理

部門決算管理工作是一項長期性工作，在部門預(yù)算審批通過、投入執(zhí)行后，部門決算人員就開始對各部門的全部收支情況進(jìn)行監(jiān)督審查，監(jiān)督范圍涵蓋收支往來款項、調(diào)賬手續(xù)、新購置與劃撥固定資產(chǎn)入賬手續(xù)、調(diào)出固定資產(chǎn)核銷手續(xù)等方面，并在上一個部門預(yù)算周期結(jié)束后，對預(yù)算執(zhí)行情況、單位財務(wù)收支狀況與資金管理狀況進(jìn)行全面審查。部門決算人員既可以通過決算報表文件向管理者清晰、直觀地反映單位財務(wù)狀況和預(yù)算執(zhí)行情況，使其對挪用資金等違規(guī)人員進(jìn)行處罰，同時還可以動態(tài)反映預(yù)算執(zhí)行過程，如果在執(zhí)行期間遇到突發(fā)狀況，或者實際執(zhí)行效果與預(yù)期不一致，則能及時對管理計劃、資金使用方案進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，避免出現(xiàn)資金無效使用的問題，這也充分體現(xiàn)出動態(tài)化管理的精髓。

2 行政事業(yè)單位部門決算管理現(xiàn)狀

2.1 部門決算數(shù)據(jù)填報嚴(yán)謹(jǐn)性不足

部門決算是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對決算報表文件的格式、內(nèi)容與數(shù)據(jù)種類等要求較為嚴(yán)格，如果報表文件格式錯誤或數(shù)據(jù)種類不齊全，就會影響到部門決算結(jié)果的實際參考價值，嚴(yán)重時會造成誤導(dǎo)決策的后果。從目前來看，少數(shù)行政事業(yè)單位存在部門決算數(shù)據(jù)填報不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，體現(xiàn)在填報口徑不統(tǒng)一、各系統(tǒng)報表數(shù)據(jù)不一致、違規(guī)調(diào)整支出科目、未核實基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源、收支結(jié)余體現(xiàn)不全面等具體問題上。例如，填報口徑問題主要是沒有在報表中羅列包括財政撥款收入、上級補(bǔ)助收入和附屬單位上繳收入在內(nèi)的全部經(jīng)費項目，或者未對需要單獨核算的下屬二級單位編制專項決算報表；收支結(jié)余體現(xiàn)不全面問題主要是沒有在決算報表中標(biāo)注有關(guān)單位內(nèi)部收入、項目開支等全部收支數(shù)據(jù)，僅填報基本開支、該年度收到的財政撥款等少數(shù)會計科目信息；而未核實基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源問題主要是決算人員直接從歷史報表中提取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，或者從決算部門提交的材料文件中提取數(shù)據(jù)填報到?jīng)Q算表中，沒有對數(shù)據(jù)真實性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核實，存在報表數(shù)據(jù)失真問題［1］。

2.2 缺乏部門預(yù)算-決算反饋機(jī)制

部門決算和預(yù)算都是圍繞單位資金運行而開展的工作，以提高資金利用率為首要目的，二者具有十分緊密的內(nèi)在聯(lián)系，預(yù)算管理工作為決算管理工作的開展提供了明確方向，決算結(jié)果可以直觀反映預(yù)算編制、執(zhí)行期間存在的具體問題。然而，從行政事業(yè)單位部門決算管理情況來看，其中存在缺乏部門決算-預(yù)算反饋機(jī)制的問題，也存在“重預(yù)算、輕決算”的錯誤觀念，沒有認(rèn)識到部門決算成果在預(yù)算管理乃至單位財務(wù)管理中的重要作用，僅將部門決算視為對上一階段預(yù)算執(zhí)行情況的匯總統(tǒng)計手段，部門決算管理工作側(cè)重于審核報表數(shù)據(jù)填報的準(zhǔn)確性與完整性，將保證行政事業(yè)單位的賬表內(nèi)容一致作為管理目標(biāo)。此外，行政事業(yè)單位忽視了對部門決算結(jié)果的利用，實際應(yīng)用場景有限，沒有在單位財務(wù)管理中發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

2.3 管理方式落后

隨著信息時代的到來，行政事業(yè)單位運營期間產(chǎn)生的財務(wù)數(shù)據(jù)總量呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢，而且部門決算業(yè)務(wù)流程也呈現(xiàn)出復(fù)雜化趨勢。在這一背景下，行政事業(yè)單位傳統(tǒng)部門決算管理方式較為落后，仍然采取人工管理的方式，由決算人員手工收集原始資料，從中提取有效數(shù)據(jù)，完成決算數(shù)據(jù)填報工作；管理人員采取人工方式來開展報表數(shù)據(jù)核對審查、業(yè)務(wù)流程監(jiān)管等工作，部門決算效率和管理效率較低，傳統(tǒng)管理方式難以滿足實際工作需要。同時，受人為因素的影響，行政事業(yè)單位還存在部門決算結(jié)果準(zhǔn)確性不足的問題。以決算報表填報為例，行政事業(yè)單位偶爾會出現(xiàn)決算數(shù)據(jù)漏算、錯算、重復(fù)填報等問題，提交的決算報表與單位實際財務(wù)狀況存在差異，不具備實際參考價值。

2.4 報表審核存在問題

從部門決算報表審核角度來看，當(dāng)前行政事業(yè)單位主要存在缺乏必要重視、忽視真實性審核兩項問題。其一，缺乏必要重視是指沒有投入足夠的人力、物力和時間來開展報表審核工作，對決算報表的格式進(jìn)行簡單審查后便向上提交，導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計不全等問題，由此造成決算報告失真、延長部門決算實際周期等后果。其二，忽視真實性審核問題常見于已搭建決算系統(tǒng)的單位，管理人員過于依賴信息化系統(tǒng)，使用系統(tǒng)的“一鍵審核”功能，利用系統(tǒng)分析決算報告中各項數(shù)據(jù)之間的邏輯是否自洽，在審核通過后直接將決算報表向上提交，沒有結(jié)合相關(guān)憑證對報表數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行復(fù)核。

3 行政事業(yè)單位部門決算管理的優(yōu)化措施

3.1 提高部門決算信息填報質(zhì)量

為提高決算信息質(zhì)量，確保提交的決算報表與行政事業(yè)單位的財務(wù)收支情況完全一致，使決算報表具備應(yīng)有的參考價值，行政事業(yè)單位應(yīng)從人員培訓(xùn)、編制作業(yè)指導(dǎo)書、做好跟蹤檢查3 個方面著手，具體措施如下。

第一，人員培訓(xùn)?？紤]到部門決算數(shù)據(jù)填報工作具備較強(qiáng)的專業(yè)性，對決算人員的專業(yè)素養(yǎng)要求嚴(yán)格，行政事業(yè)單位必須做好決算人員專業(yè)培訓(xùn)工作，向決算人員詳細(xì)講述報表記錄口徑、單位收支結(jié)余項目、固定資產(chǎn)劃分標(biāo)準(zhǔn)、總體資產(chǎn)明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)等方面的規(guī)定要求和注意事項，以及數(shù)據(jù)填報期間各類常見問題的正確處理方法，確保決算人員熟悉報表編制的流程和規(guī)定，從根源上避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)填報不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。同時，在會計準(zhǔn)則或部門決算制度發(fā)生改變時，還應(yīng)組織開展專項培訓(xùn)工作，將準(zhǔn)則制度的改動內(nèi)容、全新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定作為主要培訓(xùn)內(nèi)容。

第二，編制作業(yè)指導(dǎo)書。為提高決算信息質(zhì)量，行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際情況與遵循相關(guān)規(guī)定要求來編制作業(yè)指導(dǎo)書，在指導(dǎo)書上詳細(xì)標(biāo)注數(shù)據(jù)填報范圍、填報口徑、封面格式、超范圍支出調(diào)入其他科目時須滿足的前提條件等方面的規(guī)定，以及明確各項數(shù)據(jù)填報要點。例如，從編報資金范圍來看，需要將預(yù)算單位全部收支情況納入編報范疇，要求編報口徑和單位預(yù)算銜接一致。從資料準(zhǔn)備角度來看，要求決算人員全面收集上年度決算定稿數(shù)、本年度結(jié)轉(zhuǎn)后的資產(chǎn)負(fù)債表、本年度預(yù)算批復(fù)數(shù)、收支明細(xì)表、單位主要固定資產(chǎn)狀況等方面的資料信息，并核查財務(wù)系統(tǒng)中備存的信息與資料內(nèi)容是否一致［2］。

第三，做好跟蹤檢查。管理人員對部門決算數(shù)據(jù)填報過程進(jìn)行跟蹤檢查，重點檢查資料收集范圍、數(shù)據(jù)填報流程、基礎(chǔ)資料核查情況，如果存在私自篡改填報流程等不規(guī)范行為，則要對相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)懲處，必要時重新開展部門決算數(shù)據(jù)填報工作。

3.2 構(gòu)建部門預(yù)算-決算銜接機(jī)制

為構(gòu)建完善合理的部門預(yù)算-決算銜接機(jī)制、切實提高決算結(jié)果應(yīng)用效果，行政事業(yè)單位需要從重要指標(biāo)分析、反映預(yù)算執(zhí)行情況、結(jié)合年終決算與次年預(yù)算3 個方面著手，推動部門決算、部門預(yù)算深度融合，使二者共同服務(wù)于單位財務(wù)管理工作。

第一，重要指標(biāo)分析。管理人員要對收入支出、資產(chǎn)負(fù)債、結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余等單位預(yù)決算數(shù)據(jù)的偏差情況進(jìn)行統(tǒng)計，結(jié)合單位內(nèi)部人員調(diào)動、團(tuán)隊結(jié)構(gòu)調(diào)整、外部市場環(huán)境變化等因素，分析各年度同類預(yù)決算數(shù)據(jù)的偏差成因，掌握數(shù)據(jù)變動的內(nèi)在規(guī)律，從而為后續(xù)部門預(yù)算編制提供理論支持。

第二，反映預(yù)算執(zhí)行情況。管理人員對照同類預(yù)算指標(biāo)、決算數(shù)據(jù)差值，根據(jù)二者偏差程度來準(zhǔn)確描述行政事業(yè)單位的預(yù)算執(zhí)行情況和實際收支情況。如果預(yù)算執(zhí)行情況表中存在預(yù)算執(zhí)行不到位、所設(shè)預(yù)算指標(biāo)不滿足單位運營需要等問題，則從中分析問題成因，并采取解決措施。同時，設(shè)立各類預(yù)算指標(biāo)的警戒值，跟蹤采集決算數(shù)據(jù)，如果決算數(shù)據(jù)和預(yù)算指標(biāo)的偏差值達(dá)到警戒值，則向單位決策者進(jìn)行預(yù)警，必要情況下修改預(yù)算計劃或臨時使用其他項目資金進(jìn)行撥付，避免因預(yù)算無法繼續(xù)執(zhí)行而影響到單位正常運轉(zhuǎn)［3］。

第三，結(jié)合年終決算與次年預(yù)算。為防止上年度預(yù)算執(zhí)行期間暴露的問題再次出現(xiàn)，管理人員應(yīng)把年終決算分析報告作為次年預(yù)算編制的主要依據(jù)。例如，在實際支出超出預(yù)算指標(biāo)時，需要適當(dāng)增加預(yù)算額度，但需要根據(jù)當(dāng)年支出超標(biāo)原因來確定具體的增加幅度，明確是突發(fā)性事件引發(fā)的超支問題，還是常規(guī)因素引發(fā)的超支問題。

3.3 強(qiáng)化部門決算管理信息化建設(shè)

在全新的管理背景下，為切實滿足部門決算管理需求、全面提升管理水平和效率，行政事業(yè)單位必須推動部門決算管理信息化建設(shè)，從搭建信息共享平臺、開發(fā)決算系統(tǒng)、完善系統(tǒng)功能3 個方面著手，具體如下。

第一，搭建信息共享平臺。為解決部門間決算-預(yù)算體系溝通補(bǔ)償?shù)膯栴}，行政事業(yè)單位應(yīng)搭建信息共享平臺，在平臺中接入各部門的辦公系統(tǒng)、決算系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)等子系統(tǒng)，在平臺上實時交流信息。例如，從部門預(yù)算資料收集角度來看，各部門直接在平臺上向決算單位提交相關(guān)文件材料和收支憑證，無須決算人員前往各部門收集紙質(zhì)材料，以達(dá)到簡化管理流程、縮短部門決算周期的目的。

第二，開發(fā)決算系統(tǒng)。根據(jù)部門決算管理需要來開發(fā)決算操作系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置報表生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動預(yù)警、溯源分析等基本功能，支持部門決算及管理工作的開展。例如，在填報決算數(shù)據(jù)時，決算人員直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)模板，在模板文件中按格式填報各科目數(shù)據(jù)，并在文件提交時自動審核數(shù)據(jù)是否完整，以此來解決數(shù)據(jù)漏報、報表格式錯誤等問題。

第三，完善系統(tǒng)功能。為進(jìn)一步提高管理效率，行政事業(yè)單位需要在決算系統(tǒng)現(xiàn)有功能基礎(chǔ)上增設(shè)數(shù)據(jù)自動采集、一鍵審核、一鍵批復(fù)等功能，以此來減少管理工作量。例如，設(shè)置數(shù)據(jù)自動采集功能，系統(tǒng)能夠?qū)Σ杉摹⒉块T提交的材料文件信息進(jìn)行屬性關(guān)聯(lián)分析，從中剔除重復(fù)信息，提煉高價值信息，再將提取的信息劃分為若干類別導(dǎo)入對應(yīng)數(shù)據(jù)庫，最后直接對歸類整理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對［4］。

3.4 加大部門決算報表審核力度

為提高決算報表的準(zhǔn)確性，單位應(yīng)加大部門決算報表審核力度，建立一套合適的報表審核機(jī)制，對審核流程、標(biāo)準(zhǔn)加以明確規(guī)定。同時，建立配套的獎懲機(jī)制，如果多次出現(xiàn)報表格式不正確、填報錯誤數(shù)據(jù)等問題，或者經(jīng)單位審核后的決算報表仍舊存在問題，則對相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)懲處，杜絕同類問題再次出現(xiàn)［5］。

4 結(jié)語

為顯著提高單位財務(wù)管理水平、高效利用資金來充分履行社會公共服務(wù)職能，各行政事業(yè)單位需要提高對部門決算管理工作的重視度，認(rèn)識到部門決算管理的價值所在，積極采取提高部門決算信息填報質(zhì)量、構(gòu)建部門預(yù)算-決算銜接機(jī)制、強(qiáng)化部門決算管理信息化建設(shè)、加大部門決算報表審核力度等措施，提高部門決算管理質(zhì)量，為單位發(fā)展提供不竭動力。