機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性與開展實踐

王 超 赤峰市紅山區(qū)發(fā)展研究中心

檔案在機關(guān)事業(yè)單位中起著重要的作用，主要是對單位發(fā)展過程中開展的一系列活動進行記錄，為單位后續(xù)的相關(guān)活動提供有益指導。但是，目前我國很多機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面存在一些不容忽視的問題，嚴重影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，在一定程度上阻礙了機關(guān)事業(yè)單位工作的高效開展。鑒于此，現(xiàn)首先對機關(guān)事業(yè)單位加強檔案管理的重要性進行論述，其次揭示機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題，最后立足于現(xiàn)實，提出嚴謹科學且行之有效的應對策略，促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升。

檔案管理是一項比較煩瑣的工作，其管理對象是機關(guān)事業(yè)單位開展行政活動時產(chǎn)生的意義突出且需要妥善保管的文件。檔案既是事業(yè)單位設立、變更、注銷及其他活動的歷史記錄，也是對單位工作開展情況及員工個人信息的準確記錄，具有較強的法律效用；不僅如此，它還是一種非常重要的信息憑證，是對國家檔案的有效補充。在新時代發(fā)展環(huán)境下，機關(guān)事業(yè)單位應深刻認識加強檔案管理的重要性，以社會發(fā)展、技術(shù)變革以及檔案管理呈現(xiàn)出的新特點為切入點，采取靈活合理的方法解決檔案管理現(xiàn)存的問題與缺陷，彌補傳統(tǒng)管理方法的不足，與時俱進地革新管理策略，促進檔案管理工作高效優(yōu)質(zhì)地推進，助力機關(guān)事業(yè)單位的各項工作取得預期成效。

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理，首先能夠促進各類檔案資料得到及時整理和有效保管，為機關(guān)事業(yè)單位總結(jié)教訓、經(jīng)驗提供了極大便利。其次，加強檔案管理能夠保證機關(guān)事業(yè)單位人員檔案資料的真實性，為機關(guān)事業(yè)單位各項工作的高效開展提供重要依據(jù)。概括來講，機關(guān)事業(yè)單位加強檔案管理的重要性主要表現(xiàn)在以下三個方面。

確保機關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展

對于機關(guān)事業(yè)單位而言，檔案所記錄的不僅是客觀存在的數(shù)據(jù)與信息，還是機關(guān)事業(yè)單位多年發(fā)展的印證。對機關(guān)事業(yè)單位的檔案資料進行深入分析，可以了解機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)律，為領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。此外，檔案資料是機關(guān)事業(yè)單位進行改革的重要依據(jù)。加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有助于為維護職工權(quán)益、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等問題提供依據(jù)。同時，檔案還能為機關(guān)事業(yè)單位明確未來發(fā)展方向提供重要的參考。

展現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的軟實力

檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位軟實力的核心內(nèi)容之一。機關(guān)事業(yè)單位的檔案不僅記錄著單位發(fā)展中的每一項決策、每一個項目的資料、每一位員工的信息，還全面記錄著機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程，這是機關(guān)事業(yè)單位工作文化氛圍形成的基礎(chǔ)。檔案所代表的不僅是機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)歷，還代表著機關(guān)事業(yè)單位的未來，具有不可忽視的歷史價值、現(xiàn)實價值與未來價值。

便于文書資料管理工作高效有序地開展

在機關(guān)事業(yè)單位中，文書工作是日常工作的重要組成部分，其工作效率及質(zhì)量的高低與檔案管理息息相關(guān)。工作人員將單位內(nèi)部各項工作的開展情況、開展成效等相關(guān)信息進行梳理與整合，編制為清晰規(guī)范的文書資料，創(chuàng)建邏輯清晰、條理明確的檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)對單位內(nèi)部各類數(shù)據(jù)及信息的全面化、集中化管理。這樣既能夠促進機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各項工作有條不紊地開展，也能為推進單位內(nèi)部改革提供可靠的信息支持，促進改革工作規(guī)范有序地開展，繼而獲得良好的成效。

機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題

機關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作是提高其管理水平的重要前提，也是助力單位內(nèi)部各項工作穩(wěn)步推進的有效途徑。不過本文在進行調(diào)查分析后發(fā)現(xiàn)，有些機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面存在很多不容忽視的問題，比如未充分認識到檔案管理的重要性、工作人員工作能力有待進一步提升、檔案管理方法落后等。以上問題在很大程度上制約了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平的提升，也阻礙了單位內(nèi)部各項工作的正常開展。接下來，本文將對機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中存在的主要問題進行論述與分析。

缺乏對檔案管理的重視，影響檔案管理水平提升

目前，有些機關(guān)事業(yè)單位在內(nèi)控管理建設方面，將大部分的時間和精力投入到業(yè)務板塊，以提升業(yè)務能力為主要目標構(gòu)建并健全內(nèi)控管理制度體系，缺乏對檔案管理工作的關(guān)注。

首先，隨著社會的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的檔案資料越來越多，管理難度與日俱增，但是很多單位存在檔案管理工作地位低的情況，甚至沒有創(chuàng)建專門的檔案管理部門，也未安排專門的工作人員負責檔案管理，造成檔案管理工作一片混亂。

其次，機關(guān)事業(yè)單位的某些領(lǐng)導干部思想陳舊，尚未深刻認識到檔案管理的必要性和重要性，缺乏對檔案管理工作的全面部署及統(tǒng)一組織，抑或是以資金匱乏、時間緊張等為由擱置檔案管理工作，導致檔案管理成效不盡如人意。

檔案管理制度不完善，造成檔案管理效率低下

目前，有相當一部分機關(guān)事業(yè)單位依舊按照原來的工作形式、管理制度開展檔案管理工作，但是隨著社會不斷發(fā)展，原有的工作模式和管理制度的弊端和不足日益凸顯，已難以適應時代發(fā)展需求，比如，原有的管理制度尚未對各崗位人員需要承擔的責任、工作內(nèi)容進行細致充分地說明，無法對員工的工作行為進行有效約束，不利于檔案管理效率的提升。

檔案管理技術(shù)、方法滯后，制約檔案管理工作高效開展

隨著現(xiàn)代科技的更新迭代及廣泛應用，檔案管理信息化已是不可阻擋的發(fā)展趨勢。機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，應立足于實踐，加強信息化建設，既有助于提升檔案管理效率，也能夠減少人工操作帶來的錯誤，促進檔案管理水平大幅提升。但是目前，部分機關(guān)事業(yè)單位因為資金緊張，檔案管理信息化建設水平不足，依舊按照傳統(tǒng)的人工管理方法開展檔案管理工作，造成檔案管理效率低下，出錯率高，嚴重制約了檔案管理工作高效有序地開展，也在一定程度上影響了機關(guān)事業(yè)單位日常工作的質(zhì)量和效率。

檔案管理人員專業(yè)技能薄弱，阻礙檔案管理工作穩(wěn)步開展

在實際操作過程中，部分機關(guān)事業(yè)單位雖然積極致力于提升檔案管理水平，但是由于檔案管理人員專業(yè)技能掌握不到位、綜合素養(yǎng)較低、新技術(shù)方法接受能力差等問題，導致檔案管理水平難以快速提升，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的穩(wěn)步開展，同時，也影響了檔案管理工作信息化、數(shù)字化發(fā)展。

改善機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平的實踐策略

認識檔案管理的重要性，大力支持檔案管理工作的開展

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的工作態(tài)度及管理意識直接關(guān)系到檔案管理的開展情況及成效，只有從思想上深刻認識到檔案管理的價值與意義，才能從多方面入手積極探尋各種有利于提高檔案管理效率與質(zhì)量的策略和方法，從而促進檔案管理水平大幅提升。

首先，機關(guān)事業(yè)單位應加強內(nèi)部文化建設及制度建設，在完善單位文化的過程中，引導單位領(lǐng)導及相關(guān)人員從思想層面深刻認識到加強檔案管理的必要性和重要性，打破以往檔案管理可有可無的錯誤認知，鼓勵工作人員積極創(chuàng)新，為提高檔案管理水平獻計獻策，促進檔案管理工作高效穩(wěn)步開展。

其次，機關(guān)事業(yè)單位應加強對檔案管理工作開展情況的調(diào)查與分析，結(jié)合檔案管理工作實際開展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題與不足，在革新檔案管理思想的基礎(chǔ)上，通過制訂管理計劃、完善內(nèi)部制度、革新管理方法等多種策略改正問題，彌補不足，促進檔案管理工作規(guī)范有序地開展。

最后，機關(guān)事業(yè)單位需要以適應現(xiàn)代社會發(fā)展需求為基本目標，制定公開、公正、透明的檔案管理工作程序，科學規(guī)范地收集和整理各類檔案資料，在保證檔案資料真實可靠的前提下提升檔案資料的價值。各單位應分別從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)入手制定規(guī)范的操作章程，嚴格要求內(nèi)部工作人員認真地操作，保證各類檔案資料的真實性、可靠性和鮮活性，促進檔案管理質(zhì)量全面提升。

緊隨時代發(fā)展，健全并優(yōu)化檔案管理制度

完善合理的檔案管理制度是檔案管理工作有條不紊地開展的可靠保障，也是機關(guān)事業(yè)單位提升工作水平的重要前提。所以，機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導人員需要學會隨著時代發(fā)展健全并優(yōu)化檔案管理制度。

首先，機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導人員應增強責任感，加強對內(nèi)部各類檔案資料信息的全面管理。對于資金匱乏、技術(shù)落后、信息化建設水平低等一系列問題，機關(guān)事業(yè)單位應在積極探索新渠道以籌備更多資金的基礎(chǔ)上，與時俱進地調(diào)整和優(yōu)化檔案管理制度，以制度的形式明確檔案管理人員需要負責的工作及完成的任務，確保檔案管理工作穩(wěn)步有序地開展。

其次，機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導人員應結(jié)合單位的具體情況制訂嚴謹科學且具有良好可行性的檔案管理計劃，即根據(jù)近期檔案資料管理工作的實際開展情況，從工作目標、工作要求以及人員分配等多方面入手，制訂清晰規(guī)范且具有良好可行性的檔案管理計劃，促進檔案管理工作高效開展。

引入新技術(shù)和新方法，推動檔案管理信息化建設

隨著國民經(jīng)濟的迅猛發(fā)展及信息技術(shù)的日臻成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)得到了普遍的應用。機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，應緊隨時代發(fā)展步伐，積極革新管理理念和管理模式，以現(xiàn)代信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進技術(shù)為依托，大力推進檔案管理信息化建設，實現(xiàn)對檔案管理工作的實時監(jiān)測、全面管理，將工作人員從煩瑣機械的工作中解放出來，促進檔案管理效率和質(zhì)量的全面提升。

一方面，機關(guān)事業(yè)單位可在信息技術(shù)的支持下積極構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，通過此系統(tǒng)實現(xiàn)對各類檔案資料的全面整合、自動分類和自動保存。這樣不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠有效降低出錯率，促進檔案管理水平顯著提升。

另一方面，機關(guān)事業(yè)單位可以在條件允許的情況下構(gòu)建更先進、更強大的信息綜合應用處理平臺，將檔案信息管理系統(tǒng)與單位內(nèi)部其他工作信息管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案信息與單位內(nèi)部信息的實時共享，便于工作人員快速調(diào)用所需的信息，保證檔案管理的時效性、精準性和全面性，由此實現(xiàn)檔案管理效益最大化。

加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理水平

打造一支管理經(jīng)驗豐富、業(yè)務能力突出、綜合素質(zhì)水平高的檔案管理人員隊伍不僅能推動檔案管理工作有條不紊地開展，還能促進檔案管理效率與質(zhì)量的全面提升。機關(guān)事業(yè)單位在積極致力于推進檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，可從以下幾個方面入手建立一支專業(yè)化的檔案管理人員隊伍，為獲得良好的檔案管理成效提供強大的人才支持。

第一，機關(guān)事業(yè)單位應積極引入檔案管理專業(yè)人才，通過對外招聘、社會招聘等多種方式吸引人才，提高準入條件，嚴格要求應聘者的資質(zhì)與條件，只招收符合要求、能力突出、綜合素質(zhì)高的專業(yè)人才，禁止招入“關(guān)系應聘者”，務必從根本上保證人才的專業(yè)性，從而保證檔案管理工作高效全面開展。

第二，定期組織檔案管理培訓活動，通過培訓促使檔案管理人員深入理解國家最新相關(guān)政策及精神，革新檔案管理思想，與時俱進地調(diào)整管理模式；同時，促進檔案管理人員在培訓過程中積極學習新知識、掌握新技能，實現(xiàn)專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)的突破性提升，從而獲得令人滿意的檔案管理成果。

第三，制定完善嚴謹且科學合理的考核機制，最大限度地調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。機關(guān)事業(yè)單位應從當前實際情況出發(fā)，結(jié)合內(nèi)部管理制度，編制一套完善嚴謹且實施性強的考核機制，并選擇具有代表性的指標，對檔案管理人員的實際工作情況進行客觀、全面的考核，考核結(jié)果直接與檔案管理人員評優(yōu)、職稱晉升等掛鉤，以促使檔案管理人員嚴格要求自我，不斷探尋新的管理策略和方法，促進檔案管理工作高效穩(wěn)步開展，實現(xiàn)檔案管理預期目標。

綜上，檔案管理工作的規(guī)范開展及高效推進是機關(guān)事業(yè)單位各項工作正常開展的有力保障。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導人員應打破傳統(tǒng)理念的束縛，從思想上正確認識到檔案管理的重要性，通過健全檔案管理制度、推動檔案管理信息化建設、加強檔案管理人員隊伍建設等多項舉措推進檔案管理工作高效優(yōu)質(zhì)開展，從而促進機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各項工作穩(wěn)步推進。