6S 管理在病理檔案管理中的應(yīng)用

王勤 李 韜 周寧

四川綿陽(yáng)四〇四醫(yī)院病理科，四川綿陽(yáng) 621000

病理檔案是醫(yī)院檔案的一部分，是對(duì)患者做出病理診斷的重要依據(jù)，是病理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院和有關(guān)醫(yī)療活動(dòng)中的重要原始記錄，在醫(yī)療、教學(xué)、科研中發(fā)揮重要作用。病理檔案管理是一項(xiàng)多環(huán)節(jié)、嚴(yán)密細(xì)致的工作，需要科學(xué)管理、材料保持完整、保存妥善[1]。因此，科學(xué)高效管理好病理檔案對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高，將6S 管理法應(yīng)用于病理檔案管理不僅可減少失誤、改善工作環(huán)境、提高工作效率，還可提高管理水平。

1 病理檔案的內(nèi)容及重要性

病理檔案資料涵蓋從病理檢查申請(qǐng)單開(kāi)具至病理報(bào)告單發(fā)出全流程的所有資料，包括文字資料（申請(qǐng)單、登記本、試劑使用、質(zhì)量控制記錄、病理報(bào)告單等)和實(shí)物資料（標(biāo)本、蠟塊、切片等），是病理醫(yī)師對(duì)患者做出病理診斷的重要原始資料，也是為臨床治療或手術(shù)提供治療和建議的客觀依據(jù)；病理檔案還可為病理醫(yī)師提供學(xué)習(xí)和科研資料以及為解決醫(yī)療糾紛提供重要參考依據(jù)。因此，病理檔案不僅是患者醫(yī)療病歷中的重要內(nèi)容之一，更是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研的寶貴資料。此外，病理檔案資料不斷積累，可促進(jìn)病理診斷水平不斷提高，病理學(xué)科亦得到廣泛發(fā)展[2-5]。

2 6S 管理的具體內(nèi)容

5S 管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)人員、機(jī)器、物品、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理的一種辦法。它是日文中的五個(gè)單詞Seiri、Seiton、Seiso、Seiketsu 和Shitsuke 的簡(jiǎn)寫字母，分別為整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。而6S 管理是基于5S 管理的擴(kuò)展，在5S 管理的基礎(chǔ)上增加Safety（安全），形成6S。6S 管理的內(nèi)容如表1 所示：

表1 6S 管理的內(nèi)容

3 病理科檔案管理現(xiàn)狀及實(shí)施6S 管理的必要性

病理檔案具有類別多、分布廣的特點(diǎn)，每日均需對(duì)各類資料進(jìn)行登記、整理。由于標(biāo)準(zhǔn)的程序化檔案資料管理系統(tǒng)還未在所有醫(yī)院病理科投入使用，多數(shù)病理科仍延續(xù)以往的人工歸檔，人工管理無(wú)疑會(huì)加大管理的工作量和難度。在實(shí)際檔案管理工作中許多科室尚存在以下問(wèn)題：①缺乏完善的管理制度：部分醫(yī)院更注重實(shí)際效益，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，未制定相應(yīng)的管理制度或制度不健全，導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不完善。如資料未及時(shí)整理、存放無(wú)秩序、標(biāo)識(shí)不清、環(huán)境雜亂、查找困難等。②管理方式落后：部分科室仍采取粗放式管理，導(dǎo)致資料丟失、損毀。如文字資料長(zhǎng)時(shí)間保存導(dǎo)致資料破損、字跡模糊，醫(yī)院對(duì)此投入切片易褪色、黏灰、破損等[2]。③管理水平較低：絕大多數(shù)醫(yī)院病理檔案管理工作未受到足夠重視，醫(yī)院投入資金、人力不足，導(dǎo)致本崗位人才缺失[6]。目前，多數(shù)醫(yī)院病理科檔案管理工作均缺乏專業(yè)人員專職管理，大多由技術(shù)人員兼職，未接受專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏科學(xué)的管理方式和先進(jìn)的管理辦法，基本延續(xù)科室的老舊方法管理，效率低下[7]。因此，現(xiàn)迫切需要探討更先進(jìn)的檔案管理模式和方法，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高，突顯檔案資源的作用。6S 管理貫穿于檔案管理全過(guò)程，可確保檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和高效，提高管理人員的積極性、管理水平及工作效率，并改善工作環(huán)境，同時(shí)病理科也得到快速發(fā)展[8,9]。

4 6S 在病理檔案管理中的應(yīng)用

4.1 區(qū)分要與不要物，節(jié)約空間

病理檔案無(wú)論是實(shí)物性資料還是文字性資料均是必要物，但各類資料的儲(chǔ)存時(shí)間存在差別。因此，為使病理檔案管理更為精簡(jiǎn)，達(dá)到節(jié)約空間的目的，首先需明確各類檔案的儲(chǔ)存時(shí)間，在此基礎(chǔ)上充分利用空間[10]。如標(biāo)本儲(chǔ)存箱每2 周循環(huán)一次，保證儲(chǔ)存時(shí)間的前提下充分節(jié)約空間。對(duì)需要保存15 年的檔案，如蠟塊及各類病理檢查申請(qǐng)單放在專門的儲(chǔ)存柜；對(duì)只需保存1 年的檔案，如TCT 薄片或刷片中的陰性片則放入專用陰性片箱內(nèi)，1 年后統(tǒng)一銷毀處理，這樣可節(jié)約大量檔案儲(chǔ)存空間。而對(duì)超過(guò)15 年的檔案資料，銷毀前應(yīng)上報(bào)醫(yī)院醫(yī)務(wù)科，經(jīng)科主任同意后才能實(shí)施銷毀。銷毀前應(yīng)先檢查資料的完整性、有效性，避免遺漏、誤銷，且資料銷毀的形式、資料的年限、類別、銷毀執(zhí)行人等也應(yīng)做好記錄[11]，所以病理檔案的整理是一個(gè)周期循環(huán)的過(guò)程，日常工作中應(yīng)做好收集、標(biāo)記工作。

4.2 明確四定原則，達(dá)到三易目的

病理檔案具有動(dòng)態(tài)更新、與日俱增的特點(diǎn)，如何在后續(xù)歸檔及檔案利用工作中做到高效、省時(shí)，需要緊緊抓住“四定”原則?？傮w要求是按照檔案的類型確定基礎(chǔ)的數(shù)量或容積，明確歸檔方式及存放位置且在歸檔前做好標(biāo)識(shí)工作。具體做法：①標(biāo)本。標(biāo)本儲(chǔ)存箱容積恒定且標(biāo)有序號(hào)，根據(jù)序號(hào)放在冰箱指定位置并在登記本上記錄日期及對(duì)應(yīng)箱號(hào)，冷藏保存2 周后冷凍保存，待回收人員回收處理。以此一一對(duì)應(yīng)的方法循環(huán)，不僅可有序開(kāi)展日常取材工作，也便于后續(xù)根據(jù)需要補(bǔ)取或進(jìn)行科研項(xiàng)目時(shí)快速找到標(biāo)本。②蠟塊和切片。標(biāo)識(shí)首先體現(xiàn)在包埋盒及載玻片上，目前采用打碼機(jī)統(tǒng)一打印病理編號(hào)及專屬二維碼，這樣可統(tǒng)一樣式、規(guī)范美觀，長(zhǎng)時(shí)間保存后字跡仍清晰。診斷報(bào)告發(fā)放后需及時(shí)對(duì)蠟塊封蠟，避免組織長(zhǎng)時(shí)間暴露在空氣中造成組織凹陷、性狀改變，歸檔前封蠟可延長(zhǎng)蠟塊保存時(shí)間。定量是每盒蠟塊周轉(zhuǎn)柜和貯存柜內(nèi)的蠟塊數(shù)是相同的，歸排蠟塊時(shí)需對(duì)照取材工作單上的取材記錄，核對(duì)蠟塊數(shù)量無(wú)誤后按順序放置，且每盒均需做好標(biāo)注，包括蠟塊類型、蠟塊起止號(hào)。對(duì)切片而言，醫(yī)生會(huì)在刷片和TCT 薄片的標(biāo)簽上標(biāo)注陽(yáng)性片，其余陰性片均放入專用陰性片箱內(nèi)，一年后統(tǒng)一銷毀處理；對(duì)需要保存15 年的其他切片的歸檔與蠟塊類似，按照分類、排序、核對(duì)、裝柜、轉(zhuǎn)移、標(biāo)注的方法進(jìn)行。③文字類資料。四定原則貫穿于整頓的全過(guò)程，包括分類、排序、標(biāo)注、裝訂、貼標(biāo)簽、歸檔。為使后續(xù)裝訂過(guò)程更加便捷，分類和排序就要做到定量與定標(biāo)，如申請(qǐng)單上附有冰凍檢查知情同意書的冰凍申請(qǐng)單可選擇100 張/袋，其余申請(qǐng)單為150 張/袋，排序過(guò)程中必須保證順序正確，在檔案袋上做好組織類型及起止號(hào)標(biāo)注，后續(xù)歸檔可直接裝訂成冊(cè)，并貼上封面，按照年限及類別放在指定檔案柜中。因此，無(wú)論是實(shí)物類資料還是文字類資料的歸檔均需先做好日常收集、整理工作，始終堅(jiān)持定量、定位、定法、定標(biāo)四大原則，使后續(xù)歸檔工作高效、無(wú)誤，才能在檔案利用中易見(jiàn)、易取、易還。

4.3 清掃科室環(huán)境，保持整潔

檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)獨(dú)立的工作，但與檔案管理相關(guān)的環(huán)境清掃卻是一項(xiàng)每日必需的工作。保持環(huán)境干凈整潔不僅是一個(gè)科室的風(fēng)氣，還可調(diào)動(dòng)員工工作積極性。每日工作完成后均需對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境打掃，包括臺(tái)面、地面清掃，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)，保持檔案室無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、無(wú)閑置的良好狀態(tài)。

4.4 建立清潔制度，鞏固成果

除硬件改善、布局調(diào)整外，嚴(yán)格清潔制度是必不可少的，只有嚴(yán)格遵守清潔標(biāo)準(zhǔn)且有效執(zhí)行，才能保證質(zhì)量、提升檔案管理員的工作效率[7-12]。因此，制定科室清潔制度，將其常態(tài)化并定期檢查，維持清潔，明確整理、整頓、清掃的過(guò)程，做到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化操作，為各環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)。

4.5 養(yǎng)成規(guī)范習(xí)慣，提高管理水平

對(duì)管理人員全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，提升管理能力；制定相關(guān)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行并形成規(guī)范；加強(qiáng)有關(guān)檔案管理責(zé)任體系，明確分工及職責(zé)，有效、高效開(kāi)展工作，提升管理質(zhì)量。在實(shí)踐中，對(duì)各種檔案進(jìn)行分類別保存管理，以利于檔案資料的查找、搜尋和瀏覽[13,14]；創(chuàng)造整潔舒適的工作場(chǎng)所，鑄造良好的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。

4.6 加強(qiáng)安全管理，確保安全

檔案管理需高效、科學(xué)地對(duì)各類檔案整理、收集、歸檔、調(diào)用，確保檔案安全。檔案安全包括信息安全和環(huán)境安全，環(huán)境安全是基礎(chǔ)，要健全科室安全管理制度，提高科室人員的安全意識(shí)，如檔案室嚴(yán)禁吸煙和使用明火，且需定期監(jiān)測(cè)以滿足檔案存放的要求，如溫度、濕度、防火、防盜、防塵、防潮、防霉等，并做好記錄，做到事事有痕跡；保持走廊暢通無(wú)阻；定期維修保養(yǎng)消防設(shè)施及器材，確保其處于良好狀態(tài)。檔案資料需根據(jù)類別分區(qū)分房保管，如病理蠟塊和病理切片不能存放在同一房間、待整理與整理完的資料不能存放在同一區(qū)域[15]。隨著計(jì)算機(jī)軟件的大量運(yùn)用，建立規(guī)范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要角色，當(dāng)今患者病歷信息不僅存在紙質(zhì)檔案，也錄入醫(yī)院信息系統(tǒng)，因此要確保信息安全，最重要的是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理：如不擅自拆裝計(jì)算機(jī)硬件，不擅自安裝和卸載軟件，接入互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)必須安裝正版的反病毒軟件，并保證反病毒軟件實(shí)時(shí)升級(jí)；規(guī)范人員安全使用計(jì)算機(jī)行為等[16]。目前信息化尚不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)蠟塊、切片的存在，在實(shí)現(xiàn)電子病理信息資源在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，繼續(xù)保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案和切片、蠟塊檔案，既可解決電子病理檔案提供的利用和共享資源問(wèn)題，又可解決歸檔病理檔案的憑證問(wèn)題[17]。

5 效果評(píng)價(jià)

2015 年至今，本科室采用6S 管理法對(duì)科室檔案管理后，歸檔的及時(shí)率、檔案的完整率、查找耗時(shí)率、環(huán)境整潔安全性等均得到顯著改善。具體效果：①歸檔及時(shí)率。隨機(jī)抽查實(shí)物資料及文字資料各5 例，9 例均在報(bào)告發(fā)放后2 周內(nèi)完成歸檔，歸檔及時(shí)率90%。②檔案完整性：隨機(jī)抽查實(shí)物資料及文字資料各5 例，10 例均完整、齊全，檔案完整率100%。③查找耗時(shí)率：隨機(jī)抽查實(shí)物資料及文字資料各5 例，10 例均在5min 內(nèi)查找完畢，耗時(shí)較未實(shí)施6S 管理前明顯縮短。④環(huán)境整潔安全性：實(shí)施6S 管理后各類檔案均定量定位放置，廢棄檔案定期處理，環(huán)境清潔與安全定期檢查，環(huán)境整潔安全性較未實(shí)施6S 管理前有所提高。

綜上所述，為充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，前提是做好檔案管理工作，高效的檔案管理需要好的管理模式及規(guī)章制度保障。6S 檔案管理是一種可實(shí)操的方法，將其應(yīng)用于病理檔案管理，科室環(huán)境會(huì)更加整潔，提高管理人員積極性，使管理工作更加科學(xué)、高效、規(guī)范。