大數(shù)據(jù)時代機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)策略分析

天津市河西區(qū)城市管理委員會 郭倩楠

大數(shù)據(jù)時代下，各類新興技術(shù)不斷被推廣和應(yīng)用，為城市管理的發(fā)展帶來了千載難逢的機遇，使得機關(guān)單位業(yè)務(wù)板塊不斷擴展，內(nèi)部信息呈爆發(fā)式增長，這對其管理提出新的挑戰(zhàn)。為扎實抓好對《檔案法》的貫徹實施和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中的重點任務(wù)落實，應(yīng)守正創(chuàng)新、真抓實干，更應(yīng)加快機關(guān)檔案信息化建設(shè)，全面提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。機關(guān)檔案客觀、全面記錄內(nèi)部各項活動，主要以紙質(zhì)文件、電子檔案存儲方式為主，其內(nèi)部檔案實際種類繁多，內(nèi)部具有一定的復(fù)雜性。受多重因素干擾，機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)目標難以實現(xiàn)，應(yīng)積極結(jié)合實際狀況，提出行之有效的解決策略，為機關(guān)檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)提供核心驅(qū)動力，保持與時俱進，提高機關(guān)檔案管理信息化水平。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特點

1.檔案查找效率高。大數(shù)據(jù)時代，不僅追求數(shù)據(jù)資源的廣泛搜索和存儲，而且更重要的是追求檔案管理的全智能化服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，主動建立和完善數(shù)據(jù)模型，更新數(shù)據(jù)信息，對各類數(shù)據(jù)進行甄別和分類、挖掘和分析，實現(xiàn)檔案管理的個性化服務(wù)，以滿足機關(guān)辦公需求。在整合檔案數(shù)據(jù)的同時，設(shè)置相應(yīng)的搜索條件，提升檔案資料的使用率。

2.檔案管理數(shù)字化。主要是選取掃描儀、計算機等電子化設(shè)備，將室藏檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?。隨著檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量將快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。

3.檔案載體多元化。大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案資料在流動及利用的同時，可以實時收集或整理，不僅能夠提高工作效率，還能使檔案的管理形式發(fā)生改變。比如，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐纛l、影像等形式，為相關(guān)人員的不同需求提供更多選擇，信息檔案也因此變得更加準確、直觀。檔案管理可以利用計算機系統(tǒng)準確地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動歸檔，有效地提高了檔案管理的效率，使信息資源被充分利用。

二、大數(shù)據(jù)時代機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)重要性

（一）保證信息存儲傳遞安全、及時

基于原有紙質(zhì)機關(guān)檔案管理模式下，檔案存儲、傳遞等多依附于人力、物力，受外界自然環(huán)境的干擾較為顯著，若發(fā)生意外現(xiàn)象，易使價值較高的檔案資料丟失或損毀。機關(guān)檔案信息化管理中，可積極促使機關(guān)檔案存儲、傳遞均實現(xiàn)電子化檔案，確保其存儲更具持久性、便捷性，也更易實現(xiàn)備份、復(fù)制及傳遞，不易受人力和空間的局限。

（二）提升辦公效率及質(zhì)量

基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，機關(guān)檔案調(diào)取與管理上常常效率低、時效慢，難以適應(yīng)當前發(fā)展需要。由于檔案的規(guī)模和數(shù)量日趨龐大，不僅會占據(jù)大量的空間和成本進行檔案的管理與維護，而且會影響整體機關(guān)辦公效率。推進機關(guān)檔案管理信息化已是發(fā)展的必然，利用大數(shù)據(jù)處理相關(guān)技術(shù)和模式，通過建立統(tǒng)一的檔案信息平臺整合檔案數(shù)據(jù)資源，在實施智慧檔案管理的同時，提升機關(guān)辦公效率和質(zhì)量。

（三）實現(xiàn)檔案資源共享

機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)后，信息資源共享十分便捷，能充分搭建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，積極對機關(guān)內(nèi)部各科室做好銜接聯(lián)動，實現(xiàn)內(nèi)部資源共享，提高機關(guān)檔案管理水平。機關(guān)各科室實現(xiàn)檔案資源共享，可高效化完成工作，助力機關(guān)單位可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享、互補，提高檔案資源質(zhì)量，體現(xiàn)其信息資源的應(yīng)用價值。[2]

三、大數(shù)據(jù)時代機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理理念滯后

檔案管理理念的先進性，是保證機關(guān)檔案效率及質(zhì)量提升的前提，大數(shù)據(jù)背景下應(yīng)逐步創(chuàng)新檔案管理理念，促使檔案管理實現(xiàn)信息化、智能化。在城市管理過程中，對業(yè)務(wù)等領(lǐng)域信息化建設(shè)較為重視，而對檔案管理卻有所忽視，缺少正確的管理理念和方法，管理人員錯誤認為檔案信息化建設(shè)需投入較大的成本，顯著增加機關(guān)單位資金支出。監(jiān)督機制的缺位，促使管理人員并未動態(tài)化掌握檔案信息化操作，忽視檔案信息化建設(shè)的重要價值，無法從源頭上確保檔案完整性及可靠性。

（二）檔案管理系統(tǒng)軟件更新不及時

機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中，完善先進的檔案管理系統(tǒng)可保證檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、標準化，實現(xiàn)內(nèi)部檔案信息共享，當下受多方面因素的干擾，檔案管理系統(tǒng)軟件更新不及時，基礎(chǔ)設(shè)施配置不足，無法實現(xiàn)機關(guān)檔案資源共享，檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢難以體現(xiàn)。其檔案管理系統(tǒng)軟件滯后體現(xiàn)在，管理軟件功能單一，并未充分做好升級等工作，影響檔案管理成效，難以滿足信息化管理建設(shè)基本要求。

（三）檔案數(shù)據(jù)不夠規(guī)范

機關(guān)檔案管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，是確保檔案管理高效、精準運轉(zhuǎn)的前提，目前，各門類檔案著錄模板導(dǎo)入今易檔案管理軟件系統(tǒng)與移交區(qū)檔案館所需著錄模板未能保持一致，框架設(shè)置名稱、項目有所區(qū)別。機關(guān)檔案管理與市、區(qū)檔案館（局）并未建立較好的聯(lián)系，并未嚴格以相關(guān)規(guī)范和要求進行劃分，難以實現(xiàn)條目著錄、數(shù)據(jù)存儲、傳輸格式規(guī)范化、統(tǒng)一化。機關(guān)檔案管理未制定統(tǒng)一的基準，以致影響信息傳輸和應(yīng)用的有效性，而數(shù)據(jù)資料等歸檔規(guī)范化不足，導(dǎo)致整個檔案信息化建設(shè)存在壁壘[3]。

（四）檔案數(shù)字化管理成效低

機關(guān)還未能實現(xiàn)全方位檔案數(shù)據(jù)化管理，尚存很多紙質(zhì)檔案并未進行電子化處理，因此無法錄入掛接至檔案綜合管理系統(tǒng)。缺乏高速掃描儀或文件格式轉(zhuǎn)化器、檔號批量重命名等相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施軟件，無法快速有效地進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化分類、錄入等工作，最終導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化程度低且管理難度大。

（五）電子檔案的安全性有待增強

目前，使用的檔案管理方式都是電子檔案，其優(yōu)點在于能夠快捷地減少進行檔案管理的時間，有效地保障工作進行的效率，但是從另一個角度來說，存在著一定的缺點，具體來說，是由于電子檔案管理中的安全性不足，這也是由于電子檔案大多數(shù)是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行完成，所以其穩(wěn)定性與安全性都存在一定的問題，電子檔案存儲在計算機中極容易受到病毒的侵害，進而導(dǎo)致檔案中的重要資料丟失，所以必須要給予電子檔案存儲安全性一定的重視，從而使得機關(guān)長期發(fā)展能夠獲得一定的保障。

（六）缺乏數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才

機關(guān)檔案管理人員作為檔案管理核心實施者，其自身專業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理成效?，F(xiàn)階段，還沒有重點圍繞“檔案數(shù)字化管理”這一主題展開針對性的培訓(xùn)，檔案管理人員對數(shù)字檔案管理模式的認知程度較低，數(shù)字化體系知識相對缺乏。雖然每年進行常規(guī)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是在數(shù)字化檔案建設(shè)方面培訓(xùn)力度不足。同時獎懲監(jiān)督機制缺位，難以激發(fā)檔案管理人員工作積極性，以致影響其工作效率。

四、大數(shù)據(jù)時代機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)有效策略

（一）健全檔案工作體制機制

（1）強化檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)。健全城市管理領(lǐng)域檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室工作機制，定期召開會議，研究部署重點工作，把檔案信息化建設(shè)、實行全宗檔案全文數(shù)字化列為檔案工作的重點發(fā)展項目，協(xié)調(diào)解決困難問題。進一步加強檔案工作機構(gòu)建設(shè)，配強工作力量，著力解決基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、專業(yè)能力水平不高等問題。

（2）深化各部門協(xié)同聯(lián)動。從組織建設(shè)上形成了一把手掛帥、分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、辦公室負責(zé)人牽頭、機關(guān)和基層檔案員具體承擔(dān)工作任務(wù)，檔案室專職人員協(xié)調(diào)配合的工作機制。構(gòu)建了委領(lǐng)導(dǎo)、委機關(guān)和相關(guān)科室、基層單位檔案管理部門垂直管理的檔案信息溝通網(wǎng)絡(luò)，實行動態(tài)管理，形成一級抓一級、層層抓落實的管理工作體系，通過合力工作，確保上下貫通、執(zhí)行有力。

（3）完善檔案管理制度。為了全面提升檔案管理工作，從健全檔案管理制度入手，建立并實施檔案信息化工作各項制度，制定完善了《電子文件操作流程規(guī)范》《電子文件歸檔管理制度》等15項制度并匯編成冊。建立了比較科學(xué)、系統(tǒng)、完善的檔案管理標準化體系，完善了日?；臋n案監(jiān)督體系，使檔案的歸檔率、完整率、準確率達到了市、區(qū)要求。

（二）更新檔案管理系統(tǒng)軟件

主動融入天津市河西區(qū)智慧城市建設(shè)，在市級數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，繼續(xù)推動系統(tǒng)升級改造，加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配置。全方位強化對檔案管理系統(tǒng)軟件優(yōu)化，不斷做好升級更新，我委于2010年引入今易檔案管理軟件至今，為滿足信息化時代發(fā)展的多元化要求，符合日趨增加的檔案數(shù)據(jù)資料，從原有單機版的管理系統(tǒng)，逐步升級為網(wǎng)絡(luò)版。同時深入開發(fā)軟件各項模塊功能，不斷擴展其應(yīng)用功能，充分完善檔案信息查詢、公文管理、在線歸檔、共享文件等，實現(xiàn)電子檔案歸檔管理、無紙化存儲和在線查詢利用，為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫

完善檔案管理系統(tǒng)功能，深入開發(fā)接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計、非標準格式導(dǎo)入、自動匹配、原件批量掛接、報表設(shè)計等功能。將原有文書、科技、會計、實物、聲像等門類檔案數(shù)據(jù)及檢索目錄按照統(tǒng)一的著錄模板同步導(dǎo)入系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)檔案應(yīng)用提供便捷。一是建立室藏文書、會計、照片、音像、實物檔案目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合標準規(guī)范，不同載體或形式的檔號編制方法協(xié)調(diào)呼應(yīng)，實現(xiàn)條目和系統(tǒng)融合。二是建立園林、景觀、環(huán)衛(wèi)工程科技檔案、審計專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，確保案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)符合相關(guān)標準規(guī)范。目前，機關(guān)室藏各門類檔案案卷級、文件級條目著錄6萬余條，實現(xiàn)了其案卷級、文件級條目檢索，其中，文書、照片、音像檔案建立全文數(shù)據(jù)庫檢索，實現(xiàn)室藏各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案全部納入檔案管理系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，全部通過計算機管理檔案，充分發(fā)揮了檔案數(shù)據(jù)庫在城市管理、決策參考等方面的不同價值。

（四）加快室藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程

大數(shù)據(jù)時代，必須加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理進程，做好“存量數(shù)字化”，才能有效解決檔案增量與存量等方面的問題。在人力緊缺的情況下，可以通過跟外包企業(yè)簽署相關(guān)協(xié)議或者調(diào)配相關(guān)人員等方式，集中處理紙質(zhì)檔案資源使其數(shù)字化，能有效緩解機關(guān)行政辦檔案人員的工作壓力。還可以根據(jù)檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢，引進高端網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，優(yōu)化機關(guān)內(nèi)部檔案管理環(huán)境。每年文書檔案在裝訂前首先進行全文掃描形成pdf文檔，再進行裝訂立卷，并做好檔案編號、錄入等相關(guān)事宜，確保新增檔案數(shù)字化。目前，天津市河西區(qū)城市管理委已對室藏2002年至今永久、30年文書卷進行了全文掃描掛接，從而實現(xiàn)了檔案全晰檢索，電子文件全文管理的功能，將其原文件進行掃描掛接后，通過查詢搜索，可以省去翻卷的步驟，確保室藏檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化存儲，錄入率達95%。

（五）推動單位電子檔案應(yīng)收盡收

為了配合完成好創(chuàng)建國家級數(shù)字檔案館任務(wù)，加強電子文件管理，積極推動智慧河西OA系統(tǒng)的使用，做好電子文件的收集工作。按照其形成時間、模塊做好分類歸檔、存儲及傳輸?shù)确矫嬷贫ǖ囊?guī)范和標準，統(tǒng)一檔案資料格式，審核其內(nèi)容真實性及完整性。一是通過OA辦公自動化系統(tǒng)開展機關(guān)各類紅頭電子文件在線接收采集歸檔工作；二是電子公文的正文、定稿、文件處理單等內(nèi)容按要求轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等符合要求的版式文件格式；三是電子檔案首頁生成電子歸檔章，通過檔號或計算機文件名等與相應(yīng)的元數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)；四是電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)載體在內(nèi)容上保持一致，電子文件歸檔與紙質(zhì)檔案歸檔范圍一一對應(yīng)，歸檔齊全完整。開展照片、音像類電子文件在線歸檔，嚴格依照電子檔案收集方式實施，歸檔格式和質(zhì)量符合標準且齊全完整，為后續(xù)調(diào)閱便捷提供保證，實現(xiàn)電子檔案收集規(guī)范化、標準化及統(tǒng)一化。

（六）提升檔案數(shù)字資源安全管理能力

大數(shù)據(jù)背景下，各類先進技術(shù)用于機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中，需積極做好其安全管理工作，以免內(nèi)部信息泄露或數(shù)據(jù)丟失產(chǎn)生較大損失。一是嚴格執(zhí)行國家網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，加強檔案保密安全管理；二是檔案管理人員通過密鑰方可進入檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置密碼登錄，按照人員自身工作范疇和需求靈活設(shè)置訪問權(quán)限；三是積極做好保密審核工作，實際應(yīng)用中僅開放查閱功能，嚴禁進行復(fù)制。四是對室藏檔案電子目錄、數(shù)字化復(fù)制件進行備份，并定期更新，力求檔案資料在安全的環(huán)境中實現(xiàn)共享。

（七）加強人才培養(yǎng)力度

機關(guān)檔案管理作為一項服務(wù)性較強的工作，要求工作人員應(yīng)具備專業(yè)素養(yǎng)，為滿足信息化、數(shù)字化檔案管理多元化需求，應(yīng)精準結(jié)合實際發(fā)展特征，積極做好對檔案人員的培養(yǎng)，打造數(shù)字化檔案管理隊伍。一是以加強檔案工作能力為重點，開展多種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將理論培訓(xùn)與實際操作相結(jié)合，結(jié)合檔案重點工作，培養(yǎng)“多面手”，優(yōu)化人員知識架構(gòu)。二是應(yīng)提高檔案管理人員準入門檻，不僅需具備較強的專業(yè)化知識，而且擁有豐富的實踐經(jīng)驗、熟練的計算機操作水平以及綜合文字撰寫能力等，為整個隊伍注入活力，著力打造有理想信念、有職業(yè)操守、有創(chuàng)新意識、有專業(yè)能力的新時代檔案干部隊伍，確保機關(guān)檔案管理高效化推進。三是建立可行性強的考核機制，通過年度評優(yōu)、職稱評聘等方式，提振檔案人員干事創(chuàng)業(yè)的精氣神。

五、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想觀念，對檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展，與時俱進，加大人力以及資金投入力度，加快信息化建設(shè)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，才能確保機關(guān)檔案管理工作跟上信息化發(fā)展的大趨勢，顯著提高檔案管理效率及質(zhì)量，為城市管理的檔案工作增添新動力。