論基層單位行政事務(wù)文秘人員的能力與素養(yǎng)

上杭縣自然資源局 葉建年

縣級(jí)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的行政事務(wù)崗位中的文秘人員，工作具有繁重、復(fù)雜、綜合、服務(wù)、速度、服從等特性，在機(jī)關(guān)眾多崗位中較重要，代表著單位的形象，是單位的筆桿子，領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀，廣大干部職工后勤保障的管家。文秘人員的選聘及任用，一般都由組織人事部門(mén)精挑細(xì)選，甚至由一把手親自嚴(yán)格把關(guān)。作為關(guān)鍵崗位的重要人員，文秘人員除了具備強(qiáng)健的體魄外，還要具備良好的心理素質(zhì)、過(guò)硬的政治思想素質(zhì)以及較高的文化素養(yǎng)等。

一、文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)

（一）要做甘于寂寞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的老黃牛

作為單位辦公室或綜合部門(mén)的文秘人員，工作事務(wù)繁多，千頭萬(wàn)緒，必須做好上傳下達(dá)、擬寫(xiě)文稿、工作安排等日常工作，還需處理突發(fā)事件和接待來(lái)信來(lái)訪人員等。各項(xiàng)事項(xiàng)需逐一厘清并辦理清楚，工作不認(rèn)真出了差錯(cuò)，輕則挨批評(píng)，嚴(yán)重的還要承擔(dān)一定的后果。在機(jī)關(guān)事業(yè)等單位，利用晚上和休息日加班的大多數(shù)都是辦公室的文秘工作者，正常上班期間，最遲下班的往往都是文秘人員，文秘人員干的活，經(jīng)常被同事戲稱為“臟、苦、累”，領(lǐng)著微薄工資，干著搬運(yùn)工一般累的活。而且經(jīng)常要甘當(dāng)幕后英雄，在鮮花和掌聲的背后，都離不開(kāi)文秘人員加班苦干揮灑的辛勤汗水，許多單位在報(bào)刊雜志電臺(tái)播發(fā)的文章及單位發(fā)言稿，基本上都是由文秘人員擬的底稿，經(jīng)過(guò)反復(fù)斟酌修改而成，而這些講話稿及發(fā)表的文章等往往不允許署上文秘人員的名字，工作特性要求文秘人員只能甘當(dāng)人梯，不可沽名釣譽(yù)，嘩眾取寵。往往單位在評(píng)先評(píng)優(yōu)或提拔人員時(shí)，人秘人員因工作崗位平凡，難有突出的工作業(yè)績(jī)而往往得不到提名。

（二）要做保守秘密、嚴(yán)于律己的鐵士兵

文秘部門(mén)是單位的機(jī)要部門(mén)，文秘人員因?yàn)閸徫惶貏e重要，涉及秘密的事項(xiàng)多，甚至有些文件在領(lǐng)導(dǎo)尚未審閱前，文秘人員已經(jīng)先清楚相關(guān)內(nèi)容，這就要求文秘人員嚴(yán)格遵守保密相關(guān)規(guī)定。

（三）要做口齒伶俐、思維敏捷的真秀才

文秘人員因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑枰?，?jīng)常代表單位或者領(lǐng)導(dǎo)出面待人接物、公務(wù)接待、接聽(tīng)電話等，這就要求文秘人員在各種場(chǎng)合著裝得體、講話文明，表達(dá)清晰明了、上得了臺(tái)面，展現(xiàn)單位良好形象。但這并不表示文秘人員可以夸夸其談?wù)故緜€(gè)人魅力，而是要求文秘人員說(shuō)話真誠(chéng)、為人謙和中肯，讓人感覺(jué)踏實(shí)靠得住。在要求待人接物處理得體的同時(shí)，文秘人員在接到領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)相關(guān)部門(mén)出的“題目”后，必須具備在規(guī)定時(shí)間答卷的能力，并且要求文筆流利精準(zhǔn)答題，交出讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和同事都滿意的答卷。筆者多年文秘工作經(jīng)驗(yàn)之一就是我們文秘人員辦事一定要講究速度，干凈利落，不拖泥帶水，做到事前有請(qǐng)示，事后快匯報(bào)，辦事拖拉是機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員辦事的大忌。

（四）要做信息靈通、溝通協(xié)調(diào)的好參謀

文秘人員是單位領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂、重要參謀和助手，對(duì)單位的所有工作無(wú)一不涉及，上至重要文件的傳送與落實(shí)，下至機(jī)關(guān)電燈與水龍頭的維修，日常機(jī)關(guān)工作不僅涉及本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部管理而且還涉及與上級(jí)機(jī)關(guān)、兄弟部門(mén)、下屬單位乃至人民群眾的溝通協(xié)調(diào)等，有時(shí)文秘人員還需代表領(lǐng)導(dǎo)出面應(yīng)酬或者出席會(huì)議等。具備良好的溝通能力，也是文秘人員的重要基本功。文秘崗位是單位的樞紐，它的溝通作用，從橫向看，是做好兄弟部門(mén)協(xié)調(diào)溝通交流，理順機(jī)關(guān)各部門(mén)之間、協(xié)調(diào)同事之間的關(guān)系。從縱向來(lái)看，是與上下級(jí)相關(guān)聯(lián)系，傳達(dá)相關(guān)精神，將基層的聲音及動(dòng)態(tài)及時(shí)反饋。稱職的文秘人員是溝通上下協(xié)調(diào)左右的一座重要橋梁。作為重要的助手與參謀，文秘人員必須跟隨領(lǐng)導(dǎo)或者代替領(lǐng)導(dǎo)深入基層進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查研究，收集相關(guān)材料及信息，經(jīng)歸納整理后提出處理初步建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。文秘人員不僅為單位的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還必須為單位這個(gè)大集體服務(wù)，除平時(shí)注意收集相關(guān)部門(mén)工作亮點(diǎn)及業(yè)績(jī)外，還要及時(shí)歸納整理信息向各級(jí)部門(mén)報(bào)送，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)及時(shí)了解本單位工作動(dòng)態(tài)及所做的成績(jī)與亮點(diǎn)，為單位的宣傳工作搖旗吶喊助威。

二、提升文秘人員素養(yǎng)的途徑

（一）由單位搭建平臺(tái)

文秘人員所處的機(jī)構(gòu)或單位，在文秘人員素質(zhì)提升方面要多方面、多渠道，搭建足夠廣闊平臺(tái)，向上級(jí)單位如政府機(jī)關(guān)的文秘部門(mén)，推薦本單位文秘人員前往跟班學(xué)習(xí)，要經(jīng)常性組織文秘人員參加專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的文秘相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，還可以組織各種技能培訓(xùn)，具體集中在社會(huì)、法律、經(jīng)濟(jì)、計(jì)算機(jī)、公文寫(xiě)作、現(xiàn)代辦公與自動(dòng)化管理等一些比較突用的技能。通過(guò)培訓(xùn)讓文秘人員適應(yīng)各種角色，了解多方面工作情況，盡快使文秘人員鍛煉成為全方位人才，而且還要在培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等方面予以足夠的保證，在制度上予以完善，這樣才能讓文秘人員像雄鷹在廣闊的天空展翅翱翔。

（二）文秘人員自身素質(zhì)提升

基層單位的文秘人員一般都從具有相關(guān)專業(yè)的高校畢業(yè)生中招錄或從文筆比較好的其他崗位人員中選拔，經(jīng)過(guò)多方面培訓(xùn)和工作的歷練后，慢慢成熟成長(zhǎng)為一名合格的文秘人員。而要逐步成長(zhǎng)為一名合格且成熟的文秘人員，必須不斷提高自己的思想素質(zhì)和能力水平，使自己慢慢適應(yīng)崗位需求。文秘人員日常有一項(xiàng)主要工作就是宣傳，不僅需要寫(xiě)一手漂亮文章，還必須能寫(xiě)一手得體的書(shū)法，甚至出黑板報(bào)等。但是在單位中，由于電腦的普及，一些文秘人員的書(shū)寫(xiě)能力水平較低，導(dǎo)致不能完整將工作計(jì)劃和總結(jié)等相關(guān)文字予以準(zhǔn)確表達(dá)，更何況寫(xiě)漂亮的毛筆字和出一期讓人賞心悅目的黑板報(bào)了。對(duì)書(shū)寫(xiě)能力方面存在不足，單位和個(gè)人必須有針對(duì)性地進(jìn)行培養(yǎng)和努力，經(jīng)過(guò)多方努力，使文秘人員綜合素質(zhì)得到全方位提升，做到文武雙全，更有效地開(kāi)展各項(xiàng)工作。

（三）完善建立相關(guān)的規(guī)章制度

為了使文秘人員在單位工作干得舒心、干得安心、干得放心，單位需要制定及出臺(tái)針對(duì)文秘人員工作獎(jiǎng)懲相關(guān)規(guī)章制度，為文秘人員制定具體的工作指南。在制度保障上，充分體現(xiàn)獎(jiǎng)罰分明，對(duì)文秘人員的考核、表彰提拔升職等作出明確規(guī)定，讓文秘人員工作更有干勁，充滿希望。同時(shí)，積極向上級(jí)人事組織及相關(guān)部門(mén)推薦，使文秘人員有上升成長(zhǎng)的空間和臺(tái)階。單位和部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者也必須以身作則，關(guān)心愛(ài)護(hù)身邊的文秘人員工作與生活，堅(jiān)持正確的新思想和新觀點(diǎn)，積極傳遞正能量，鼓勵(lì)創(chuàng)新立意，要讓文秘人員上行下效、耳濡目染進(jìn)而潛移默化，同時(shí)，要以寬容大度的態(tài)度愛(ài)護(hù)文秘文員的辛勤工作，建立容錯(cuò)機(jī)制，對(duì)文秘人員犯下的小錯(cuò)及時(shí)予以糾正并鼓勵(lì)，讓文秘人員充分感到單位的關(guān)心、組織的溫暖，工作才有動(dòng)力，才能干的安心、充滿上進(jìn)心。

三、文秘人員素養(yǎng)提升的成效

（一）有助于提高工作效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作主要在于人員具體去抓落實(shí)，而上傳下達(dá)主要抓落實(shí)的重要人員就是單位的文秘人員，因?yàn)槲拿厝藛T是外界及上下級(jí)信息傳輸首要接收員。如果把單位比作一個(gè)具體的流水生產(chǎn)線，文秘人員就是關(guān)鍵的操盤(pán)手，生產(chǎn)線的運(yùn)輸是否順暢，生產(chǎn)的成品質(zhì)量如何，與文秘人員的素養(yǎng)及工作水平高低有極大的關(guān)聯(lián)。單位文秘人員素養(yǎng)高，工作效率就水漲船高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)速度就較為順暢，工作效率也就較為高效，也能較大提升單位的良好形象，使單位各項(xiàng)工作充分受到上級(jí)及社會(huì)各界的認(rèn)可。在這方面，一個(gè)成熟優(yōu)秀的文秘人員處理應(yīng)急突發(fā)時(shí)間的能力可以充分體現(xiàn)，在突發(fā)事件發(fā)生之前，必須在思想上引起足夠的重視，時(shí)刻保持警惕，不麻痹大意而松懈，同時(shí)在制度上予以強(qiáng)化完善，做好突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案和相關(guān)的物資準(zhǔn)備。在突發(fā)事件發(fā)生后，需立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將上級(jí)指示解決問(wèn)題的措施和方法通知各部門(mén)的下級(jí)，要求共同配合予以及時(shí)解決問(wèn)題，在行動(dòng)上予以堅(jiān)決果斷處置，做好安民告示及群眾安撫等工作，實(shí)現(xiàn)快速有效將事故予以掌控并處置，在處理好突發(fā)事件后，必須及時(shí)總結(jié)事件的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，形成材料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。

（二）有助于增強(qiáng)溝通文字能力

文秘人員作為單位的“管家”及領(lǐng)導(dǎo)的助手，妙筆生花及口齒伶俐是其中基本功之一。在成為專職的文秘人員之前，文秘人員接受的教育可能是學(xué)校的基礎(chǔ)教育或基層其他崗位的歷練。只有通過(guò)歲月的沉淀及不斷的工作磨煉，文秘人員的文字水平及溝通口頭表達(dá)能力才能不斷增強(qiáng)，只有經(jīng)歷了風(fēng)雨才能見(jiàn)彩虹。在重要的崗位，文秘人員每天都要接觸形形色色的人員，有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、外地來(lái)賓、兄弟單位人員、人民群眾等等，只有具備較高的素養(yǎng)才能笑迎八方來(lái)客，接待好每一位來(lái)訪人員，處理好手頭上工作亂麻。文秘人員在寫(xiě)材料時(shí)，如果肚子里沒(méi)有平時(shí)積累的素材及相當(dāng)水平的表述能力，是不可能寫(xiě)出有分量讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及同事認(rèn)可的好文章的。筆者在剛擔(dān)任機(jī)關(guān)單位秘書(shū)時(shí)，辦公室主任安排寫(xiě)一個(gè)材料，要求兩天內(nèi)限時(shí)完成?？嘤谛刂袩o(wú)墨，在熬一整夜抽掉兩包煙，咬爛筆頭后仍然沒(méi)有寫(xiě)出一段話，抓耳撓腮，確實(shí)苦惱。當(dāng)時(shí)心里就想，如果誰(shuí)能幫我寫(xiě)出這篇文章讓我順利交差，本人愿意拿出一個(gè)月的工資給他當(dāng)作辛苦費(fèi)。最后因交不了差這篇材料還是由辦公室主任親自完成，自己留下一頭一臉的尷尬，肚子里沒(méi)有墨水的無(wú)奈可見(jiàn)一斑。隨著時(shí)間的推移和水平不斷提升，小秘書(shū)也變成了大主任，加班熬夜已不再是家常便飯，文章寫(xiě)得好以后，經(jīng)常在各級(jí)報(bào)刊發(fā)表，單位的信息報(bào)送及上稿水平也有較大提升，被上級(jí)信息部門(mén)經(jīng)常通報(bào)表彰。文秘人員的文筆水平對(duì)文秘人員自身素養(yǎng)及單位的形象提升都有一定程度的影響，文秘人員的自身價(jià)值也可以得到較完整體現(xiàn)。

（三）有助于當(dāng)好助手參謀

文秘人員工作為單位及領(lǐng)導(dǎo)的助手，一言一行不僅代表著自身的形象，也無(wú)形中代表著單位領(lǐng)導(dǎo)的形象。文秘人員的素質(zhì)高低也影響著單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策正確與否，因?yàn)槲拿厝藛T提供的佐證材料及依據(jù)和建議是領(lǐng)導(dǎo)的重要決策參考。古人言“先謀后事者昌，先事后謀者亡”，古代君主在作出重要決策之前，一般都要聽(tīng)謀士的諫言獻(xiàn)策，才會(huì)作出決斷。明智的君主清楚，要成就大業(yè)，必須做好細(xì)致的前期調(diào)查研究，再根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行客觀分析判斷，經(jīng)過(guò)深思熟慮，廣泛征求意見(jiàn)后再?zèng)Q定方針謀略，硬干蠻干，必?cái)o(wú)疑。作為重要的“謀士”，文秘人員其素質(zhì)高低作為對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的拍板決策影響可見(jiàn)一斑。作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀，文秘人員也是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，有時(shí)必須代表領(lǐng)導(dǎo)去基層調(diào)查研究，收集第一手資料，傾聽(tīng)基層群眾的聲音，反饋重要信息。如果文秘人員是心術(shù)不正或者素質(zhì)低下之人，領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)聽(tīng)進(jìn)去的極有可能是謊言，甚至“讒言”，進(jìn)而偏聽(tīng)偏信，或者作出錯(cuò)誤的決策，小則傷害同志感情，重則耽誤國(guó)家大事。因此，作為文秘人員，不僅要行的端坐得直，而且要不斷提高素養(yǎng)，做到心正則身正，心靜則目明。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期的基層文秘工作人員，工作有時(shí)代的新要求，工作內(nèi)容涉及方方面面，相當(dāng)繁雜瑣碎，形式多樣，各項(xiàng)工作相互交叉、彼此交融。作為一名基層合格文秘人員，對(duì)于單位顯得尤為重要，必須多方位提升綜合能力與水平，提高個(gè)人素養(yǎng)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，全心全意為人民服務(wù)。