淺談企業(yè)籌建期間內(nèi)部控制制度

烏日樂(lè) 張思斯 劉超

摘要：本文從內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的理論入手，通過(guò)對(duì)滄州中鐵裝備制造材料有限公司的實(shí)地分析調(diào)查，結(jié)合企業(yè)的特殊時(shí)期——籌建期間，不僅對(duì)籌建期企業(yè)內(nèi)部控制的成功方面進(jìn)行了說(shuō)明，而且，也將這一時(shí)期企業(yè)內(nèi)部控制的失敗方面進(jìn)行了評(píng)價(jià)并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。通過(guò)分析我們得知：內(nèi)部控制制度的制定，首先應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章制度，同時(shí)還應(yīng)考慮本單位的實(shí)際情況，以及內(nèi)部控制制度之間的協(xié)調(diào)性、連續(xù)性和一致性。遵循成本效益原則，針對(duì)企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的內(nèi)部控制制度作為控制企業(yè)某些環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)；選擇適當(dāng)?shù)膶?shí)施方法，以達(dá)到提高企業(yè)管理水平和增加效益的目的。

關(guān)鍵詞： 內(nèi)部控制 企業(yè)籌建 建立 評(píng)價(jià)

一、內(nèi)部控制的基本理論

內(nèi)部控制是指一單位內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)，即為保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常進(jìn)行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括單位最高管理當(dāng)局用來(lái)授權(quán)與指揮經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種方式方法，也包括核算、審核、分析各種信息資料及報(bào)告的程序和步驟，還包括對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行綜合計(jì)劃、控制和評(píng)價(jià)而制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。內(nèi)部控制的根本目標(biāo)是保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)、檢查有關(guān)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、提高經(jīng)營(yíng)效率、貫徹既定的管理方針等四個(gè)方面。就其基本結(jié)構(gòu)而言，主要包括三個(gè)方面：控制環(huán)境、會(huì)計(jì)系統(tǒng)和控制程序。為保證內(nèi)部控制的有效實(shí)施，應(yīng)遵循以下六項(xiàng)基本原則，即合法性原則；有效性原則；全面性原則；不相容職務(wù)相互分離的原則；成本效益原則；適時(shí)行原則。

二、中鐵公司內(nèi)部控制的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

1. 中鐵公司概況

滄州中鐵裝備制造材料有限公司是由北京海震鐵路裝備投資有限公司（甲方）與英屬維爾京群島中國(guó)鐵路物資控股集團(tuán)有限公司（乙方）于2006年11月共同投資組建而成，主要生產(chǎn)有色金屬新型合金材料，預(yù)計(jì)年產(chǎn)量為150萬(wàn)噸。

該項(xiàng)目總投資2980萬(wàn)美元（折合人民幣23840萬(wàn)元，按1：8計(jì)算，下同），其中固定資產(chǎn)投資2700萬(wàn)美元，流動(dòng)資金280萬(wàn)美元。項(xiàng)目注冊(cè)資金1200萬(wàn)美元（折合人民幣9600萬(wàn)元），其中甲方以現(xiàn)金6912萬(wàn)元人民幣（折合864萬(wàn)美元）作為出資，占注冊(cè)資本的72％；乙方以現(xiàn)匯336萬(wàn)美元（折合人民幣2688萬(wàn)元）作為出資，占注冊(cè)資本的28％。注冊(cè)外資金由出資雙方按出資比例分別籌措。

該項(xiàng)目一期工程屬于籌建期，籌建期限是從2006年11月到2008年5月止。項(xiàng)目擬建于黃驊港開發(fā)區(qū)南疏港路以南、海防路以東，新征地350畝，新增建筑面積101214平方米。項(xiàng)目合資經(jīng)營(yíng)期限50年，期間雙方按出資比例分享利潤(rùn)并承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。

2. 中鐵公司內(nèi)部會(huì)計(jì)控制現(xiàn)狀

關(guān)于貨幣資金收支和保管業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)主管將財(cái)務(wù)稽核的權(quán)限授予出納人員，當(dāng)員工報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，先由出納員審核原始憑證的合法性及合理性，審核無(wú)誤后在報(bào)銷單的財(cái)務(wù)稽核上簽字，員工憑此報(bào)銷單找老總及財(cái)務(wù)部長(zhǎng)簽字，再由出納員付款。

每天現(xiàn)金收付工作結(jié)束后，出納人員對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)，并核對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)與現(xiàn)金日記帳余額是否相符，經(jīng)常出現(xiàn)超出庫(kù)存限額的現(xiàn)金仍然存放于保險(xiǎn)柜的現(xiàn)象。

銀行支票由出納員保管，印鑒由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)保管，做到了支票、印鑒分離保管。財(cái)務(wù)部設(shè)立專門的銀行支票以及銀行承兌匯票領(lǐng)用登記簿，每張支票及匯票的收取、領(lǐng)用都要將其票號(hào)、用途、金額、領(lǐng)用人及領(lǐng)用日期登記清楚。對(duì)于簽發(fā)有誤的支票要加蓋“作廢”章，并放入專門的作廢袋保管。

金庫(kù)所在地設(shè)有防范措施和安全保障。保險(xiǎn)柜鑰匙由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)保管，保險(xiǎn)柜里存放現(xiàn)金的抽屜鑰匙由出納員保管。

企業(yè)有關(guān)部門（如工程部）和個(gè)人用款時(shí)，首先要提前向?qū)徟颂峤回泿刨Y金支付申請(qǐng)，注明款項(xiàng)的用途、金額、預(yù)算、支付方式等內(nèi)容。然后審批人根據(jù)所擁有的職責(zé)、權(quán)限和相關(guān)程序?qū)ι暾?qǐng)進(jìn)行審批，不符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)拒絕審批；對(duì)于批準(zhǔn)的申請(qǐng)還要進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的內(nèi)容主要有支付申請(qǐng)的批準(zhǔn)程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，支付方式是否妥當(dāng)。最后辦理支付，由財(cái)務(wù)人員接到審核無(wú)誤的申請(qǐng)后按照會(huì)計(jì)核算辦法進(jìn)行賬務(wù)處理，填制記帳憑證，然后根據(jù)金額大小和批準(zhǔn)權(quán)限送交有關(guān)負(fù)責(zé)人審閱，最后交由出納人員辦理。

實(shí)物資產(chǎn)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

目前，中鐵公司正處于企業(yè)的籌建期間，其實(shí)物資產(chǎn)的購(gòu)入量是相當(dāng)大的。針對(duì)這一問(wèn)題，公司建立了良好的實(shí)物資產(chǎn)管理制度?，F(xiàn)將其低值易耗品管理現(xiàn)狀分析如下：

第一：各部門在每周五之前都要將下周所需的低值易耗品經(jīng)公司常務(wù)副總審批后報(bào)送公司的供應(yīng)部門，由供應(yīng)部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并采購(gòu)。

第二：采購(gòu)回來(lái)的物品要統(tǒng)一交由供應(yīng)部辦公室進(jìn)行入庫(kù)管理，并辦理物品領(lǐng)用及相關(guān)手續(xù)。

第三：供應(yīng)部門報(bào)銷物資采購(gòu)費(fèi)用時(shí)，發(fā)票后必須附入庫(kù)單，對(duì)于已經(jīng)出庫(kù)的物品要后附出庫(kù)單。財(cái)務(wù)部根據(jù)這些出入庫(kù)單及出庫(kù)單建立低值易耗品臺(tái)帳。

第四：每月月末，財(cái)務(wù)部要配專門人員根據(jù)已建立的臺(tái)帳與辦公室的保管人員所建立的明細(xì)賬進(jìn)行賬賬核對(duì)，做到賬賬相符；然后兩部門人員共同進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。

采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

采購(gòu)與付款的循環(huán)是外部商品和勞務(wù)的購(gòu)置及付款。目前，公司購(gòu)置的商品和勞務(wù)主要包括在建工程的物料用品及固定資產(chǎn)等項(xiàng)目。其采購(gòu)主要是計(jì)劃性采購(gòu)，偶然伴有臨時(shí)性采購(gòu)。

管理費(fèi)用的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

籌建期的中鐵公司嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，為此，財(cái)務(wù)部在公司高層領(lǐng)導(dǎo)的配合下，出臺(tái)了紅頭文件《滄州中鐵裝備制造材料有限公司差旅費(fèi)管理制度》，為各部門經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行提供了保證。

會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

復(fù)式記帳控制

復(fù)式記帳控制要求對(duì)發(fā)生的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要以相等的金額，在相互聯(lián)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的賬戶上進(jìn)行平行登記。

1. 財(cái)務(wù)報(bào)告控制

在企業(yè)的籌建期間，中鐵公司的主要財(cái)務(wù)報(bào)表是資產(chǎn)負(fù)債表。為了更直觀的反映資金流向，財(cái)務(wù)部特編制資金月報(bào)表。此表從每月1日開始編制，每日終了都要將本日資金支出數(shù)及余額反映在表上。這樣，不僅滿足了整月資金動(dòng)態(tài)的反映，而且也將截至每日中了時(shí)的資金流向做出反映，以便于向領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)匯報(bào)資金動(dòng)態(tài)。

后附的中鐵四月份資金月報(bào)中，其他貨幣資金即指公司在月初及月末的庫(kù)存現(xiàn)金，并且也對(duì)各部門人員的個(gè)人借款作出了充分反映。

2. 籌建期關(guān)于招投標(biāo)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

處于籌建期間的中鐵公司，各項(xiàng)工程項(xiàng)目的建設(shè)運(yùn)行都要經(jīng)歷招投標(biāo)環(huán)節(jié)。現(xiàn)以軋鋼部最近發(fā)生的1250MM熱連軋工程招投標(biāo)內(nèi)部控制過(guò)程敘述如下：

第一，軋鋼部會(huì)同工程部根據(jù)圖紙制定招標(biāo)文件，并要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和公司常務(wù)副總以及董事長(zhǎng)的審核批準(zhǔn)。

第二，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)表招標(biāo)文件，并公布具體的投標(biāo)時(shí)間以及開標(biāo)時(shí)間。投標(biāo)方需要在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將投出封存的標(biāo)書，并且在既定的開標(biāo)日期之前，各投標(biāo)方都要將投標(biāo)保證金統(tǒng)一交到公司財(cái)務(wù)部門。公司財(cái)務(wù)部明確規(guī)定：投標(biāo)保證金金額為5萬(wàn)元，并且只收取現(xiàn)金。

第三，在開標(biāo)日，軋鋼部、工程部、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及公司常務(wù)副總一起對(duì)標(biāo)書起封，（投標(biāo)方的標(biāo)書應(yīng)由公司統(tǒng)一保管，絕對(duì)禁止提前拆封）并根據(jù)已經(jīng)計(jì)算出的可比性數(shù)據(jù)對(duì)各投標(biāo)方的標(biāo)書進(jìn)行比較、篩選，以選擇成本費(fèi)用最低并且信用度較高的公司為最佳投標(biāo)方。

第四，選出的最佳投標(biāo)方為中標(biāo)方，中標(biāo)方開始承攬1250MM熱連軋工程。公司財(cái)務(wù)部向未中標(biāo)的公司退還投標(biāo)保證金。

三、中鐵公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀評(píng)價(jià)

1. 中鐵公司關(guān)于貨幣資金收付和保管業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)

首先，通過(guò)分析中鐵公司貨幣資金收支過(guò)程，我們可以看出：在轉(zhuǎn)賬支票付款的過(guò)程中，簽發(fā)支票以及加蓋印鑒是由同一個(gè)人進(jìn)行的。對(duì)已簽發(fā)支票加蓋印鑒的過(guò)程，也是對(duì)該票據(jù)的審核過(guò)程?；I建期的中鐵，由于內(nèi)部財(cái)務(wù)人員的不足，這兩項(xiàng)連續(xù)的業(yè)務(wù)過(guò)程通常是由出納一人完成的，這樣就很容易使貨幣資金的支出環(huán)節(jié)失去控制，容易出現(xiàn)付款時(shí)的舞弊行為，造成公司財(cái)產(chǎn)的損失。

公司以減少財(cái)務(wù)人員數(shù)量來(lái)節(jié)約成本。但是，像以上這種由于一人兼任多崗的現(xiàn)象就嚴(yán)重違反了內(nèi)部牽制原則，一旦發(fā)生舞弊行為，其造成的經(jīng)濟(jì)損失遠(yuǎn)遠(yuǎn)會(huì)高于節(jié)約的成本。這就出現(xiàn)了分工和制衡的成本與效益相比較的問(wèn)題，基于成本效益原則，公司財(cái)務(wù)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置亟待改進(jìn)。

其次，公司的財(cái)務(wù)稽核與出納員是同一人，違反了不相容職務(wù)應(yīng)相互分離的原則。當(dāng)初，中鐵公司基于批地皮的需要，同時(shí)注冊(cè)了包括中鐵在內(nèi)的14個(gè)公司。目前，這些公司尚未注銷，仍在運(yùn)行之中。財(cái)務(wù)部現(xiàn)有四名財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)總體工作安排，一名記帳員，一名出納員，另有一名審計(jì)人員。而審計(jì)人員又負(fù)責(zé)稅務(wù)、銀行等對(duì)外業(yè)務(wù)，經(jīng)常跑外，而審核工作也因此耽擱，人員相當(dāng)緊缺。此時(shí)，財(cái)務(wù)部長(zhǎng)就把稽核權(quán)限授予出納員，便出現(xiàn)了我們所看到的現(xiàn)狀。出納員不能兼任稽核，會(huì)計(jì)檔案的保管以及收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)帳簿的登記工作，這是最基本的內(nèi)部控制制度。尤其在企業(yè)的籌建時(shí)期，貨幣資金業(yè)務(wù)的發(fā)生更為普遍、頻繁，也是最容易出現(xiàn)問(wèn)題的業(yè)務(wù)，因此，公司建立健全良好的貨幣資金內(nèi)部控制制度是十分必要的。

2. 采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)

通過(guò)分析采購(gòu)與付款流程圖，我們可以看到：在采購(gòu)申請(qǐng)得到審批后，采購(gòu)部門就直接聯(lián)系供應(yīng)商，而缺少了“貨比三家”選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)；這樣極容易造成采購(gòu)的物資成本偏高的現(xiàn)象；另外，我們又可以看到，公司的對(duì)外采購(gòu)業(yè)務(wù)，幾乎完全由供應(yīng)部門聯(lián)絡(luò)，而缺少其他部門的制約，這就極容易出現(xiàn)損公肥私、撈取回扣的現(xiàn)象；我們還可以看到，在合同簽訂后，白灰就直接入庫(kù)，更缺少了驗(yàn)收白灰質(zhì)量的環(huán)節(jié)，對(duì)于已購(gòu)進(jìn)工程物資的質(zhì)量監(jiān)測(cè)，公司沒(méi)有設(shè)立嚴(yán)格的把關(guān)環(huán)節(jié)，所購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高的現(xiàn)象更是無(wú)法杜絕。

3. 籌建期間關(guān)于招投標(biāo)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)

通過(guò)分析熱連軋工程的招投標(biāo)過(guò)程，我們得知，中鐵公司在以下兩個(gè)方面的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)做的比較出色：

首先，公司收取投標(biāo)保證金只以現(xiàn)金方式收取，這就避免了投標(biāo)方以空頭轉(zhuǎn)賬支票抵交保證金的現(xiàn)象，保障了公司的資金安全，減少了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4. 結(jié)論

通過(guò)上述分析，我們得知：盡管企業(yè)為了嚴(yán)格控制籌建期間成本費(fèi)用支出而制定了費(fèi)用報(bào)銷制度等一系列內(nèi)部控制制度，并且根據(jù)企業(yè)在這一特殊時(shí)期工程設(shè)備、材料大量購(gòu)進(jìn)的特點(diǎn)進(jìn)行了完善的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，這些舉措對(duì)完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)、節(jié)約成本起到了一定的積極作用。但是，我們也清楚的看到了企業(yè)在貨幣資金以及采購(gòu)與付款方面內(nèi)控的薄弱性。根據(jù)這些薄弱環(huán)節(jié)。本文通過(guò)選擇各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，以這些關(guān)鍵點(diǎn)為切入點(diǎn)，重新設(shè)計(jì)內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)流程，對(duì)其已有內(nèi)控制度加以改進(jìn)，為強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制，進(jìn)一步完善企業(yè)管理制度，增加企業(yè)效益提供了重要保障。

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