國有企業(yè)離職人員人事檔案超期存放原因分析及解決路徑＊

楊利軍 高劍蘭 何欣彤

（1.中山大學(xué)信息管理學(xué)院，廣東廣州，510006；2.深圳市創(chuàng)世紀機械有限公司，廣東深圳，518125）

一、 引言

“檔隨人走”是人事檔案管理的基本原則。但由于各種原因，國有企業(yè)（以下簡稱“國企”）普遍存在離職人員人事檔案未能按期轉(zhuǎn)出的情況，這給國企的人事檔案管理帶來了負擔(dān)與風(fēng)險。首先，人事檔案的積壓增大了清理難度，增加了國企的管理成本及保管風(fēng)險；其次，部分國企面臨人事檔案保管權(quán)限和機要快遞資格取消所帶來的非法保管人事檔案及轉(zhuǎn)遞人事檔案的難題；再次，離職人員人事檔案查找利用難，甚至產(chǎn)生“棄檔族”為補檔案花萬元［1］的現(xiàn)象。

當前，學(xué)者們關(guān)于人事檔案未按期轉(zhuǎn)出的研究主要聚焦于“棄檔”“死檔”［2-4］等問題，對人事檔案超期存放并未引起充分重視。根據(jù)調(diào)研，行政機構(gòu)的人事檔案管理相對規(guī)范，超期存放現(xiàn)象較少，但超期現(xiàn)象在國企中普遍存在。為此，本文以國企“離職人員人事檔案超期存放”為研究主題，以期改進實際工作。

2018年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）第二十五條規(guī)定：“干部人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變動的，原管理單位的干部人事檔案工作機構(gòu)應(yīng)當在兩個月內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞?！保?］1992年印發(fā)的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（以下簡稱《工作規(guī)定》）第十八條規(guī)定：“企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交?！保?］為簡化研究，本文將“離職人員人事檔案超期存放”的標準統(tǒng)一定義為人事檔案在人員離職后2個月內(nèi)未轉(zhuǎn)出。

二、 研究過程

首先，通過對國企S公司人事檔案管理員和相關(guān)離職人員的訪談，了解該公司離職人員人事檔案管理基本情況以及人事檔案未按期轉(zhuǎn)出的原因。其次，在更大范圍開展問卷調(diào)查，驗證上述問題存在的普遍性與真實性。通過對廣東、湖北、河北等10余省份100家國企的人事檔案管理人員進行問卷調(diào)查，最終獲得75份有效問卷。

問卷結(jié)果顯示：在75家國企中，離職人員人事檔案存放期限超過2個月的國企比例達到85.33%，而存放超過5年的國企比例達到37.33%。在這些保存有離職人員人事檔案的國企中，離職人員與在職人員人事檔案卷數(shù)之比平均為0.4∶1，最高的達到4.5∶1；保存離職人員人事檔案卷數(shù)最多的國企達到2700卷。上述調(diào)查表明，國企普遍存在離職人員人事檔案超期存放的現(xiàn)象。

三、 國有企業(yè)離職人員人事檔案超期存放原因

1.人事檔案管理制度原因

一是離職人員人事檔案接收機構(gòu)受限。調(diào)查結(jié)果顯示，62.67%的人事檔案管理員認為離職人員不及時將人事檔案轉(zhuǎn)出的原因是“新任職機構(gòu)無人事檔案保管權(quán)限”。離職人員傾向?qū)⑷耸聶n案轉(zhuǎn)往戶籍所在地的人才服務(wù)機構(gòu)，以S公司為例，近3年離職人員檔案轉(zhuǎn)至現(xiàn)工作單位與轉(zhuǎn)至戶籍地人才服務(wù)中心的比例是1∶14。若離職人員戶籍所在地沒有提供網(wǎng)上辦理檔案接收函及檔案托管業(yè)務(wù)，多數(shù)離職人員會選擇暫時不予辦理。

二是個人閱檔權(quán)受限。有學(xué)者指出，超過70%的一線職工不清楚自己的人事檔案包括哪些內(nèi)容，不清楚職工檔案保管的相關(guān)制度與規(guī)范；超過90%的一線職工認為職工檔案只有到退休時才會發(fā)揮作用，平常并不在乎它的保管狀態(tài)如何。［7］因此，離職時忽略人事檔案的存在并將其長期存放在原工作機構(gòu)。

2.離職人員自身原因

一是離職人員檔案意識不強。70.67%的人事檔案管理員認為“離職人員需要利用人事檔案時”才會辦理人事檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。目前，攻讀研究生需提供的學(xué)習(xí)成績單可以通過畢業(yè)學(xué)校的檔案館出具，評職稱的學(xué)歷認定可以通過在線學(xué)歷認證來核實。如果不需要辦理升學(xué)、評職稱、遷戶口等事項，可能到退休才需要調(diào)取人事檔案。

二是離職人員流動頻繁，但人事檔案轉(zhuǎn)遞不便。過去，普通人一生之中只在一兩家單位工作直至退休的情況較為常見；而今，多數(shù)人可能經(jīng)常變換工作，甚至離開戶籍地跨省流動。多數(shù)人在離職后，只能將人事檔案轉(zhuǎn)到戶籍所在地的人才服務(wù)機構(gòu)，對那些工作地、戶籍地不同的人來說，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)、利用人事檔案，就會比較麻煩。

3.原工作機構(gòu)原因

一是部分機構(gòu)的人事檔案管理人員配置不達標。調(diào)查中，只有21.33%的國企有專人從事人事檔案管理工作，其余均是兼職身份。與此同時，僅5名人事檔案管理員畢業(yè)于檔案學(xué)專業(yè)，有17名人事檔案管理員既未接受過檔案學(xué)的專業(yè)教育，也未參加過相關(guān)的崗位培訓(xùn)。13.33%的人事檔案管理員認為“工作重點是維護在職人員人事檔案，沒時間顧及清理離職人員人事檔案”。

二是部分機構(gòu)的人事檔案管理工作不規(guī)范。由于《條例》和《工作規(guī)定》對離職人員人事檔案轉(zhuǎn)出期限規(guī)定不一致，部分國企存在人事檔案管理制度缺失、人事檔案管理制度修訂不及時的情況。即使在制定了轉(zhuǎn)出期限規(guī)定的國企中，仍有69.3%存在超期存放現(xiàn)象；在未制定轉(zhuǎn)出期限規(guī)定的國企中，100%保存有離職超過1年人員的人事檔案，66.67%保存有離職超過5年人員的人事檔案。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，58.67%的國企在辦理解除勞動合同流程時才告知離職人員轉(zhuǎn)出人事檔案的要求及期限，37.33%在解除勞動合同后告知。

三是忽視長期影響被動清理。40%的國企“對超出規(guī)定期限未提供檔案接收函的離職人員人事檔案采取‘未清理’的方式”。這種工作方式，忽視了長期超期保存離職人員的人事檔案會產(chǎn)生的嚴重不利影響，如增大清理難度、產(chǎn)生額外工作及承擔(dān)額外風(fēng)險。

4.人才服務(wù)機構(gòu)原因

一是人才服務(wù)機構(gòu)服務(wù)手段落后。當前，大部分地區(qū)人才服務(wù)機構(gòu)提供的人事檔案接收函及人事檔案托管手續(xù)均需現(xiàn)場辦理。為辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，離職人員需要在現(xiàn)居住地、戶籍所在地、原工作機構(gòu)間來回跑，整個流程大概需要一個月左右的時間?？缡≌{(diào)檔，則會花費更長時間，存在諸多不便。

二是人才服務(wù)機構(gòu)服務(wù)范圍不一、限制條件多。根據(jù)《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》（以下簡稱《服務(wù)規(guī)定》）第七條［8］，流動人員人事檔案按屬地管理，即由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的人才服務(wù)機構(gòu)進行管理。但在實際工作中，不同地區(qū)的人才服務(wù)機構(gòu)接收范圍并不統(tǒng)一。例如，S公司注冊所在地S市的人才服務(wù)機構(gòu)只接收本市戶籍人員的人事檔案，不僅包括干部檔案還有工人檔案；另一注冊地H市的人才服務(wù)機構(gòu)則同意接收在本地工作的外地戶籍人員檔案，但只接收干部檔案不包括工人檔案；而無論是S市還是H市均不接收從本地工作機構(gòu)離職的外地戶籍人員人事檔案。同時，人才服務(wù)機構(gòu)限制條件多。部分人才服務(wù)機構(gòu)要求流動人員先提供解除勞動合同證明才出具檔案接收函，但部分國企規(guī)定人員必須提供新檔案保管機構(gòu)的檔案接收函才能完成離職審批手續(xù)并開具解除勞動合同證明。75家國企中有30.67%如此要求。二者之間的沖突使離職人員無法順利地完成人事檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。部分人才服務(wù)機構(gòu)要求轉(zhuǎn)入檔案必須齊全，否則便做退檔處理。但對檔案有缺失的人員而言，人事檔案材料究竟是何時丟失的已經(jīng)難以查明，且補檔手續(xù)麻煩，導(dǎo)致人事檔案無法轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機構(gòu)，只能超期存放在原工作機構(gòu)。

四、 國有企業(yè)離職人員人事檔案按期轉(zhuǎn)出解決路徑

1.及時修訂人事檔案管理制度

一方面，建議對《工作規(guī)定》第十八條、《服務(wù)規(guī)定》第七條中關(guān)于人事檔案接收機構(gòu)的內(nèi)容進行修訂，去掉“戶籍所在地”“戶口所在地”的限制條件。只要在當?shù)毓ぷ骰蛏睿救司涂缮暾堔D(zhuǎn)入人事檔案。這樣，既便于離職人員就近辦理人事檔案存放手續(xù)，也便于國企人事檔案保管權(quán)限取消后，將人事檔案整體移交至企業(yè)所在地就近的人才服務(wù)機構(gòu)，解決國企改革改制后面臨的人事檔案轉(zhuǎn)遞“難”的困境。另一方面，由于從來源內(nèi)容、整理過程、法律總則等層面看，人事檔案本人閱檔權(quán)的實現(xiàn)具有合理性［9］，建議開放限制，人事檔案相對人可以直接查閱人事檔案目錄及部分人事檔案材料。對于經(jīng)本人填寫或確認的、抑或是文件形成后已對外公布的人事檔案材料，應(yīng)允許本人直接查閱，對于少數(shù)機密材料不宜向其本人開放的，可以限制查閱。這有助于對一般人員普及人事檔案基本知識，保證人事檔案相對人的知情權(quán)，同時，也能有效監(jiān)督人事檔案工作的規(guī)范性。

2.通過宣傳、培訓(xùn)提高人事檔案相對人檔案意識

首先，通過對新入職人員進行人事檔案管理規(guī)定宣傳、管理知識和轉(zhuǎn)遞流程培訓(xùn)等，切實提高入職人員檔案意識。其次，在人員離職時，履行告知義務(wù)，告知離職人員其人事檔案大致內(nèi)容、人事檔案的用途和重要性、人事檔案轉(zhuǎn)出的期限和流程、超期轉(zhuǎn)出人事檔案的危害并厘清超期存放人事檔案的責(zé)任。再次，開展人事檔案專題展覽或講座，公布企業(yè)保管和更新人事檔案的情況，提高員工檔案意識。

3.規(guī)范工作機構(gòu)人事檔案管理

一是按《條例》規(guī)定，配足人事檔案管理人員。盡量招收檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的人員從事檔案管理工作；對非檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的檔案管理員，應(yīng)進行上崗培訓(xùn)。同時，盡量保持檔案管理員的穩(wěn)定性，提高國企人事檔案管理的規(guī)范性，促進離職人員人事檔案按期轉(zhuǎn)出。

二是完善國有企業(yè)人事檔案管理制度并加強落實。目前，國家出臺的人事檔案管理制度對離職人員人事檔案轉(zhuǎn)出的前提條件是離職人員提供新保管機構(gòu)的檔案接收函，并未規(guī)定在未提供新保管機構(gòu)檔案接收函的情況下原工作機構(gòu)應(yīng)如何處理這些離職人員檔案。國企應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、本地人才服務(wù)機構(gòu)的規(guī)范完善本單位的人事檔案管理制度。對于離職人員人事檔案超期存放問題，不僅要從制度制定上進行規(guī)范、從制度執(zhí)行上加強落實，還要從工作流程、工作方法、人員溝通和配合上加以改善。將人事檔案管理工作納入企業(yè)績效管理和目標管理，加強過程管控和結(jié)果管控，保證離職人員人事檔案按期轉(zhuǎn)出。

三是重視長期影響主動清理。人事工作人員應(yīng)和檔案管理員密切配合，及時移交離職人員人事檔案材料并提供離職人員名單等，以促進離職人員人事檔案轉(zhuǎn)出工作。涉及改革改制工作的國企更需重視離職人員人事檔案的安置工作。通過對外公布離職人員名單、告知離職人員限期辦理人事檔案轉(zhuǎn)出的規(guī)定和經(jīng)辦人聯(lián)系方式等措施，確保離職人員人事檔案按期轉(zhuǎn)出。

4.完善人才服務(wù)機構(gòu)工作

一是提高人才服務(wù)機構(gòu)信息化水平?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，人才服務(wù)機構(gòu)應(yīng)加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作，推進開具檔案接收函、查閱利用檔案、到檔情況查詢等業(yè)務(wù)全程網(wǎng)上申請辦理，節(jié)省人事檔案相對人在不同地區(qū)之間來回奔波花費的時間和精力，提高離職人員主動轉(zhuǎn)遞人事檔案的積極性。

二是簡化服務(wù)流程、優(yōu)化服務(wù)水平。應(yīng)健全人事檔案管理體制并加強落實人事檔案管理的主體責(zé)任，明確和統(tǒng)一人事檔案接收范圍，規(guī)范人事檔案接收工作。對個人委托存檔的，可按照本人意愿，由其現(xiàn)工作單位所在地、居住地、原工作單位所在地或戶籍所在地的流動人員人事檔案管理服務(wù)機構(gòu)負責(zé)。流動人員人事檔案比較集中的人才服務(wù)機構(gòu)，應(yīng)盡快制定并實施在本地就業(yè)、本地離職或居住的非本地戶籍流動人員的人事檔案管理服務(wù)相關(guān)規(guī)定，并加強落實，簡化人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)和流程、減少轉(zhuǎn)遞手續(xù)辦理的限制，不得拒收符合存放政策的人員人事檔案。