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    基于IPD的研發(fā)項目策劃管理研究

    2022-12-18 00:12:21趙星星中國電子科技集團公司第十研究所
    現(xiàn)代企業(yè)文化 2022年14期
    關(guān)鍵詞:策劃書項目經(jīng)理研制

    趙星星 中國電子科技集團公司第十研究所

    一、前言

    為優(yōu)化科技項目管理,提升科技項目管理質(zhì)量,項目策劃需要從市場成功與財務成功的角度出發(fā),更系統(tǒng)、全局,更側(cè)重基于現(xiàn)狀分析和謀劃,并制定對應的工作策略、思路和方法,需由項目經(jīng)理負責牽頭組織項目核心組成員,圍繞項目管理九大要素分工完成,并組織專家完成評審后,正式發(fā)布作為頂層要求,全面貫徹落實到項目研制全生命周期過程,同時需及時更新,項目行政指揮線負責對項目策劃輸出貫徹落實情況進行檢查、監(jiān)督和考核。緊緊圍繞強化項目研制頂層設計的目標,將項目策劃輸出貫穿項目研制全生命周期,實現(xiàn)項目研制全過程管理[1]。工程項目管理策劃是項目管理工作中具有宏觀性的管理框架,工程各階段管理的實施就是從微觀上對策劃方案進行檢驗,是對宏觀策劃方案的具體實踐[2]。

    二、研發(fā)項目策劃存在的問題

    項目策劃是項目管理的一個重要組成部分和成功的前提。項目要按時保質(zhì)保量完成任務,就要對項目策劃提出更高要求[3]。項目策劃作為項目管理工作中的一項關(guān)鍵活動,考慮市場成功與財務成功的角度,更系統(tǒng)、全局,更側(cè)重基于現(xiàn)狀分析和謀劃,并制定對應的工作策略、思路和方法,需由項目經(jīng)理負責牽頭組織項目核心組成員,圍繞項目管理九大要素分工完成,并組織專家完成評審后,正式發(fā)布作為頂層要求,全面貫徹落實到項目研制全壽命周期過程,同時需及時更新,項目行政指揮線負責對項目策劃輸出貫徹落實情況進行檢查、監(jiān)督和考核。作為項目研制頂層指導性文件,項目策劃輸出貫穿項目研制全生命周期,是實現(xiàn)項目研制全過程管理的重要抓手[4]。

    項目策劃是專家知識、信息等不斷組織、集成的過程,在此過程中,為達到策劃方案的最終目標,就需要把影響項目決策的所有直接、間接因素進行總結(jié)歸納,以期可以對未來項目實施起到指導、控制作用。項目策劃的成功與否對最終項目的成敗至關(guān)重要,當前企業(yè)研發(fā)項目策劃主要存在的問題有以下幾個方面:

    1.內(nèi)容不全面?,F(xiàn)行質(zhì)量程序文件《產(chǎn)品實現(xiàn)策劃控制程序》主要基于產(chǎn)品質(zhì)量目標開展策劃,策劃維度和內(nèi)容不夠全面。

    2.流程不夠清晰。策劃過程并行開展,未分階段和步驟,流程不夠清晰。

    3.相關(guān)文件指導性不強。項目策劃書模板較粗,指導性不足,經(jīng)驗較弱的團隊難以開展有效策劃。

    4.無流程剪裁策劃。針對不同類型和級別的項目,無策劃剪裁角色和剪裁準則。

    5.貫徹落實不到位。策劃的輸出應為項目研制全過程頂層指導性文件,實際對策劃輸出準則、要求和計劃的貫徹、落實不到位,策劃書未實現(xiàn)及時更新。

    6.項目目標和范圍不明確。項目目標和范圍不明確會造成項目進度、質(zhì)量和成本目標的不確定性增加,研制范圍不符合要求,嚴重影響項目的實施過程及結(jié)果。

    7.質(zhì)量策劃不力。質(zhì)量目標偏差,功能/性能不滿足用戶要求;技術(shù)狀態(tài)失控,產(chǎn)品的功能和物理特性與用戶技術(shù)條件和相關(guān)文件不一致;過程質(zhì)量失控,設計、采購、試制和生產(chǎn)過程質(zhì)量不受控,產(chǎn)品實現(xiàn)質(zhì)量不滿足要求。

    為了解決以上問題,結(jié)合IPD項目團隊成員職責分工和研發(fā)流程,必須系統(tǒng)全面、切實可行的總結(jié)和梳理項目策劃工作,提升企業(yè)整體研發(fā)項目管理能力。

    三、項目策劃角色與職責

    在IPD項目團隊中,明確項目策劃管理的角色與職責:

    1.行政總指揮。負責批準發(fā)布項目策劃書及其更新,參與項目策劃書評審,參與項目策劃書執(zhí)行情況審查和考核。

    2.行政副總指揮。負責審簽項目策劃書及其更新,負責項目策劃書評審主審牽頭完成項目策劃書執(zhí)行情況審查和考核。

    3.評審專家負責。項目策劃書評審,參與項目策劃書執(zhí)行情況審查。

    4.項目經(jīng)理牽頭。組織完成項目策劃書擬制;牽頭完成項目策劃書更新及申請?zhí)峤唬回撠燀椖坎邉潟陧椖垦兄迫珘勖芷诘娜尕瀼貓?zhí)行。

    5.項目計劃經(jīng)理。組織完成項目策劃書評審;參與項目策劃書擬制和更新。

    6.項目團隊成員。參與項目策劃書擬制;參與項目策劃書更新;負責項目策劃書相關(guān)準則和計劃的執(zhí)行。

    四、項目策劃管理要求

    信息技術(shù)的飛速發(fā)展直接推動了精細化項目管理體系的發(fā)展。但是在精細化項目管理落實過程中,缺乏有效的指導文件,亟需制定、完善項目策劃管理方案[5]。項目策劃管理包含項目策劃、項目策劃評審、項目策劃發(fā)布實施、項目策劃考核、項目策劃更新五大主要活動,五大活動是前后銜接,且隨著項目各階段的開始和結(jié)束不斷PDCA迭代循環(huán),直至項目研制全壽命周期結(jié)束為止。

    首次項目策劃階段,需由項目經(jīng)理按照相關(guān)流程和要求,分步完成項目策劃。

    項目策劃評審階段,需由行政副總指揮/行政總指揮牽頭,項目經(jīng)理組織相關(guān)評審專家參與評審,行政副總指揮/行政總指揮作為評審組組長,按照《項目評審管理辦法》要求,從項目目標和范圍、資源及計劃、質(zhì)量要求、標準化要求、文件管理、項目經(jīng)費、項目采購和外包、風險評估等11個維度進行量化評審,評審完成后第一次發(fā)布實施;在總體方案完成評審后,需對策劃內(nèi)容進行全面更新,更新完成后報送行政副總指揮審核,報送行政總指揮審批后進行第二次發(fā)布實施;項目一級計劃按照《項目計劃管理辦法》模板擬制后隨策劃書一并評審、發(fā)布。

    項目策劃發(fā)布實施階段,需由項目經(jīng)理牽頭,組織項目策劃書首版發(fā)布分兩次,第一次發(fā)布在方案評審前,用于指導總體方案擬制,第二次發(fā)布在總體方案評審完成后的審核確認后,用于指導項目研制后續(xù)研制過程;在項目策劃書發(fā)布后,由項目經(jīng)理向項目團隊全體成員宣貫,并監(jiān)督實施;項目策劃輸出的所有計劃(含進度管理部分輸出的里程碑工作節(jié)點和策劃其他各維度輸出的相關(guān)工作計劃),按照《項目計劃管理辦法》擬制形成項目一級計劃,一級計劃評審、發(fā)布后作為二、三級計劃擬制的輸入。

    項目策劃貫徹情況考核階段,行政副總指揮每半年通過組織專項檢查(或直接使用質(zhì)量內(nèi)審檢查結(jié)果),對項目策劃相關(guān)輸入要求在實際項目研制過程中的貫徹落實情況進行監(jiān)督檢查,檢查意見和整改閉環(huán)情況作為對項目團隊考核的依據(jù)之一;確定考核標準:策劃原則和計劃實施落地占比情況,高于85%評級為A,70%~85%評級為B,60%~70%評級為C,低于60%評級為D。

    項目策劃更新階段,由項目經(jīng)理組織研制各階段輸入明確時,由項目經(jīng)理組織項目團隊成員對策劃書進行更新擬制、審批和發(fā)布;每年度,由項目經(jīng)理組織項目團隊成員對策劃書進行更新擬制、審批和發(fā)布;研制各階段輸入變更時,由項目經(jīng)理評估是否引起策劃變更,如需變更則組織完成策劃書更新,并報送行政總指揮審批和發(fā)布。

    五、明確項目策劃擬制具體流程和活動

    項目策劃過程共分為4個步驟、14個具體活動。

    (一)確定目標和范圍

    由項目經(jīng)理牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.明確項目各項目標,目標實現(xiàn)情況為項目團隊考核的重要依據(jù);

    2.完成項目PBS,明確產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹和技術(shù)樹,以及各級產(chǎn)品和技術(shù)的實現(xiàn)路徑,要求自硏項產(chǎn)品分解到下達任務書級,外包項產(chǎn)品分解到外包技術(shù)質(zhì)量協(xié)議簽訂級;

    3.由PQA根據(jù)流程剪裁指南,完成流程剪裁后,項目經(jīng)理在此基礎上完成項目WBS,WBS工作項層次和粒度按照《項目計劃管理辦法》一級計劃模板要求擬制,需以圖和表的方式明確各項工作,且表中需明確工作項責任人;

    4.由項目經(jīng)理確定項目策劃書各章節(jié)的具體內(nèi)容擬制分工和計劃,根據(jù)項目類型和級別,部分章節(jié)內(nèi)容可無須擬制。

    (二)人力資源策劃

    由項目經(jīng)理牽頭按照《項目團隊管理辦法》的規(guī)定在首次項目策劃時,明確項目團隊主要成員名單,在總體方案完成評審后明確項目團隊全部成員名單,變更時需同步更新,擬制各階段項目團隊成員人力資源需求,對各成員的使用和釋放時間進行初步規(guī)劃。

    (三)項目進度管理

    由項目經(jīng)理牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.項目經(jīng)理通過結(jié)合項目研制任務書中規(guī)定的關(guān)鍵節(jié)點和項目WBS,擬制項目全壽命周期計劃和年度工作計劃表,全壽命周期計劃均應在策劃環(huán)節(jié)、方案評審后,以及項目研制過程中進行迭代調(diào)整;

    2.全壽命周期計劃和年度工作計劃作為計劃經(jīng)理擬制項目階段一級計劃的輸入,按照《項目計劃管理辦法》擬制項目階段一級計劃,一級計劃作為計劃經(jīng)理擬制詳細工作計劃的輸入;

    3.項目策劃其他方面策劃輸出的計劃作為計劃經(jīng)理擬制項目詳細計劃的輸入。

    (四)質(zhì)量策劃

    由質(zhì)量師牽頭明確質(zhì)量工作原則與質(zhì)量目標、文件和記錄的控制、質(zhì)量信息的管理、技術(shù)狀態(tài)管理、人員培訓和資格考核、設計過程質(zhì)量控制、試驗控制等管理要求。

    (五)綜合策劃

    由項目經(jīng)理和項目總師牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.項目總師完成保障資源策劃;2.項目經(jīng)理完成安全策劃,要求明確本項目的安全隱患項,并有針對性地制定應對措施計劃;3.項目總師完成檔案策劃,要求明確本項目的檔案清單建立,并有針對性地制定歸檔計劃;4.項目經(jīng)理完成溝通策劃,要求明確本項目的溝通方案建立,明確溝通負責人和溝通方式,并有針對性地制定溝通計劃。

    (六)交付與售后服務要求

    由計劃經(jīng)理牽頭明確完成產(chǎn)品交付及交付后活動的策劃,如用戶需要配合進行的系統(tǒng)聯(lián)試、試驗及外場任務保駕等以及產(chǎn)品交付后產(chǎn)品使用和維護所需的資源等。

    (七)溝通策劃

    由客戶經(jīng)理牽頭明確核心客戶溝通策略,由計劃經(jīng)理擬制內(nèi)外部溝通策劃,形成溝通策劃表。

    (八)文件管理要求

    由項目總師明確技術(shù)文件和技術(shù)文件清單表,項目研制過程必須完成相關(guān)文件擬制和評審工作。

    (九)技術(shù)狀態(tài)管理計劃

    由項目總師牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.按照擬制技術(shù)狀態(tài)管理計劃,可單獨成文;2.明確技術(shù)狀態(tài)管理組織、職責和里程碑;3.明確技術(shù)狀態(tài)標識、控制、紀實和審核工作內(nèi)容和計劃;4.明確對分承制方/供應商控制和管理要求;5.明確技術(shù)狀態(tài)管理數(shù)據(jù)管理方式和方法。

    (十)設計和開發(fā)計劃

    由項目總師牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.明確設計和開發(fā)計劃,可單獨成文;2.明確設計開發(fā)的評審、驗證和確認計劃;3.明確設計開發(fā)的關(guān)鍵因素和薄弱環(huán)節(jié)的措施;4.明確設計和開發(fā)的標準和規(guī)范要求;5.明確“可靠性、維修性、保障性、測試性、安全性和環(huán)境適應性”工作要求;6.明確特性分析工作計劃;7.明確“新技術(shù)、新器材、新工藝”計劃(適用時);8.明確軟件工程化要求。

    (十一)標準化要求

    由標準化師明確標準化要求,可單獨成文。

    (十二)采購策劃

    由采購代表牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.以PBS結(jié)果為輸入,除滿足《項目外包管理辦法》的要求外,依據(jù)外包項,明確關(guān)鍵外包項控制的原則;

    2.明確外購物資的選用準則、質(zhì)量控制準則、外購方式、備份等策略。

    (十三)經(jīng)費策劃

    由財務代表按照《科研項目財務管理辦法》,明確項目經(jīng)費預算、核算、決算和成本分析與控制工作計劃。

    (十四)項目風險管理

    由項目經(jīng)理牽頭明確如下內(nèi)容:

    1.按照風險分析與管理要求,開展風險計劃、識別、分析、應對或規(guī)避風險,擬制風險管理計劃和風險分析與跟蹤表;

    2.擬制《風險管理計劃》,明確風險管理責任人、風險評估時間節(jié)點、風險識別方法、風險參數(shù)、風險接受準則、風險分析方法、風險跟蹤與控制要求等內(nèi)容;

    3.根據(jù)風險管理計劃,在規(guī)定的評估時機,由風險管理責任人,根據(jù)風險識別和分析方法,完成風險識別與分析,并填寫《風險分析與跟蹤表》,進行風險排序,并明確風險緩解措施與計劃和應對措施與計劃,后續(xù)進行相關(guān)計劃的跟蹤與落實。

    六、結(jié)語

    項目策劃作為項目管理工作中的一項關(guān)鍵活動,成功的項目策劃對項目的成敗至關(guān)重要,同時需要科學的管理制度結(jié)合相關(guān)策劃人及專家的經(jīng)驗與能力共同實現(xiàn),通過基于IPD的項目策劃管理研究,進一步結(jié)合IPD團隊和研發(fā)流程,清晰而深入的梳理了項目策劃的全流程,明確了各項活動角色分工及詳細內(nèi)容,對指導和提升企業(yè)研發(fā)項目策劃能力起到了很好的效果,通過組織實踐和運用,企業(yè)研發(fā)項目策劃能力和管理水平持續(xù)穩(wěn)步提升,有效促進企業(yè)提能、降本、增效,促進了企業(yè)經(jīng)營管理效益的提升。

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