行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制

李瑞芝 濰坊市市場監(jiān)管發(fā)展服務(wù)中心

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制概述

（一）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制含義

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)，是指行政事業(yè)單位所擁有的一種資產(chǎn)，在使用過程中狀態(tài)基本保持不變，一般固定資產(chǎn)的單位價(jià)值通常在千元以上，其中專用設(shè)備單位價(jià)值在1500元以上，可供使用的時(shí)間超過一年。作為單位的重要資產(chǎn)，需要單位著重進(jìn)行內(nèi)部管理，而內(nèi)部控制作為行政事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部管理的主要手段之一，對(duì)于固定資產(chǎn)的管理有很大的意義。在固定資產(chǎn)進(jìn)行管理和控制中，內(nèi)部控制可以全過程發(fā)揮重要作用。單位可以根據(jù)實(shí)際工作需要或是重要性等合理安排預(yù)算，增減固定資產(chǎn)的數(shù)量，將購置固定資產(chǎn)的資金使用達(dá)到最高效最合理。在安排人員管理固定資產(chǎn)時(shí)，盡量安排落實(shí)到個(gè)人，一旦出現(xiàn)問題，就可以很快具體到個(gè)人，責(zé)任清晰。行政事業(yè)單位中有效的內(nèi)部控制，可以幫助單位更好地管理固定資產(chǎn)，在固定資產(chǎn)的存續(xù)時(shí)間，既可以保障固定資產(chǎn)的安全，提高固定資產(chǎn)的可用度，還能保證其完整性，大大增加固定資產(chǎn)的使用效率和管理情況[1]。

（二）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制目標(biāo)

對(duì)于固定資產(chǎn)，行政事業(yè)單位有其自身的管理目標(biāo)。首要目標(biāo)就是，固定資產(chǎn)要做到資源的合理化配置，防止濫用資本。其次，使用效率的提高也應(yīng)作為管理固定資產(chǎn)的重要目標(biāo)。最后，固定資產(chǎn)的安全性和完整性應(yīng)該受到有效地保障，以避免損失行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)。通過分析以上三點(diǎn)，根據(jù)固定資產(chǎn)的管理目標(biāo)，得出行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的目標(biāo)，即加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理水平，制定合理的固定資產(chǎn)管理制度，保證固定資產(chǎn)實(shí)物信息與財(cái)務(wù)信息的一致有效，提高行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)運(yùn)營效率。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題

（一）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度不完善

雖然行政事業(yè)單位都有一套自己的內(nèi)部控制制度，但是對(duì)于固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理，單位并沒有制定相關(guān)的長效內(nèi)部控制制度，這就導(dǎo)致行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度不完善。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)中，有待完善的首先就是會(huì)計(jì)信息內(nèi)控體系[2]。由于固定資產(chǎn)使用的系統(tǒng)模塊與會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)是不同的，兩者之間不能很好地實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)共享，這樣一來，單位的固定資產(chǎn)發(fā)生變化時(shí)，變化的信息不能迅速反應(yīng)到會(huì)計(jì)信息中，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表就不能很快的更新，對(duì)單位內(nèi)部控制管理的發(fā)展十分不利；其二，從單位整體層面出發(fā)，單位缺乏整體層面的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度。導(dǎo)致固定資產(chǎn)相關(guān)的系列活動(dòng)，如采購、清查、報(bào)廢等，與單位整體的需要不相符，不利于單位固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理。

（二）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理不規(guī)范

行政事業(yè)單位對(duì)于固定資產(chǎn)的購置、使用和處置，沒有嚴(yán)格按照規(guī)范的通用流程執(zhí)行。此外，行政事業(yè)單位中的各部門在執(zhí)行資產(chǎn)管理規(guī)范方面存在差異，導(dǎo)致單位對(duì)固定資產(chǎn)管理控制效果不佳。不規(guī)范主要有：（1）固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理意識(shí)薄弱。固定資產(chǎn)內(nèi)部控制是非常復(fù)雜且艱巨的，因此領(lǐng)導(dǎo)要高度重視固定資產(chǎn)管理。目前，在固定資產(chǎn)管理方面，通常施行一把手負(fù)總責(zé)，固定資產(chǎn)管理員具體負(fù)責(zé)。表面上看，確實(shí)增強(qiáng)了行政單位在財(cái)務(wù)工作中的管理和協(xié)調(diào)能力?？梢坏┥婕皩?shí)際操作，由于缺乏內(nèi)部控制管理理念，導(dǎo)致對(duì)有效資產(chǎn)管理的意識(shí)非常薄弱，不夠完善的內(nèi)部控制制度將在很大程度上降低管理固定資產(chǎn)的執(zhí)行力。（2）采購需求編制不規(guī)范。在確定固定資產(chǎn)需求時(shí)，對(duì)于固定資產(chǎn)的需求類型和用途，購置計(jì)劃和追加購置計(jì)劃的制定等方面沒有嚴(yán)格按照實(shí)際需求和配置標(biāo)準(zhǔn)配置，造成固定資產(chǎn)利用率低，存在資源浪費(fèi)現(xiàn)象；（3）不夠規(guī)范的使用交接流程。行政事業(yè)單位沒有建立起一套完善的制度和程序或者雖然建立制度和程序，并沒有很好地執(zhí)行，導(dǎo)致行政事業(yè)單位中固定資產(chǎn)的取得、驗(yàn)收、使用和處置等環(huán)節(jié)的控制流程不清晰，資產(chǎn)核算不明確。維修責(zé)任人不明確等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，降低單位對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理的水平；（4）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)處置標(biāo)準(zhǔn)和程序仍有待提高。固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)未經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)或超越授權(quán)審批，可能造成國有資產(chǎn)損失。（5）資產(chǎn)管理中存在配合不到位現(xiàn)象。大多數(shù)行政事業(yè)單位中，都是由財(cái)務(wù)部門管理賬務(wù)資產(chǎn)，辦公室管理實(shí)物資產(chǎn)。在固定資產(chǎn)賬務(wù)管理和固定資產(chǎn)實(shí)物管理中，沒有嚴(yán)格按照資產(chǎn)管理辦法管理資產(chǎn)。這就造成固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)處理不全面，會(huì)計(jì)處理流程也不太規(guī)范，沒有辦法通過賬面就能反映固定資產(chǎn)的控制程度[3]。

（三）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制財(cái)務(wù)問題

目前，大部分行政事業(yè)單位使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理資產(chǎn)，在行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，應(yīng)盡量完善固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，加強(qiáng)資產(chǎn)內(nèi)控管理。一旦內(nèi)控工作沒有做好，財(cái)務(wù)賬目信息就可能出現(xiàn)不符合實(shí)際的情況。當(dāng)下，國家不斷推進(jìn)行政事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革單位合并或拆分時(shí)有發(fā)生，固定資產(chǎn)的相關(guān)轉(zhuǎn)移分配工作往往不能及時(shí)完成，財(cái)務(wù)賬目更新不及時(shí)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理不善。由于行政事業(yè)單位資產(chǎn)盤點(diǎn)人員較少，并且對(duì)固定資產(chǎn)處置細(xì)節(jié)沒有全面掌握，如果發(fā)生固定資產(chǎn)的意外損壞或丟失，那么在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)目就會(huì)不對(duì)應(yīng)實(shí)際數(shù)目。有些固定資產(chǎn)確實(shí)處于待報(bào)廢狀態(tài)，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理人員未及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處置審批程序，資產(chǎn)管理系統(tǒng)及財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)不能準(zhǔn)確反映資產(chǎn)管理狀態(tài)，對(duì)于單位固定資產(chǎn)的管理造成很大的困擾。例如，有些固定資產(chǎn)已經(jīng)報(bào)廢，因發(fā)現(xiàn)不及時(shí)，會(huì)延遲單位的購買時(shí)間，就會(huì)影響單位的使用[4]。

（四）缺乏合理的管控措施

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)過于粗泛。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，行政事業(yè)單位需要有自己的內(nèi)控辦法，但是，在制定辦法時(shí)，有的單位只是粗略地按照相關(guān)規(guī)定制定，不夠細(xì)化，只有一個(gè)大致的框架，沒有考慮到行政事業(yè)單位本身的實(shí)際情況，導(dǎo)致內(nèi)控辦法效用低下。行政事業(yè)單位還缺少嚴(yán)格的審計(jì)[5]。許多行政事業(yè)單位的審計(jì)工作僅由財(cái)務(wù)人員兼職，未設(shè)立獨(dú)立審計(jì)部門，就算設(shè)立了獨(dú)立部門，其中的人員也過少，并且對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)人員而言，他們甚少關(guān)注固定資產(chǎn)的審計(jì)，不能針對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的內(nèi)部審計(jì)，對(duì)固定資產(chǎn)提不出有效審計(jì)意見，導(dǎo)致固定資產(chǎn)內(nèi)部控制不力。

三、完善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的具體對(duì)策

（一）完善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理制度

如何更好地完善內(nèi)部控制制度影響著加強(qiáng)管理固定資產(chǎn)，也能更好促進(jìn)單位的整體發(fā)展。目前，行政事業(yè)單位內(nèi)部的固定資產(chǎn)的管理，急需完善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理制度。第一，要完善對(duì)固定資產(chǎn)財(cái)會(huì)信息的監(jiān)控制度。固定資產(chǎn)財(cái)會(huì)信息出現(xiàn)異常情況時(shí)，這就要求行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員要能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題才能更好更快地解決問題，發(fā)現(xiàn)問題之后行政事業(yè)單位就能通過財(cái)會(huì)報(bào)表來反饋固定資產(chǎn)的管理情況以及管理策略，改善固定資產(chǎn)資產(chǎn)管理的當(dāng)前賬面狀況。第二，要從單位的整體層面，來制定固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制制度。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)整體的業(yè)務(wù)需求和資產(chǎn)內(nèi)部控制目標(biāo)，來制定固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理辦法和制度，以便單位規(guī)范記錄固定資產(chǎn)種類、折舊標(biāo)準(zhǔn)、使用確認(rèn)條件、資產(chǎn)驗(yàn)收入庫、處置等，從而提高單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的管理效率。第三，可以建立專職機(jī)構(gòu)。行政事業(yè)單位可抽調(diào)出專業(yè)人員，選出一位作為專職固定資產(chǎn)管理員，專職資產(chǎn)管理員需要精通固定資產(chǎn)的管理，他們就構(gòu)成了一個(gè)固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，專門負(fù)責(zé)本單位固定資產(chǎn)的管理，例如評(píng)估、購置、加工、審批等。還包括制定相關(guān)的管理制度:協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)和各科室之間關(guān)系:對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行抽查和檢查，并公布結(jié)果等[6]。

（二）建立固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)監(jiān)督

行政事業(yè)單位需要建立固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制。為了方便財(cái)務(wù)人員可以及時(shí)地處置固定資產(chǎn)的明細(xì)狀況，行政事業(yè)單位可以通過內(nèi)部控制制度將記錄固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)明細(xì)的任務(wù)分配給具體的個(gè)人，通常是固定資產(chǎn)的管理人或直接交給使用部門來記錄，這樣財(cái)務(wù)人員可以便利地盤點(diǎn)固定資產(chǎn)并對(duì)其加以監(jiān)督管理。比如，對(duì)于部門新取得固定資產(chǎn)，財(cái)務(wù)人員獲取詳細(xì)部門使用記錄，維持賬面數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對(duì)于應(yīng)廢未廢的固定資產(chǎn)，要完善財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，行政事業(yè)單位要提出具體要求以實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門固定資產(chǎn)管理控制，重點(diǎn)關(guān)注應(yīng)報(bào)廢資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理。這樣才能保證固定資產(chǎn)順利實(shí)施報(bào)廢審批流程，確保單位資產(chǎn)報(bào)表的及時(shí)和可靠的列報(bào)，以及及時(shí)調(diào)整資產(chǎn)管理措施。例如，報(bào)廢的固定資產(chǎn)被及時(shí)發(fā)現(xiàn)以后，單位的集中采購計(jì)劃就能夠更加及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行，不會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)需要緊急采購固定資產(chǎn)的現(xiàn)象。行政事業(yè)單位也要重視完善固定資產(chǎn)在使用中核查機(jī)制，提高單位的固定資產(chǎn)管理效率。

（三）完善管控措施

首先要針對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)進(jìn)行細(xì)化管理，結(jié)合財(cái)政部新出的有關(guān)要求，從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)，細(xì)化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理辦法，制定相關(guān)的內(nèi)控評(píng)價(jià)指標(biāo)，將各個(gè)部門的不同意見合理的融入單位內(nèi)控管理決策過程。其次可以將固定資產(chǎn)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)歸入績效考核中，考核結(jié)果與單位績效考核掛鉤。三是抓好固定資產(chǎn)的內(nèi)部審計(jì)工作，沒有獨(dú)立的固定資產(chǎn)審計(jì)部門是不行的，只有審計(jì)部門保持絕對(duì)的獨(dú)立，審計(jì)工作才能夠客觀公正地開展。同時(shí)提高審計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，要求審計(jì)人員熟悉相關(guān)政策法規(guī)，更要熟練掌握本單位固定資產(chǎn)的實(shí)際管理狀況，要對(duì)固定資產(chǎn)管理的一線業(yè)務(wù)進(jìn)行深入了解。有效獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制和管理中出現(xiàn)的問題以及風(fēng)險(xiǎn)，能夠幫助行政事業(yè)單位持續(xù)提高固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理水平。

（四）培養(yǎng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)，各部門要分工明確

保存和管理固定資產(chǎn)是資產(chǎn)管理員的責(zé)任，需要不斷強(qiáng)化資產(chǎn)管理員的責(zé)任意識(shí)，提高資產(chǎn)管理員的專業(yè)素質(zhì)。資產(chǎn)管理員不但要在日常中負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的購置、入庫、維修和安全的工作，還需要定期自查，對(duì)固定資產(chǎn)的驗(yàn)收建立相關(guān)賬目以方便管理，根據(jù)固定資產(chǎn)處處置單或者調(diào)撥單及時(shí)處理，與其他相關(guān)部門對(duì)接，保證每一項(xiàng)資產(chǎn)都要在賬面記錄上反映出來。會(huì)計(jì)部門承擔(dān)會(huì)計(jì)核算、監(jiān)督管理等任務(wù):包括整合確認(rèn)的驗(yàn)收表、發(fā)票及相關(guān)憑證，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，設(shè)置專業(yè)人員負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)明細(xì)的記錄和日常審計(jì)；根據(jù)報(bào)賬的調(diào)撥表及時(shí)更新固定資產(chǎn)明細(xì)；根據(jù)處置單及時(shí)核銷賬目；與實(shí)物管理部門及時(shí)聯(lián)系，以確保賬目和實(shí)際情況相一致；按時(shí)提交固定資產(chǎn)管理報(bào)告等。

（五）提高行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力

加強(qiáng)固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)處理中原始憑證的統(tǒng)一合規(guī)性。固定資產(chǎn)購置審批單、驗(yàn)收單、調(diào)撥單、處置單實(shí)行統(tǒng)一填報(bào)制度。新增固定資產(chǎn)需通過承辦部門辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收表一式三份:承辦部門存根一份，資產(chǎn)管理員一份，會(huì)計(jì)部門一份，驗(yàn)收簽字需要三者同時(shí)進(jìn)行簽字驗(yàn)收。對(duì)于固定資產(chǎn)的變動(dòng)，變動(dòng)部門要根據(jù)調(diào)換的資產(chǎn)及時(shí)做好資產(chǎn)調(diào)撥，經(jīng)調(diào)出部門負(fù)責(zé)人簽字后，分別經(jīng)調(diào)入部門、會(huì)計(jì)部門審核簽字，會(huì)計(jì)部門及時(shí)做好賬務(wù)處理工作。依據(jù)固定資產(chǎn)處置審批權(quán)限完成固定資產(chǎn)處置審批手續(xù)后，經(jīng)批準(zhǔn)處置后，會(huì)計(jì)部門依據(jù)處置批復(fù)等相關(guān)文件及時(shí)處置行政事業(yè)性國有資產(chǎn)、核銷賬務(wù)[7]。

對(duì)各部門的職能標(biāo)準(zhǔn)過程實(shí)施有效的監(jiān)督。從資產(chǎn)驗(yàn)收、資產(chǎn)保管和調(diào)撥過程中，強(qiáng)化相關(guān)部門職能的標(biāo)準(zhǔn)體系。嚴(yán)格按照行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理辦法購置資產(chǎn)，認(rèn)真核對(duì)貨物合同、發(fā)票及相關(guān)憑證，核對(duì)無誤后辦理驗(yàn)收手續(xù)。在資產(chǎn)保管的日常管理和控制中，完善固定資產(chǎn)報(bào)賬制度和清查制度。日常維護(hù)只有經(jīng)過管理部門審核后才能按流程實(shí)時(shí)進(jìn)行。在資產(chǎn)調(diào)撥中，要發(fā)揮手續(xù)和程序管理的重要性，在得到批準(zhǔn)前不能隨意變動(dòng)使用。相關(guān)人員發(fā)生工作調(diào)動(dòng)時(shí)，需要將使用的固定資產(chǎn)歸還后清點(diǎn)完畢才能調(diào)動(dòng)。各部門固定資產(chǎn)減少時(shí)，需要由管理部門進(jìn)行核實(shí)，再由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報(bào)主管部門請(qǐng)示。

四、結(jié)語

當(dāng)下，行政事業(yè)單位對(duì)于固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理還不夠重視，相關(guān)的制度體系也不夠完善。文章主要分析了固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的意義，指出了行政事業(yè)單位中有關(guān)于固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的一些缺陷和問題，例如內(nèi)控制度不夠完善，管控措施不嚴(yán)格，固定資產(chǎn)購置使用處置流程不夠規(guī)范，缺少審計(jì)監(jiān)督等。針對(duì)以上問題，提出了一些解決的策略，對(duì)于行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制，提供了一些個(gè)人的觀點(diǎn)和看法。