數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作研究

文/公主嶺市重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心 李國(guó)輝

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字轉(zhuǎn)型作為新興的途徑和方法，憑借大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)，推動(dòng)模式創(chuàng)新和系統(tǒng)重構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新和增長(zhǎng)。在數(shù)字轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，無(wú)紙化服務(wù)與管理模式逐漸興起，使數(shù)字化檔案信息急劇增長(zhǎng)，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容產(chǎn)生不容小覷的變化，使得檔案工作亟須適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展形勢(shì)，以滿足項(xiàng)目順利進(jìn)行的專(zhuān)業(yè)化需求。

一、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的必要性

（一）是順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目建設(shè)的重要一環(huán)，主要包括配合相關(guān)部門(mén)擬定項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃、制定年度計(jì)劃，收集、整理、匯總重點(diǎn)項(xiàng)目信息并建立項(xiàng)目信息庫(kù)，指導(dǎo)重點(diǎn)項(xiàng)目的謀劃、論證、包裝和推介，編發(fā)重點(diǎn)項(xiàng)目信息等等。在“十四五”數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)不斷沖擊著傳統(tǒng)的檔案工作模式，產(chǎn)生了潛移默化的影響，做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作是順應(yīng)當(dāng)下數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢(shì)。項(xiàng)目檔案工作在做好保密工作的前提下，將各式各樣的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中的方方面面，加快檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，創(chuàng)新檔案工作內(nèi)容，提高立卷歸檔效率。傳統(tǒng)的檔案工作存在保管周期短、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等弊端，相比之下，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化，能夠打破傳統(tǒng)檔案工作的局限性，延長(zhǎng)保管期限，為重點(diǎn)項(xiàng)目的管理提質(zhì)增效。

（二）是滿足重點(diǎn)項(xiàng)目利用需求的內(nèi)在要求。重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的相關(guān)文件資源，具有重要的保存價(jià)值、參考價(jià)值、社會(huì)價(jià)值。基于此，做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作，充分挖掘項(xiàng)目檔案的內(nèi)在價(jià)值，滿足項(xiàng)目主體的現(xiàn)實(shí)所需，是數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)之一。

以范家屯鎮(zhèn)創(chuàng)新五街道路及防護(hù)綠地工程項(xiàng)目為例，就項(xiàng)目基本情況而言，主要包括：公主嶺市范家屯鎮(zhèn)城鄉(xiāng)建設(shè)分局負(fù)責(zé)建筑市場(chǎng)管理、建設(shè)項(xiàng)目的審核和報(bào)批工作；負(fù)責(zé)城鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理；負(fù)責(zé)對(duì)小城鎮(zhèn)道路、排水等新建項(xiàng)目組織實(shí)施和管理?；诖耍鞔_項(xiàng)目基本情況、項(xiàng)目進(jìn)展情況、項(xiàng)目實(shí)施效果等信息，打造各個(gè)流程數(shù)字化、一體化的檔案管理模式，便于對(duì)項(xiàng)目檔案展開(kāi)查詢與檢索，為項(xiàng)目相關(guān)的查檔、用檔主體提供方便、高效與快捷的服務(wù)，提升項(xiàng)目整體工作的效率和質(zhì)量。

（三）是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息共享的重要途徑。在信息化時(shí)代，文件載體日漸多元化，文件分類(lèi)日趨復(fù)雜化，項(xiàng)目建設(shè)跨區(qū)域化、跨行業(yè)化、跨系統(tǒng)化，而做好項(xiàng)目檔案工作恰恰是信息互通共享的基礎(chǔ)，能夠提高檔案利用率，使檔案工作不再是簡(jiǎn)單地整理、匯總、保存，充分體現(xiàn)檔案工作價(jià)值所在。反之，項(xiàng)目信息的互通共享，有助于推進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的增值利用，在跨區(qū)域合作中既是重要的信息資產(chǎn)，也是一種戰(zhàn)略性手段，使得合作雙方形成高效的交流模式，互相分享項(xiàng)目實(shí)施效果，發(fā)揮“1+1＞2”的信息共享價(jià)值。

二、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作存在的問(wèn)題

（一）重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理意識(shí)匱乏。一是相關(guān)制度不健全。就重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作而言，部分事業(yè)單位未就當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)出臺(tái)關(guān)于重點(diǎn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理細(xì)則等制度，同時(shí)未結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境對(duì)檔案的查閱、傳輸流程進(jìn)行明確和細(xì)化，不利于厘清權(quán)責(zé)，導(dǎo)致數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作成效大打折扣。在缺乏制度指導(dǎo)的情況下，導(dǎo)致重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作操作標(biāo)準(zhǔn)因人而異，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案工作的管理質(zhì)量。二是實(shí)際貫徹落實(shí)進(jìn)展與效果關(guān)注不夠。就項(xiàng)目建設(shè)而言，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部往往對(duì)項(xiàng)目的投資、進(jìn)展情況、實(shí)施效果比較重視，缺乏對(duì)檔案管理這一基本環(huán)節(jié)的重視，沒(méi)有將檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步化處理，并且牽頭單位、配合單位及分包施工單位之間存在檔案管理職責(zé)不清等問(wèn)題，容易造成檔案管理混亂。三是檔案工作約束力不強(qiáng)。檔案工作人員流動(dòng)性快，缺乏相關(guān)約束機(jī)制，容易造成檔案管理斷檔的現(xiàn)象。

（二）重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理水平不高。一是檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高。當(dāng)下，部分事業(yè)單位檔案工作隊(duì)伍建設(shè)滯后，存在對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)不到位的情況，導(dǎo)致工作人員缺乏對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、數(shù)字化信息技術(shù)的了解，業(yè)務(wù)水平很難適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的工作要求，阻礙了檔案工作的進(jìn)展。二是檔案管理系統(tǒng)不完善。數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，部分事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，無(wú)法滿足數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的要求，無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。以中通快遞東北智能電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目為例，因其項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、主要建設(shè)內(nèi)容涉及面廣、投資額大，現(xiàn)有系統(tǒng)功能薄弱，難以兼容聲像、圖像等形式的文件，無(wú)法滿足數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文件種類(lèi)日漸多元化的要求，與部分辦公系統(tǒng)（財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)）不適配，難以實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)同步與更新；大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平低，導(dǎo)致文字材料自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)查找、自動(dòng)檢索領(lǐng)域仍然存在缺陷；云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用水平低，難以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案自動(dòng)備份、一站式共享的目標(biāo)。三是檔案材料不規(guī)范。主要表現(xiàn)為：格式不規(guī)范，牽頭單位、配合單位及分包施工單位之間檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目的文件格式、內(nèi)容不一，不便于保管。

（三）重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作支撐保障不足。一方面，體現(xiàn)為信任的缺失。傳統(tǒng)檔案工作賦予檔案的保存價(jià)值、參考價(jià)值、社會(huì)價(jià)值，使得數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作難以打破對(duì)傳統(tǒng)檔案的慣性信任，同時(shí)因項(xiàng)目信息的敏感性，與傳統(tǒng)檔案中簽字蓋章的紙質(zhì)版文件相比，數(shù)字化管理的文件所產(chǎn)生的信息資源容易使人產(chǎn)生顧慮或是懷疑其中有潛在的風(fēng)險(xiǎn)。因此，信任的缺失使得數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的開(kāi)展存在一定阻礙；另一方面，體現(xiàn)為基本的政策資源不到位。數(shù)字轉(zhuǎn)型之際，因缺乏上級(jí)政策的引領(lǐng)和支持，重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作存在經(jīng)費(fèi)、人力不足等問(wèn)題，使得檔案工作創(chuàng)新動(dòng)力不足。與此同時(shí)，就現(xiàn)有調(diào)查研究顯示，檔案工作人員數(shù)字化意識(shí)淡薄，缺乏足夠的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)，對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型理論和實(shí)踐研究學(xué)習(xí)不夠深入，致使數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作轉(zhuǎn)型緩慢。

三、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的建議

重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是全面了解項(xiàng)目工程的真實(shí)記錄，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)意義重大。然而在數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作有了新的要求，基于本文闡述的問(wèn)題，提出以下建議：

（一）提高重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理意識(shí)。一是完善制度供給。為更好地完善數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的相關(guān)制度，從制度上規(guī)范重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作，在貫徹落實(shí)上級(jí)文件精神的基礎(chǔ)上，各檔案工作部門(mén)單位可根據(jù)自身實(shí)際情況盡快出臺(tái)檔案工作的管理政策，進(jìn)一步細(xì)化、量化、具體化操作辦法，同時(shí)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境對(duì)檔案的查閱、傳輸流程作出明確的規(guī)定，甚至可以在大的政策框架內(nèi)將各地行之有效的做法上升為制度規(guī)定，從而彌補(bǔ)政策縫隙，編織科學(xué)的制度體系，使檔案工作有章可依。二是加大監(jiān)管力度。數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，要進(jìn)一步厘清各單位的職責(zé)邊界，明確重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的分工，明晰牽頭單位、配合單位及分包施工單位的權(quán)力清單、責(zé)任清單、負(fù)面清單，細(xì)化各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展同步起來(lái)，建立起職責(zé)清晰、配套聯(lián)動(dòng)、運(yùn)行高效、協(xié)調(diào)有力的監(jiān)管體制體系。三是建立責(zé)任追究機(jī)制。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，在現(xiàn)階段檔案工作的基礎(chǔ)上，各檔案工作部門(mén)要落實(shí)相關(guān)考核措施，通過(guò)強(qiáng)有力的問(wèn)責(zé)監(jiān)督，倒逼工作人員形成守土有責(zé)、守土盡責(zé)、守土負(fù)責(zé)的意識(shí)，將檔案工作做到實(shí)處，明確處理時(shí)限，做好保密工作和安全管控，避免失泄密情況的發(fā)生。

（二）提高重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理水平。一是加大檔案工作人員培訓(xùn)力度。著眼于數(shù)字轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)需要，制定培訓(xùn)方案，重點(diǎn)開(kāi)展以信息技術(shù)為核心、內(nèi)容豐富、形式多元的培訓(xùn)，要注意理論聯(lián)系實(shí)際，避免過(guò)度教條化，真正做到培訓(xùn)有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有效果。同時(shí)，可以與專(zhuān)業(yè)部門(mén)開(kāi)展合作，針對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作這一主題，組織講座、座談會(huì)、論壇等活動(dòng)，為檔案工作人員提供專(zhuān)業(yè)的平臺(tái)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量。二是完善檔案管理系統(tǒng)。加大硬件投入力度，配備的資源設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等電子設(shè)備，為完善系統(tǒng)做好充足的硬件條件準(zhǔn)備。同時(shí)高效應(yīng)用各類(lèi)信息技術(shù)，主要包括：支持不同格式文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，提升工作效率，避免因格式不兼容影響工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)；確保檔案管理系統(tǒng)兼容聲像、圖像、影像等信息資源，適應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下檔案形式多元化的趨勢(shì)；通過(guò)技術(shù)手段與部分辦公系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)）適配，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)同步與更新，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)共享，便于檔案同步管理；加快運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步完善檢索體系，在原有檔案目錄、卷內(nèi)目錄的基礎(chǔ)上編制全引目錄，會(huì)計(jì)檔案目錄，科技、音像、照片等檔案目錄，通過(guò)實(shí)施這些檢索手段提升檢索能力，能加快調(diào)閱檔案的速度、增強(qiáng)檔案利用功能；應(yīng)用購(gòu)買(mǎi)云存儲(chǔ)服務(wù)，做好檔案自動(dòng)備份和信息共享工作。三是開(kāi)展全方位指導(dǎo)服務(wù)。要轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，主動(dòng)對(duì)接項(xiàng)目牽頭單位、配合單位、施工單位，做好關(guān)于檔案工作的全方位溝通交流，及時(shí)準(zhǔn)確了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況及檔案信息，這是在數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的重要保證?；诖耍笾攸c(diǎn)項(xiàng)目檔案工作人員既能對(duì)上貫徹落實(shí)相關(guān)政策，也能俯下身子深入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作開(kāi)展監(jiān)督與指導(dǎo)，主要做法有：一方面，深入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，向項(xiàng)目單位大力宣傳上級(jí)關(guān)于數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的相關(guān)政策，普及信息技術(shù)知識(shí)，打破傳統(tǒng)檔案對(duì)其的固有印象，使其全方位了解項(xiàng)目檔案在轉(zhuǎn)型之際的重要作用，從而提高其規(guī)范檔案材料的主動(dòng)性；另一方面，檔案工作人員要主動(dòng)參與項(xiàng)目建設(shè)工作、項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)，主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)收集項(xiàng)目進(jìn)展情況、項(xiàng)目實(shí)施效果、項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)果等第一手材料。同時(shí)，開(kāi)展項(xiàng)目檢查活動(dòng)，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目檔案是否與建設(shè)情況同步、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的整改落實(shí)情況、已通過(guò)竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目是否通過(guò)檔案驗(yàn)收等，以使檔案材料規(guī)范化。

（三）為重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作提供支撐保障。一是要做好《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施的宣傳工作，利用網(wǎng)站、微信平臺(tái)宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》立法背景、重要意義、主要制度安排和相關(guān)條款尤其是數(shù)字化檔案相關(guān)條款，為《中華人民共和國(guó)檔案法》全面的宣貫營(yíng)造氛圍，有利于消除質(zhì)疑，為數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)期的檔案信息化建設(shè)提供全面的法律保障。二是要利用“國(guó)際檔案日”這一契機(jī)，邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者分析當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)以及探索研究情況，以專(zhuān)業(yè)加深認(rèn)識(shí)，以研究認(rèn)知信任，從而給予理解與支持。三是在經(jīng)驗(yàn)做法較好的區(qū)域開(kāi)展試驗(yàn)試點(diǎn)，大膽探索，積極作為，將好的經(jīng)驗(yàn)做法復(fù)制給其他區(qū)域，發(fā)揮好示范突破帶頭作用，提振信心，以實(shí)際行動(dòng)加深信任，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作取得突出成效。

另外，要在于加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。為適應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型發(fā)展所需，在建立配套聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制的同時(shí)，明晰組織責(zé)任體系，在各自分管領(lǐng)域劃分具體責(zé)任人，以重點(diǎn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理為目標(biāo)，培育技術(shù)型、專(zhuān)業(yè)型、復(fù)合型的檔案人才隊(duì)伍，從人才建設(shè)上提升管理協(xié)調(diào)能力，從責(zé)任上增強(qiáng)行動(dòng)力，為推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作提供支撐保障。針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、項(xiàng)目涉及單位多、人員流動(dòng)性強(qiáng)等情況，可根據(jù)實(shí)際情況建立數(shù)字化人員臺(tái)賬，按照項(xiàng)目規(guī)劃和檔案工作人員配備情況，合理分配人員力量，明確職責(zé)，同時(shí)對(duì)重要項(xiàng)目檔案材料情況及其流向開(kāi)展追蹤管理，對(duì)檔案工作人員的實(shí)行常態(tài)化管理，即使出現(xiàn)人員變動(dòng)，也可以掌握項(xiàng)目檔案材料的流向及動(dòng)態(tài)，確保檔案收集齊全。

四、結(jié)語(yǔ)

為更好地順應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型發(fā)展趨勢(shì)，做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作，對(duì)進(jìn)一步發(fā)揮重點(diǎn)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會(huì)價(jià)值具有重要意義。在此基礎(chǔ)上，要直面數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作所存在的問(wèn)題，用新思維解決新問(wèn)題、用新舉措開(kāi)創(chuàng)新局面，提高重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理意識(shí)與水平，加強(qiáng)支撐保障，推動(dòng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資源多元化、多角度整合，確保工作規(guī)范、完整、安全、有效、真實(shí)，提高項(xiàng)目預(yù)期收益，為我國(guó)重點(diǎn)項(xiàng)目的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。