如何加強(qiáng)事業(yè)單位改革后檔案管理體系建設(shè)

文/太原市城市排水管理中心 馮亞峰

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的、具有一定保存價(jià)值的原始記錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的重要文獻(xiàn)。在事業(yè)單位中，檔案主要分為會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等類型，做好檔案管理工作，不僅影響單位提供公益服務(wù)的質(zhì)量，還關(guān)乎單位的改革與發(fā)展。2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》）提出，全面推進(jìn)檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的建設(shè)?！兑?guī)劃》要求各級(jí)檔案部門加快檔案治理體系建設(shè)，提高檔案管理效能，推進(jìn)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。以下結(jié)合實(shí)踐，探討了事業(yè)單位改革后加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)的相關(guān)工作。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要意義

（一）服務(wù)于社會(huì)群眾。檔案管理就是對(duì)文書、聲像、實(shí)物等檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和應(yīng)用的過程。事業(yè)單位在運(yùn)行過程中，會(huì)產(chǎn)生數(shù)量眾多、類型多樣的檔案，這些檔案是單位服務(wù)于社會(huì)群眾的信息平臺(tái)。檔案管理工作中一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，就可能造成嚴(yán)重后果，例如檔案信息泄露，單位的服務(wù)管理缺位等。

（二）見證了工作動(dòng)向。檔案是事業(yè)單位工作動(dòng)向的最好見證，伴隨著管理職能的提升，檔案管理向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，能為單位的工作決策提供支持。結(jié)合實(shí)踐，事業(yè)單位日常運(yùn)行管理中，針對(duì)公共服務(wù)供求矛盾、資源配置不足、工作效率低下等問題，能通過檔案真實(shí)反映出來(lái)。基于問題導(dǎo)向，有助于單位分析問題原因、提出改進(jìn)措施，增強(qiáng)提供公共服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)能力，提升服務(wù)效率和質(zhì)量。

（三）有助于優(yōu)化資源配置。人力資源是事業(yè)單位的重要資源要素，能為單位的運(yùn)行發(fā)展提供智力支持。利用人事檔案，一方面，能反映出工作人員的學(xué)歷、職稱、技能水平、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等，這是單位用好人才的依據(jù)，有助于人力資源的優(yōu)化配置；另一方面，人員崗位晉升、工資待遇提升，也離不開人事檔案，將檔案作為人才管理的依據(jù)，能體現(xiàn)出公平、公正，激發(fā)工作人員的積極性。

二、事業(yè)單位改革后檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案工作并不能為單位帶來(lái)直接效益，對(duì)單位的改革發(fā)展作用是潛在的。部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作就是資料的抄寫和保管。在這個(gè)錯(cuò)誤的觀念下，導(dǎo)致檔案管理的創(chuàng)新性不足，多是枯燥、重復(fù)性工作，管理中僅僅履行了檔案保管的職能。另外，部分管理人員的積極性差，認(rèn)為檔案工作能應(yīng)付檢查、外調(diào)即可，將檔案管理等同于“守?cái)偂?，不適應(yīng)新形勢(shì)下的管理需求。

（二）專業(yè)化程度低。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化、系統(tǒng)化的工作，需要專業(yè)的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)。然而，一些單位雖然設(shè)置了專門的管理機(jī)構(gòu)，但人員、設(shè)備、資金等方面的配置不足。1.專業(yè)出身的檔案管理人員少，部分人員是從辦公室或人事科借調(diào)而來(lái)，屬于兼職性質(zhì)，因缺少系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，影響了檔案管理成果。2.檔案材料的歸檔和儲(chǔ)藏有明確的環(huán)境條件要求，相關(guān)設(shè)備配置不到位或配置等級(jí)低，會(huì)影響檔案的保管質(zhì)量。3.檔案的收集、整理、歸檔和使用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要充足的資金支持，資金配置不到位，不僅影響工作質(zhì)量，還會(huì)削弱工作人員的積極性。

（三）信息化建設(shè)滯后。得益于信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位已經(jīng)將信息技術(shù)引入日常工作中，檔案管理也不例外。隨著網(wǎng)上辦公、無(wú)紙化辦公的推行，相較于傳統(tǒng)工作模式雖然效率提升，但工作難度也明顯提高，單位因缺乏信息技術(shù)人才，導(dǎo)致信息化建設(shè)滯后。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些單位雖然積極執(zhí)行上級(jí)指令，但在檔案管理信息化轉(zhuǎn)變過程中，硬件維護(hù)、軟件開發(fā)、人才培訓(xùn)均存在不足，工作開展以計(jì)算機(jī)操作為主，與檔案管理的特征、需求吻合度較差，導(dǎo)致工作效率低下，容易出現(xiàn)人為誤差。另外，信息技術(shù)在應(yīng)用過程中，安全防護(hù)也是一個(gè)重要內(nèi)容。缺少科學(xué)有效的防護(hù)技術(shù)措施，檔案信息化系統(tǒng)可能遭受病毒、黑客的攻擊，造成檔案信息泄露，影響單位的社會(huì)形象。

（四）開發(fā)利用不到位。檔案資源的價(jià)值是在開發(fā)利用過程中凸顯的，否則就會(huì)成為死檔、棄檔。一些單位對(duì)于檔案的開發(fā)利用不到位，主要體現(xiàn)在：1.對(duì)檔案開發(fā)利用的目的、作用認(rèn)識(shí)不深刻，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理模式，心理上不適應(yīng)檔案資源的開發(fā)利用，實(shí)務(wù)操作中出現(xiàn)消極應(yīng)付的行為。2.將檔案的開發(fā)利用等同于查詢、借閱，忽視了深層次的開發(fā)，沒有發(fā)揮出檔案在決策支持方面的作用。3.在復(fù)雜的部門機(jī)構(gòu)層級(jí)下，不同部門之間的溝通交流少，影響了信息資源的流通。這一局面的存在，也不利于檔案信息的開發(fā)利用。

三、檔案管理體系建設(shè)的案例及帶來(lái)的啟示

（一）案例一。1.單位基本情況。某省檔案局下設(shè)辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)一處/二處、電子檔案管理處、法規(guī)宣傳教育處、備份管理處、征集整理處、人事處等多個(gè)部門，對(duì)全省檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理，依法查處檔案違法行為，于2020年11月入選“第六屆全國(guó)文明單位”名單。結(jié)合該省在“十四五”期間的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，在檔案管理上立足階段、貫徹新理念、融入新格局，以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。2.檔案管理體系建設(shè)方法。第一，完善機(jī)制。各級(jí)檔案管理部門落實(shí)規(guī)劃要求，合理設(shè)置任務(wù)目標(biāo)，對(duì)現(xiàn)行管理體制、工作機(jī)制進(jìn)行修訂，形成協(xié)同共管的工作格局。結(jié)合該省的發(fā)展需要，積極融入“一帶一路”“粵港澳大灣區(qū)”，通過培育新興產(chǎn)業(yè)提供檔案服務(wù)。有條件的地區(qū)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，服務(wù)于基層治理和鄉(xiāng)鎮(zhèn)振興戰(zhàn)略。推行電子檔案、電子文件的單套制管理，實(shí)現(xiàn)各類材料文件的歸檔管理。第二，優(yōu)化結(jié)構(gòu)。檔案資源的收集、移交和接收，均要遵循法制化原則，調(diào)整收集范圍，制訂歸檔范圍和保管期限表格。針對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)、對(duì)當(dāng)?shù)匕l(fā)展的重要指示等資料進(jìn)行專項(xiàng)收集，開展國(guó)有檔案資源普查工作。針對(duì)照片、錄音錄像、實(shí)物等各種類型的材料，健全歸檔制度等。第三，開放共享。圍繞當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展，采用檔案公布、展覽陳列、專題講座、新媒體傳播等方式，打造教育檔案資料庫(kù)，傳承紅色基因和文化。檔案開發(fā)過程中，從單一類型成果轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘈问?、多層次、多系列成果，抓住機(jī)遇開發(fā)設(shè)計(jì)文創(chuàng)產(chǎn)品。建設(shè)綜合性的檔案查詢利用平臺(tái)，服務(wù)全省并逐漸對(duì)接全國(guó)，實(shí)現(xiàn)民生檔案的一站式網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。第四，防范風(fēng)險(xiǎn)。投入資金建設(shè)7個(gè)新檔案館，面積和功能均要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全隱患或不達(dá)標(biāo)的檔案室進(jìn)行改造或搬遷?；鶎訖n案部門更新必要的保管設(shè)備，落實(shí)安全管控工作，制訂檔案館風(fēng)險(xiǎn)防范方案、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，最大程度上保證檔案安全。還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行保密防護(hù)，確保檔案資源可管可控。

（二）案例二。1.單位基本情況。某高等院校始建于1956年，現(xiàn)有2個(gè)校區(qū)，總占地面積約1294畝，建筑面積約29萬(wàn)平方米，固定資產(chǎn)總額約11億元。學(xué)校著力培養(yǎng)德、智、體、美、勞全面發(fā)展，具有較強(qiáng)實(shí)踐能力與創(chuàng)新精神的技術(shù)技能型人才力量；堅(jiān)持開放辦學(xué)，與多所區(qū)內(nèi)外院校建立了對(duì)口支援合作關(guān)系。先后榮獲“全國(guó)普通高校畢業(yè)生就業(yè)工作先進(jìn)集體”、全區(qū)“五一勞動(dòng)獎(jiǎng)”等榮譽(yù)稱號(hào)。在檔案管理上，存在管理意識(shí)不強(qiáng)、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)缺乏專業(yè)性、考核量化指標(biāo)不完善等問題。為此，學(xué)校將績(jī)效管理理論應(yīng)用在檔案管理體系建設(shè)中，以提高檔案管理水平。2.檔案管理體系建設(shè)方法。第一，明確績(jī)效管理目標(biāo)。該管理目標(biāo)分為個(gè)人目標(biāo)、部門目標(biāo)、總體目標(biāo)三個(gè)層次，涉及基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案保管保護(hù)、制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、檔案利用服務(wù)等領(lǐng)域。結(jié)合學(xué)校未來(lái)發(fā)展，還可以預(yù)設(shè)更高層次的管理目標(biāo)，突出檔案在思想教育方面的功能。第二，優(yōu)化績(jī)效管理指標(biāo)。其中，一級(jí)指標(biāo)有4個(gè)，分別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、組織結(jié)構(gòu)、檔案保管保護(hù)、檔案開發(fā)利用；二級(jí)指標(biāo)有12個(gè)，包括檔案收集、整理編目、移交保管、裝備設(shè)備、管理體制、隊(duì)伍建設(shè)等。其中，裝備設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印復(fù)印機(jī)、溫濕度檢測(cè)儀、防磁柜等；隊(duì)伍建設(shè)主要涉及管理人員的年齡、學(xué)歷、職稱、技能水平等。第三，制訂檔案管理原則?；诳?jī)效管理理論的檔案管理工作，實(shí)施中遵循以下原則：①客觀公正原則?？?jī)效量化過程形成真實(shí)的記錄，避免主觀因素的影響。②統(tǒng)一性原則。評(píng)價(jià)目標(biāo)與管理目標(biāo)保持一致，不同部門的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。③定量指標(biāo)與定性指標(biāo)結(jié)合原則。例如：社會(huì)服務(wù)方面的職能，評(píng)價(jià)時(shí)無(wú)法量化，可采用定性指標(biāo)；業(yè)務(wù)方面的職能，評(píng)價(jià)時(shí)采用定量指標(biāo)。

（三）帶來(lái)的啟示。從以上兩個(gè)案例中，可見檔案管理體系的建設(shè)應(yīng)從理念、方法、制度、技術(shù)等多個(gè)方面入手。其中，轉(zhuǎn)變管理理念是基礎(chǔ)、優(yōu)化方法流程是關(guān)鍵、完善制度機(jī)制是保障、引入信息技術(shù)是支持。

四、事業(yè)單位改革后加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)的對(duì)策建議

在《規(guī)劃》中，將檔案治理體系列為“四個(gè)體系”之首。檔案治理體系主要包括治理制度、機(jī)制、方式以及監(jiān)管模式，要求在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，依法行政并優(yōu)化執(zhí)行方法，針對(duì)重要事項(xiàng)和重點(diǎn)領(lǐng)域加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，盡快建成規(guī)范化的檔案管理制度體系。結(jié)合檔案管理存在的問題和成功的管理經(jīng)驗(yàn)，筆者從以下幾個(gè)方面提出對(duì)策建議，以實(shí)現(xiàn)檔案管理體系建設(shè)目標(biāo)。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念。檔案管理部門必須提高思想認(rèn)知，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，為檔案管理體系建設(shè)提供思想基礎(chǔ)。1.樹立規(guī)范化管理理念，落實(shí)檔案的收集整理、保管利用、信息保密等制度，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，設(shè)置專人負(fù)責(zé)崗位，在人員、經(jīng)費(fèi)等方面給予傾斜，確保檔案管理部門有人干事、有錢辦事。2.建立領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、部門負(fù)責(zé)人緊抓、工作人員落實(shí)的工作機(jī)制，結(jié)合檔案的類型、管理特點(diǎn)制訂科學(xué)、完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)管理的高效性和靈活性。3.所有檔案均要嚴(yán)格保密，工作人員要樹立時(shí)間觀念、數(shù)字觀念，及時(shí)封裝、催收，該銷毀的登記后銷毀，避免出現(xiàn)拖延現(xiàn)象。

（二）培養(yǎng)專業(yè)人才。人才是檔案管理的重要資源，能提高整個(gè)工作隊(duì)伍的素質(zhì)，有助于檔案管理質(zhì)量的提升。1.檔案管理人員要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，熟練運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，具有良好的人際溝通能力等。尤其是信息技術(shù)的引入，對(duì)檔案的整理、記錄、查詢等環(huán)節(jié)相當(dāng)重要，必須及時(shí)更新人員的知識(shí)和技能體系。2.制訂長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃方案，采用多樣化的培訓(xùn)方式，例如主題會(huì)議、專家講座、外出進(jìn)修等，提高工作人員的參與度，確保在培訓(xùn)活動(dòng)中均有所收獲。3.工作人員自身要增強(qiáng)責(zé)任心，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，除了理論知識(shí)和技能的提升外，還要有正確的價(jià)值觀，培養(yǎng)良好的道德素養(yǎng)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和能力，為檔案管理提供智力支持。

（三）堅(jiān)持依法治檔。依法治檔是檔案治理體系建設(shè)的基石，有助于完善法規(guī)制度。目前，我國(guó)在檔案管理領(lǐng)域，基本形成了“檔案法+行政法規(guī)+部門規(guī)章+規(guī)范文件”的制度體系，未來(lái)依法治檔工作的重點(diǎn)包括：1.推進(jìn)《檔案法》的修訂工作，促使修訂完成的《檔案法》盡快落地實(shí)施。2.針對(duì)現(xiàn)行法規(guī)制度中，與現(xiàn)實(shí)工作要求不適應(yīng)的法規(guī)和文件，進(jìn)行清理與修訂。3.結(jié)合事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，在電子檔案管理、檔案開放利用、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)檔案轉(zhuǎn)讓等方面，制訂配套的制度體系。

（四）開展重點(diǎn)監(jiān)管。檔案管理體系的建設(shè)，是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的工程，檔案管理部門在工作開展中，既要做到全面協(xié)調(diào)，又要集中力量解決主要矛盾，監(jiān)管就是其中的一個(gè)重點(diǎn)。1.檔案監(jiān)管要抓重點(diǎn)、帶全局，對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域、特殊領(lǐng)域的檔案工作進(jìn)行監(jiān)管，例如疫情防控類、脫貧攻堅(jiān)類檔案。2.圍繞區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展，對(duì)檔案管理體制進(jìn)行完善，例如長(zhǎng)三角一體化發(fā)展檔案、粵港澳大灣區(qū)建設(shè)檔案等。3.國(guó)防軍工專項(xiàng)檔案，要建立協(xié)調(diào)機(jī)制，提高檔案信息的保密等級(jí)。

（五）運(yùn)用信息手段。檔案管理的信息化，是檔案工作走向現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。通過過信息技術(shù)的運(yùn)用，打造檔案數(shù)字化管理模式，提高檔案管理效能。以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)為例，可在檔案工作中有效運(yùn)用；新媒體用于檔案知識(shí)宣傳和檔案利用服務(wù)，可實(shí)現(xiàn)線下管理與線上管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)監(jiān)管的網(wǎng)絡(luò)化和智能化。另外，建立檔案館官方網(wǎng)站、網(wǎng)上查詢與服務(wù)平臺(tái)，不僅能提供簡(jiǎn)單快捷的服務(wù)，還能倒逼業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。

（六）突出服務(wù)功能。檔案不僅是歷史的見證，在指導(dǎo)當(dāng)下、規(guī)劃未來(lái)中也具有重要作用，因此檔案管理體系建設(shè)還要突出服務(wù)功能。檔案部門要從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用，優(yōu)化服務(wù)流程，改善服務(wù)體驗(yàn)，縮短使用者的等待時(shí)間，將檔案庫(kù)變?yōu)橹悄規(guī)?，為單位發(fā)展決策提供依據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案服務(wù)于社會(huì)群眾，見證了工作動(dòng)向，有助于優(yōu)化資源配置。針對(duì)目前檔案管理中的問題，本文從轉(zhuǎn)變思想觀念、培養(yǎng)專業(yè)人才、堅(jiān)持依法治檔、開展重點(diǎn)監(jiān)管、運(yùn)用信息手段、突出服務(wù)功能等方面，提出加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)的對(duì)策建議，希望為同業(yè)人員提供參考。