面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力研究＊

趙 躍 陳 香 陳水湖

（1．四川大學(xué)公共管理學(xué)院，成都，610065；2．中國船舶集團(tuán)有限公司，上海，200011）

在探索檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的“中國實(shí)踐”中，單軌制和單套制是兩個(gè)非常重要的術(shù)語，其中，單軌制是指文件完全在數(shù)字環(huán)境中運(yùn)行，即全程無紙化的管理模式，反映了數(shù)字轉(zhuǎn)型的本質(zhì)要求，成為電子文件管理發(fā)展的必由之路。［1］檔案人員在推進(jìn)電子文件單軌制實(shí)踐中扮演著非常重要的角色。當(dāng)前，已有研究關(guān)注到電子文件單軌制推進(jìn)過程中的檔案人員能力問題，例如：馮惠玲［2］、張寧［3］等人認(rèn)為，專業(yè)能力的不足、人才的缺失成為很多機(jī)構(gòu)單軌制推進(jìn)緩慢的直接原因；邢變變［4］、劉芳琳［5］、王佑祥［6］等人則表示，面向單軌制，需要培養(yǎng)既懂理論又懂技術(shù)、具備綜合性知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。但對于檔案人員電子文件管理專業(yè)能力的內(nèi)涵與框架，以及框架中各項(xiàng)能力的重要程度等問題，還未形成清晰認(rèn)識。為此，本文將綜合運(yùn)用文獻(xiàn)分析、邏輯演繹、專家咨詢與問卷調(diào)查等方法，來探究上述兩個(gè)問題以及可能的教育回應(yīng)。

1 面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力內(nèi)涵與擬議框架

1.1 概念闡釋

在研究檔案人員從業(yè)水平或工作績效時(shí)，學(xué)者們往往采用技能［7-8］、素質(zhì)［9］、素養(yǎng)［10］等與能力［11］相似的表述。一般而言，廣義的能力（compеtеncе）包括知識（knowlеdgе）、技能（skill）和才干（ability），且相較于素質(zhì)、素養(yǎng)等概念，其更強(qiáng)調(diào)在實(shí)踐活動(dòng)中可能達(dá)到的成就水平，常用在“任職能力”［12］、“就業(yè)能力”［13-14］等語境中。

與任職、就業(yè)等語境不同的是，專業(yè)能力更強(qiáng)調(diào)專業(yè)情景下的個(gè)人綜合條件，包括特定工作情景下的行為方式和潛在影響工作績效的個(gè)人特質(zhì)。因此，本文認(rèn)為，面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力（下文簡稱“電子文件管理專業(yè)能力”），是指檔案人員在電子文件單軌制管理中展現(xiàn)出的知識、技能、方法和個(gè)人特質(zhì)等條件的總和。

1.2 電子文件管理專業(yè)能力擬議框架構(gòu)建

當(dāng)前，檔案界對于專業(yè)能力框架并未形成較為一致的認(rèn)識，英國檔案與文件協(xié)會(huì)發(fā)布的《能力框架》（Compеtеncy Framеwork）［15］從組織管理、業(yè)務(wù)工作和客戶三個(gè)維度提出了文件與檔案管理人員所需的39項(xiàng)專業(yè)能力；美國檔案工作者協(xié)會(huì)發(fā)布的《檔案學(xué)研究 生 課 程 指 南》（Guidеlinеs for a Graduatе Program in Archival Studiеs）［16］、《SAA核心價(jià)值觀聲明和道德準(zhǔn)則》（SAA Corе Valuеs Statеmеnt and Codе of Ethics）［17］， 從專業(yè)知識、道德觀念等方面形成專業(yè)能力與倫理體系；澳大利亞檔案工作者協(xié)會(huì)發(fā)布的《ASA專業(yè)能力矩 陣》（ASA Profеssional Capabilitiеs Matrix）［18］則從知識、技能、組織、個(gè)人精神等方面對檔案人員的專業(yè)能力提出要求。綜合英美澳三國的電子文件專業(yè)能力體系與框架，其可歸納為三個(gè)方面，一是面向個(gè)人，如知識、精神或觀念，二是面向工作情景，如業(yè)務(wù)管理與技能，三是面向組織，包括戰(zhàn)略思維、服務(wù)意識等。

國內(nèi)對于電子文件管理工作的規(guī)范與要求，強(qiáng)調(diào)了電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)，以及組織機(jī)構(gòu)與人員開展工作的行為準(zhǔn)則。如：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》指出，檔案部門的職責(zé)包含制定管理制度，負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)的建設(shè)與培訓(xùn)以及保管、統(tǒng)計(jì)等；《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中明確了對管理機(jī)制的要求，包括協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)和制度；《電子檔案單套管理一般要求》也提出關(guān)于制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)與管理的要求。

綜上，本文將電子文件專業(yè)能力框架劃分為六個(gè)維度：面向個(gè)人的專業(yè)知識、個(gè)人特質(zhì)，面向工作情境的業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)實(shí)施，以及面向組織的組織規(guī)劃、制度管理。同時(shí)，在文獻(xiàn)分析與邏輯演繹的基礎(chǔ)上，分別擬定各維度的能力指標(biāo)，設(shè)計(jì)出調(diào)查問卷。為確保該框架的科學(xué)性與適用性，筆者向承擔(dān)電子文件管理課程教學(xué)與學(xué)術(shù)研究的專家、電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)單位檔案人員等進(jìn)行了咨詢（訪談提綱如表1所示）。

表1 專家咨詢訪談提綱

專家咨詢部分反饋意見包括：一是作為各維度下設(shè)的能力指標(biāo)，在數(shù)量與層次上應(yīng)做到相對平衡，體現(xiàn)立足全局、宏觀概括。二是結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，可以從技術(shù)知識的掌握、相關(guān)方案設(shè)計(jì)中體現(xiàn)檔案部門在系統(tǒng)建設(shè)方面的參與度。

綜合專家意見，調(diào)整后得到擬議電子文件管理專業(yè)能力框架（如表2所示）。

表2 單軌制背景下檔案人員電子文件管理專業(yè)能力擬議框架

2 電子文件管理專業(yè)能力調(diào)查與分析

2.1 調(diào)查設(shè)計(jì)

自2016年來，國家檔案局已經(jīng)先后開展了三個(gè)批次的企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作，相比于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，企業(yè)在電子文件單軌制模式的探索當(dāng)中表現(xiàn)得更加積極。因此，本文選擇企業(yè)專職檔案人員為問卷調(diào)查對象。

問卷分為三部分，一是受訪者及其所屬單位特征，包括受訪者單位電子文件管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員職能；二是各專業(yè)能力的重要程度，主要圍繞上述框架展開，并通過李克特五級量表來統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)能力在受訪者工作經(jīng)驗(yàn)與需求期望中的重要程度；三是開放性問題，以收集受訪者對于專業(yè)能力框架的意見與補(bǔ)充。

2.2 問卷發(fā)放與數(shù)據(jù)描述

本研究以問卷星為平臺，通過E-mail、微信、QQ等網(wǎng)絡(luò)媒介發(fā)放問卷，調(diào)查時(shí)間為2022年6月23日至7月9日，共回收問卷126份。除港澳臺外，樣本來源主要分布在四川、河南、上海等地，具有一定代表性。

從受訪者所屬單位組織架構(gòu)來看，有100家單位設(shè)置了相關(guān)部門負(fù)責(zé)電子文件管理工作。其中，設(shè)有專門負(fù)責(zé)電子文件管理科室的單位共47個(gè)。內(nèi)設(shè)電子文件管理專職人員的單位有49個(gè)，占比38.89%，可見檔案人員在電子文件管理中參與程度較高。

有16個(gè)受訪者單位正在推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子文件全流程一體化管理，占比12.7%；有68個(gè)單位正在推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，占比53.97%；有42個(gè)單位還未實(shí)施電子文件單軌制，占比33.33%。為了準(zhǔn)確獲得實(shí)踐部門對于單軌制背景下專業(yè)能力及其重要程度的意見，在剔除所屬單位未開始單軌制進(jìn)程的受訪者后，獲得84份有效問卷。

2.3 信度與效度檢驗(yàn)

問卷的信度分析采用社會(huì)研究最常使用的信度指標(biāo)克隆巴赫α系數(shù)，其值在0和1之間，α系數(shù)越大，則信度越高。利用SPSS25.0統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，結(jié)果如表3所示，克隆巴赫α系數(shù)為0.923，高于0.8；且“刪除項(xiàng)后的克隆巴赫系數(shù)”均在0.923左右波動(dòng)，說明量表選項(xiàng)設(shè)置較為合理，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

表3 信度檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果

效度分析采用KMO和巴特利特球形檢驗(yàn)，結(jié)果如表4所示，KMO值為0.844，大于0.8；P值為0.000，小于0.05，可知變量之間具有較強(qiáng)的相關(guān)性。

表4 效度檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果

綜上，問卷的信度與效度較好。

2.4 調(diào)查統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)分析

關(guān)于受訪者電子文件專業(yè)能力認(rèn)知調(diào)查，通過對結(jié)果進(jìn)行賦分統(tǒng)計(jì)，得出各能力維度和指標(biāo)的重要程度均值（如表5所示）。假設(shè)受訪者的工作情境（單軌制推進(jìn)狀態(tài)）對于其電子文件專業(yè)能力認(rèn)知有影響，并將其分為“正在推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接”和“正在推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子文件全流程一體化管理”兩種情境，比較各能力指標(biāo)在“非常重要”“重要”（下文簡稱為“前兩項(xiàng)”）所獲頻次占比之和（如圖1所示）。經(jīng)方差分析可知，盡管在統(tǒng)計(jì)學(xué)意義上兩類情境下的受訪者對于專業(yè)能力認(rèn)知并未表現(xiàn)出顯著差異性，但在個(gè)別能力維度、指標(biāo)上表現(xiàn)出一定的偏好差異。

圖1 受訪者偏好差異對比圖

表5 電子文件管理專業(yè)能力調(diào)查結(jié)果（N=84）

（1）專業(yè)知識

大部分受訪者認(rèn)為，儲(chǔ)備專業(yè)知識能力“非常重要”。受訪者普遍認(rèn)為，掌握電子文件管理的業(yè)務(wù)知識是單軌制背景下檔案人員最迫切需要的能力，其重要程度均值達(dá)4.70（標(biāo)準(zhǔn)差0.53）；掌握電子文件管理的基礎(chǔ)理論知識的重要程度次之，均值為4.63（標(biāo)準(zhǔn)差0.57）；而技術(shù)環(huán)境和管理系統(tǒng)相關(guān)知識對于檔案人員的重要程度排在第三位，均值4.48（標(biāo)準(zhǔn)差0.72）。

（2）個(gè)人特質(zhì)

大部分受訪者認(rèn)為，個(gè)人特質(zhì)對于管理水平、個(gè)人績效有一定影響，在電子文件專業(yè)能力中“相對重要”。其中，對電子文件管理理論知識和業(yè)務(wù)知識的持續(xù)學(xué)習(xí)能力被認(rèn)為最為重要，重要程度均值4.55（標(biāo)準(zhǔn)差0.59）；具備電子文件管理戰(zhàn)略意識的重要程度次之，均值為4.5（標(biāo)準(zhǔn)差0.61）；而參與或承擔(dān)電子文件管理學(xué)術(shù)研究能力的重要程度均值僅4.19（標(biāo)準(zhǔn)差0.79）。

（3）業(yè)務(wù)管理

如圖1所示，盡管受訪者對于各能力維度重要程度的認(rèn)知態(tài)度大致趨同，但業(yè)務(wù)管理在單軌制發(fā)展中具有基礎(chǔ)、核心地位，且在“歸檔”工作環(huán)節(jié)尤甚。其中，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門及時(shí)高質(zhì)量完成歸檔工作被認(rèn)為是最重要的能力，重要程度均值4.73（標(biāo)準(zhǔn)差0.45）；其次是開展具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的能力，均值為4.68（標(biāo)準(zhǔn)差0.49）；最后是參與、甚至主導(dǎo)電子文件管理相關(guān)方案設(shè)計(jì)的能力，重要程度均值為4.65（標(biāo)準(zhǔn)差0.48）。

（4）系統(tǒng)實(shí)施

電子文件對于技術(shù)環(huán)境和管理系統(tǒng)通常具有依賴性，但調(diào)查結(jié)果顯示，系統(tǒng)實(shí)施能力并未得到受訪者的重視，且越高層次的能力指標(biāo)重要程度均值越低：電子文件管理系統(tǒng)使用能力的重要程度均值最高，為4.38（標(biāo)準(zhǔn)差0.75）；系統(tǒng)運(yùn)維能力重要程度次之，均值為4.24（標(biāo)準(zhǔn)差0.73）；系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)能力的重要程度均值為4.13（標(biāo)準(zhǔn)差0.83），低于前兩者。

（5）組織規(guī)劃

大部分受訪者認(rèn)為，組織規(guī)劃能力對于檔案人員“較為重要”。其中，規(guī)劃本單位信息化發(fā)展和電子文件管理的能力最為重要，重要程度均值4.61（標(biāo)準(zhǔn)差0.56）；而了解單位的組織架構(gòu)，結(jié)合具體業(yè)務(wù)場景設(shè)計(jì)電子文件管理組織架構(gòu)的能力次之，重要程度均值4.54（標(biāo)準(zhǔn)差0.42）；認(rèn)識和提高電子文件管理的職能水平位列第三，重要程度均值4.32（標(biāo)準(zhǔn)差0.66）。

如圖1所示，相較于“正在或已經(jīng)對接部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)”情境下的受訪者，所屬單位單軌制推進(jìn)狀態(tài)較快的受訪者在重要程度的選擇上相對較為保守，其選擇重要程度前兩項(xiàng)的頻次占比之和普遍低于另一方，但在組織規(guī)劃這一能力維度卻表現(xiàn)出相反的特征。這一偏好差異，與其所置身的工作情境不無關(guān)聯(lián)。隨著單軌制模式的推廣，檔案人員要跨出所在部門，拓寬專業(yè)視野，主動(dòng)定位角色，成為組織內(nèi)信息化的設(shè)計(jì)者與指導(dǎo)者。

（6）制度管理

受訪者普遍認(rèn)為制度管理能力“非常重要”，且各能力指標(biāo)重要程度較為均衡：能夠知曉、宣貫和執(zhí)行國家、行業(yè)與地方電子文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，重要程度均值為4.63（標(biāo)準(zhǔn)差0.57）；能夠結(jié)合單位需要，規(guī)劃、制訂/修訂并實(shí)施精細(xì)化條款，重要程度均值為4.61（標(biāo)準(zhǔn)差0.57）；能夠通過宣傳培訓(xùn)等方式提高制度執(zhí)行力，重要程度均值4.62（標(biāo)準(zhǔn)差0.55）。

3 研究結(jié)論與建議

3.1 研究結(jié)論

經(jīng)過調(diào)查和統(tǒng)計(jì)分析，所有擬議能力指標(biāo)重要程度所得均值都在4分以上，可見受訪者對于面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力內(nèi)涵及框架持認(rèn)可的態(tài)度，明確了專業(yè)知識、個(gè)人特質(zhì)、業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)實(shí)施、組織規(guī)劃和制度管理作為專業(yè)能力框架六個(gè)維度的適用性；而其中的得分差異也表現(xiàn)出了專業(yè)能力的特征與偏重，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）注重實(shí)踐把控，凸顯業(yè)務(wù)導(dǎo)向

一方面，在六個(gè)能力維度中，業(yè)務(wù)管理得到各類受訪者的一致重視，重要程度最高均值14.06；另一方面，與業(yè)務(wù)相關(guān)的能力指標(biāo)重要程度均值也均在前列：掌握業(yè)務(wù)知識的重要程度在專業(yè)知識中均值最高，對業(yè)務(wù)部門歸檔工作的指導(dǎo)能力重要程度均值在18項(xiàng)指標(biāo)中最高。

調(diào)查結(jié)果顯示，多數(shù)單位在業(yè)務(wù)流程重構(gòu)、元數(shù)據(jù)方案設(shè)計(jì)等實(shí)踐問題上有著迫切需求。檔案人員加強(qiáng)實(shí)踐把控能力，既是機(jī)構(gòu)對其履行職能、發(fā)揮專業(yè)作用的要求，也是檔案人員職業(yè)發(fā)展、檔案事業(yè)開拓的基礎(chǔ)。因此，專業(yè)能力建設(shè)需要以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，實(shí)踐把控能力是單軌制背景下檔案人員電子文件管理專業(yè)能力中的必要能力。

（2）重視理論基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)制度管理

專業(yè)知識、制度管理的重要程度均值分別為13.81、13.86，在六個(gè)能力維度中僅次于業(yè)務(wù)管理能力。一方面，為適應(yīng)單軌制的管理模式、應(yīng)對實(shí)踐工作中的挑戰(zhàn)，檔案人員需要夯實(shí)理論基礎(chǔ)作為其行動(dòng)指導(dǎo)，需掌握先進(jìn)的理論、了解新興的技術(shù)以驅(qū)動(dòng)能力水平提高。另一方面，除理論基礎(chǔ)的支持外，實(shí)踐開展也需要制度的規(guī)范。正如張寧［19］、畢建新［20］等人提出完善制度體系是推動(dòng)電子文件單軌制的重要條件。對于電子文件管理制度體系的知曉、規(guī)劃、設(shè)計(jì)與執(zhí)行，是檔案人員專業(yè)背景的重要組成部分，也是檔案人員專業(yè)能力的物化表征和延伸。

（3）側(cè)重規(guī)劃設(shè)計(jì)，體現(xiàn)技術(shù)依賴

在各能力指標(biāo)中，電子文件管理的中長期發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃，以及制度條款的精細(xì)化制訂/修訂等，重要程度均值在各選項(xiàng)均值中位數(shù)4.58以上，體現(xiàn)出受訪者對于規(guī)劃設(shè)計(jì)能力的側(cè)重。并且，不同推進(jìn)情境下的受訪者對這一能力維度的偏好差異，表現(xiàn)出單軌制模式要求檔案人員應(yīng)具有立足電子文件全生命周期的宏觀視野，融入檔案化管理的專業(yè)思維，能夠?qū)⑴c電子文件管理工作的部門、人員進(jìn)行指導(dǎo)。

在各能力指標(biāo)中，系統(tǒng)實(shí)施能力重要程度均值最低，為12.75，且各能力指標(biāo)所獲均值，如前所述與能力層次負(fù)相關(guān)。可見，受訪者認(rèn)為在電子文件管理發(fā)展過程中，檔案人員的技術(shù)能力并非迫切需要，相應(yīng)表現(xiàn)出了檔案人員在電子文件單軌制中對外部技術(shù)支持的依賴性。

3.2 建議

（1）務(wù)求專業(yè)實(shí)效，業(yè)務(wù)導(dǎo)向下全局把控

單軌制背景下，電子文件管理進(jìn)一步融合了機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門、各系統(tǒng)，創(chuàng)新了管理流程、內(nèi)容、要求等。因此，檔案人員要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐工作的聯(lián)系，將理論轉(zhuǎn)化為管理手段并靈活運(yùn)用于實(shí)踐；在基礎(chǔ)理論、前沿研究的學(xué)習(xí)之外，還要重點(diǎn)關(guān)注開展電子文件管理所需要的業(yè)務(wù)知識，掌握各項(xiàng)工作的內(nèi)容、要求和實(shí)現(xiàn)途徑。

（2）筑牢專業(yè)基礎(chǔ)，多層次建設(shè)培養(yǎng)體系

電子文件管理走向單軌制，不僅是管理方法和手段等的革新，更需要提高檔案人員在觀念、知識、技能等個(gè)人專業(yè)基礎(chǔ)方面的能力，以適應(yīng)發(fā)展新要求。因此，檔案人員專業(yè)能力建設(shè)需要筑牢專業(yè)基礎(chǔ)，以專業(yè)知識、制度管理為重點(diǎn)內(nèi)容，綜合知識結(jié)構(gòu)與應(yīng)用場景，從微觀到宏觀、從外在技能鍛煉到內(nèi)在思維訓(xùn)練，多層次構(gòu)建專業(yè)培養(yǎng)體系；同時(shí)，面對實(shí)踐轉(zhuǎn)型的迫切需求，教育培養(yǎng)應(yīng)考慮從業(yè)者的現(xiàn)實(shí)需要，通過在職人員培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，滿足檔案人員在不同時(shí)期不斷更新的能力鍛煉需求。

（3）拓寬專業(yè)視野，積極擁抱發(fā)展轉(zhuǎn)型期

技術(shù)環(huán)境和管理系統(tǒng)是電子文件單軌制不可回避的要素，因此，檔案人員需要拓寬電子文件管理的專業(yè)視野，將技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)實(shí)施納入專業(yè)能力建設(shè)中，在綜合能力的基礎(chǔ)上把握管理與技術(shù)的融匯，以積極擁抱發(fā)展轉(zhuǎn)型期。

4 結(jié) 語

加強(qiáng)單軌制背景下的電子文件管理專業(yè)能力建設(shè)，是檔案人員不可或缺的行動(dòng)基石和驅(qū)動(dòng)力。本文討論了面向單軌制的檔案人員電子文件管理專業(yè)能力內(nèi)涵、搭建了專業(yè)能力框架，并調(diào)查了我國部分企業(yè)專職檔案人員對該能力框架的態(tài)度和認(rèn)知。但由于演繹歸納存在一定主觀性、調(diào)查樣本存在一定局限性，未來還需在單軌制實(shí)踐推進(jìn)中進(jìn)一步檢視并優(yōu)化檔案人員電子文件管理專業(yè)能力。