商業(yè)零售企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的探討

楊柳溪

（北京雪蓮集團(tuán)有限公司，北京 100055）

商業(yè)零售企業(yè)是指直接向消費者供應(yīng)生活消費品或向社會團(tuán)體供應(yīng)非生產(chǎn)性消費品為基本任務(wù)的商業(yè)企業(yè)。在互聯(lián)網(wǎng)時代，商業(yè)零售企業(yè)應(yīng)發(fā)揮自身實體優(yōu)勢，結(jié)合自身經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)，實施信息化建設(shè)、重視數(shù)據(jù)資產(chǎn)建設(shè)，利用信息化手段及時精準(zhǔn)的收集、管理、分析和使用數(shù)據(jù)。目前零售企業(yè)普遍存在信息提供不及時，不能數(shù)據(jù)共享，應(yīng)通過財務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、共享、分析發(fā)現(xiàn)企業(yè)在管理和經(jīng)營方面存在的問題，防范風(fēng)險發(fā)生，進(jìn)行事前控制，通過對問題進(jìn)行分類，探究根因制定解決方案和應(yīng)對預(yù)案。商業(yè)零售企業(yè)進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè)旨在對資源合理利用、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、流程優(yōu)化、效率提升、業(yè)態(tài)調(diào)整等諸多方面得以改善，實現(xiàn)業(yè)態(tài)間相互引流、相互促進(jìn)的良性發(fā)展格局。

一、商業(yè)零售企業(yè)財務(wù)信息化存在問題

（一）經(jīng)驗和技能不足的問題

由于管理層信息化工作的經(jīng)驗和員工信息化技能不足，使得目前大部分零售企業(yè)還將電算化和信息化等同看待，未能將信息化平臺變成推動企業(yè)可持續(xù)化發(fā)展的重要保障。

1．管理層經(jīng)驗不足

信息化建設(shè)作為新技術(shù)，管理層認(rèn)為信息化系統(tǒng)在管理和使用上存在困難，對信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險有所擔(dān)憂。造成這一現(xiàn)象的主要原因管理層缺少相應(yīng)的管理制度規(guī)范信息化建設(shè)的經(jīng)驗、無法有效應(yīng)對突發(fā)網(wǎng)絡(luò)安全事件，無法有效提高信息化建設(shè)的工作效率和工作質(zhì)量。其次是不重視對信息化建設(shè)人才的引用，無法有效貫徹落實信息化建設(shè)工作的規(guī)劃和部署。

2．員工信息技術(shù)不足的問題

企業(yè)信息化建設(shè)會涉及商業(yè)企業(yè)的組織形式、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)控流程等諸多方面，需要企業(yè)全體員工的共同努力才可以實現(xiàn)。但現(xiàn)實中，企業(yè)的部分員工已習(xí)慣原有的工作流程和工作狀態(tài)，對于改變和創(chuàng)新工作缺乏積極性。主要原因是對信息化建設(shè)在企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的意義方面缺乏認(rèn)識。另外，是員工的計算機(jī)應(yīng)用水平有限，對于操作新系統(tǒng)有抵觸心理，同時企業(yè)又缺少對信息化技能培訓(xùn)的組織與投入。

（二）信息傳遞不及時，銷售過程不可控，財務(wù)風(fēng)險無預(yù)警

信息及時傳遞是現(xiàn)代化管理的基本要求。嚴(yán)格地說，所有信息處理都是信息在組織內(nèi)部的傳遞，信息傳遞速度決定了企業(yè)制定政策的及時性、合理性。

1．核算方式傳統(tǒng)，不符合現(xiàn)代企業(yè)要求

體現(xiàn)在對企業(yè)內(nèi)部信息僅停留在利用電算化手段進(jìn)行數(shù)據(jù)計算，未能實現(xiàn)內(nèi)部各職能部門之間數(shù)據(jù)及時傳遞與實時共享，數(shù)據(jù)更新不及時，決策無依據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法量化難以考核，不利于發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中存在的問題，進(jìn)而導(dǎo)致決策失誤，相關(guān)措施無法落實，削弱了企業(yè)管理能力。主要原因是信息化建設(shè)方面的人才儲備不足，設(shè)備更新不及時，不能有效落實企業(yè)信息化建設(shè)共工作的部署。

2．與供應(yīng)商對賬不及時

對于企業(yè)外部，因零售企業(yè)供應(yīng)商較多，銷售分為自營、聯(lián)營、代銷等多種模式，銷售數(shù)據(jù)龐雜分散，自營模式下的采購數(shù)據(jù)形成的應(yīng)付賬款、聯(lián)營模式下的銷售數(shù)據(jù)等不能夠及時地與供應(yīng)商核對，留下了潛在財務(wù)風(fēng)險，增加了對結(jié)算周期較長的款項的核對工作，影響工作效率。主要原因是核對流程煩瑣，導(dǎo)致對賬周期過長。

3．財務(wù)風(fēng)險無預(yù)警

鑒于零售企業(yè)多元化經(jīng)營的特點，消費者需求差異性大，日常的經(jīng)營活動中存在風(fēng)險的可能性大，在沒有信息系統(tǒng)的支撐下，各點位的自主操控性靈活，影響對整個業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點進(jìn)行密切監(jiān)控，不能及時了解可能發(fā)生的風(fēng)險。

（三）信息分散，過程控制較弱

由于信息分散并缺乏有效分析，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)不能有效融合，存在信息孤島。不利于及時掌控消費者信息，不利于調(diào)整經(jīng)營策略，制定采購計劃。

1．供應(yīng)商及庫存管理不到位

由于部分零售企業(yè)原有電算化系統(tǒng)不能做到單品管理，自營模式下依然采用商品進(jìn)銷差價核算，造成銷售量高而進(jìn)銷差價低的走量商品帶走大量的進(jìn)銷差價，為零售企業(yè)制定采購計劃，規(guī)劃銷售方案帶來誤導(dǎo)。

2．無會員系統(tǒng)，無法加強(qiáng)顧客的忠誠度

商業(yè)零售企業(yè)特點是人流量較大，對于商品的需求又不盡相同。在沒有會員管理的情況下，無法掌握顧客信息及購買習(xí)慣，并針對顧客制定專門的銷售方案，造成企業(yè)與顧客之間的信息脫節(jié)，無法更為準(zhǔn)確地制定營銷方案，顧客忠誠度低，企業(yè)零售收入波動大。

（四）資金利用率低

資金管理是企業(yè)對資金來源和資金使用進(jìn)行預(yù)算、控制、監(jiān)督、考核等工作項的總稱。在沒有信息化平臺支撐下，容易造成資金閑置或不足，資金使用不透明，資金利用率低下。

首先是在資金預(yù)算執(zhí)行過程中，主要由人為判斷隨意性增加，造成預(yù)算嚴(yán)肅性降低，更重要的是應(yīng)該給予資金支持的業(yè)務(wù)商品，可能因沒有得到資金支持，造成經(jīng)營上的困境。其次資金管理分散，缺乏有效的資金管理模塊對整個業(yè)務(wù)流程的資金進(jìn)行動態(tài)管理。

二、解決零售企業(yè)財務(wù)管理信息化問題的建議

（一）提高全員認(rèn)知，加強(qiáng)制度建設(shè)，提升員工素質(zhì)

1．提升財務(wù)信息化建設(shè)的認(rèn)識

財務(wù)信息化是指在一定的深度和廣度利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段、引進(jìn)先進(jìn)工具，將財務(wù)工作與其結(jié)合建立數(shù)據(jù)共享的財務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化集中管理，有效發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用，為企業(yè)提供預(yù)測、決策、分析、控制手段，助力企業(yè)發(fā)展。財務(wù)工作與信息化建設(shè)緊密相連、互相補(bǔ)充、互相配合。商品零售企業(yè)通過全面推進(jìn)財務(wù)信息化建設(shè)，對進(jìn)一步提升財務(wù)工作水平，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，改善管理能力，提高經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展等具有十分重要的意義。

進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè)，首先需要領(lǐng)導(dǎo)層高度重視和樹立科學(xué)觀念，正確認(rèn)識和科學(xué)評估信息化建設(shè)對實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的重要意義，在信息化建設(shè)方面進(jìn)行合理投入。其次應(yīng)強(qiáng)化中高層人員對信息化建設(shè)工作的認(rèn)識，制定人才培養(yǎng)計劃，合理投入，加強(qiáng)對信息化建設(shè)的目的和意義的宣傳，營造全員共同推進(jìn)信息化建設(shè)的工作氛圍。實施過程中應(yīng)堅持服從規(guī)劃原則、提升管理原則、聚焦實效原則、注重安全原則、確保柔性原則。同時還需要企業(yè)財務(wù)人員主動地進(jìn)行職能轉(zhuǎn)變，從核算型會計向管理型會計轉(zhuǎn)變，學(xué)會用業(yè)務(wù)的視角分析問題。

2．加強(qiáng)信息化制度建設(shè)

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，首先成立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，切實加強(qiáng)信息化建設(shè)的組織工作。其次應(yīng)建立符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的信息化制度，使信息化建設(shè)規(guī)范化、有序化，最大限度地降低企業(yè)信息化的建設(shè)成本和運行成本。同時建立網(wǎng)絡(luò)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生突發(fā)網(wǎng)絡(luò)安全事件及時解決，必要時及時切斷網(wǎng)絡(luò)連接，保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全運行。

3．引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才和設(shè)備

信息化建設(shè)離不開專業(yè)人才，引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才是推動并有效落實信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組意志的關(guān)鍵。其日常工作可對相關(guān)設(shè)備、設(shè)施巡檢并及時對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，增強(qiáng)系統(tǒng)與企業(yè)的匹配程度使其更適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。定期對相關(guān)操作人員計算機(jī)知識進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)，提升操作人員計算機(jī)使用能力。

4．提升人員的綜合能力

加強(qiáng)全員層面對信息化知識的培訓(xùn)教育，熟練掌握和運用信息化工作技能。整個財務(wù)團(tuán)隊成員要不斷學(xué)習(xí)新的財務(wù)制度和知識，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)來提高自身的綜合素質(zhì)，并將其運用在本職工作中。企業(yè)需為財務(wù)人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)的條件。把對相關(guān)人員進(jìn)行終身教育作為戰(zhàn)略目標(biāo)堅持不懈地抓下去，還要定期對相關(guān)人員進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果與績效工資相結(jié)合，提高員工學(xué)習(xí)的主動性和積極性，為零售企業(yè)更好地利用企業(yè)信息化系統(tǒng)提供支撐。

（二）引進(jìn)商業(yè)管理系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升管理能力

1．引進(jìn)適合企業(yè)的商業(yè)管理信息系統(tǒng)

商業(yè)管理系統(tǒng)是以現(xiàn)代科技手段為基礎(chǔ)，輔助企業(yè)各職能部門的相關(guān)管理人員進(jìn)行管理決策的信息系統(tǒng)。它為企業(yè)的日常經(jīng)營活動、內(nèi)部控制和戰(zhàn)略決策提供支持。商業(yè)管理系統(tǒng)主要是通過對信息的加工處理來達(dá)到對商流、物流、資金流有效地控制和管理。引進(jìn)商業(yè)管理系統(tǒng)要選擇適合企業(yè)信息化管理要求，適合企業(yè)自身情況的軟件有利于提升企業(yè)的管理水平，使其成為企業(yè)發(fā)展的推動力。

2．集中管理分析利用零售企業(yè)商業(yè)數(shù)據(jù)

利用商業(yè)管理系統(tǒng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程可有效解決零售企業(yè)數(shù)據(jù)分散的問題，實現(xiàn)企業(yè)整體上的集中管理，提高企業(yè)計劃和決策能力實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略，并利用商業(yè)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析為內(nèi)部決策提供依據(jù)，推動零售企業(yè)朝著戰(zhàn)略目標(biāo)不斷發(fā)展。

3．形成業(yè)財融合的商業(yè)管理系統(tǒng)

在互聯(lián)網(wǎng)時代的大環(huán)境下為財務(wù)信息化建設(shè)提供了良好的技術(shù)支撐，零售企業(yè)可以通過信息化建設(shè)推動財務(wù)管理質(zhì)量進(jìn)而優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，在引入商業(yè)管理系統(tǒng)時既要考慮將業(yè)務(wù)流程與信息化網(wǎng)絡(luò)載體有效融合，又要為后續(xù)的使用提供良好的操作平臺，實現(xiàn)財務(wù)有效監(jiān)督與管理做好評估。

（三）實時傳遞業(yè)財數(shù)據(jù)，及時與供應(yīng)商對賬，防范財務(wù)風(fēng)險

1．實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時傳遞，為決策提供支撐

在企業(yè)內(nèi)部充分利用商業(yè)管理系統(tǒng)，財務(wù)能及時獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的條件下，完善財務(wù)數(shù)據(jù)分析，運用相關(guān)的指標(biāo)，為管理層科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐，從而提升零售企業(yè)的運營能力。例如將零售企業(yè)各時期銷售數(shù)據(jù)從不同時點、不同季節(jié)，顧客購物種類，顧客購買時點、方式、種類等數(shù)據(jù)的分析，為零售企業(yè)制定促銷方案，有效盤活低效資源，實現(xiàn)各業(yè)態(tài)間引流與銷售相互促進(jìn)，相互彌補(bǔ)的良性發(fā)展提供保障。

2．實現(xiàn)與供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)對賬，規(guī)避財務(wù)風(fēng)險

對企業(yè)外部的供應(yīng)商，因零售企業(yè)多元化經(jīng)營形成不同結(jié)算方式的供應(yīng)商且數(shù)量較多，又因為零售數(shù)據(jù)分散的特點，零售企業(yè)應(yīng)在建立信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上且在做好網(wǎng)絡(luò)安全的情況下，將應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)利用加密外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與供應(yīng)商每周或每月進(jìn)行對賬，保證應(yīng)付款項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，降低了長期未結(jié)算款項的核對難度，提高了財務(wù)工作效率，減少了因數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的財務(wù)糾紛。促進(jìn)企業(yè)與供應(yīng)商建立長期和諧、共贏的關(guān)系。

3．建立財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)

建立財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，可以起到防范財務(wù)風(fēng)險的目的。結(jié)合零售企業(yè)自身經(jīng)營特點找出業(yè)務(wù)流程中的財務(wù)關(guān)鍵控制點，并對這些控制點進(jìn)行密切關(guān)注實時跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題時可以有效化解，最終起到保障零售企業(yè)健康發(fā)展目標(biāo)。

（四）實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)動態(tài)財務(wù)管理

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化是將企業(yè)經(jīng)營過程中的業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程、內(nèi)部的管理流程有效的統(tǒng)一，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。

1．推進(jìn)業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的融合

利用商業(yè)管理系統(tǒng)將企業(yè)經(jīng)營過程中的數(shù)據(jù)實時采集、運算、傳輸?shù)较嚓P(guān)使用部門，提高對賬的準(zhǔn)確性、時效性，減少重復(fù)工作。實現(xiàn)管理系統(tǒng)對內(nèi)提供服務(wù)的同時也發(fā)揮監(jiān)控的作用。

2．加強(qiáng)對供應(yīng)商及庫存的動態(tài)管理

可以根據(jù)每種商品的銷售量，制定相應(yīng)的采購計劃，對庫存量精準(zhǔn)控制實時反應(yīng)庫存的實際情況，實現(xiàn)零庫存管理。卻保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。

3．基于信息化建設(shè)，建立會員制

會員制的最終目標(biāo)在于維護(hù)自己穩(wěn)定的顧客資源并建立長期的關(guān)系。針對目標(biāo)消費群提供會員制服務(wù)，為企業(yè)帶來穩(wěn)定的零售收入及利潤。同時掌握顧客的基本信息和消費習(xí)慣，針對顧客群的特點，幫助企業(yè)進(jìn)行消費分析，以此為顧客帶來更為便捷的購物體驗。

（五）利用信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)資金管理，提高資金使用效率

資金就是零售企業(yè)的血液，是商業(yè)零售企業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要保證，在企業(yè)運營的全過程都需要資金作為支撐。因此在信息化建設(shè)過程中應(yīng)加強(qiáng)資金管理。首先在預(yù)算資金管理活動中，想要做到規(guī)范有序，引入信息化系統(tǒng)并梳理結(jié)算流程是最有效的方法，可協(xié)助企業(yè)對資金預(yù)算的編制、控制、分析以及調(diào)整，減少人為因素對預(yù)算的影響，提高預(yù)算的執(zhí)行力。其次在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，利用信息化系統(tǒng)加強(qiáng)資金管理，實現(xiàn)從商品購進(jìn)到賣出到結(jié)算的業(yè)務(wù)資金全流程的動態(tài)管理，增加資金結(jié)算的透明度，并有助于企業(yè)的資金調(diào)配，使資金的利用率更加高效，從而增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

三、結(jié)束語

綜上所述，商品零售企業(yè)財務(wù)管理信息化是順應(yīng)時代與財務(wù)管理的必然要求，也是企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代保持行業(yè)領(lǐng)先地位的關(guān)鍵。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，既要根據(jù)自身特點又要為零售企業(yè)未來發(fā)展留有空間，選擇高適應(yīng)性和高穩(wěn)定性的系統(tǒng)。同時在信息化建設(shè)過程中引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)對相關(guān)人員培訓(xùn)也是重要一環(huán)，不但在基礎(chǔ)操作上對財務(wù)管理信息化進(jìn)行了解學(xué)習(xí)，還要從理念上轉(zhuǎn)變思維，將信息化融入每一天的工作中，從而提高整個團(tuán)隊的綜合素質(zhì)，把財務(wù)信息化建設(shè)打造成既可服務(wù)顧客，又可推動業(yè)務(wù)增長，傳播企業(yè)文化的平臺，使零售企業(yè)健康發(fā)展。