公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理方法探究

南明江

（凌源市勞動(dòng)就業(yè)局，遼寧 凌源 122500）

當(dāng)前，我國(guó)人力資源管理制度內(nèi)容不斷完善，人力資源管理改革創(chuàng)新工作持續(xù)進(jìn)行，人們不再單純地在某一個(gè)方向或者是某一個(gè)區(qū)域選擇就業(yè)，而是擁有了更加靈活和廣泛的發(fā)展空間。創(chuàng)新的就業(yè)模式給人們帶來(lái)了更多的經(jīng)濟(jì)收入，同時(shí)也滿(mǎn)足了個(gè)人個(gè)性化發(fā)展需求。在人們創(chuàng)新就業(yè)過(guò)程中，會(huì)和社會(huì)以及各個(gè)企事業(yè)單位發(fā)生關(guān)系，其中會(huì)有個(gè)人或者是公共信息檔案的往來(lái)。這些檔案中包含人事代理類(lèi)、企業(yè)文書(shū)類(lèi)、科技資料類(lèi)以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等。在信息時(shí)代還加入了電子載體資料類(lèi)，這些都會(huì)對(duì)就業(yè)職工以及企事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)重要影響。

一、加強(qiáng)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性分析

目前社會(huì)中就業(yè)人數(shù)越來(lái)越多，勞動(dòng)就業(yè)局需要對(duì)公共就業(yè)以及人才服務(wù)的檔案管理工作加強(qiáng)重視，開(kāi)展更加規(guī)范化、綜合化的管理，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范管理，能夠了解目前就業(yè)人員的就業(yè)情況，了解就業(yè)人員以及公共就業(yè)，企事業(yè)單位之間存在的社會(huì)勞動(dòng)關(guān)系，為接下來(lái)就業(yè)工作的開(kāi)展決策提供重要參考，提供更加真實(shí)可靠的就業(yè)信息，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[1]。想要實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，需要詳細(xì)的記錄。這樣社會(huì)企事業(yè)單位在選聘人才的時(shí)候，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供更加具有指導(dǎo)性、決定性的參考資料。通過(guò)加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，能夠有效地提升社會(huì)企事業(yè)單位人力資源管理水平，對(duì)于人力資源相關(guān)信息掌握更加牢固，為企事業(yè)單位開(kāi)展多元化管理工作提供重要的技術(shù)支持。檔案的規(guī)范化管理還能夠把人才管理、技術(shù)管理優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)人力資源保障部門(mén)制定的相關(guān)政策提供重要參考，并且該參考具有針對(duì)性和代表性的優(yōu)勢(shì)，充分滿(mǎn)足社會(huì)就業(yè)人群的發(fā)展需求，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)人才的要求。

二、公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.不具備規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理意識(shí)

目前，公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作在意識(shí)上沒(méi)有得到足夠的重視，該檔案管理需要消耗大量的時(shí)間和人力成本，并且很難第一時(shí)間看到經(jīng)濟(jì)效益，一部分單位會(huì)認(rèn)為該工作并不屬于中心管理工作內(nèi)容，因此，從意識(shí)上不具備標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理思想，會(huì)對(duì)工作的開(kāi)展質(zhì)量造成影響[2]。由于存在觀念的偏見(jiàn)以及規(guī)范化管理意識(shí)的不足，導(dǎo)致部分員工在實(shí)際的工作當(dāng)中也會(huì)忽視對(duì)工作的開(kāi)展。當(dāng)獲得第一手詳細(xì)檔案資料之后，只僅僅針對(duì)資料進(jìn)行整理和保存，并沒(méi)有實(shí)際去挖掘在檔案背后隱藏的參考價(jià)值，無(wú)法對(duì)管理制度優(yōu)化以及調(diào)整提出明確方案，影響了后續(xù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

2.管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足

在勞動(dòng)就業(yè)局公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理當(dāng)中，包含有較多的類(lèi)目，因此，檔案管理工作的任務(wù)十分繁重，想要充分實(shí)現(xiàn)大量資料檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)于管理人員的素質(zhì)要求和能力要求都非常高。當(dāng)前勞動(dòng)就業(yè)局檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足，從事這一類(lèi)檔案管理的工作人員文化程度參差不齊，并且崗位上的工作人員更換比較頻繁。勞動(dòng)就業(yè)局并沒(méi)有針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，因此，現(xiàn)有工作人員只能針對(duì)這一類(lèi)專(zhuān)業(yè)比較強(qiáng)的檔案，進(jìn)行簡(jiǎn)單的資料整理和保存，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的歸類(lèi)整理，以及后續(xù)的檔案資料調(diào)用。工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，這是對(duì)公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作造成影響的主要因素。

3.檔案資料收集和管理不夠規(guī)范

勞動(dòng)就業(yè)局收集整理公共就業(yè)，以及人才服務(wù)檔案資料，屬于檔案管理工作的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，只有確保檔案資料收集更加全面，才能夠保障檔案管理后續(xù)工作的有序進(jìn)行。因此，在檔案管理工作當(dāng)中，檔案資料收集和管理的質(zhì)量，影響了整體工作效率和工作效果。目前，勞動(dòng)就業(yè)局實(shí)際負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的部分管理人員，個(gè)人管理意識(shí)不足，無(wú)法準(zhǔn)確地判斷出相關(guān)檔案應(yīng)該歸類(lèi)的具體要求和具體范圍。一部分工作人員為了快速完成工作，對(duì)于不該歸入檔案的資料提前歸檔，不應(yīng)該提前裝訂的資料提前裝訂。影響了檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。

4.檔案記錄內(nèi)容利用價(jià)值不高

公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案資料當(dāng)中，真實(shí)記載了個(gè)人以及企業(yè)一切的社會(huì)活動(dòng)，也反映出了在社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行中的人事關(guān)系。這些檔案資料記載的內(nèi)容，對(duì)于個(gè)人以及企業(yè)的發(fā)展都能夠具備較大的參考價(jià)值。但是目前來(lái)說(shuō)，勞動(dòng)就業(yè)局內(nèi)部公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案的相關(guān)資料還不夠全面。例如，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)水平、科研成果、業(yè)務(wù)能力以及個(gè)人技術(shù)特長(zhǎng)等都不夠具體，無(wú)法讓企事業(yè)單位了解更加真實(shí)全面的內(nèi)容，整體資料的可參考、可利用價(jià)值不高。

5.電子檔案管理存在問(wèn)題

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式和方法，很多紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)逐漸成為電子資料，讓檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)潔方便，節(jié)省了更多的人力成本和時(shí)間成本，同時(shí)也為資料的后續(xù)利用提供幫助[3]。但是，部分勞動(dòng)就業(yè)局當(dāng)前的檔案電子管理模式還存在一些問(wèn)題，部分工作人員對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用掌握不牢固，檔案電子管理方式不夠標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)，無(wú)法真正保障公共就業(yè)和人才服務(wù)電子檔案管理工作的安全性和長(zhǎng)期性進(jìn)行。

三、勞動(dòng)就業(yè)局公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的措施

1.做好檔案管理意識(shí)強(qiáng)化工作

想要確保勞動(dòng)就業(yè)局內(nèi)部公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，需要首先協(xié)調(diào)好勞動(dòng)就業(yè)局內(nèi)部檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化工作，讓領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人和工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)真收集和研究相關(guān)政策、文件的內(nèi)容，了解這些資料的真正要求，才能夠指導(dǎo)后續(xù)檔案管理工作的開(kāi)展。勞動(dòng)就業(yè)局檔案管理工作部門(mén)，要把文件的精神傳達(dá)給每一位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員。確保工作人員從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理需要涉及勞動(dòng)就業(yè)局內(nèi)部較多的職能部門(mén)，需要負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)檔案管理工作要求，及時(shí)跟相關(guān)職能的工作部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，為接下來(lái)檔案管理工作開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。勞動(dòng)就業(yè)局需要對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用工作加強(qiáng)重視，詳細(xì)地分析檔案信息資源，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的研究，編制全宗指南等相關(guān)檔案管理資料。只有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能夠有助于挖掘檔案管理的價(jià)值，并把該價(jià)值全面發(fā)揮出來(lái)。

2.完善檔案管理制度

為了能夠確保勞動(dòng)就業(yè)局內(nèi)部公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作的科學(xué)性、合理性，需要積極制定出完善、健全的檔案管理制度，完成優(yōu)化檔案管理工作率的目標(biāo)。相關(guān)職能部門(mén)需要嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案法相關(guān)條例，并形成一系列符合檔案管理工作要求的制度規(guī)定。在勞動(dòng)就業(yè)局公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，包含有各種檔案類(lèi)目，例如人事變動(dòng)檔案、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案以及日常文書(shū)檔案等。需要工作人員能夠針對(duì)這一部分檔案形成各自不同的檔案管理制度。尤其是針對(duì)電子類(lèi)的檔案資料，除了要完善電子資料管理制度之外，還需要配備具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的信息管理人才，確保資料在整理、收集、歸檔和保存過(guò)程中，能夠更加完整和安全。面對(duì)新時(shí)期時(shí)代發(fā)展背景，勞動(dòng)就業(yè)局需要把檔案管理工作納入人力資源管理工作當(dāng)中，并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行分析研究，專(zhuān)門(mén)選擇一名專(zhuān)業(yè)的工作人員對(duì)此項(xiàng)工作負(fù)責(zé)，確保相關(guān)政策的貫徹落實(shí)。工作的開(kāi)展需要配備科學(xué)健全的檔案管理績(jī)效考核制度，提前分配和布置好檔案管理工作的開(kāi)展目標(biāo)，爭(zhēng)取每一項(xiàng)檔案管理工作的開(kāi)展，能夠有分配、有檢查、有考核。通過(guò)這樣標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，才能夠有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。擁有嚴(yán)格的制度要求，才能夠避免工作人員在工作中馬虎、敷衍的工作心態(tài)，秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，完成檔案管理實(shí)際工作。

3.強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代化社會(huì)的創(chuàng)新發(fā)展要求。通過(guò)信息化檔案管理工作，能夠保證資料的完整性和全面性，方便資料的后續(xù)調(diào)取使用，提升了資料檔案的利用效率[4]。檔案管理工作結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)公共就業(yè)方面的創(chuàng)新進(jìn)步。勞動(dòng)就業(yè)局檔案管理相關(guān)職能部門(mén)，為了能夠提升檔案管理工作的高效性，需要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案，管理技術(shù)和相關(guān)系統(tǒng)。要形成更加完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系，能夠滿(mǎn)足不同人群，對(duì)于檔案內(nèi)容的查閱要求。信息系統(tǒng)離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，管理安全系統(tǒng)的建設(shè)，通過(guò)建立嚴(yán)密、可靠的網(wǎng)絡(luò)管理安全系統(tǒng)，能夠避免黑客入侵檔案管理系統(tǒng)，保障我國(guó)檔案管理工作既能夠和國(guó)際化接軌，同時(shí)又能夠保障信息的安全性，擴(kuò)大資源共享范圍，提升檔案管理工作效率，為人民群眾和社會(huì)企事業(yè)單位發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)。信息化建設(shè)不僅是檔案管理工作模式的創(chuàng)新，也需要針對(duì)管理觀念、管理體系進(jìn)行創(chuàng)新。真正實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)的自動(dòng)化。據(jù)調(diào)查顯示，目前現(xiàn)階段勞動(dòng)就業(yè)局內(nèi)部的公共就業(yè)信息化建設(shè)程度不足，想要真正做到就業(yè)崗位和社會(huì)人才相匹配有一定的難度，因此，要具備更加專(zhuān)業(yè)化的、智能化和信息化的公共就業(yè)管理模式，確保工作人員能夠具有新時(shí)代的工作思維和工作理念，實(shí)現(xiàn)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化公共就業(yè)的資源配置，滿(mǎn)足社會(huì)的信息化創(chuàng)新發(fā)展需求。

4.培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作，對(duì)于技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性要求非常高，因此，勞動(dòng)就業(yè)局在檔案管理工作當(dāng)中，需要加強(qiáng)提升現(xiàn)有工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，采取有效的培訓(xùn)教育措施，加強(qiáng)思想教育和安全教育，提升管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)知?？梢远ㄆ谘?qǐng)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家，進(jìn)入到單位當(dāng)中進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)，幫助工作人員能夠強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在工作中能夠投入更高的責(zé)任心和更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)待勞動(dòng)就業(yè)局公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作。在進(jìn)行人才招聘的時(shí)候，除了考查人才的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平之外，還要了解人才的綜合素質(zhì)水平，幫助勞動(dòng)就業(yè)局打造出更加專(zhuān)業(yè)、素質(zhì)更高的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。在檔案立卷的時(shí)候，需要派遣專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行一對(duì)一的輔導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)解決工作人員在工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，第一時(shí)間為工作人員制定出解決計(jì)劃。要建立檔案管理工作小組，共同來(lái)收集和保管不同科室的檔案資料。如果勞動(dòng)就業(yè)局在檔案資料收集與保管過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，需要第一時(shí)間進(jìn)行解決，絕對(duì)不能拖延。要不定時(shí)針對(duì)科室文件材料的收集、保管進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查出問(wèn)題要及時(shí)整改。有些檔案管理工作人員屬于專(zhuān)職工作，有一些是屬于兼職工作。要根據(jù)工作人員的專(zhuān)制和兼職工作內(nèi)容，采取不同的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式，共同強(qiáng)化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，確保工作人員能夠在勞動(dòng)就業(yè)局檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出作用，更好、更負(fù)責(zé)地完成本職工作。

5.規(guī)范日常檔案管理工作

檔案管理屬于信息量不斷增加的過(guò)程，因此，做好公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理，日常工作很有必要。根據(jù)我國(guó)檔案法以及勞動(dòng)就業(yè)局對(duì)于檔案管理制度要求，需要工作人員能夠科學(xué)合理地制定出每日工作計(jì)劃，并按照計(jì)劃的要求，按部就班地開(kāi)展常規(guī)性的檔案管理工作。針對(duì)當(dāng)前該單位當(dāng)中不夠完整的檔案資料，需要及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和調(diào)查，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求完善這些資料的內(nèi)容。要確保檔案存放和保管更加安全可靠，在檔案存放的區(qū)域當(dāng)中，完善各種安全設(shè)施，并定期進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查，不斷地排查火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)入侵等安全隱患的出現(xiàn)，保障檔案存放的安全性和完整性。檔案管理需要具備單獨(dú)的檔案保存庫(kù)房、檔案閱覽室、檔案管理辦公室等[5]。并采購(gòu)檔案管理相關(guān)的機(jī)械設(shè)備，例如吸塵器、檔案放支架等。同時(shí)，還需要具備專(zhuān)業(yè)的防盜門(mén)和遮光窗簾，能夠確保檔案保存在相關(guān)保管室當(dāng)中，能夠更加科學(xué)和安全。在日常檔案管理工作當(dāng)中，還需要在保管室中放置殺蟲(chóng)劑和滅鼠器，采取一切有效措施，確保檔案管理工作的完善性。只有具備更加規(guī)范和完善的日常檔案管理工作計(jì)劃，才能夠確保檔案管理更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，勞動(dòng)就業(yè)局作為負(fù)責(zé)公共就業(yè)以及人才服務(wù)管理的職能部門(mén)，需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展的重要性，根據(jù)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的發(fā)展要求，制定出可行性更強(qiáng)的公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作模式，為個(gè)人以及社會(huì)企事業(yè)單位的發(fā)展提供重要依據(jù)，促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。